Перерасчет отпускных при больничном

Блог

Летние месяцы — традиционное время отпусков. Сотрудники собираются на моря, а бухгалтеры рассчитывают отпускные. Но что делать, если работник заболел во время отпуска? Читайте в статье, как оформить больничный в период отпуска и отразить выплаты в «1С:Зарплата управление персоналом».

БОЛЬНИЧНЫЙ В ОТПУСКЕ: ЧТО ДОЛЖЕН ТРЕБОВАТЬ ОТ СОТРУДНИКА РАБОТОДАТЕЛЬ

Согласно ст. 183 ТК РФ работодатель должен продлить или перенести дни отпуска, которыми сотрудник не воспользовался из-за болезни. Последующие действия работодателя зависят от действий самого сотрудника. Есть 2 варианта:

Работник болел во время отпуска, после выхода на работу предоставил больничный лист. В этом случае работник должен написать заявление о переносе неиспользованных дней отпуска. Отпускные за неиспользованные дни отпуска можно зачесть в счет будущих выплат.
Работник предупредил работодателя, что заболел и продлевает отпуск на время больничного. Документом, подтверждающим продление отпуска, будет больничный лист. Который сотрудник предоставит после выхода на работу.

Чек-лист: что должен сделать сотрудник, если заболел в отпуске

Предупредить работодателя о болезни устно или письменно;
Предоставить лист временной нетрудоспособности в бумажном или электронном виде;
Сообщить, о дальнейших действиях: собирается продлить отпуск или намерен приступить к работе сразу, как закончится больничный, а дни отпуска, что он болел – перенести.

А теперь о деньгах: нужен ли перерасчет отпускных?

Если отпуск продлен, это не значит, что нужно пересчитывать отпускные. Если отпуск продлен по болезни, то за рабочие дни, которые приходятся на период болезни, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Перерасчет отпускных необходим при перенесении отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, который используется для исчисления среднего заработка.

ОФОРМЛЯЕМ ОТПУСК В СВЯЗИ С БОЛЕЗНЬЮ В 1С:ЗУП

Регистрация и начисление отпуска оформляется с помощью документа «Отпуск»:
раздел «Кадры» – «Отпуска» или раздел «Зарплата» – «Отпуска».

Ситуация 1. Сотрудник вышел на работу и предоставил листок временной нетрудоспособности

Информацию о больничном необходимо зарегистрировать в программе с помощью документа «Больничный лист» (раздел «Зарплата» – «Больничные листы»).

При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и день отсутствия, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически аннулируются, если расчетный период, в котором начислены отпускные, «закрыт». Как показано на рисунке ниже.

Рис. 1 Пример заполнения в 1С:ЗУП, ред. 3.1

Ситуация 2. Сотрудник должен был выйти на работу, но не вышел из-за болезни

Зарегистрируйте факт отсутствия сотрудника на работе в 1С с помощью документа «Прогул, неявка»: раздел «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников» – кнопка «Создать» – «Прогул, неявка» или раздел «Зарплата» – «Все начисления» – кнопка «Создать» – «Прогул, неявка».

Для продления отпуска по болезни, необходимо исправить первоначальный документ «Отпуск». Меняем только дату окончания отпуска: ее необходимо увеличить на количество дней больничного. Сумма начисленных отпускных в документе будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска. Сумма будет одинаковая, так как была сделана обратная запись ранее начисленного отпуска при расчете больничного листа. (рис.2). После автоматического перерасчета отпуска «Провести и закрыть» документ.

Рис. 2 Пример заполнения в 1С:ЗУП, ред. 3.1

Ситуация 3. Сотрудник решил перенести неиспользованные дни отпуска

Если же работником решил не продлевать, а перенести отпуск на другой период. В 1С:ЗУП — это новый период, и для него требуется ввод нового документа «Отпуск».
Статья подготовлена на основе материалов газеты «Прогрессивный бухгалтер». Подписаться

Больничный в отпуске: как продлить, перенести и оплатить

Кто болел: работник или его ребенок

Если сотрудник пришел из отпуска с листком нетрудоспособности, нужно посмотреть, кто болел: он сам или его ребенок. Если больничный был получен в связи с болезнью ребенка, то такой лист оплачивать не нужно. Пособие может назначаться, если во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска заболел или получил травму сам работник (пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

А если ребенок не выздоровел к окончанию родительского отпуска? Тогда работник имеет право оставаться дома и после завершения отпускного периода. Соответственно, на работу он выходит только после полного выздоровления ребенка и закрытия больничного листа по уходу. В такой ситуации работодатель обязан начислить пособие, но только за те дни, что пришлись на период после отпуска.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

Пособие по временной нетрудоспособности может назначаться, если работник во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска заболел или получил травму.
Больничный лист по уходу за ребенком, полученный работником во время своего отпуска, не оплачивается.
Дни отпуска, совпавшие с периодом болезни, работник может продлить или перенести на другое время по согласованию с работодателем. Если во время отпуска заболел его ребенок, то возможности продлить или перенести часть отпуска нет.
Дни нетрудоспособности, приходящиеся на нерабочие праздничные дни, не могут быть включены в число дней, на которые должен быть продлен отпуск.
Больничный лист, который работник принес после отпуска, подлежит оплате (если болел ребенок, то только за дни, не совпавшие с «отпускным» периодом). Пособие назначается за все календарные дни болезни, в том числе, выходные и праздничные.

Однако и здесь могут возникнуть сложности.

В п. 40 Приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н сказано, что больничный лист по уходу не выдается в период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске. При этом в п. 41 этого приказа говорится, что больничный лист по уходу за ребенком выдается (открывается) со дня, когда сотрудник должен выйти на работу.

Часто сотрудники открывают больничный лист по уходу за ребенком в свой отпускной период (когда обратились к педиатру впервые по поводу заболевания ребенка). По сути, происходит нарушение положений указанного выше приказа. Причем это может быть и по незнанию работника. Врач, в свою очередь, пребывая в неведении по поводу отпускного статуса родителя, выдает больничный лист с момента первичного обращения.

И тут у работодателя встает вопрос: можно ли на основании такого больничного оплатить пособие и возместить его за счет соцстраха? Мы считаем, что можно, но больничный нужно начислять только за те дни ухода, которые выпали на период после отпуска. ФСС, конечно, может отказать в возмещении, аргументируя тем, что больничный лист был выдан с нарушениями. Поэтому стоит предупредить своих работников-родителей, чтобы в подобных случаях они открывали больничный лист только после окончания отпуска.

Продление отпуска из-за больничного

Нормы трудового права разрешают продлить или перенести дни отпуска, совпавшие с периодом болезни (ст. 124 ТК РФ). Это касается только случая, когда болел или получил травму сам работник. Если во время отпуска заболел его ребенок, то возможности продлить или перенести часть отпуска нет. Единственное исключение – если возможность продления предусмотрена внутренними положениями компании (ст. 124 ТК РФ, письмо Роструда от 01.06.2012г. № ПГ/4629-6-1).

Но здесь возникает одно «но». Очевидно, что факт заболевания ребенка, а также период его недуга нужно подтвердить документом (чтобы работодатель знал, на какой период продлить отпуск). Этим документом является больничный листок по уходу. Но мы только что писали о том, что в период отпуска его лучше не открывать. Иначе у компании могут возникнуть проблемы с возмещением больничных.

Возникает вполне резонный вопрос: как в таком случае быть?

Можно, к примеру, попросить врача выписать справку, в которой зафиксировано время заболевания. Вряд ли он откажет в этом, поскольку обычно у педиатров есть уже готовые бланки для справок в детские сады.

Итак, заболевший в период отпуска работник выбрал вариант с продлением отпуска. Требуется ли в этом случае от него заявление на продление?

Нет, не требуется. Отпуск продлевается автоматически (п. 18 Правил, утв. постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169). Поэтому работник, не выходя на работу к назначенному дню, может продолжить отдыхать. Но он должен сообщить работодателю, что болел в отпуске и хочет его продлить. Это можно сделать, например, по телефону.

Приказа на продление отпуска в данном случае также не требуется, хотя на практике некоторые компании предпочитают его составлять. Нарушением это считаться не будет.

Как посчитать дни продления отпуска из-за болезни

ТК РФ и другие нормативные акты не содержат порядка расчета периода, на который продлевается отпуск работника из-за болезни. В п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 № 169, лишь сказано, что если период болезни наступил во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней. Но из такой формулировки сложно понять, на какое же количество дней продлевается отпуск.

Исходя из логики – это то количество дней болезни, которое совпало с отпуском. Причем это не только рабочие, но и выходные дни, выпавшие на больничный период. А если на период больничного выпали также праздничные нерабочие дни? Нужно ли на эти дни продлевать отпуск?

Свежих разъяснений ведомств на этот счет нет, а выводы, содержащиеся в древних письмах, весьма сомнительны. Речь идет о письмах Росструда от 27.12.2007 № 5339-6-1, ФСС от 05.06.2007 № 02-13/07-4830. В них чиновники утверждают, что в «период продления» включаются также и праздничные нерабочие дни, выпавшие на период болезни.

Однако мы этот вариант не поддерживаем. Дело в том, что нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ). Соответственно, дни нетрудоспособности, приходящиеся на нерабочие праздничные дни, не могут быть включены в число дней, на которые должен быть продлен отпуск. Поэтому отпуск нужно продлить на все дни болезни, за исключением праздничных дней.

Перенос отпуска из-за болезни

Другим вариантом является перенос отпуска на другой срок. Здесь нужно учитывать, что этим вариантом можно воспользоваться, только если достигнута договоренность с работодателем по срокам переноса. Это следует из формулировки ст. 124 ТК РФ.

Если руководство против переноса или не согласно с периодом, на который хочет перенести часть отпуска работник, то отпуск продлевается, а не переносится. В этой связи работнику лучше заранее обсудить со своим руководителем возможность переноса и сроки (например, во время телефонного разговора, когда он звонит сообщить о факте своего заболевания). А уже в первый день выхода на работу после отпуска написать заявление о переносе.

На основании такого заявления нужно составить приказ о переносе отпуска. Поскольку о переносе отпуска издается отдельный приказ, в первоначально изданный приказ о предоставлении отпуска изменения вносить нет необходимости.

Оплата больничного во время отпуска

Больничный лист, который работник принес после отпуска, нужно оплатить в любом случае (если болел ребенок, то только за дни, не совпавшие с «отпускным» периодом). Причем пособие назначается за все календарные дни болезни, в том числе, выходные и праздничные (п. 8 ст. 6, пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Что касается отпускных, то их нужно пересчитывать только в том случае, если работник решил перенести свой отпуск в связи с болезнью. Ведь в таком случае считается, что часть заявленного отпуска (ту часть, что пришлась на дни заболевания) он не использовал, как планировал, а выплату за нее уже получил. А значит, можно говорить о том, что компания ему выплатила лишнее, и работник обязан вернуть часть полученных ранее отпускных.

Обычно деньги не вносятся, а организация просто уменьшает к выплате следующие суммы, полагающиеся сотруднику (например, с суммы ближайший зарплаты). При этом лучше получить от работника письменное согласие на такое уменьшение. Его можно, кстати, включить в заявление о переносе дней отпуска.

Когда сотрудник будет догуливать перенесенные дни отпуска, отпускные выплаты нужно будет начислить снова.

Учет отпуска, перенесенного из-за болезни

В бухгалтерском учете нужно сторнировать часть отпускных (напоминаем, что речь идет о ситуации, когда работник решает перенести «лишние» дни отпуска на будущее). Сделать это нужно в тот момент, когда работник принесет заявление о переносе отпуска вместе с больничным листом и организация на основании листа начислит больничные.

Что касается налогового учета, то сумма отпускных, как известно, включается в состав расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Если впоследствии отпускные пересчитываются в сторону уменьшения, то как это провести в налоговом учете? Через уменьшение ранее отраженных расходов или через отражение суммы пересчета (возмещаемой работником) в составе внереализационных доходов?

Среди специалистов мнения разные. К сожалению, четких разъяснений чиновников на этот счет нет. Есть только одно старое письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224, в котором чиновники в похожих случаях суммы возмещения советуют включать в доход.

Поскольку ясности в этом вопросе нет, компания может выбрать любой из вариантов и прописать его в своей учетной политике. Или же обратиться в свою налоговую инспекцию и действовать, исходя из полученного ответа.

Расчет по страховым взносам при пересчете отпускных из-за болезни

А как отразится факт пересчета отпускных на страховых взносах и заполнении расчета по ним?

Получается, что база по страховым взносам в месяце начисления отпускных была завышена. Некоторые специалисты советуют делать корректировку за этот месяц, что может повлечь за собой подачу уточненного РСВ. Однако, на наш взгляд, лучше провести корректировку при расчете страховых взносов за месяц, в котором из выплат будет производится удержание суммы долга работника по «лишним» отпускным.

Но здесь следует учесть еще такой момент. На практике бухгалтеры сталкиваются иногда с тем, что программа в определенном месяце формирует «минусовые» показатели по конкретному работнику. Такое бывает, например, если в месяце выхода из отпуска сумма выплаты за этот месяц оказалось недостаточной для удержания из нее «лишней» части отпускных. В итоге и в расчет по страховым взносам (например, раздел 3) могут попасть отрицательные значения. Этого лучше не допускать. Иначе налоговики либо вовсе не примут отчет, либо потребуют его исправить, то есть представить «уточненку». Дело в том, что Пенсионный фонд не может разносить «отрицательные» сведения на лицевые счета граждан. ФНС в письме от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@ предупредила, что отрицательных сумм в РСВ быть не должно.

В этом случае «непокрытый остаток» можно перенести на следующую ближайшую выплату.

Расчет 6-НДФЛ при пересчете отпускных из-за болезни

Поскольку отпускные пересчитываются, то возникают вопросы с заполнением расчета 6-НДФЛ в ситуации опять же переноса «лишних» дней отпуска на будущее.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 за отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. Поэтому если выдача отпускных и их перерасчет происходят в рамках одного квартала, то в расчет 6-НДФЛ суммы будут заноситься сразу уже правильные (то есть с учетом пересчитанной суммы отпускных).

Если же выдача отпускных и их перерасчет приходятся на разные кварталы, при этом расчет за период, в котором были отражены начисленные отпускные, уже сдан, то потребуется подать уточненный расчет.

Напоминаем, что речь идет о переносе части отпуска на будущее и, соответственно, уменьшении суммы отпускных. При этом в разделе 1 уточненного расчета 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных.

В других случаях, когда после перерасчета отпускных производится их доплата, уточненный расчет 6-НДФЛ подавать не нужно. В этом случае доплату надо включить в итоговые суммы раздела 1 расчета 6-НДФЛ за тот квартал, в котором такая доплата была произведена.

Такие разъяснения дает УФНС по г. Москве в письме от 12.03.2018 № 20-15/049940.

Оформление больничного листа во время отпуска

В большинстве случаев сотрудник имеет право продлить отпуск на количество дней, в течение которых он болел. Сделать это можно сразу после окончания очередного отпуска или какое-то время спустя. Однако из этого правила есть исключения.

Больничный накануне отпуска

Может возникнуть ситуация, что сотрудник заболел накануне отпуска и не успевает выздороветь до его окончания. В силу подп. «а» п. 17 и п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, отпуск должен быть перенесен на другой срок или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной больничным листом (листком нетрудоспособности). Если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению нанимателя с работником. Согласно ст. 423 ТК РФ действующие правовые акты СССР применяются, если они не противоречат нормам ТК РФ.

Поскольку речь идет о соглашении между работником и работодателем, то результат согласия следует оформить документально. Сотрудник может написать заявление о переносе отпуска, работодатель – зафиксировать свое решение и на его основании издать приказ о переносе, внести необходимые изменения в кадровые документы, в частности в личную карточку работника, график отпусков.

Если работнику уже были выплачены отпускные, вопрос с их возвратом решается в индивидуальном порядке.

Оплата больничного заболевшему во время отпуска

В случае болезни самого работника во время ежегодного оплачиваемого отпуска (основного или дополнительного) он имеет право на пособие по временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы (п. 30 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н; п. 18 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, Письмо ФСС РФ от 30 ноября 2020 года № 02-09-14/15-03-31170).

Оплачиваются все календарные дни болезни работника, включая выходные и праздничные, приходящиеся на период временной нетрудоспособности (ст. 183 ТК РФ, ч. 8 ст. 6, п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, Письмо ФСС РФ от 30.11.2020 № 02-09-14/15-03-31170).

Работодатель обязан оплатить первые 3 календарных дня больничного только в случае болезни или травмы самого работника (кроме травмы на производстве и профзаболевания). За остальные дни, начиная с 4-го дня нетрудоспособности, больничный лист оплачивает ФСС РФ (п. 1 ч. 2 ст. 3, п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона № 255-ФЗ, п. 8 Положения о выплатах пособий по ВНиМ в 2021 г., утв. Постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375). Во всех остальных случаях пособие полностью выплачивает ФСС РФ – начиная с первого дня (ч. 3 ст. 3, п. 2–5 ч. 1 ст. 5 Закона № 255-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 8, п. 7 ст. 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 29.12.2020 № 478-ФЗ).

Если работник принес больничный лист, выданный ему во время отпуска без сохранения заработной платы, он оплачивается со дня, следующего за днем окончания отпуска за свой счет. Дни нетрудоспособности, приходящиеся на период бесплатного отпуска, не оплачиваются (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ, п. 28 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности). Отдельные суды отмечают, что законодательство не содержит норм, запрещающих работнику досрочно прервать отпуск без сохранения зарплаты. Работнику нужно обратиться к работодателю с соответствующим заявлением, на основании которого будет издан приказ о досрочном прекращении отпуска и выходе на работу (приказ издается в случае применения в организации соответствующего документооборота).

Работникам, совмещающим работу с обучением, дополнительный (учебный) отпуск работодатель предоставляет на основании (ч. 4 ст. 177 ТК РФ) заявления и справки-вызова из учебного заведения по форме, утвержденной приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368. Учебный отпуск предоставляется строго в те дни, которые указаны в справке-вызове из учебного заведения. Дни нетрудоспособности, приходящиеся на период учебного отпуска, не оплачиваются (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ), ведь болезнь работника в период учебного отпуска не приводит к утрате заработка, то есть страховой случай не наступает. Дни нетрудоспособности работника до и после учебного отпуска оплачиваются как обычно. Учебный отпуск оплачивается во время больничного в обычном порядке – в размере среднего заработка (ст. 173, 174 ТК РФ).

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). Если работник заболел (получил травму) во время отпуска с последующим увольнением, больничный лист оплачивается за все календарные дни болезни (ч. 2 ст. 5, ч. 8 ст. 6 Закона № 255-ФЗ). Пособие выплачивается до закрытия листка нетрудоспособности, в том числе за 30 календарных дней после даты увольнения. Норма ч. 2 ст. 7 Закона № 255-ФЗ о выплате пособия в размере 60% среднего заработка в данном случае не применяется (ч. 2 ст. 127 ТК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 23.11.2015 № 34-КГ15-13).

Датой увольнения в данном случае является последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ; ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 7 Закона № 255-ФЗ; Определение Верховного Суда РФ от 23.11.2015 № 34-КГ15-13). Продлевать отпуск на число дней болезни работника не нужно (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Не оплачиваются дни больничного листа по уходу за больным членом семьи, в том числе ребенком, приходящиеся на ежегодный отпуск (ст. 5, 6, п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ). Если работник представил такой больничный лист, пособие начисляется с первого календарного дня после окончания отпуска (п. 28, 46, 47 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, подп. «а» п. 17 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375, Письмо Минтруда России от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522).

Продление ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника при наступлении временной нетрудоспособности самого работника (ст. 124 ТК РФ). Основанием для этого послужит выданный работнику в установленном порядке больничный лист нетрудоспособности. Дни отпуска, в которые сотрудник находился на больничном, он вправе отгулять сразу после выхода с больничного или в любое другое удобное ему время.

Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска работник осуществлял уход за больным членом семьи, отпуск продлению не подлежит. Тем не менее такой случай, как болезнь члена семьи, может быть предусмотрен в локальном нормативном акте, принятом работодателем в установленном порядке, в качестве основания для продления или переноса ежегодного оплачиваемого отпуска (Письмо Минтруда России от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522).

Работник обязан известить о своей болезни работодателя. Законодательством не установлено, как именно выглядит процедура уведомления. В связи с этим целесообразно закрепить способы уведомления о болезни в правилах внутреннего трудового распорядка, соблюдение которого будет обязательным для сотрудников. Текст может быть таким: «В целях учета рабочего времени и соблюдения дисциплины труда сотрудник в случае болезни во время предоставляемого ежегодного оплачиваемого отпуска должен уведомить в первый день болезни своего непосредственного руководителя, а также отдел по работе с персоналом». Уведомление может быть в форме телефонного звонка или электронного письма (email).

После получения листка нетрудоспособности, в котором указана дата выхода на работу, сотрудник должен связаться с непосредственным руководителем для согласования продления или переноса отпуска, а также даты выхода на работу. Если процедура уведомления о болезни будет закреплена в правилах внутреннего трудового распорядка, непосредственный руководитель или специалист отдела по работе с персоналом сообщит дату выхода на работу сотруднику. В этом и заключается удобство наличия процедуры уведомления работником своего работодателя.

Можно ли уволить работника за прогул, в случае если он самовольно продлит отпуск из-за больничного, не уведомив работодателя? Не рекомендуем. Дело в том, что суд с большой вероятностью признает увольнение незаконным, так как по смыслу ч. 1 ст. 124 ТК РФ для продления отпуска не требуется согласие или уведомление работодателя о больничном (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 04.10.2013 № 69-КГ13-4).

Если же работник, выйдя на работу после продленного отпуска, не представит работодателю документ о временной нетрудоспособности, привлечь его к дисциплинарной ответственности можно. Для этого нужно, в частности, запросить у него письменное объяснение с учетом ч. 1 ст. 193 ТК РФ.

В силу подп. «а» п. 17 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169) очередной или дополнительный отпуск должен быть перенесен на другой срок или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной листком нетрудоспособности. Согласно п. 18 правил, если причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя. Согласно ст. 423 ТК РФ действующие правовые акты СССР применяются, если они не противоречат нормам ТК РФ.

По умолчанию ежегодный отпуск продлевается автоматически на количество календарных дней болезни, которые совпали с днями самого отпуска, включая выходные дни. Период ежегодного отпуска не продлевается на дни болезни, которые совпали с нерабочими праздничными днями, поскольку праздничные дни отпуском не являются (ст. 112, ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

На некоторых предприятиях издают соответствующий приказ, однако делать это необязательно.

В табеле учета рабочего времени по унифицированным формам № Т-12 или № Т-13 необходимо указать даты временной нетрудоспособности (болезни) и дни, на которые продлевается отпуск. Даты временной нетрудоспособности (болезни) обозначаются «Б» или «19», а дни, на которые продлевается отпуск, обозначаются «ОТ» или «09» в соответствующих графах табеля.

Если работник по собственной инициативе продлил отпуск, не предупредив работодателя о своей болезни, то в табеле учета рабочего времени производится отметка о неявке сотрудника на работу по невыясненным причинам (код «НН»). Однако после представления работником в отдел кадров или бухгалтерию листка нетрудоспособности отметку в табеле следует изменить на код «Б» (отсутствие по болезни). Если сотрудник в подобной ситуации не представил больничный лист (листок нетрудоспособности), то его отсутствие на работе будет квалифицироваться как прогул.

Сведения о продлении отпуска следует внести в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника по форме № Т-2:

в графе 6 зачеркнуть дату окончания отпуска, указанную первоначально, и вписать измененный вариант даты выхода работника из отпуска в связи с болезнью;
в графе 7 раздела указать обозначение «Б» или «б/л» и реквизиты больничного листа.

Перерасчет отпускных в этом случае делать не нужно, как и оплачивать дополнительные дни отдыха. В случае весь период отсутствия суммарно оплачен: отпускные авансом за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ, п. 18 Правил об отпусках), а больничный лист – по факту предъявления документа. Также не пересчитываются исчисленные с этой суммы НДФЛ и различные страховые взносы.

Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска

Если работник хочет вместо продления отпуска перенести его на другой срок, он обязан согласовать это с работодателем. Сроки переноса отпуска законодательством не определены, но он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который был предоставлен отпуск. Конкретная дата предоставления отпуска согласуется между организацией и сотрудником с учетом желания работника и производственных нужд компании.

При переносе отпуска сотруднику нужно написать заявление о переносе и указать причину переноса отпуска (болезнь), а также даты, на которые он желает перенести оставшуюся часть отпуска. Руководителю следует издать приказ о переносе отпуска, где указываются причины переноса отпуска, и его даты (с ним работника знакомят под роспись). Если они еще не определены, то указывается, что даты будут обозначены на основании дополнительного заявления работника.

сделать отметку о переносе отпуска в графике отпусков (графы 8 «Основание (документ)» и 9 «Дата предполагаемого отпуска» формы № Т-7), где указываются реквизиты приказа о переносе отпуска и новый период отдыха, согласованный с работником. Графа 10 «Примечание» графика отпусков также может заполняться кадровым работником при переносе отпуска. Например, в нее можно вписать причины переноса отдыха работника (например, «Отпуск перенесен в связи с задержкой выплаты отпускных»);
внести изменения в раздел VIII личной карточки работника. После записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано, а также то, что оставшаяся часть отпуска перенесена. В качестве основания для внесения такой записи отражаются реквизиты приказа о переносе отпуска.

При переносе отпуска на другой срок работодатель должен повторно рассчитать отпускные за перенесенные дни отпуска. Уже выплаченные отпускные могут быть зачтены в счет выплат, причитающихся работнику в будущем. По общему правилу удерживать из зарплаты отпускные за неиспользованные дни отпуска запрещено (ст. 114, ч. 1 ст. 124, ст. 137, 139 ТК РФ). С излишне выплаченными отпускными можно поступить и так:

если работник согласен зачесть их в счет предстоящих выплат, он должен написать или заявление об удержании (зачете) суммы отпускных, или в приказе о переносе части отпуска фразу «Против удержания ранее выплаченных отпускных не возражаю»;
если работник не согласен зачесть «лишние» отпускные в счет предстоящих выплат, он должен внести переплату наличными в кассу работодателя.

Продление отпуска в связи с болезнью: как отразить в 1С:ЗУП 3.1 по НОВОЙ МЕТОДИКЕ

В случае временной нетрудоспособности сотрудника, которая наступила во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

Перерасчет отпускных необходим лишь при переносе отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, используемый для исчисления среднего заработка.

Продление отпуска в«1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) по новой методике

Сотруднице ООО «Швейная фабрика Плюс» Е. А. Антоновой предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 16.07.2020 по 29.07.2020 (14 календарных дней). Находясь в отпуске, сотрудница заболела, временная нетрудоспособность продолжалась с 24.07.2020 по 31.07.2020 (8 календарных дней). Отпуск необходимо продлить на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (6 дней), т. к. сотрудник вышел на работу 07.08.2020.

НОВАЯ МЕТОДИКА в ЗУП 3.1 включена по умолчанию, если не установлен флаг «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка— Расчет зарплаты).

1. Регистрируем невыход на работу сотрудника после окончания отпуска

После окончания отпуска сотрудник должен был выйти на работу 30.07.2020, однако, в связи с болезнью на работу не вышел.

Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе выполняется с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (раздел Кадры — Все отсутствия сотрудников или Все кадровые документы или раздел Зарплата — Все начисления) (Рис.1).

В документе следует установить переключатель в положение Болезнь (больничный еще не закрыт), если есть уверенность, что сотрудник отсутствует по причине болезни (в табеле учета рабочего времени будет указан код Б), или Отсутствие по невыясненной причине, если причина отсутствия не ясна (в табеле учета рабочего времени будет указан код НН) и указывается дата начала и окончания отсутствия сотрудника на работе.

В документе ставим точку «Болезнь (Больничный еще не закрыт» и даты невыходов за июль 2020 (с 30.07.2020 по 31.07.2020).

2. Начисляем пособие по временной нетрудоспособности и регистрируем продления отпуска

В августе сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, из которого следует, что он болел с 24.07.2020 по 31.07.2020 (8 календарных дней).

Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата — Больничные листы) (Рис. 2).

В случае если период больничного приходится на период ранее зарегистрированного отпуска , для расчета такого больничного необходимо сначала ввести документ-исправление этого отпуска, о чем выдается подсказка.

Исправление отпуска можно создать по ссылке из документа больничного. При нажатии на ссылку открывается документ-исправление ранее зарегистрированного отпуска и выдается сообщение: продлять или не продлять отпуск на дни, совпавшие с периодом нетрудоспособности. После нажатия кнопки Да в исправляемом документе следует уточнить месяц начисления.

В нашем примере это АВГУСТ, т. к. исправление отпуска производится в другом месяце, чем ранее начисленный (в июле) первоначальный отпуск.

После согласия на продление отпуска выводится информационное сообщение, что отпуск продлен, и новый период отпуска. Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного, и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности.

Первоначальный отпуск сотрудника — с 17.07.2020 по 29.07.2020, больничный — с 24.07.2020 по 31.07.2020. Отпуск должен быть продлен на 6 дней, совпавших с периодом нетрудоспособности (24, 25, 26, 27, 28, 29 июля). Новый период отпуска с учетом дней продления — с 16.07.2020 по 06.08.2020. Сотрудник должен выйти на работу 07.08.2020.

В исправленном документе информация о продлениях отражается на закладке Продления, переносы, отзывы (Рис. 3). Здесь же можно и отменить продление. Для оплаты продления отпуска средний заработок будет таким же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска (ранее начисленные отпускные сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода)). После автоматического перерасчета отпуска нужно провести документ.

После того как рассчитан и проведен документ-исправление отпуска, рассчитываем больничный

В нашем примере при расчете пособия дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода, 30.07.2020–31.07.2020 — отсутствие), т. к. начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде (т. е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, «закрыт») (Рис. 4).

Если больничный регистрируется в том же месяце, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (если он был зарегистрирован).

Надеемся, что данная информация поможет вам в работе с программой.

В случае возникновения каких-либо вопросов по 1С вы всегда можете обратиться на Линию консультаций компании «Контакт».

Как правильно оформить продление отпуска в связи с больничным?

Несмотря на весеннее потепление, погода переменчива, и много сотрудников, ушедших в отпуск, заболели. Как в таком случае поступить с отпуском? Пересчитать его или продлить? Рассказываем, что и как делать в этом случае.

В случае болезни сотрудника в период отпуска, его нужно продлить или перенести на другой срок, определяемый работодателем (в соответствии со ст. 124 ТК РФ). Пересчитывать сумму отпускных при этом не нужно, так как продолжительность отпуска не меняется. А вот оплату конкретных дней, приходившихся на отпуск, в которые заболел сотрудник, нужно пересчитать, т.к. они оплачиваются по правилам, предусмотренным для больничного листа.

Регистрация невыхода на работу сотрудника после окончания отпуска

Если после окончания отпуска сотрудник не вышел на работу из-за болезни, то регистрация факта его отсутствия на работе выполняется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» с помощью документа «Отсутствие».

Переключатель устанавливается в положение «Болезнь» или «Отсутствие по невыясненной причине». Указывается дата начала и окончания отсутствия сотрудника.

Начисление пособия по временной нетрудоспособности и регистрация продления отпуска

При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и дни отсутствия, которые приходятся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются.

Если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде, то при проведении программа выдаст сообщение о пересечении дней больничного с зарегистрированным отсутствием с помощью документа «Отсутствие».

Для продления отпуска нужно:

Зайти в первичный документ «Отпуск» и сделать исправление документа, нажав на ссылку «Исправить».
В исправляемом документе уточнить месяц начисления. Если месяц закрыт, то поставить следующий месяц и изменить дату окончания отпуска. В этом случае средний заработок для оплаты продления отпуска будет такой же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска. В исправляемом документе также сторнируются отпускные.
После автоматического перерасчета отпуска провести документ.

При использовании этого способа продления отпуска могут возникнуть следующие трудности:

Неверно распределяются доходы для учета НДФЛ и взносы по отчетным периодам.
Если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий налоговый период.
Доход с больничного листа и перерасчет отпускных могут некорректно отражаться в отчетности.
При первичном расчете больничного в среднем заработке не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе.
Перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.

Во избежание подобных проблем можно пользоваться следующей схемой:

Ввести документ-исправление для отпуска и продлить отпуск, не обращая внимания на излишне начисленные суммы.
Ввести больничный, вернуться в исправление отпуска и пересчитать его.

Важно помнить, чтопроблемы с НДФЛ и взносами при таком способе не всегда решаются до конца. Поэтому рекомендуем воспользоваться помощьюспециалиста-консультанта в корректном отражении продления отпуска.

Подводные камни

При проведении больничного не видно, сколько отпусков он пересекает.
При создании исправления отпуска нужно самостоятельно считать дни, на которые продлевается отпуск.
Из-за перерасчета отпуска нельзя выплатить больничный отдельной ведомостью.
Проблемы с НДФЛ и взносами при таком способе не всегда решаются до конца.

Обратитесь в «ГЭНДАЛЬФ» – наши специалисты помогут вам научиться использовать новый механизм продления отпуска в связи с больничным. Мы подскажем, как корректно отразить продление отпуска по способу, который указан выше.