Срок хранения расчетных листков по зарплате

Документальное обеспечение выплаты заработной платы. На чем остановиться? — Татьяна Савчук, аудитор ID Legal Group

В вопросе документального обеспечения учета мы неоднократно получали обращения от клиентов по поводу того, какой пакет документов можно считать достаточным, чтобы должным образом подтвердить полноту сведений о начислении и выплате заработной платы, начислении, удержании и уплаты налогов с нее. Именно поэтому и решили посвятить очередную публикацию именно этому вопросу.

Несмотря на то, что именно информация о стаже, начисленной зарплате (далее з / п) и взносы уплаченные в пенсионный фонд имеют важное значение для каждого человека, который рано или поздно столкнется с выходом на пенсию, понимаешь важность зарплатных документов. Поэтому видимо и срок хранения этих документов составляет 75 лет. (Приказ МЮУ от 12.04.2012 №578/5)

Согласно действующему законодательству собственник или руководитель предприятия (уполномоченное должностное лицо), отвечает за организацию полного и своевременного документального учета всех хозяйственных операций, а также за сохранность документации, как первичной, так и той, что возникает в процессе ее обработки (бухгалтерские регистры, отчетность) в установленные законодательством сроки, но не менее трех лет.

Поэтому перед предпринимательством и возникает вопрос — какие первичные документы необходимо создавать и сохранять для подтверждения сумм начисленной и выплаченной зарплаты.

Законодатель утверждает (Статья 9 Закона Украины О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине (далее Закон № 996), что первичные документы являются основой для учета любой операции. Для систематизации и контроля за учетом, предоставляет возможность составления сводных учетных документов. Позволяет складывать их в бумажной или в электронной форме, и определяет обязательность ряда реквизитов, необходимых для идентификации первичного документа.

Кроме того, Инструкция №88 (Положение, утв. Приказом Минфина от 24.05.1995 №88) говорит, что все первичные документы могут быть или типовой или произвольной формы. Принимая во внимание важность вопроса, для фиксирования фактов учета з/п, нужно использовать типовые формы.

Актуальными типовыми формами для фиксирования фактов начисления и выплаты з/п есть два вида документов (приказ Госкомстата №489):

— форма № П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника» и

— форма № П-7 «Расчетно-платежная ведомость (сводная)».

Кроме того, для подтверждения выплат, рекомендуется добавлять платежную ведомость (ведомость на выплату денег или расходную ведомость) при расчетах наличными деньгами — расходный кассовый ордер (РКО), при выплате зарплаты на карточки работникам — ведомость на выплату заработной платы с использованием платежных карточек и выписку банка . Именно эта ведомость является основанием для бухучета выплаты заработной платы.

Кроме того, для фиксирования хозяйственной операции по выплате заработной платы в наличной форме рекомендуется добавлять платежную ведомость (ведомость на выплату денег или расходную ведомость) при расчетах наличными деньгами — расходный кассовый ордер (РКО), при выплате зарплаты на карточки работникам — ведомость на выплату заработной платы с использованием платежных карточек и выписку банка. Именно эта ведомость является основанием для бухучета соответствующих операций — выплаты заработной платы.

Многие считают, что проще и удобнее использовать сводные ведомости на группу работников. Мы же, пользуясь своим опытом, рекомендуем не игнорировать расчетные ведомости, которые составляются и распечатываются отдельно на каждого сотрудника (П-6). Именно это отмечают налоговики в своих консультациях.

Вместе с тем в формах П-6 и П-7, удержание налогов с зарплаты указано общей суммой, что по нашему мнению, определяет потребность в формировании документа произвольного формата по сводным данным начислений налогов (НДФЛ, военный сбор) и отчислений в фонды (ЕСВ), которые вполне реализованы в автоматизированных системах учета (1С) — например, Расчетная ведомость.

Еще один обязательный зарплатный документ, который в основном игнорируется работодателями — расчетный листок. Требования к выдаче и содержанию обязательной информации которого, регламентировано КЗоТ (ст.110) и Законом об оплате труда (ст.30). То есть, при каждой выплате, работодатель обязан предоставить работнику информацию о сумме начислений в разрезе видов выплат (оклад, премия и т.д.), о суммах удержанных налогов с дохода физлица и военного сбора, а также других отчислений — алименты, возмещение ущерба, причиненного по вине работника, если они имеют место. И обязательно указать сумму зарплаты, подлежащую выплате («на руки») работнику.

Радует то, что все указанные документы (в том числе и расчетный листок, форма которого утверждена официально, только требования) можно распечатывать из программы 1 С. Ведомость на выплату (при выплате зарплаты на банковские карты) лучше распечатывать с клиент банка, так как данный документ будет сразу с электронной печатью банка как и выписка.

Кроме первичных документов, перечисленных выше, не следует забывать о других документах, которые имеют непосредственное отношение к заработной плате, и которые тоже нужно хранить в распечатанном виде, в том числе:

— заключены трудовые договоры;

— кадровые приказы о приеме на работу, о командировке, об отпусках, увольнении, о премировании;

— другие документы, которые влияют на сумму з/п, а также табель учета рабочего времени (срок хранения последнего 1 год).

В случаях, когда субъект принял решение о составлении и хранении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, то, исходя из требований действующего законодательства об электронном документообороте (ст.8 и ст.9 Закона №996), такой субъект должен создавать указанные выше первичные документы в электронном виде, и хранить на отдельных носителях — именно эти документы, а не просто файлы с полной бухгалтерской базой (1С или других бухгалтерских программ).

И не нужно забывать о том, что если вы храните свои учетные документы на дисках, флешках и т.д., то изготовление их копий по требованию других участников хозопераций или правоохранительных или других госорганов — это дело сугубо вашего кошелька.

Руководитель практики трансфертного ценообразования и аудита

Срок хранения расчетных листков по зарплате

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

День окончательной выдачи заработной платы в ФГБУ — 10 числа каждого месяца. Если это число выпадает на выходной день, выплата происходит в ближайший перед этим выходным рабочий день. Расчетные листки выдаются в день получения заработной платы — 10 числа или днем ранее (если это выходной день). Локальным нормативным актом предусмотрено, что отдаленные станции получают расчетные листки заказным письмом Почтой России (10 числа работодатель отправляет их почтой).
Какой день считается днем выдачи расчетного листка отдаленным станциям: день, когда работодатель их отправил по почте (10 число), или нужно, чтобы работники уже получили расчетные листки 10 числа? Есть ли нарушение трудового законодательства в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Вручение работникам расчетных листков заказным письмом по Почте России не нарушает действующее законодательство, если такое вручение осуществляется не позже дня зачисления заработной платы на счета работников. Получение работниками расчетных листков позже дня выплаты им заработной платы не отвечает требованиям части первой ст. 136 ТК РФ и может повлечь претензии со стороны контролирующих органов.

Обоснование вывода:
Согласно части первой ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Из части второй ст. 136 ТК РФ следует, что письменное извещение работника должно производиться посредством выдачи расчетного листка. По смыслу ст. 136 ТК РФ расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, то есть как за вторую половину, так и за первую половину месяца (согласно части шестой указанной статьи выплата заработной платы должна производиться не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором). Вместе с тем заработная плата за первую половину месяца составляет лишь часть заработка, и при выплате этой части полный расчет заработной платы не осуществляется. Удержания производятся по итогам всех начислений за месяц. Соответственно, вся необходимая для заполнения расчетного листка информация становится известна только в последний день месяца. В связи с этим расчетный листок должен выдаваться один раз в месяц при выплате второй части заработной платы, что подтвердил Роструд в п. 3 письма от 24.12.2007 N 5277-6-1 (смотрите также ответ 1 специалистов Роструда с портала Онлайнинспекция.РФ»).
Поскольку обязанность работодателя выдавать работникам расчетные листки не поставлена законом в зависимость от способа выплаты заработной платы, делать это нужно как при выдаче денежных средств из кассы, так и при их переводе на счет в кредитной организации (письмо Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459).
В свою очередь, порядок выдачи расчетных листов трудовым законодательством детально не регламентирован. Не конкретизирован законодательством и документ, в котором обозначенный порядок должен содержаться. По мнению Роструда, порядок выдачи расчетных листов может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка (письмо от 18.03.2010 N 739-6-1). Минтруд, в свою очередь, полагает, что такой порядок может быть предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).
Таким образом, порядок выполнения этой обязанности работодатель определяет самостоятельно. В судебной практике имеются примеры, когда уведомление работника о составных частях заработной платы по электронной почте признавалось надлежащим исполнением требований ст. 136 ТК РФ, если такой порядок предусмотрен в локальном нормативном акте (определение Московского городского суда от 12.05.2017 N 33-17642/2017).
Из анализа приведенных норм следует, что само по себе направление работнику расчетного листка заказным письмом Почтой России не противоречит законодательству, если такое условие предусмотрено локальными нормативными актами работодателя. Вместе с тем расчетный листок с указанием сведений, предусмотренных частью первой ст. 136 ТК РФ, должен быть выдан работнику непосредственно в день выплаты заработной платы. Иными словами, работник в день выдачи заработной платы (в рассматриваемой ситуации не позднее 10 числа каждого месяца) должен иметь возможность ознакомиться с расчетным листком. Соответственно, если работники будут получать расчетные листки позже дня выплаты им заработной платы, то такая ситуация не будет отвечать требованиям части первой ст. 136 ТК РФ и может быть расценена контролирующими органами как нарушение трудового законодательства (смотрите также ответ 2, ответ 3 специалистов Роструда с портала Онлайнинспекция.РФ»). На наш взгляд, не будет являться нарушением прав работников извещение их о составе заработной платы ранее дня фактического получения ими заработной платы (ответ 4 с портала «Онлайнинспекция.РФ»).
Кроме того, стоит отметить, что работник не обязан предпринимать какие-либо действия для того, чтобы работодатель надлежащим образом исполнил свою обязанность вручения расчетного листка, поэтому мы полагаем, что обусловить получение расчетных листков необходимостью приезда работников подразделения в головной офис работодатель не вправе. По смыслу части первой ст. 136 ТК РФ доведение до работника информации, перечисленной в самой статье, является обязанностью работодателя. Следовательно, именно работодатель — юридическое лицо и его должностные лица должны предпринять все зависящие от них меры, в том числе организационного характера, в целях выполнения такой обязанности. Обусловливать вручение расчетного листка какими-либо встречными действиями со стороны работника (например, написанием работником соответствующего заявления, необходимостью приезда в головной офис организации и т.п.) неправомерно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бездеткина Дарья

Ответ прошел контроль качества

8 февраля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Правила оформления и выдачи расчетных листков

Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

• бумажной;
• электронной.

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

Расчетный листок по зарплате, образец расчетки скачать

В статье рассмотрены следующие вопросы:

• Бесплатно скачать образец бланка расчетного листка по заработной плате. Форма и бланк doc, excel xls;
• Как правильно выдавать расчетный зарплатный листок согласно трудового кодекса. По закону ТК РФ, электронные расчетные листки;
• Положение и приказ об утверждении формы листков по зарплате. Образец скачать, на иностранном языке;
• Журнал, реестр и ведомость учета выдачи, ответственность и штрафы;
• Обязательно ли выдавать под роспись, расшифровка, правила, порядок и сроки выдачи, как читать. На каком бланке оформлять, когда выдавать;
• Как разобраться и понять, Общий облагаемый доход расчетного листка;
• Нужно ли квитки хранить в организации ( нет ).

Что такое Листок по зарплате

Расчетный листок представляет собой специальный документ. Посредством которого работодатели сообщают работникам предприятия о начислении заработной платы. А именно, из чего складывается их оплата труда. Сколько они получат на руки. И сколько с них удержали. Существует множество нюансов касательно того, как подобная бумага оформляется. И в каком виде сотрудник обязан ее представить. Известно, что в настоящее время подавляющее число организаций не выдают работникам соответствующие документы. Несмотря на то, что за невыдачу предусмотрена административная ответственность.

Обязанность работодателя по хранению расчетного листка на законодательном уровне не предусмотрена. Формирование и хранение вторых экземпляров в государственном учреждении нормативными актами не предусмотрены. (Письмо Минфина России от 14.04.2016 N 02-06-05/21573).

Во многих предприятиях данные документы считаются простой формальностью. Однако действующее законодательство закрепляет право на получение такой бумаги сотрудниками.

В части первой, статьи 136 Трудового кодекса сообщается. Что работодатель должен ежемесячно уведомлять работников в письменном виде о составе начисляемых средств. То есть зарплате (сюда же входит непосредственно оклад, сверхурочные, дополнительная оплата за работу в праздники). О прочих выплатах для работников, о размерах удержания средств и оснований на это. А также об итоговом количестве средств, выплаченных сотруднику.

Согласно закону, такие документы требуется предоставлять не только основным работникам. Но, также лицам, работающим по совместительству, «Надомникам» и удаленным сотрудникам. Способ выдачи зарплаты не влияет на необходимость выдачи зарплатных квитков . Этот документ должны получать все работники. Вне зависимости от того, получают ли они заработную плату в кассе или средства приходят на банковскую карточку. Порядок выдачи бумаг полагается закреплять в специальном акте предприятия.

Зарплатный табель, предназначение

Зарплатный документ используется с целью уведомления сотрудника о сумме зарплаты. Данный документ предоставляется исключительно сотрудникам конкретной фирмы или предприятия. Это связано с тем, что карточка зарплаты содержит информацию о работнике. Которую, в соответствии со статьей 88 Трудового кодекса. И ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» . Работодатель не может разглашать. В случае, когда заработную плату получает третье лицо по договоренности, квиток также выдается. Однако лишь при условии, что данное право обозначено в договоренности. В противном случае, он доверенному лице не предоставляется. Такие выводы следуют из пункта 1 статьи 185, пункта 1 статьи 187 Гражданского кодекса. И частей 1, 2 статьи 136 ТКРФ.

Способ, посредством которого выплачивается заработная плата не влияет на выдачу зарплатных бумаг. Сотрудник или организация, в соответствии со статьей 136 ТКРФ обязуется выдавать подобный документ. Как в случае перечисления средств на карту банка. Так и в случае натуральной формы выплаты.

Форма документа, бланк и образец скачать, расшифровка полей

В Трудовом кодексе нет четких требований. В какой форме выдавать зарплатный квиток сотрудникам и каким способом это делать. Минтруд разрешает рассылать листки на электронную почту сотрудников. (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560). Главное, чтобы в нем были следующие данные:

• составные части зарплаты, причитающейся сотруднику. (аванс, вторая часть, премии и т. д);
• удержания из зарплаты;
• общая сумма зарплаты к выплате. то есть сколько сотрудник получит «на руки».

Форму расчетного листка утверждают приказом (.docx 15Кб) руководителя. Делают это в учетной политике. Вместе с другими разработанными документами. (часть 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса). Если в организации есть профсоюз, с ним бланк тоже согласуйте.

Сотрудникам можете выдать пояснения, откуда берутся суммы в расчетке. Тогда бухгалтеру по зарплате не придется каждый раз отвечать на одни и те же вопросы. Вот трафарет расчетного листка (формат Ворд, 55 Кб). В нем расшифровки для сотрудника и формулы, по которым бухгалтерия считает суммы.

Поскольку на сегодняшний день единой унифицированной формы не существует. Поэтому, как правило, форма разрабатывается самим работодателем в соответствии с требованиями выдвинутыми законом.

В документе следует обозначить сумму средств выплаченных за работу. А также указать средства, которые были удержаны. Это могут быть займы, суммы удержанного НДФЛ, алименты и прочее. На практике, в организациях и предприятиях часто используется форма листка, которая предусмотрена в учетной программе. Также, очень важно утвердить форму. В противном случае работодателю может грозить административный штраф. Данный документ не требует подписи лица, которое составило документ. Также нет необходимости заверять документ печатью.

Когда сотрудник, находясь в ежегодном отпуске, заболевает. Или получает травму. Ему следует выплатить больничное пособие. А отпуск продлить или перенести его часть. Сумма больничного пособия отражается среди других выплат.

Как часто выдавать, Срок выдачи

Расчетные листки нужно выдавать даже тем, кто фактически не работает

В случае, когда работодатель выплачивает сотруднику средний заработок, например, за период учебы с отрывом от производства, такому работнику нужно все равно выдавать расчетный табель.

Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, что отражено в ТК. Тем не менее, расчетка предоставляется лишь при окончательном расчете. (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

При выплате отпускных квиток не нужно выдавать раньше срока. В случае увольнения работника необходимо провести окончательный расчет и выдать соответствующий документ. Где будут указаны все начисленные и удержанные средства. Таким образом, данный документ оформляется лишь раз в месяц. Когда проходит окончательный расчет.

Порядок выдачи

Выдачу данных документов чаще всего проводит бухгалтер-расчетчик. Работодатель обязан ознакомить уполномоченных сотрудников о конфиденциальности. Оно отражено в статье 86 и 88 Трудового кодекса.

В настоящее время, с повсеместным распространением интернета, работодатели могут высылать квиток на электронную почту сотрудника. Нельзя с точностью определить, правомерны ли подобные действия. Согласно Трудовому кодексу, расчетные листки должны предоставляться строго в письменной форме. Что указано в статье 136 ТК. Однако существует ряд судебных прецедентов. В соответствии с которыми, отправка посредством электронной почты не запрещена законом . Статья 312.1 Трудового кодекса гарантирует возможность получения зарплатных табелей через e-mail исключительно для дистанционных сотрудников.

В случае, когда работодатель принимает решение о выдаче корешков с помощью электронной почты. Необходимо закрепить данное положение в локальном акте (ЛНА) организации или предприятия. Однако оптимальным вариантом будет выдача бумажных документов. Поскольку это позволит избежать лишних споров с трудовой инспекцией.

В случае судебных разбирательств, компанию может обезопасить журнал выдачи (.docx 11Кб) зарплатных корешков. В нем, сотрудники будут ставить подпись о получении соответствующего документа. Также, можно предусмотреть отрывную часть расчетного листка. На котором будет стоять подпись подтверждающая факт выдачи. Каким образом будет подтверждаться выдача расчетного листка, работодатель может выбирать самостоятельно.

Разные ситуации выдачи расчеток

Нужно ли выдавать табель зарплаты, если сотрудники получают зарплату на банковскую карту

Организация или предприниматель обязаны в данной ситуации выдавать сотрудникам расчетные листки. Это требование Трудового кодекса. При этом не важно, каким способом выплачиваете зарплату. Через кассу, на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 ТКРФ. И подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 № 739-6-1.

Может ли работник попросить перечислять зарплату на чужой счет

Может. Только не факт, что работодатель выполнит эту просьбу. Ведь перечисление зарплаты на карту не самого работника. А третьему лицу – право, а не обязанность работодателя.

Если работник хочет получать трудовые деньги не на зарплатную карту, выданную работодателем. А на какую-то другую, то он должен написать соответствующее заявление (в свободной форме) . В котором необходимо указать реквизиты своей карты. При этом нужно помнить, что такое заявление нужно подать не позднее чем за 5 рабочих дней до дня выплаты зарплаты. Иначе работник получит зарплату еще на «работодательскую» карту.

Какую же карту работник может указать в заявлении

Речь идет о карте, оформленной именно на имя самого сотрудника. Ведь в Трудовом кодексе сказано, что зарплата выплачивается РАБОТНИКУ. А о перечислении зарплаты работника на карты третьих лиц в Кодексе ничего не сказано. Соответственно, обязанности переводить по просьбе работника зарплатные деньги на чужие карты у работодателя нет. Но и нет запрета это делать. Т.е. работодатель может пойти навстречу работнику и перевести его деньги туда, куда он просит. Для этого работнику опять же нужно написать заявление и указать банковские реквизиты карты, на которую будет перечислена его зарплата.

Кстати, случается, что работники пытаются схитрить. И в заявлении выдают чужую карту за свою. В надежде на то, что в данном случае работодатель не откажет в переводе денег. В силу обязанности, установленной ТК. Например, работник за свою выдает карту жены. Это чревато тем, что работник вообще на какое-то время может остаться без зарплаты. Ведь банк, скорее всего, не исполнит платеж из-за несовпадения получателей. Работодатель укажет получателем своего работника. А банк будет видеть, что карта принадлежит другому лицу.

Как отразить в расчетном листке выплаты, если сотрудник болел во время отпуска

Укажите все выплаты за месяц, в том числе отпускные и больничное пособие. В расчетном листке сотрудник должен видеть составные части зарплаты. А также и другие выплаты, в том числе отпускные. Это следует из положений частей 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса.

Включение районного коэффициента отдельной строкой листка.

Районный коэффициент не должен включаться в оклад сотрудника. Если работнику устанавливается окладная система оплаты труда с применением районного коэффициента к заработной плате. То размер оклада и районного коэффициента в трудовом договоре необходимо указывать отдельно. В расчетном листке обязательно должна быть отдельная строка с указанием размера коэффициента.

Каким способом выдавать листок о зарплате ?

В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Работодатель вправе сам выбрать: на бумаге или в электронном виде.

Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Расчетные листки можно рассылать на электронную почту. Или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на сайте организации, если такой есть. Минтруд не запрещает электронные способы выдачи. (Письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560 (ссылка выше)). Но важно соблюсти требования.

1. Способ выдачи листков закрепите в локальном акте

Как выдаете листки сотрудникам – на бумаге или электронно, пропишите в одном из документов:

• трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Например, для электронного способа формулировка может быть такой:

С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись. (часть 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560).

2. С работника возьмите заявление для электронного расчетного

Если решили выдавать расчетные листки электронно. Тогда попросите сотрудника написать заявление (формат Ворд, 33 Кб). В нем пусть укажет свой адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки. Также попросите сотрудника подписать согласие на обработку его персональных данных. В расчетном листке – персональная информацию о сотруднике. Которую просто так разглашать нельзя. (ст. 88 ТК, ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Форма согласия произвольная. В ней должны быть обязательные элементы, которые названы в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

3. Если за сотрудника получает зарплату. А квиток кто-то другой, нужна доверенность

По заявлению сотрудника за него может получать зарплату кто-то другой. Ему же можно выдать зарплатный табель. Но так поступайте, только если «этот другой» предоставил доверенность. И в ней есть запись и про зарплату, и про расчетную ведомость .

Если доверенности нет или в ней нет упоминания, что представитель вправе получить листовку. То документ не выдавайте.

Штрафы, если не выдавать расчетные листки

Право на получение карточки закреплено в трудовом законодательстве. Поэтому в случае невыдачи подобного документа, работодателю грозит административная ответственность согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Ответственность возникнет, если одновременно соблюдаются два условия:

• нет локального акта, где утверждена форма листка,
• поступили жалобы сотрудников в трудовую инспекцию.

Существуют такие виды ответственности:

• для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
• должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
• предпринимателей – административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

1. КОМПЕНСАЦИЯ за задержку выплаты зарплаты
   Приведен расчет на калькуляторе компенсации за задержку зарплаты.
2. Повышение ЗАРПЛАТЫ БЮДЖЕТНИКАМ в 2022
   На сколько увеличат зарплаты бюджетникам. Какое ожидается повышение заработной платы труда врачей, учителей, различных чиновников в 2022 г.

Выдача расчетных листков – право или обязанность?

Статья 136 ТК РФ обязывает работодателя извещать в письменной форме каждого работника:
– о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
– о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
– о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
— об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Документом, содержащим такую информацию, как раз и является расчетный листок. Поэтому выдача его работникам – это не право работодателя, а его обязанность. Причем такая обязанность не ставится в зависимость от способа выплаты заработной платы (наличными через кассу или по безналу на карту работника).

Какова форма расчетного листка?

Унифицированной формы расчетного листка по заработной плате нет, поэтому она разрабатывается и утверждается работодателем самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии в учреждении) в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
У большинства учреждений учет ведется в бухгалтерской программе и расчетный листок формируется автоматически. Однако даже в этом случае форма расчетного листка должна быть утверждена руководителем и отражена во внутреннем локальном акте учреждения, например в учетной политике. Применение формы, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность согласно ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, Постановление ВС РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).
Формирование расчетных листков осуществляется на основании форм документов, установленных Приказом N 52н*(1), а именно согласно сведениям, отраженным в расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). При этом в листке должны быть указаны все составляющие, которые предусмотрены ст. 136 ТК РФ.
Для утверждения формы расчетного листка необходимо издать соответствующий приказ. Он может выглядеть так:

Приказ

16 мая 2016 года

Об утверждении формы расчетного листка по заработной плате

В соответствии со ст. 136 ТК РФ

Приказываю:
1. Утвердить форму расчетного листка по заработной плате на основании приложения 1 к настоящему приказу.
2. Согласовать форму расчетного листка по заработной плате с председателем профсоюзного комитета О.В. Ивановой.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера А.М. Кочетову.
4. Настоящий приказ вступает в силу с 16.05.2016.

С приказом ознакомлена:

к Приказу МКОУ «Детский дом»
от 16.05.2016 N 35

Председатель
профсоюзного
комитета О.В. Иванова Директор Э.В. Семенова
────────── ───────

«___» ___________ 2016 г.

Форма
расчетного листка по заработной плате
МКОУ «Детский дом»

3. Доходы в неденежной форме

Всего доходов в неденежной форме

Долг за учреждением на начало месяца
__________

Долг за учреждением на конец месяца
_____________

С какой периодичностью выдают расчетный листок?

Периодичность выдачи расчетных листков не регламентирована действующим трудовым законодательством. По общему правилу расчетный листок должен выдаваться при выплате заработной платы, а это случается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). То есть за первую половину месяца выплачивается аванс, а по итогам месяца производится окончательный расчет с работником.
Здесь возникает вопрос: нужно ли выдавать расчетный листок два раза в месяц? По мнению Роструда, изложенному в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1, расчетные листки следует выдавать в конце месяца при начислении и выплате второй части заработной платы.

К сведению. Периодичность выдачи расчетных листков следует прописать в локальном акте учреждения. Например, один раз в конце месяца при окончательном расчете с работником.

Обращаем ваше внимание, что при выплате отпускных сумм расчетный листок не оформляется, так как оплата отпуска выплатой заработной платы не является (ст. 129 ТК РФ). А при увольнении работника учреждение должно выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним. Поскольку в этом случае работнику выплачиваются все полагающиеся ему суммы, в том числе заработная плата.

Необходимо ли фиксировать факт выдачи расчетного листка?

Прямого указания на фиксацию факта выдачи расчетного листка ТК РФ не содержит.
Однако на практике возможны ситуации, когда учреждению потребуется представить доказательства, подтверждающие надлежащее исполнение обязанности, предусмотренной ст. 136 ТК РФ. Так, при проведении проверки трудовой инспекцией, судебных разбирательствах могут затребовать документы, подтверждающие выдачу работникам расчетных листков. И если их не окажется, учреждение смогут оштрафовать. Подготовиться к таким ситуациям следует заранее и предусмотреть в локальном акте учреждения способ фиксации факта выдачи расчетного листка, например путем ведения журнала учета выдачи расчетных листков, содержащего удостоверяющие подписи работников, получивших листки.

Надо ли формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков?

Требований формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков Приказ N 52н не содержит. В свою очередь, такая обязанность может быть предусмотрена учетной политикой учреждения, поскольку ею утверждаются среди прочего правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота (п. 6 Инструкции N 157н*(2)). На это указывает и Минфин в Письме от 14.04.2016 N 02-06-05/21573.
Отметим, что в силу положений п. 14 Инструкции N 157н учреждение обязано обеспечивать хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Перечнем N 558*(3) определены сроки хранения бухгалтерской документации, которые распространяются и на казенные учреждения. Так, согласно ст. 412 данного перечня документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) должны храниться:
– при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
– при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
При этом исчисление срока хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
С учетом вышесказанного учреждение обязано формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков в течение сроков, установленных Перечнем N 558.

Предусмотрена ли ответственность за невыдачу расчетных листков?

Невыдача работникам расчетных листков – административно наказуемое деяние, ответственность за совершение которого установлена ст. 5.27 КоАП РФ. Размеры штрафных санкций следующие:
– для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
– для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, то штрафы увеличатся и составят:
– для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.;
– для юридических лиц – от 50 000 до 70 000 руб.
Кроме того, за повторное совершение должностным лицом административного правонарушения, предусмотренного ст. 5.27 КоАП РФ, ему грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Выдача работникам расчетных листков по заработной плате – это не право работодателя, а его обязанность. Форма расчетного листка разрабатывается и утверждается учреждением самостоятельно во внутреннем локальном нормативном акте. В последнем дополнительно прописываются:
– периодичность выдачи расчетного листка, к примеру один раз в конце месяца при окончательном расчете с работником;
– способ фиксации факта выдачи расчетного листка, например путем ведения журнала учета выдачи расчетных листков, содержащего удостоверяющие подписи работников, получивших листки;
– порядок формирования и хранения вторых экземпляров расчетных листков.
Также следует знать, что невыдача работникам расчетных листков является нарушением в сфере трудового законодательства. В связи с этим учреждение, а также его должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(3) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

М. Мишанина,
редактор журнала «Казенные учреждения:
бухгалтерский учет и налогообложение»

Журнал «Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2016 г., с. 57-63.