Чем подтвердить расходы на аренду квартиры для работников в командировке

Налог на прибыль: аренда квартиры во время командировки

В командировочные расходы можно включить затраты на аренду квартиры. Даже в случае, когда нет копий документов, подтверждающих право собственности арендодателя на сдаваемое помещение.

В данном письме № 03-03-07/803 Минфин России разъяснил, что в составе расходов на командировки можно учесть затраты на аренду квартиры. Даже в случае, когда работник не предоставил копии документов, подтверждающих право собственности арендодателя на сдаваемое помещение.

Учет командировочных расходов

Статья 264 Налогового кодекса РФ содержит перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываемых при налогообложении прибыли. Среди них расходы на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в состав которых входят расходы на наем жилого помещения.

Командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов в сумме фактических затрат, порядок и размер возмещения которых определены организацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это может быть и полная сумма фактических затрат, если в Положении о командировках записано, что расходы возмещаются в размере, фактически произведенном и документально подтвержденном, что согласуется с требованиями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ об обоснованности и документальном подтверждении затрат.

Документы, подтверждающие расходы на проживание

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ).

Экономическая направленность затрат на командировку подтверждается приказом по организации, в котором указано место командирования, сроки командировки, служебное задание и цель командировки. То есть из содержания приказа следует, что работник отправляется в командировку для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (в производственных целях).

Таким образом, наличие самого приказа является документальным подтверждением понесенных расходов. Но одного приказа, разумеется, недостаточно. Так, для подтверждения расходов по найму помещения нужны документы, подтверждающие факт пребывания в нем данного работника. Такими документами могут быть, например, проездные документы (по ним можно установить населенный пункт — место пребывания), договор аренды жилого помещения, в котором указаны реквизиты сторон договора, вид помещения, адрес местонахождения, срок аренды и ее стоимость.

Документы (или их копии), подтверждающие право собственности арендодателя на сдаваемую в аренду квартиру, для обоснования затрат, по мнению Минфина, не нужны.

Обязанность проверки производственной направленности, экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Если при наличии приказа работодателя командированный работник предоставит проездные билеты и договор об аренде помещения на период командировки, полагаем, что командировочные расходы по найму жилья будут соответствовать требования Налогового кодекса РФ, и их можно будет учесть в составе прочих расходов.

Обратите внимание: учитывать можно расходы по аренде квартиры только за период фактического проживания командированного работника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). Об этом же говорят и специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

Свет, газ, вода…

При аренде квартиры работнику часть приходится платить не только за проживание. Он несет и дополнительные расходы. Например, это может быть оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода), которая производится на основании отдельных квитанций. Работодатель впоследствии возмещает сотруднику такие затраты и учитывает их в составе прочих расходов. Минфин России считает это правомерным при условии, что расходы соответствуют критериям ст. 252 НК РФ (письмо от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Выбор читателей

Непривитым больничный не оплачивается, по мнению Роструда

Готовимся к новому порядку работы с «первичкой» в 2022 году

13 890 рублей – новый МРОТ 2022 для расчета зарплаты

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Учет командировочных расходов для налогообложения в вопросах и ответах

Дополнительные услуги гостиниц должны быть обусловлены производственной направленностью

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы на наем жилого помещения и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли в качестве командировочных расходов, определен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, в него включены в том числе расходы на наем жилого помещения.

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (Письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

При этом, как и другие расходы для учета по налогу на прибыль, затраты по оплате дополнительных услуг гостиниц должны быть не только документально подтверждены и экономически обоснованы, но и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Например, положением о командировках.

Таким образом, организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль расходы на платные услуги в гостинице, в частности на аренду сейфа, но при условии их производственной направленности (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). К примеру, гостиничный сейф использовался работником для хранения важных документов организации, которые ему нужны для выполнения задания в командировке.

Одновременно следует отметить, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Перечень расходов на командировки, суммы возмещения которых не подлежат налогообложению, содержится в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. На суммы оплаты стоимости услуг по аренде сейфа для командированного работника указанные положения п. 3 ст. 217 НК РФ не распространяются. Следовательно, суммы оплаты стоимости платных услуг, предоставляемых гостиницей по аренде сейфа, для командированного работника подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308).

Затраты организации на аренду квартиры для командированных работников будут «прибыльными» расходами только за период ее использования

Если для компании такая аренда квартиры обходится дешевле, чем компенсация командированным сотрудникам затрат на оплату гостиницы, то такие расходы на аренду будут экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ) и их можно учесть при исчислении налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в качестве документального подтверждения этих расходов, в том числе необходимы заключенный договор аренды (субаренды), документы, под- тверждающие оплату арендных платежей и акт приемки-передачи арендованного имущества (письма Минфина России от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067).

Кроме того, в обязанности арендатора входит и несение затрат на содержание арендованного имущества, если иное не установлено договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Следовательно, расходы на оплату коммунальных услуг за арендуемую квартиру тоже будут экономически обоснованными.

А значит, и аренду, и коммунальные платежи можно учесть в расходах за весь период действия договора аренды. При этом Минфин России считает, что учесть затраты на аренду такой квартиры можно только за период, когда она фактически использовалась для проживания командированных работников.

По мнению финансистов, расходы в виде арендной платы за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803, от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). Специалисты финансового ведомства также указали, что суммы арендной платы включаются в расходы на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в квартире командированных работников. Такими документами, к примеру, могут быть командировочное удостоверение, проездные, отчет о командировке.

В отношении коммунальных платежей контролирующие органы придерживаются такого же подхода: их можно учесть в «прибыльных» расходах только за время, когда в квартире жили командированные работники (письма Минфина России от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802, УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@, от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Для подтверждения расходов на проезд по электронным билетам документы об оплате не нужны

Организация вправе обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных билетов (Письмо Минфина России от 26.07.2018 № 03-03-06/1/52555).

Расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322, письма Минфина России от 15.10.2014 № 03-03-07/51936, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273). Расходы на приобретение авиабилета подтверждаются маршрут/квитанцией электронного билета и посадочным талоном (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@).

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки.

Этим реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне организации необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письмо Минфина России от 28.02.2019 № 03-03-05/12957). Когда расходы на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета подтверждены вышеуказанными документами, то для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, свидетельствующих об оплате билета, в том числе выписки по оплате банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 14.01.2014 № 03-03-10/438, направленное Письмом ФНС России от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897).

Расходы работника на каршеринг в командировке могут быть учтены в «прибыльных» расходах

Для целей исчисления налога на прибыль расходы на каршеринг в виде платы за бронирование и аренду (включая поездку и режим ожидания) можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документами, подтверждающими расходы работника на каршеринг, являются (письма УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@, Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742):

• договор каршеринга (ст. 643 ГК РФ);
• документы, подтверждающие оплату услуг каршеринга: кассовый чек или БСО, выписка с банковского счета (п. 2 ст. 1.2 Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
• документы, подтверждающие факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке. Например, служебная записка, в которой указана цель поездки, детальный отчет каршеринговой компании о поездке.

При этом если организация возмещает работнику расходы, связанные с нарушением им законодательства и (или) условий договора каршеринга, то такие расходы для целей исчисления налога на прибыль не учитываются, поскольку они не признаются экономически оправданными расходами организации (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сюда относятся, например:

• штрафы за нарушение правил дорожного движения, за неправильную парковку (п. 2 ст. 270 НК РФ);
• штрафы за порчу автомобиля, утерю документов, курение в салоне;
• расходы на эвакуацию и оплату спецстоянки автомобиля при нарушении правил парковки.

Продолжение статьи «Учет командировочных расходов для налогообложения в вопросах и ответах» в следующем номере журнала ПРАВОсоветник.
Вы узнаете как оформить командировку работника на его личном автомобиле для исчисления налога на прибыль, облагается ли компенсация за прерванный отпуск НДФЛ и страховыми взносами и можно ли считать затраты на командировку, в случае не заключения контракта, экономически оправданными и учесть их при исчислении налога на прибыль.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2. Как правильно отразить порядок

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника

3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

Организация командировки

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

• на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
• на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
• личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
• иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При командировке за границу работодатель также оплачивает:

• госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы за въезд или перевозку автомобиля;
• оплата медицинского страхования;
• прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

• оплата сервиса в барах и ресторанах;
• платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
• затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;

1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;

1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;

1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет — маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России — 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника. Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы. В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Без документов нельзя учесть командировочные расходы на УСН

Нет документов — нет командировочных расходов на УСН

Компании и ИП на УСН вправе учитывать в затратах командировочные расходы. Расходы должны соответствовать требованиям НК РФ, а именно — быть обоснованными и документально подтвержденными. Если нет документов, не будет и командировочных расходов у компании, а у работника возникнет налогооблагаемый доход.

Без документов невозможно определить момент возникновения, величину и обоснованность расходов. Следовательно, нельзя будет учесть траты в составе расходов по УСН. Придется признать подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ и взносами.

НК РФ (ст. 346.16) позволяет признавать при УСН следующие затраты на служебные поездки работников:

Затраты на проезд

• Стоимость проезда на транспорте общего пользования или личном автомобиле.
• Плата за проезд на такси.
• Стоимость медицинской страховки для поездки в заграничную командировку.
• Аренда автомобиля в командировке

• Суточные, размер которых зафиксирован в локальных актах компании

• Стоимость проживания в гостинице.
• Стоимость аренды квартиры или другого жилья.
• Дополнительные гостиничные услуги, исключая стоимость услуг баров, ресторанов, плату за пользование оздоровительными объектами

• Стоимость виз, оформления загранпаспорта, приглашения и т. д.
• Консульские, аэропортовые и прочие аналогичные сборы.
• Аренда помещения для проведения запланированных мероприятий, например презентации и т. д.

Данный перечень не является закрытым, компания вправе компенсировать работнику и другие обоснованные затраты. Например, стоимость услуг связи в зоне роуминга, представительские расходы и т. д.

Командировочные расходы могут признавать упрощенцы, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов. Если компания или ИП применяют УСН с базой «доходы», то единый налог нельзя уменьшить ни на какие командировочные. Однако подтверждающие документы все равно нужны, чтобы подотчетные средства не образовали налогооблагаемый доход работника.

При УСН расходы на командировку признавайте на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина РФ от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21).

Расходы можно учесть в качестве командировочных, если они отвечают двум критериям:

• являются экономически обоснованными;
• имеют документальное подтверждение.

Если не выполняется хотя бы одно из двух условий, компания не вправе признать расходы.

Предприниматели наравне с юрлицами могут учитывать командировочные расходы, если отправляли в поездку работника. И не могут — если в командировку ездил сам ИП. Минфин в письме от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 указал, что ИП не является работником, он ни с кем не заключал трудового договора и не имеет работодателя. Следовательно, его деловую поездку нельзя считать командировкой и признавать расходы на нее с целью уменьшить единый налог.

Деловая поездка ИП не считается командировкой и не дает права признавать расходы — даже при наличии документов.

Командировочные расходы подтверждаются первичными и платежными документами. Это документы, в которых присутствуют обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Помимо обязательных реквизитов, для этого документа важен порядок оформления. Обычно работники слабо разбираются в бухгалтерских документах. Знакомьте сотрудников с положением о командировках и инструктируйте перед поездкой, чтобы они знали, какие документы придется представить по возвращении и по каким требованиям они будут проверяться.

Подтверждающие документы прикрепляются к авансовому отчету, их документов приводится на оборотной стороне. Сами документы прилагаются к отчету в той последовательности, в какой они перечислены на обороте. Данные из документа переносятся в авансовый отчет в следующем порядке:

• дата оформления документа;
• номер документа;
• вид документа, например кассовый чек;
• наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя, выдавшего документ;
• наименование товара, работы или услуги;
• стоимость товаров, работ или услуг.

Каждая статья затрат в авансовом отчете подтверждается двумя документами:

• Первичным: товарным чеком, накладной, актом и т. д.
• Платежным: кассовым чеком или БСО.

Помимо документов, подтверждающих оплату, понадобятся документы, подтверждающие приобретение товаров, работ или услуг. Это товарные чеки, накладные, акты и т. д. Такое требование содержится в п. 3.1 и 3.3 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П и в письмах Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 и от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877. По мнению Минфина, одного чека или БСО недостаточно для признания расходов, поскольку эти документы содержат не все реквизиты бухгалтерской первички.

Командированный сотрудник может рассчитываться наличными или банковской картой:

• Наличные расходы подтверждаются кассовым чеком или БСО.
• Оплата банковской картой подтверждается двумя чеками: кассовым и терминальным.

В некоторых случаях кассовый чек совмещается с БСО утвержденного образца. Например, оплата проезда авиа- или железнодорожным транспортом подтверждается билетом и кассовым чеком. Эти два документа могут быть совмещены в один — билет с QR-кодом и реквизитами кассового чека. К билету, приобретенному через онлайн-сервис, должен прилагаться посадочный талон.

Особый вид расходов — суточные. Они выдаются за каждый день поездки, вносятся в авансовый отчет, но без приложения подтверждающих документов.

Чтобы подтвердить расходы, платежные и первичные документы должны:

• содержать необходимые реквизиты;
• быть оформленными в установленном порядке.

При этом расходы должны быть совершены в рамках служебной поездки и подтверждаться оригиналами документов. Если не выполнены требования к документам или документы отсутствуют, расходы нельзя признать при определении налоговой базы по УСН (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нельзя признать командировочные расходы при УСН, если отсутствуют первичные или платежные документы, подтверждающие эти расходы.

Что касается кассовых чеков, то в письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 чиновники Минфина допускали признание расходов и в том случае, если чек оформлен с нарушениями, которые не мешают идентифицировать продавца и покупателя, товар, его количество, цену и т. д. Так, если в чеке отсутствует QR-код, расход можно признать, опираясь на вышеназванное письмо. Однако при проверке такой чек может вызвать споры с инспекторами.

Позднее Минфин выпустил ряд писем: от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500, от 27.09.2019 № 03-03-06/1/74455. В них ведомство прямо указало на невозможность признания расходов, если в чеке или БСО есть ошибки или отсутствуют обязательные реквизиты.

Нельзя учитывать расходы при УСН, если чеки, БСО и первичные документы оформлены без обязательных реквизитов или содержат ошибки.

А как быть с подотчетными средствами, можно ли утверждать авансовый отчет, если чеки оформлены с изъянами? Этот вопрос отдан на усмотрение руководителя компании. Он вправе утвердить авансовый отчет, чтобы признать целевое расходование подотчетных средств, но не вправе отражать спорный чек в расходах по УСН.

Нужно ли удерживать НДФЛ и платить страховые взносы, если работник не отчитался за командировку? Например, представил неправильно оформленные документы или не представил их вообще. В зависимости от обстоятельств возможны два варианта.

Вариант № 1: сотрудник принес неправильно оформленные чеки или неполный пакет документов. Руководитель вправе утвердить авансовый отчет, если в документах указано наименование товаров, работ или услуг, их количество, цена и т. д.

В данном случае работник произвел расходы в интересах организации, и подотчетные средства не признаются доходом физлица. Следовательно, НДФЛ удерживать не нужно — такие выводы содержат письма Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219.

Поскольку подотчетные средства не признаются выплатой в пользу работника, начислять страховые взносы не требуется (ст. 420, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, п. 1 ст. 20.1, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Вариант № 2: сотрудник не представил никаких документов. В этом случае подотчетные суммы признаются доходом работника, с которого удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы (ст. 209, 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письмо ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263). Подотчетные средства можно учесть в составе расходов по УСН. Но не в качестве затрат на командировку, а в составе расходов на оплату труда.

Чем подтвердить расходы на аренду квартиры для работников в командировке

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

• распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
• заказать звонок оператора и т.п.,
• посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
• родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
• сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
• заполнить авансовый отчет (инструкция);
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее