Налог на прибыль: учет представительских расходов работника, направленного в командировку
Вопрос:
Работник, направленный в командировку, в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества проводит встречи в ресторане. По возвращении из командировки работник предъявил к оплате документы, подтверждающие факт оказания услуг рестораном. Вправе ли в связи с вышеуказанной ситуацией организация учесть в расходах для целей налогообложения прибыли организаций расходы на оплату услуг ресторана?
Ответ:
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 НК РФ.
Пунктом 2 статьи 264 НК РФ определено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Для учета представительских расходов не имеет значения, что представительское мероприятие проводится по месту нахождения клиента, следовательно, представительские расходы могут быть произведены в командировке.
При этом особенности документального оформления (подтверждения) представительских расходов статьей 264 НК РФ не установлены, в связи с чем к учету представительских расходов применяются общие требования статьи 252 НК РФ о наличии первичных документов о расходах на приобретение соответствующих товаров, работ, услуг. В свою очередь, требования к первичным документам определены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Документами, подтверждающими расходы, с учетом формы проведения представительских мероприятий могут являться, в частности, счета на оплату, товарные чеки, кассовые чеки, накладные, договоры об оказании услуг, акты сдачи-приемки оказанных услуг.
Из писем Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 и ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 следует, что дополнением к первичным документам является отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.
В нем отражаются цель представительских мероприятий, дата, место проведения, состав участников, программа мероприятий, результат переговоров (необязательно положительный), величина расходов на представительские цели. Подобной информации должно быть достаточно для обоснования связи произведенных расходов с проведенным представительским мероприятием. Документы, подтверждающие представительские расходы, произведенные работником в командировке, прикладываются к авансовому отчету.
При этом составление плана представительского мероприятия, сметы расходов, издание приказа о проведении представительского мероприятия для целей учета расходов по налогу на прибыль организаций не являются обязательными.
Афиногенова Г.Н.,
главный специалист-эксперт
ФНС России
Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник бухгалтера» в рамках стандарта обслуживания.
Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.
Все о представительских расходах в командировке
- 1 Что включается
- 2 Порядок оформления
- 3 Налоги
На практике случается, что сотрудник несет представительские расходы в командировке. Действительно, потребность в деловой встрече может возникнуть не только по месту нахождения организации. Работник компании, направленный в деловую поездку, может проводить переговоры, налаживать или поддерживать контакты с представителями других организаций. Пример, как оформить представительские расходы в командировке, приведем в статье.
Что включается
В состав представительских расходов командированного работника включаются те же расходы, что и в прочих случаях:
- расходы на организацию официального приема или обслуживания представителей деловых партнеров, а также должностных лиц компании;
- затраты на доставку контрагентов и сотрудников компании к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- расходы на переводчиков.
Отметим, что к представительским расходам в командировке 2019 не относятся затраты на развлечение, отдых, а также профилактику и лечение заболеваний (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Порядок оформления
Любые расходы, осуществленные компанией через своих работников, оформляются путем составления авансовых отчетов. На практике этот документ может быть составлен в произвольной форме по образцу принятому в компании или по типовой форме № АО-1.
Если документ разработан самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты. Авансовый отчет должен быть утвержден приказом руководителя компании (п. 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Как оформить представительские расходы в командировке? Подготовить авансовый отчет и приложить к нему все необходимые документы, подтверждающие назначение расходов и их размер. Такими оправдательными документами могут выступить:
- кассовые чеки и счета-фактуры из ресторанов, баров и кафе;
- проездные билеты;
- накладные, кассовые чеки и счета-фактуры при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания;
- акты выполненных работ по услугам переводчиков.
Отчитаться о произведенных тратах сотрудник должен в течение 3 дней с окончания срока, на который выданы деньги.
Какие проводки по представительским расходам в командировке должен сделать бухгалтер? Все просто (п. 5, 7 ПБУ 10/99 , утв. приказом Минфина от 06.05.99 № 33н):
Дт 26 (44) Кт 71 – отражены представительские расходы;
Дт 19 Кт 71 – учтен «входной» НДС по расходам, оплаченным через работника компании.
Налоги
При возмещении сотруднику представительских расходов на сумму компенсации не нужно начислять:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Сами представительские расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сделать это можно с учетом норматива – 4% от расходов на оплату труда работников предприятия за тот отчетный (налоговый) период, когда данные расходы были произведены. Расходы, не вошедшие в лимит, при расчете налога учесть не получится (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Представительские расходы
Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.
Состав представительских расходов
Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):
переговоров с представителями других компаний и клиентами — физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;
заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.
К таким расходам относятся, в частности, затраты:
на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;
по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
на буфетное обслуживание во время мероприятия;
на услуги переводчиков во время мероприятия.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Документальное оформление представительских расходов
Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.
В таком отчете должны быть указаны:
время и место проведения мероприятия;
состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
величина расходов на организацию мероприятия.
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.
Помимо отчета лучше иметь еще два документа:
приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.
Представительские расходы и налог на прибыль
Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Нормирование представительских расходов
Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.
Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.
Бухгалтерский учет представительских расходов
В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.
Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» — Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).
Пример. Расчет суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли
На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.
Расходы организации на оплату труда составили:
за I квартал — 500 000 руб.;
за II квартал — 600 000 руб.
Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:
в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);
в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.) x 4%).
Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:
- в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;
Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.
Оформляем представительские расходы
Что такое представительские расходы?
Несмотря на то что представительские расходы основательно вошли в жизнь многих предприятий, законодатели до сих пор не сподобились хоть как-то регламентировать состав таких затрат. Единственный нормативный документ, который дает ответ на вопрос, что такое представительские расходы и какие затраты можно к ним отнести, — Нормы № 1026*. Однако он обязателен к применению только для бюджетных организаций. Для всех остальных Нормы — всего лишь ориентир, документ, который можно взять за основу при разработке собственного внутреннего Положения о представительских расходах. О том, что обычные предприятия могут (но не обязаны) руководствоваться «бюджетными» Нормами № 1026, налоговики говорили еще в письме № 5743**.
* Нормы средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденные приказом Минфина от 14.09.2010 г. № 1026.
Итак, представительские расходы — это расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, которые прибыли по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установки и поддержания взаимовыгодного сотрудничества (п. 2 Норм № 1026).
Как видите, представительскими называют расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций. Отсюда у кого-то может сложиться впечатление, что расходы на ведение переговоров с представителями украинских предприятий, а также расходы понесенные не «дома», а, например, в командировке, представительскими считать уже нельзя. На самом деле это не так. Повторим: узкая трактовка таких расходов из Норм № 1026 обязательна только для бюджетников. Нам же абсолютно не важно, прибыли ваши партнеры с другого континента или их офис расположен на соседней улице. Кстати, в свое время представительский характер затрат на прием украинских делегаций отмечали и налоговики в письме № 14054***.
*** Письмо Миндоходов от 25.10.2013 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.
Кроме того, на наш взгляд,
для небюджетников нет никаких ограничений и в отношении представительских расходов, понесенных работником предприятия в командировке
Ведь проведение переговоров представителями предприятия за его пределами или не по местонахождению, а также организация встреч в служебной командировке не изменяют целей понесенных расходов.
Ну и, наконец, не имеет значения и время проведения представительских мероприятий: их можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни.
Что именно Нормы № 1026 относят к представительским расходам, см. в таблице.
Состав представительских расходов
Представительские расходы
1. Расходы на проведение официального приема
В эту группу расходов попадают затраты на угощение гостей (завтрак, обед, ужин) и на аренду помещения для проведения официального приема. При этом место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан, кафе, а также очень модные сейчас коворкинг-центры (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 33, с. 22) и антикафе.
Обратите внимание! Ни НКУ, ни Нормы № 1026 не содержат никаких ограничений относительно расходов на оплату алкогольных напитков в заведениях ресторанного хозяйства. Поэтому если ваш деловой ужин (официальный прием) проходит в ресторане, то стоимость алкоголя также можно отнести в состав представительских расходов.
Совсем другое дело, если вы хотите угоститься вместе с гостями алкоголем за счет средств предприятия, но без участия предприятий общественного питания. Это может обернуться для вас штрафом за безлицензионную розничную торговлю алкогольными напитками в размере 200 % стоимости полученной партии алкогольных напитков, но не менее 17000 грн. (абзац пятый ч. 2 ст. 17 «алкотабачного» Закона Украины от 19.12.95 г. № 481/95-BP). Раньше налоговики предупреждали об этом в консультации из категории 115.03 БЗ. Сегодня там размещена консультация с противоположным выводом. В ней говорится, что при проведении корпоративных мероприятий, когда алкоголь приобретают для сотрудников и/или партнеров, речь идет о собственном потреблении алкогольной продукции, а не о реализации. Лицензия в таком случае не нужна. Но, на наш взгляд, рисковать без особой надобности не стоит. Ведь консультация в БЗ не спасает от штрафа, если контролеры на местах рассудят иначе. Кроме того, не исключено, что налоговики опять передумают. Поэтому, если уж захотите угоститься алкоголем во время приема партнеров на предприятии, предварительно получите «разрешающую» индивидуальную налоговую консультацию
2. Расходы на транспортное обеспечение представительских мероприятий
Сюда относят расходы на транспортное обслуживание прибывающих представителей других предприятий или официальных делегаций (например, аренда и эксплуатация автотранспорта, оплата автобусных, железнодорожных и авиабилетов). А вот транспортные расходы работников предприятия, участвующих в приеме делегаций, в состав представительских расходов не включают
3. Расходы на мероприятия культурной программы
Группа расходов на организацию зрелищных мероприятий (стоимость билетов на концерты, спектакли, посещения музеев, выставок и т. п.), художественное оформление помещения
4. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров
В эту группу попадают расходы на:
— приобретение чая, кофе, минеральной воды и других прохладительных напитков, бутербродов, печенья, конфет, кондитерских изделий (если предприятие обеспечивает буфетное обслуживание самостоятельно);
— оплату стоимости услуг кафе, ресторана или кейтеринговой компании*.
Единственное — помните наши рекомендации относительно учета расходов на спиртные напитки: угощая своих партнеров чем-то «покрепче» минеральной воды, воспользуйтесь услугами заведений ресторанного хозяйства или по крайней мере заручитесь индивидуальной налоговой консультацией
* Предприятие, оказывающее услуги по приготовлению, доставке пищи, а также обслуживанию, сервировке, оформлению стола, разливу и подаче напитков гостям и т. п.
5. Расходы на оплату услуг переводчика, который не находится в штате предприятия
Сюда входят расходы на оплату любых специалистов, которых нет в штате предприятия, но их услуги необходимы при проведении переговоров и других представительских мероприятий (например, переводчиков, стенографистов, работников, осуществляющих буфетное обслуживание, и т. д.)
6. Расходы на оплату номеров в гостиницах, в том числе бронирование
Учтите! Нормы № 1026 ограничивают размер допустимых расходов на бронирование номеров у бюджетников 50 % от стоимости проживания за сутки. Что касается обычных предприятий, то их это ограничение не касается, а значит, затраты на бронирование в составе представительских расходов можно учитывать в полной сумме
7. Расходы на цветы, сувениры и подарки представителям делегаций
Сюда можно включить, например, стоимость ручек, блокнотов, ежедневников и т. д., с нанесенными на них логотипом или названием предприятия, которые дарят представителям делегаций.
Заметим, что эта группа расходов не упомянута в Нормах № 1026. Но, на наш взгляд, «подарочные» затраты также можно отнести к представительским. Причина проста: предприятие проводит представительские мероприятия и «одаривает» гостей с одной и той же целью — сформировать или поддержать у партнера положительное мнение о принимающей стороне и в конечном счете укрепить деловые отношения с контрагентом
Как оформить представительские расходы?
Представительские расходы требуют очень тщательного документального оформления. Дело в том, что налоговики нередко косо смотрят в сторону таких, казалось бы, «лишних» с точки зрения хоздеятельности предприятия затрат. Благосклонно они относятся только к тем затратам на проведение представительских мероприятий, при оформлении которых четко указана именно рекламная цель их проведения. А значит, ваша главная задача при оформлении первички — не просто подтвердить факт осуществления расходов, но и обосновать их связь с деятельностью предприятия.
Итак, какие документы вам придется оформить и как их составить, учитывая повышенный интерес контролеров к таким затратам?
Прежде всего не лишним будет составить Положение о представительских расходах. В нем желательно систематизировать информацию о порядке проведения и финансирования представительских мероприятий: описать цели их проведения на предприятии, перечислить виды расходов, которые могут быть отнесены в состав представительских, и лиц, ответственных за подготовку и проведение таких мероприятий, регламентировать документооборот при осуществлении представительских расходов и т. д.
Положение утверждают приказом руководителя предприятия
Кроме того, до и во время проведения каждого официального приема придется оформлять еще целый ворох подтверждающих документов. Каких — налоговики рассказывали в письмах № 14054 и № 5743. Перечислим их:
1) официальные приглашения отечественных (иностранных) представителей (делегаций) и их ответы на приглашения. Оформляют такие приглашения в произвольной форме;
2) приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе определяют круг лиц, которые примут участие в организации и проведении переговоров (презентации) со стороны предприятия. Кроме того, в нем указывают:
— дату и место проведения мероприятия;
— цель мероприятия, подтверждающую его рекламный характер;
— количество приглашенных лиц;
— сроки выполнения работ по организации мероприятия;
— плановый бюджет мероприятия;
— перечень ТМЦ, которые предполагается бесплатно раздать в качестве подарков гостям, и демонстрационных материалов при проведении презентации продукции;
3) программа проведения мероприятия. Ее утверждает руководитель и в ней оговаривают:
— место и дату проведения мероприятия;
— календарный план мероприятий с указанием времени их проведения (переговоры, выступления, демонстрация образцов продукции, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т. п.);
— список приглашенных лиц;
— список представителей принимающей стороны;
4) смета расходов на проведение мероприятия. Здесь перечисляют затраты на все мероприятия, предусмотренные программой, а также все сопутствующие расходы (на транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчика, стоимость цветов и памятных сувениров и т. п.). Смету утверждает руководитель предприятия;
5) отчет о проведенном мероприятии. Его оформляют после завершения мероприятия ответственные за него работники. В нем описывают результаты, достигнутые в ходе переговоров (например, потенциальные покупатели/заказчики/поставщики ознакомлены с деятельностью предприятия, подписаны договоры о поставке (продаже) продукции/товаров/услуг и т. п.);
6) отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Отчет оформляют по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (ср. 083007400). К нему прилагают все первичные документы, подтверждающие факт расходования наличных средств (средств с КПК) и их целевое использование (накладные, кассовые чеки, квитанции, закупочные акты, счета и т. п.);
7) другие первичные документы, подтверждающие связь затрат с хоздеятельностью предприятия. Такими документами являются: договоры, накладные, акты выполненных работ (предоставленных услуг), платежные поручения, квитанции, чеки, билеты, счета и др.
Как видите, первичных документов от вас потребуется оформить немало.
Вся первичка должна соответствовать критериям первичного документа и содержать обязательные реквизиты
Ну и в завершение еще один интересный момент. Конечно же, хорошо, если ваше представительское мероприятие получит какое-нибудь «материальное» подтверждение в виде заключенного договора (контракта) со своим поставщиком (покупателем). Но если договориться не удалось, не беда — представительские расходы не «пропадут» и в этом случае. Если с договором не «срослось», завершить представительское мероприятие можно подписанием меморандума о дальнейшем сотрудничестве, протокола о намерениях или других подобных документов.
Командировки и налог на прибыль. Что можно учесть?
Командировочные расходы включают в себя обширный список возможных трат, при учете которых у каждого бухгалтера могут возникнуть вопросы. Анжелика Максимова, старший бухгалтер по учету затрат Acsour, рассказала журналу «Расчет» об учете командировочных расходов при расчете налога на прибыль.
Расходы на командировки для налога на прибыль согласно пункту 12 статьи 264 Налогового кодекса относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Закон допускает включать в состав командировочных расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, траты на проживание, суточные или полевое довольствие, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома компании и имеющие экономическую обоснованность.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 2-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Порядок оплаты, а также размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются локальными актами организации или коллективным договором.
Отметим также, что, если сотрудник потерял оригиналы проездных документов, в том числе, например, посадочный талон, подтвердить расходы на проезд можно и иными документами, такими как: дубликат билета; его копия, оставшаяся у транспортной организации; справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физлицо, маршрут, стоимость билета и дату поездки.
Расходы на оплату суточных
При расчете налога на прибыль всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, можно включить в расходы без ограничений. Однако следует помнить, что существует нормирование суточных для расчета налога на доходы физических лиц (п. 1 ст. 217 НК РФ): не более 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ и не более 2500 рублей за каждый день командировки за пределами нашей страны.
Суточные сотрудникам выплачивают за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и возвращения).
Наиболее сложным моментом при учете является расчет суточных при направлении сотрудника за границу. Деньги при загранкомандировках можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Суточные за день выезда из России выплачиваются по нормам для загранкомандировок, а за день въезда в РФ – по нормам для России. В случае однодневной командировки за границу суточные нужно рассчитать в размере 50% от нормы для загранкомандировок.
Интересно, что в случае, если работник был направлен в загранкомандировку, однако в момент прохождения государственной границы его не выпустили, например, из-за ограничений, наложенных приставами, то ранее выплаченные суточные нельзя не только учесть в составе налоговых расходов, но и удержать с сотрудника.
Деньги, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию, поскольку они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер.
Траты на проезд
В состав расходов на проезд входят следующие траты: стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.), стоимость услуг по оформлению проездных билетов, расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах, а также стоимость проезда до места (вокзала, пристани, аэропорта) отправления в командировку (или возвращения), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.
Также компания вправе прописать в положении о командировках, какой класс комфортабельности при направлении в командировку положен тем или иным сотрудникам. В таком случае организация будет вправе учесть в расходах в том числе и билеты по тарифу «бизнес-класс», об этом, например, сообщал ранее Минфин России в письме от 21 апреля 2006 года № 03-03-04/2/114.
Если сотрудник едет в командировку железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности, в стоимость билета могут быть включены дополнительные сервисные услуги, по мнению Минфина России, стоимость таких услуг также может быть учтена организацией при расчета налога на прибыль, свое мнение финансисты выразили в письме от 19 июня 2017 года № 03-03-06/1/37945. Обратите внимание: стоимость сервисных услуг не включается в доход работника, облагаемый НДФЛ. При этом, если в билете цена питания выделяется отдельной строчкой, для налогообложения прибыли эти затраты не учитываются.
Кроме того, организации могут включить в состав расходов, уменьшающих прибыль, затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности, оборудованного дополнительными средствами связи, об этом также ранее сообщил Минфин России, в частности в письме от 7 июня 2007 года № 03-03-06/1/365.
К месту отправления
Как мы упомянули выше, организация вправе учесть расходы на проезд к вокзалу, аэропорту, дому сотрудника, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания, при этом вид транспорта, который может быть использован, не оговорен в Налоговом кодексе, таким образом, это может быть в том числе и проезд на такси. И если с проездом, например, в аэропорт все более-менее понятно, то может ли организация включить какие-то другие поездки на такси (в ночное время, до офиса партнеров и т. п.) в состав командировочных расходов?
Мнение Минфина России – расходы на проезд в такси могут быть учтены в составе налоговых расходов при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (письмо от 25 марта 2020 г. № 03-03-07/23568), то есть если вы можете обосновать их, например, графиком работы, при котором сложно воспользоваться общественным транспортом, или удаленностью рабочего места или места временного проживания от остановок общественного транспорта, то расходы на такси могут быть учтены в налоговых расходах.
Траты на общественный транспорт
Кроме этого работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или другом ЛНА. При таком варианте траты на проезд транспортом общего пользования в черте города в период нахождения работника в служебной командировке, по мнению Минфина России, выраженному в письме от 21 июля 2011 года № 03-03-06/4/80, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.
Траты на аренду автомобиля
Аренда автомобиля в командировке в последнее время становится все более популярным способом передвижения. И здесь подход к учету расходов аналогичен вышеуказанным: если подобная возможность прописана в локальных нормативных актах организации, траты на аренду машины документально подтверждены и экономически обоснованы.
Документальное подтверждение проезда
Командировочные расходы учитываются для налогообложения прибыли в сумме фактически произведенных затрат, подтвержденных первичными документами. Рассмотрим подробнее, какими именно документами можно подтвердить те или иные траты на проезд.
маршрутная квитанция, контрольный купон электронного проездного билета, авиа- или железнодорожный билет;
посадочный талон с отметкой о досмотре для авиабилетов;
кассовый чек (в том числе электронный) о покупке
информация о маршруте;
заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа (при наличии)
билет, в котором указаны обязательные реквизиты, приведенные в приложении № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа
договор аренды транспортного средства;
кассовый чек, подтверждающий оплату;
документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в период нахождения в командировке
Траты на проживание
Порядок оплаты и нормы расходов на проживание, аналогично другим командировочным расходам, организация устанавливает в своем ЛНА. Так же, как и остальные расходы компании, для того чтобы можно было их учесть при расчета налогов расходы на проживание, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Стоимость дополнительных услуг, оказываемых гостиницами, включается в состав трат и может быть учтена в качестве командировочных расходов. Исключением являются такие расходы, как траты на обслуживание работника в барах и ресторанах, расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами, стоимость обслуживания в номере.
Траты на бронирование и курортный сбор
Оплата услуг по бронированию может быть расценена как дополнительная услуга, оказываемая гостиницей, поэтому ее можно включить в состав командировочных и налоговых расходов. Кстати, сумма оплаченного курортного сбора в командировке также уменьшает налогооблагаемую прибыль.
Документальное подтверждение проживания
Поскольку сотрудники могут проживать во время командировки не только в гостинице, но и, например, арендовать квартиру, вопрос о правильном документальном оформлении очень актуален. Расскажем, какие документы нужно собрать.
Проживание в гостинице
счет или акт гостиницы
Аренда квартиры у физического лица
документы об оплате, например, расписка о получении денег.
Следует обратить внимание, что при аренде квартиры у физического лица документы, подтверждающие право собственности арендодателя на сдаваемую квартиру, для обоснования затрат на проживание не нужны
Бронирование гостиницы через booking.com и другие подобные ресурсы
документ, подтверждающий использование карты сотрудника – выписка по счету;
документ, свидетельствующий об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег
Прочие траты
В состав прочих командировочных расходов могут быть включены расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов. К тратам на визы относятся и госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, предоставляющих услуги по оформлению документов. Следует обратить внимание, что расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе налоговых расходов только в том случае, если служебная поездка состоялась, об этом сообщил Минфин России в письме от 6 мая 2006 года № 03-03-04/2/134.
Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, транзита также можно учесть при расчета налогов. Как и услуги связи – почты, телеграфа, телефона, Интернета, – расходы на провоз и хранение багажа, траты на проведение встреч с партнерами, представительские расходы, приобретение медицинской страховки во время пребывания сотрудника в загранкомандировке (при условии, что она является обязательным условием выдачи въездной визы).
Не следует забывать, что и остальные командировочные траты, вышеуказанные дополнительные затраты также должны быть предусмотрены ЛНА компании и документально подтверждены.
В заключение к вышесказанному добавим, что, по мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (письмо УФНС по г. Москве от 11 августа 2009 г. № 16-15/082607.2).
Таким образом, даже если после служебной поездки сотрудник не добился каких-то явных положительных результатов, при должном оформлении расходы на служебную поездку организация может учесть при расчете налога на прибыль.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
