Срок хранения кассовых документов в 2020 году
- 1 Какие документы относятся к кассовым
- 2 Сколько хранить кассовые документы в 2020 году
- 3 Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2020 году
- 4 Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов
- 5 Как уничтожить просроченные документы
- 6 Подводим итоги
Сроки хранения кассовых документов и ответственность за их нарушение закреплены в нормативных документах. Несоблюдение этих требований — основание для штрафов и доначисления налогов.
Какие документы относятся к кассовым
Кассовые операции оформляют кассовыми документами, среди которых в 2020 году обязательны к применению:
- приходный кассовый ордер (КО-1),
- расходный кассовый ордер (КО-2),
- кассовая книга (КО-4),
- расчетно-платежная ведомость (Т-49),
- платежная ведомость (Т-53).
Эти документы можно вести и на бумаге, и на электронных носителях.
Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.
Сколько хранить кассовые документы в 2020 году
Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, и зависят от типа документа. Информация о сроках хранения представлена в таблице:
Название документа
Основание
Пример
Кассовая книга сшита, скреплена печатью и подписью руководителя 31 декабря 2019 года. Срок хранения книги начинается с 1 января 2020 года и заканчивается 31 декабря 2025 года.
Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2020 году
С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).
В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.
Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.
Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:
- попросить продавца отправить чек в электронном виде (для этого нужно назвать электронный адрес, номер телефона, считать QR-код);
- сразу снять копию с чека и подшить ее к оригиналу.
Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов
Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.
Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.
Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:
- штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
- штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.
Как уничтожить просроченные документы
Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.
Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.
Избавиться от документов можно двумя способами:
- своими силами (если объем бумаг небольшой);
- с помощью нанятой организации.
Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.
Сроки хранения документов по учету и налогам
Ответы на вопросы о сроках хранения документов нужно искать в нескольких документах сразу: в законе о бухгалтерском учете, законе об архивном деле, в Налоговом кодексе и в Приказе Росархива.
Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.
Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.
Сроки хранения первичных документов законом по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.
Сроки хранения учетных документов по НДС установлены cогласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23, подпункту 5 пункта 3 стать 24 НК РФ, документы, которые легли в основу расчета налоговой базы и уплаты налогов, нужно хранить 5 лет. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137 и есть в приказ Росархива № 236.
Чтобы вы не тратили время на поиск нужного ответа, мы собрали все сроки хранения в единую таблицу.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Первичные учетные документы | 5 лет Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Кассовые документы и книги | ||
| Банковские документы | ||
| Корешки чековых книжек | ||
| Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств | ||
| Авансовые отчеты | ||
| Переписка с банком | ||
| Кассовый чек и бланк строгой отчетности | 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе | П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ |
| Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями | 5 лет | Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ |
| Документы учетной политики | 5 лет | П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним | Годовая — постоянно Промежуточная — 5 лет | П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| РАСЧЕТ И УПЛАТА НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ | ||
| Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ | 5 лет | П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 П.8 ст. 23 НК РФ |
| Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы | 5 лет | П.8 ст. 23 НК РФ Ст. 29 закона № 402-ФЗ |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | Весь период, по которому уменьшен налог | |
| Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. | 5 лет | |
| Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки | 10 лет | |
| Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. | 5 лет | |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): | ||
| если делопроизводство закончено до конца 2002 года | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 5 лет (50 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | |
| Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Счета-фактуры | 5 лет | П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним | 4 года с момента последней записи | Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
| ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ | ||
| Положения об оплате труда и премировании работников | 5 лет | П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Лицевые счета работников: для документов, по которым: | ||
| Делопроизводство закончено до конца 2002 года | 75 лет | П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 50 лет | |
| Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет. | П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Исполнительные листы | 5 лет | П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет | П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи | 5 лет | П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 5 лет | П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 5 лет | П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных | Постоянно | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год | П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Положения или инструкции по обработке персональных данных | Постоянно | П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва | П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| График отпусков Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о направлении в командировку | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков | 5 лет | П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей | 5 лет | П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров | 3 года | П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет | П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу. | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении | П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним | П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Личные дела и личные карточки работников | П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Приказы об изменении анкетно-биографических данных | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки | 50 (75) лет | П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА | ||
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| УСН | ||
| Книги учета доходов и расходов на УСН | 5 лет | П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов | 10 лет | П. 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | ||
| План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету | ||
| по месту утверждения | 5 лет | П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| по месту разработки | постоянно | |
| Отчеты о выполнении планов ФХД | ||
| годовые | постоянно | П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | |
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ | ||
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества | По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет | П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу | П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор мены недвижимости; движимого имущества | До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств | П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу | 15 лет; 10 лет | П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.
Как правильно хранить кассовую книгу
Учет кассовых операций неизменно привлекает общее повышенное внимание, начиная от сотрудников предприятия, завершая проверяющими органами. И не удивительно, ведь там, где финансы чаще всего встречаются злоупотребления полномочиями. Кассовая документация предприятия или индивидуального предпринимателя должна оформляться в соответствии с установками законодательства. Формирование документов происходит вследствие передвижения финансовых средств. Корректное заполнение форм, а также правильное обеспечение их хранения – действительно серьезная цель бухгалтерского учета организации. В статье будет рассмотрено, как хранить кассовую книгу и другие кассовые документы.
Формы учета
Документы для учета кассовых операций обладают своими периодами хранения, которые отличны от периода сохранности иных форм документации.
Проведение кассовых операций сопровождается оформлением таких документов:
- Приходно-кассовый ордер (ПКО). Этот документ следует создавать в момент поступления финансовых средств в кассу организации. Разрешается формировать ПКО один раз в течение трудового дня, но в такой ситуации необходимо соблюдение условия. В таком случае приход финансовых средств должен сопровождаться кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (БСО);
- Расходно-кассовый ордер (РКО). Его требуется создавать при финансовых выбытиях из кассы. Необходимо после проверки лица, получающего средства (по документу, удостоверяющему личность) выдать наличность и оформить РКО. Утверждает этот документ главный бухгалтер. Руководитель предприятия может подписать РКО, если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием;
- Кассовая книга. В этом регистре происходит отражение всех перемещений денежных средств. Каждый день, по окончании смены кассир отчитывается в кассовой книге, производит вывод финансовых средств и осуществляет перерасчет. Заполнение книги не требуется, когда в течение дня не было никаких движений в кассе;
- Книга учета. Ее наличие требуется, когда в штате организации предусмотрено более одного кассира. В этом регистре происходит фиксация перемещений финансовых средств между старшим и младшим работником кассы. Сведения требуется вносить в процессе смены и подтверждать подписями обоих кассиров;
- Платежные и расчетно-платежные ведомости формируются при перечислении финансов (оплата труда, стипендия и прочее) подчиненным лицам.
Кассовый учет может производиться двумя методами:
- В бумажном формате;
- В электронном виде.
Где хранить
Хранение документации должно производиться в соответствии с регламентами. В полномочиях руководителя предприятия создание места для хранения и условий сохранности на протяжении полного срока хранения кассовых документов, определенного законодательством.
Данные о сроках хранения кассовых документов в организации, а также регистров кассовой документации прописана в ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». В случае окончания определенных периодов сохранности и при отсутствии споров и судебных тяжб, разрешено уничтожение бумаг.
В качестве места хранения документации может выступать архив предприятия либо специализированные фирмы, которые при сотрудничестве, призваны обеспечивать услуги по хранению. Сохранение кассовой документации требуется производить в соответствии с установленными нормами:
- Ежедневно, не позже начала следующей смены, требуется производить сшивание по разрезу;
- Внутреннее сшивание кассовой документации производится согласно возрастанию нумерации счетов бухучета. Сначала вносят счета по Дт, после по Кт;
- Листы, подлежащие сшиванию, обязательно нумеровать;
- Прибытие кассовых документов на сохранение в подраздел архивации производится по описи, в которой прописывается количество и названия сшивов. В этот момент может прописываться соответствующая статья, которая определена предприятием.
Период сохранности
По ст.23 НК РФ бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить 4 года. Аналогичный период устанавливается к расходной и приходной документации. Закон№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает, что срок хранения кассовой книги составляет пять лет, начиная со следующего отчетного года. Кроме того, законодательство обязывает руководителя предприятия обеспечивать сохранность бумаг.
Законом №125-ФЗ разрешается сохранение отчетности в архивах, которые самостоятельно организованы вне пределов предприятия.
Согласно приказа №588 от МК РФ, сохранность отчетности кассира должна производиться в течение 5 лет. Итак, учитывая, что максимальный период сохранности составляет 5 лет, то в течение этого срока документация подлежит хранению. Бумаги, отражающие перевод оплату труда различного типа, согласно приказу №588, должны сохраняться 75 лет, с начала следующего отчетного года.
Период действует, если не предусмотрено лицевых счетов.
Когда подобные документы задействованы в судебных разбирательствах, то период сохранности необходимо продлиться до завершения судебного дела.
Сколько хранить кассовые документы
Срок хранения кассовых документов — 5 лет с момента окончания отчетного периода.
Что относят к кассовым документам
Нормативным актом, регулирующим операции по кассе юридическим лицами и индивидуальными предпринимателями, является указ Банка России №5587-У от 5 октября 2020 г.
Операции с наличными денежными средствами осуществляются следующими документами:
- ПКО. Оформляется при поступлении наличных в кассу организации. В случае выдачи кассового чека или бланка строгой отчетности при приеме денежных средств допустимо создание общего бланка за день.
- РКО. Создается при выдаче денежных средств, оформляется кассиром и заверяется подписью главного бухгалтера предприятия.
- Кассовая книга — реестр всех ПКО и РКО за день. Если в течение дня не было движения денежных средств, книга не формируется.
- Книга учета. Отражает передачу наличных от старшего кассира младшему.
- Платежная (Т-53) и расчетно-платежная ведомость (Т-49). Используются при выдаче заработной платы сотрудникам.
Ответственный за ведение кассовой дисциплины в организации назначается приказом. Обязанности возлагаются на кассира и главного бухгалтера.
Установленный срок хранения
Необходимый срок хранения кассовых документов в организации установлен в законе о бухгалтерском учете 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Согласно нормативному акту, он составляет не менее пяти лет с момента завершения отчетного периода. Этот же срок указан в приказе Росархива №236 от 20 декабря 2019 г. (статья 277).
Исключение составляют ведомости, по которым осуществляются расчеты с сотрудниками. По перечню Росархива время сохранности расчетно-платежных и платежных ведомостей составляет 6 лет. Причем этот период увеличивается до 75 лет, если в организации отсутствуют лицевые счета работников. Лицевой счет сотрудника заполняется по форме Т-54 и содержит всю информацию о расчетах с работником, а также об удержаниях из полученных им выплат.
Если хранимые документы используются в судебном делопроизводстве, они хранятся до окончания процесса.
В случае прекращения деятельности ИП или ликвидации ЮЛ срок хранения кассовой книги и кассовых документов не изменяется. Документация остается в архиве до истечения указанного периода.
Как рассчитать срок хранения
Отсчитывать период, в течение которого необходимо хранить документ, необходимо с начала календарного года, следующего за годом его создания. Например, ПКО создан 21 октября 2020 г., в этом случае хранить его следует с 1 января 2021 г. по 1 января 2026 г.
Это указание распространяется как на бумажные, так и на электронные формы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, сколько хранить документы в организации в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.
Место, где хранится документация
Компания обязана обеспечить условия сохранности документации в соответствии с законом о бухгалтерском учете своими силами или с привлечением сторонней организации — архива. Бумаги передаются в архив по описи и хранятся там весь установленный период.
Ответственность за нарушение порядка хранения
Ответственным за организацию хранения кассовых документов является руководитель организации. За ненадлежащее исполнение предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Размер взыскания составляет от 5000 до 10000 рублей. За повторное нарушение — до 20 000 рублей.
Также предполагается налоговая ответственность. Отсутствие первичных документов, необходимых для исчисления налога, является грубым нарушением законодательства и предусматривает штраф в размере от 10000 до 30 000 рублей.
Срок хранения кассовых документов в организации
hranenie_kassovyh_dokumentov.jpg
Похожие публикации
Каждая кассовая операция в организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Кассовые документы: что к ним относится
Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:
Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,
Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.
Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:
Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),
Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),
Платежная (расчетно-платежная) ведомость — предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,
Какими законодательными актами регулируются сроки хранения
Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.
К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:
Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).
Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).
Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.
Сколько лет хранится кассовая документация
5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.
Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.
Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.
Что делать, если компания была ликвидирована
При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Хранение кассовой документации в организации
Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.
Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.
Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.
Что грозит за утрату документов
За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:
Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.
Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).
Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
