Какой срок хранения кассовых документов?

Какой срок хранения кассовой книги?

  • Ведение кассовой книги
  • Сколько хранится кассовая книга?
  • Итоги

Ведение кассовой книги

Кассовая книга предназначена для контроля за движением денежных средств на предприятиях и у ИП. Она представляет собой регистр бухгалтерского учета и имеет утвержденную Госкомстатом форму № КО-4.

Скачать бланк кассовой книги можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Оформление может вестись как на бумажных носителях, так и с применением технических средств. Причем в обоих случаях пользователь обязан обеспечить сохранность документа.

Подробнее о возможных вариантах документирования операций см. в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

При условии применения технических средств кассовые листы распечатываются по итогам рабочего дня с автоматическим использованием нумерации. Оформление документа на бумажном носителе предполагает изначальную нумерацию и прошивку.

Количество итоговых листов заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Ответственность за ведение первичной кассовой документации также лежит на главном бухгалтере или, в случае его отсутствия, на руководителе.

Возможен и полностью электронный способ ведения кассовой книги с подписанием ее электронной подписью.

Подробно с порядком ведения книги вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец».

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Сколько хранится кассовая книга?

Кассовая книга, как и прочие первичные документы и бухгалтерские регистры, подлежит хранению в течение определенного времени. Период установлен федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 (п. 1 ст. 29) и определен сроками хранения в соответствии с государственным архивом, но не менее 5 лет по истечении отчетного периода.

Ненадлежащее хранение, равно как и некорректное ведение кассовой книги, подлежит административной ответственности.

Подробнее о кассовой дисциплине и ответственности за ее несоблюдение см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Хранение кассовой книги необходимо, так как обоснование доходов и расходов в процессе деятельности субъектов предпринимательства должно иметь подтверждение. Отсутствие требуемых документов влечет за собой наступление налоговой и административной ответственности.

Итоги

Хранить кассовую книгу нужно не меньше 5 лет. Это может быть бумажный вариант, распечатка регистра, созданного на ПК, или полностью электронный документ, подписанный электронной подписью. При этом важно, чтобы обеспечивалась сохранность от несанкционированных исправлений.

Раздел 4. Хранение документов

Раздел 4. Хранение документов

Информация об изменениях:

Пункт 4.1 изменен с 29 января 2019 г. — Указание Банка России от 18 декабря 2018 г. N 5019-У

4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 630-П.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2 изменен с 1 января 2021 г. — Указание Банка России от 19 мая 2020 г. N 5460-У

4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение в сроки, установленные внутренними документами кредитной организации, но не реже одного раза в год. До истечения срока передачи на архивное хранение, установленного кредитной организацией во внутренних документах, сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).

Абзац утратил силу с 27 марта 2018 г. — Указание Банка России от 15 февраля 2018 г. N 4722-У

Информация об изменениях:

Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.

Информация об изменениях:

Пункт 4.3 изменен с 1 января 2021 г. — Указание Банка России от 19 мая 2020 г. N 5460-У

4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.

В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Допускается формирование и хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.

Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.

Порядок хранения документов, поступивших в кредитную организацию на бумажном носителе, в случае хранения документов дня в электронном виде устанавливается кредитной организацией.

4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Информация об изменениях:

Пункт 4.6 изменен с 1 января 2022 г. — Указание Банка России от 24 марта 2021 г. N 5753-У

Пункт 4.6 изменен с 27 марта 2018 г. — Указание Банка России от 15 февраля 2018 г. N 4722-У

4.6. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:

На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись «С данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.

Допускается формирование и хранение в электронном виде обложки папки сброшюрованных документов.

4.7. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2-4.6 настоящей части.

4.8. Выемка бухгалтерских документов (далее — выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.

Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.

Срок хранения кассовых документов в организации

hranenie_kassovyh_dokumentov.jpg

Похожие публикации

Каждая кассовая операция в организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кассовые документы: что к ним относится

Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:

Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,

Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.

Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:

Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),

Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),

Платежная (расчетно-платежная) ведомость — предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,

Какими законодательными актами регулируются сроки хранения

Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.

К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:

Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).

Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).

Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.

Сколько лет хранится кассовая документация

5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.

Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.

Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.

Что делать, если компания была ликвидирована

При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Хранение кассовой документации в организации

Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.

Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.

Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.

Что грозит за утрату документов

За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:

Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.

Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).

Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Сколько хранить кассовые документы

Срок хранения кассовых документов — 5 лет с момента окончания отчетного периода.

Что относят к кассовым документам

Нормативным актом, регулирующим операции по кассе юридическим лицами и индивидуальными предпринимателями, является указ Банка России №5587-У от 5 октября 2020 г.

Операции с наличными денежными средствами осуществляются следующими документами:

  1. ПКО. Оформляется при поступлении наличных в кассу организации. В случае выдачи кассового чека или бланка строгой отчетности при приеме денежных средств допустимо создание общего бланка за день.
  2. РКО. Создается при выдаче денежных средств, оформляется кассиром и заверяется подписью главного бухгалтера предприятия.
  3. Кассовая книга — реестр всех ПКО и РКО за день. Если в течение дня не было движения денежных средств, книга не формируется.
  4. Книга учета. Отражает передачу наличных от старшего кассира младшему.
  5. Платежная (Т-53) и расчетно-платежная ведомость (Т-49). Используются при выдаче заработной платы сотрудникам.

Ответственный за ведение кассовой дисциплины в организации назначается приказом. Обязанности возлагаются на кассира и главного бухгалтера.

Установленный срок хранения

Необходимый срок хранения кассовых документов в организации установлен в законе о бухгалтерском учете 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Согласно нормативному акту, он составляет не менее пяти лет с момента завершения отчетного периода. Этот же срок указан в приказе Росархива №236 от 20 декабря 2019 г. (статья 277).

Исключение составляют ведомости, по которым осуществляются расчеты с сотрудниками. По перечню Росархива время сохранности расчетно-платежных и платежных ведомостей составляет 6 лет. Причем этот период увеличивается до 75 лет, если в организации отсутствуют лицевые счета работников. Лицевой счет сотрудника заполняется по форме Т-54 и содержит всю информацию о расчетах с работником, а также об удержаниях из полученных им выплат.

Если хранимые документы используются в судебном делопроизводстве, они хранятся до окончания процесса.

В случае прекращения деятельности ИП или ликвидации ЮЛ срок хранения кассовой книги и кассовых документов не изменяется. Документация остается в архиве до истечения указанного периода.

Как рассчитать срок хранения

Отсчитывать период, в течение которого необходимо хранить документ, необходимо с начала календарного года, следующего за годом его создания. Например, ПКО создан 21 октября 2020 г., в этом случае хранить его следует с 1 января 2021 г. по 1 января 2026 г.

Это указание распространяется как на бумажные, так и на электронные формы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, сколько хранить документы в организации в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Место, где хранится документация

Компания обязана обеспечить условия сохранности документации в соответствии с законом о бухгалтерском учете своими силами или с привлечением сторонней организации — архива. Бумаги передаются в архив по описи и хранятся там весь установленный период.

Ответственность за нарушение порядка хранения

Ответственным за организацию хранения кассовых документов является руководитель организации. За ненадлежащее исполнение предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Размер взыскания составляет от 5000 до 10000 рублей. За повторное нарушение — до 20 000 рублей.

Также предполагается налоговая ответственность. Отсутствие первичных документов, необходимых для исчисления налога, является грубым нарушением законодательства и предусматривает штраф в размере от 10000 до 30 000 рублей.

Кассовая книга: сроки хранения и не только

Сколько хранить кассовую книгу, если проверки не было? В Перечне № 578/5** указано 3 года, но непонятна ссылка на ст. 186 .

О сроках хранения. В п. «г» ст. 352 Перечня № 578/5 срок хранения кассовых книг в общем случае определен как 3 года. Но с учетом примечаний к ст. 186 этого же Перечня.

Их два, и они следующие:

«1 — При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства .

2 — Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, — 5 лет

Первое примечание как раз таки и касается случаев, когда кассовые книги не были затронуты проверкой. То есть универсальная рекомендация — безопаснее хранить их до назначения и окончания проведения проверки.

При этом сами налоговики в категории 109.15 ЗІР указывают, что после окончания календарного года кассовая книга, которая велась на бумажных носителях, хранится на предприятии в течение 36 календарных месяцев. Причем безо всяких оговорок относительно проверок . Важно что сейчас в части проверок налоговики сами в общем случае находятся под 3-годичным ограничением (согласно обновленному п. 102.1 НКУ).

Так что после 3 лет можно и не ждать «у моря погоды».

С каждого года новые кассовые книги не заводили, а продолжали заполнять старые. Чем это чревато и как исправить? Может, купить новые книги и переписать все за каждый год?

О порядке ведения. Вопрос более чем дискуссионный. В категории 109.15 ЗІР налоговики говорят, что нужно заводить новые кассовые книги с начала каждого года. Аргументируют они это тем, что в самой форме*** написано «Касова книга на 20____ р.».

При этом, если в кассовой книге остались незаполненные страницы (пустые), то на таких страницах проставляют прочерки или на первой пустой странице ставят дату окончания книги и заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

В то же время мы не считаем нарушением, если собственноручно продлить срок кассовой книги — дописать еще один год и вести ее дальше.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО