Что такое управление проектами и как стать менеджером в данной сфере

Проектом называется начинание со следующими признаками:

• сложная структура и содержание;
• требуется участие более одного исполнителя
• не зависит от вида деятельности и целей.

Без грамотного управления проектами последовательность выполнения задач остается на усмотрение исполнителей. Успешное выполнение общей цели в срок и без превышения бюджета, при такой организации процесса, маловероятно.

Для консолидации совместных усилий исполнителей с разной специализацией и квалификацией нужен проектный менеджмент.

Для чего нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это сочетание методов, приемов и инструментов, используемых при реализации, поставленной цели в соответствии с ключевыми параметрами реализации:

• в сроки;
• без превышения бюджета;
• в заданном объеме;
• с высоким качеством.

Кроме потребности выполнения основных проектных показателей, менеджер обычно имеет:

1. Ограниченный ресурс исполнителей, способных выполнять требуемые функции и задачи лишь частично.
2. Дефицит времени реагирования на воздействия извне.

Грамотное управление подразумевает эффективное распределение ограниченных ресурсов для достижения успешной их реализации.

Какие этапы включает управление проектом?

Можно выделить следующие этапы:

1. Подготовительный, состоящий из проработки, выполнения расчетов, разработки графиков и обоснования целесообразности реализации проекта.
2. Реализация, заключающаяся в выполнении мероприятий, направленных на получение готового продукта, товара, услуги, объекта и т.п.
3. Заключительный. Состоит в подведении итогов, работы над ошибками, оформлении выводов и извлеченных уроков.

Методы управления проектом: как выбрать

Классический project management использует много методов, чтобы организовать деятельность команды, которая может находиться в следующих условиях внешней среды:

1. Простых, когда:

• угрозы прогнозируемы;
• позволительно принимать прямолинейные решения;
• следует выбирать проверенные лучшие практики (бенчмарки, стандарты).

2. Сложных, если затруднительно оценить риск без экспертизы, могут не восприниматься непривычные подходы и оптимальным выбором будут хорошие практики (например, PMBoK, PRINCE2, ITIL).
3. Запутанных, когда требуется анализ информации для самостоятельного поиска нестандартного подхода. Эффективными будут новые практики (метод Agile).
4. Хаотичных, если нет системы и готовых ответов, требуется квалифицированный менеджмент способный на рискованный выбор в условиях неопределенности.
5. Беспорядочных, когда:

• организация и ее сотрудники не понимают в какой среде они находятся;
• необходимо упорядочить восприятие и выбрать инструмент управления проектом, который будет эффективным.

Организация управления проектами: что должен уметь менеджер

Деятельность менеджера многогранна, поэтому в его личности должны сочетаться следующие качества и навыки:

• способность определить цель и добиваться ее;
• умение сформировать команду, работающую на результат;
• готовность принятия ответственности за результат;
• способность выявлять лишних членов команды и прощаться с ними;
• позитивность;
• умение восстанавливаться после неудач и делать правильные выводы;
• развитая интуиция;
• способность адаптации к изменениям среды.

Пять стадий менеджмента проекта

Проектное управление обычно состоит из пяти стадий:

1. Формулировка инициативы, на котором менеджмент компании решает, нуждается ли бизнес в рассматриваемом решении.
2. Планирование набора необходимых мероприятий, их последовательности и сроков исполнения.
3. Реализация необходимых объемов работ согласно разработанным планам.
4. Мониторинг своевременности и полноты исполнения планов, управление изменениями при выявлении отклонений.
5. Окончание проекта по факту достижения его цели и выполнения плановых объемов.

Виды управления проектами

Управление реализуется посредством одной из следующих группы методов:

1. Классические, в которых взаимозависимые задачи выполняются последовательно (Waterfall, Critical Path Method).
2. Гибкие, использующие обратную связь от заказчика (потребителя) для адаптации промежуточного результата к его требованиям (Agile, Scrum, Kanban, Extreme Programming).
3. Управление изменениями, выполняемое на основании анализа рисков, негативных вероятностей и перемен (моделирование событий и экстремальное управление).
4. Основанные на процессах, оптимизирующие издержки, исключающие потери и ускоряющие внедрение (Lean и Six Sigma).
5. Крупномасштабные, в рамках которых выполняется разделение процесса на несколько подзадач с фиксированным сроком исполнения, взаимосвязями и степенью критичности.

Классические методы

Классический проектный менеджмент отличается от других последовательным или последовательно- параллельным выполнением задач, зависимых друг от друга:

1. Waterfall (Водопад или Каскад) – наиболее старый метод, применяемый по умолчанию и состоящий из следующих этапов:

• исходные данные;
• проектирование;
• внедрение;
• пусконаладочные работы;
• сопровождение.

2. Метод критического пути состоит в определении наилучшей последовательности выполнения задач, позволяющей выполнять задачи последовательно-параллельно, но ужесточает регламент проекта.

Гибкое управление проектами, или Agile

Изначально технология Agile была внедрена, как инструмент для управления ИТ разработками. Метод предусматривает управление конечным продуктом на основании обратной связи от заказчика (потребителя) и имеет следующую структуру:

1. Планирование работ.
2. Оформление проектной документации.
3. Разработка опытного образца.
4. Опытно-промышленные испытания.
5. Рецензия заказчика.
6. Определение изменений при необходимости.
7. Повторение пп.1-6 до получения положительной рецензии заказчика.

Управление изменениями

Когда бизнес работает в условиях неопределенности, увеличивается значимость вероятности негативного события на достижимость конечной цели, которую проектный менеджмент учитывает, практикуя следующие методы:

1. Цепочки событий (Event Chain Methodology), в котором составляется наиболее правдоподобный сценарий событий, позволяющий определеить риски и предусмотреть их нивелирование.
2. Экстремальное управление (Extreme Project Management), принятие решений по изменению плана, расходов и конечного результата при внедрении краткосрочных проектов в условиях высокой скорости изменений в окружении.

Методы, основанные на процессах

Организация проекта с применением методов основанных на процессном подходе состоит в выявлении недоработок отдельных элементов системы и их исключении:

• сторонники Lean (Бережливое производство), борются с избыточными издержками и некачественным выполнением задач;
• внедрение методики Six Sigma (Шесть сигм) имеет своей целью исключение потерь и сокращение времени на выполнение операций.

Для грандиозных проектов

Сложные по структуре, имеющие большой бюджет и номенклатуру задач проекты нуждаются в:

• строго регламентированной структуре реализации;
• документальном оформлении на всем своем жизненном цикле.

Для внедрения могут применятся:

1. Метод PRINCE2 (Проект в управляемой среде — Projects In Controlled Environments). Метод разработан в Великобритании и состоит в разбивке всего проекта на отдельные стадии. Стадии имеют детализацию и постоянный мониторинг контрольных вех.
2. Метод PMBOK, разработанный в США и предусматривающий выделение отдельных бизнес-функций, курируемых профильными сотрудниками на всем жизненном пути проекта.

Инструменты управления

Большая часть реализуемых в последние годы проектов имеют сложную структуру, большое число исполнителей и кросс-функциональных команд. Основная задача проектного управления – организовать процесс совместной работы в едином информационном пространстве.

Инструментами управления называются средства, помогающие организовать работу отдельной проектной группы или нескольких подразделений, включая проектировщиков, снабженцев, разработчиков, экономистов, управленцев и других заинтересованных лиц.

С учетом текущей геополитической напряженности разумно рассматривать в качестве инструментов управления отечественные разработки:

• Битрикс24 – онлайн–сервис, организующий работу в режиме таск-трекера (task-tracker), на основании различных методик планирования.
• EvaTeam – российское ИТ решение, аналогичное зарубежным сервисам Jira, Confluence и Jira Service Management, способное выполнить миграцию всех данных и полностью работоспособное.
• Advanta – система управления проектами, использующая классические методы управления и предоставляющая единое информационное пространство для участников процесса.
• Мегаплан – программный продукт для онлайн управления, позволяющий использовать доску Kanban и график Ганта.

Чем занимаются менеджеры проектов?

Обязанности менеджера включают в себя организацию слаженного взаимодействия всех участников проекта для его эффективного внедрения, то есть:

• в срок;
• без превышения бюджета;
• в требуемом объеме;
• качественно.

Понимая цель проекта, основываясь на знаниях и навыках, менеджер:

• распределяет задачи между исполнителями;
• консолидирует результаты их работы;
• организует коммуникации внутри проектной группы в режиме диалога.

В его задачи входит сбор и интерпретация данных о ходе проекта для представления менеджменту компании информации, в которой должны сочетаться краткость и наглядность. На основании его сведений руководителям предстоит делать корректные выводы и принимать обоснованные решения.

Кто может стать менеджером проектов

Чтобы стать менеджером необходимо:

1. Иметь развернутые познания о методологии и инструментах, применяемыми управленцами в работе.
2. Обладать знаниями в той сфере, для которой внедряется проект.

Занять сразу руководящую позицию в проектной команде затруднительно и неразумно. Управленец вынужден принимать ответственные решения, которые могут привести к негативным результатам при недостатке опыта.

Как войти в профессию?

Начинать карьеру в сфере управления проектами необходимо с позиции младшего сотрудника (junior manager), выбрав подходящую вакансию на одном из сервисов поиска работы.

Начиная с азов, будет проще трудоустроится и можно будет полностью освоить все тонкости профессии, осваивать которые придется несколько лет. Для развития управленческих навыков потребуется дополнительное повышение квалификации и, возможно, получение профильного образования по специализации «менеджмент».

Плюсы работы проектного менеджмента

Достоинства работы в проектном управлении:

• участие в сложных и интересных проектах;
• взаимодействие со специалистами в разных отраслях;
• офисная работа с применением ИТ продуктов;
• причастность к разработке чего-то нового и ценного.

Недостатки работы проектного менеджмента

Отрицательные моменты в работе управленца:

• напряженность труда, высокий ритм процесса;
• высокий уровень стресса из-за срочности поручений;
• достаточно низкий базовый размер заработной платы;
• общение с большими группами людей;
• большой объем информации, которую требуется обрабатывать.

Ранее мы писали об анализе трендов в бизнесе — Pest-анализ. Советуем ознакомиться с данной темой тоже.

Также можете посмотреть следующее видео, чтобы узнать о специальности Project Manager более подробно: