Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?

Формирование 6-НДФЛ в 1С:ЗУП ред.3 в 2021 году

Расчет 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ, состоит из:

• Титульного листа;
• Раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
• Раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц»;
• Приложение № 1 к расчету «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц, содержащихся в регистрах налогового учета.

Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (отчетного периода) доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 1 и 2 заполняются для каждой из ставок налога.

Приложение № 1 к расчету «Справка о доходах и суммах налога физического лица» заполняется только при составлении расчета за налоговый период — календарный год. В справке содержатся сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет, и о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога. В программе приложение № 1 заполняется автоматически для следующих кодов отчетного периода: 34, 51, 52, 53, 90 (приложение № 1 к Порядку заполнения расчета).

Формирование 6-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» ред.3

Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:

• отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
• введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
• рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.

Перед подготовкой отчетности обязательно надо проверить актуальность релиза программы (необходимо убедиться, что программа обновлена последним релизом).

При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами: «Сводная» справка 2-НДФЛ, Регистр налогового учета по НДФЛ, Контроль сроков уплаты НДФЛ, Удержанный НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).

В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (с 2021 года) (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность) (рис. 1).

Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность:

• введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать;
• выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ (с 2021 года) и нажмите на кнопку Выбрать.

В стартовой форме укажите (рис. 2):

• организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет;
• период, за который составляется отчет;
• кнопка Создать.

Для формирования расчета сразу по всем регистрациям в ФНС установите флажок Создать для нескольких налоговых органов (рис. 2). Далее нажмите на ссылку Налоговые органы и выберите (установите флажок) налоговые органы, в которых организация и обособленные подразделения стоят на учете и куда предполагается представить отчетность. Нажмите на кнопку Выбрать, а далее на кнопку Создать. В результате будет сформирован и заполнен отдельно по каждой выбранной ФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Необходимо открыть и проверить заполнение каждого из расчетов.

Если автоматическое формирование не используется, то для головной организации и каждого ее обособленного подразделения необходимо создать отдельный экземпляр расчета по форме 6-НДФЛ, в котором в поле Представляется в налоговый орган (код) выбрать соответствующую регистрацию в налоговом органе и сформировать расчет по кнопке Заполнить.

Как формировать расчет по форме 6-НДФЛ в других программах 1С:

Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?

• Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
• Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
• Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ
• Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
• Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2021 года, образец и пример его заполнения
• Итоги

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:

• информацию для возможности идентификации физического лица;
• признак налогового резидентства;
• виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• суммы и даты выплаты доходов;
• даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разработали налоговый регистр по НДФЛ. Если доступа к правовой системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

• Основные данные об организации — налоговом агенте:
  • ИНН, КПП;
  • код ИФНС, в которой организация числится на учете;
  • наименование организации.
• Основные данные о налогоплательщике:

• ИНН;
• Ф. И. О.;
• вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес места жительства на территории РФ;

• адрес в стране проживания.
• Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

ВНИМАНИЕ! С 2021 года при получении физлицом дохода в размере более 5 млн. руб. применяется ставка 15%. Чтобы обособленно отобразить такие доходы в регистре по НДФЛ с 2021 года, нужно добавить еще 1 строку.

Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ за 2021 г., при условии, что доход физлица превысил 5 000 000 руб., подготовили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

ВАЖНО! Сведения из справки 2-НДФЛ с 2021 года сдаются в ФНС ежеквартально в составе обновленного расчета 6-НДФЛ. Подробности см. здесь.

Периодичность оформления нового регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

Подробности см. здесь.

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

О нюансах читайте здесь.

Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2021 года, образец и пример его заполнения

С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.

Рекомендуем скачать бланк налогового регистра по НДФЛ для 2021 года по следующей ссылке.

Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.

Помимо самого бланка налогоплательщики могут скачать пример налогового регистра по НДФЛ для 2021 года. Он создан под расчет 6-НДФЛ и дает представление о правилах заполнения документа. Скачать его можно в КонсультантПлюс.

Как налоговому агенту отразить профессиональный вычет в регистре по учету НДФЛ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Итоги

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2021 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2021 год.

1С Зарплата и Управление Персоналом 8, редакция 3.0 — Учет доходов и исчисление НДФЛ при межрасчетных выплатах

Налог с «межрасчетных» выплат рассчитывается и фиксируется непосредственно документами, которыми такие доходы начисляются:

Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ.

В документах, регистрирующих «межрасчетные» выплаты, предоставлена возможность указания предполагаемой даты выплаты дохода.

В общем случае дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В документах с помощью которых начисляются доходы не в виде оплаты труда («межрасчетные» выплаты) дата получения дохода определяется по дате предполагаемой выплаты дохода (рис. 1), которая указывается в поле Дата выплаты. Дата указывается вручную непосредственно при начислении «межрасчетных» выплат в перечисленных выше документах, однако предусмотрен сервис ее автоматического заполнения.

В документе Отпуск (раздел Зарплата — Отпуска) по умолчанию считается, что отпускные будут выплачены В межрасчетный период. Поле Дата выплаты автоматически заполняется датой, на 3 рабочих дня меньшей даты начала отпуска (рис. 1). При изменении даты начала отпуска, дата выплаты перезаполняется автоматически.

В остальных документах, с помощью которых начисляются «межрасчетные» выплаты (кроме документа Дивиденды, где дата выплаты указывается вручную) в поле Дата выплата указывается по умолчанию дата, следующая за текущей датой компьютера. Если доход предполагается выплатить в другой день, то дата может быть изменена в соответствии с реальной предполагаемой датой выплаты этого дохода.

Рисунок 1.

При необходимости «межрасчетные» выплаты могут быть выплачены вместе с зарплатой или с авансом. Для этого в документах, с помощью которых такие доходы начисляются, в поле Выплата указывается — С зарплатой или С авансом. Для автоматического заполнения даты выплаты в этом случае в настройках учетной политики организации в разделе Выплата зарплаты (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Бухучет и выплата зарплаты) предусмотрено указание даты выплаты аванса и даты выплаты зарплаты, которые и будут использоваться для автоматической подстановки в документы (рис. 2).

Рисунок 2.

В документах, в которых производится расчет среднего заработка — Больничный лист, Отпуск, Командировка, Оплата дней по уходу за детьми-инвалидами, Увольнение автоматически появляется раздел Удержано (рис. 3), в котором отражаются суммы исчисленного НДФЛ и прочих постоянных удержаний, назначенные для сотрудника и которые учитываются при выплате. Более подробно о расчете НДФЛ и прочих удержаний можно посмотреть, нажав на ссылки Подробнее о расчете НДФЛ и Подробнее о расчете удержаний. Сумма налога определяется нарастающим итогом с начала налогового периода с учетом ранее начисленных сумм налога, кроме того, предоставляются все налоговые вычеты, на которые имеет право сотрудник. Удержания рассчитываются только те, в настройках которых используется показатель Расчетная база.

Рисунок 3.

В остальных документах суммы исчисленного НДФЛ и прочих удержаний отображаются в отдельных колонках НДФЛ и Удержания табличной части документа (рис. 4) (в документах Дивиденды, Выплата бывшим сотрудникам, Регистрация прочих доходов колонка Удержания отсутствует). Более подробно о расчете НДФЛ и прочих удержаний можно также посмотреть, нажав на ссылки Подробнее о расчете НДФЛ и Подробнее о расчете удержаний.

Рисунок 4.

При проведении документов, с помощью которых начисляются «межрасчетные» выплаты:

Помимо учета исчисленного НДФЛ в программе ведется учет фактически удержанного с сотрудников налога. Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, но с учетом особенностей, установленных п. 4 ст. 226 НК РФ. Так, с 01.01.2016, при выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме или получении им дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого дохода в денежной форме.

В программе удержание налога производятся при проведении документов выплаты заработной платы: Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость выплаты через раздатчика, Ведомость перечислений на счета. Дата удержания налога в учете будет отражаться датой документа на выплату. Документ на выплату «межрасчетного» дохода можно сразу создать из документа, с помощью которого такой доход был начислен, по кнопке Выплатить (рис. 5). При нажатии на кнопку открывается окно Выплата начисленной зарплаты. В табличной части автоматически отображается ведомость, созданная по документу, которую можно открыть, посмотреть и при необходимости отредактировать. По кнопке Провести и закрыть можно сразу зарегистрировать оплату ведомости. Сумма к выплате заполняется с учетом налога и удержаний, рассчитанных и зафиксированных документом начисления.

Удержанный НДФЛ с доходов начисленные документами Дивиденды и Выплата бывшим сотрудникам фиксируется сразу при проведении данных документов, так как документы на выплату таких доходов отражаются в бухгалтерской программе.

Рисунок 5.

Далее необходимо перечислить налог с «межрасчетных» выплат. В программе также ведется учет перечисленного налога, для отражения в отчетности. Более подробно об этом смотрите в статье Учет перечисленного НДФЛ. Сроки перечисления налога зависят от того, с каких доходов удержан НДФЛ.

Обратите внимание! С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны перечислять суммы удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода за исключением некоторых доходов.

Для доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Так как «межрасчетные» доходы, выплачиваются отдельно от зарплаты, то необходимо снять флажок Налог перечислен вместе с зарплатой в документе выплаты, и зарегистрировать факт перечисления налога документом Перечисление НДФЛ в бюджет по ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ (рис. 6) или ввести этот документ отдельно из журнала с одноименным названием (раздел Налоги и взносы — Перечисление НДФЛ в бюджет). При выплате окончательного расчета при увольнении, флажок Налог перечислен вместе с зарплатой снимать не нужно.

Рисунок 6.

Для анализа данных об исчисленном, удержанном, перечисленном НДФЛ и фактически предоставленных физическим лицам налоговых вычетах за любой период можно сформировать отчеты — Анализ НДФЛ по месяцам (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам) (рис. 7), «Сводная» справка 2-НДФЛ. Для анализа сумм удержанного и перечисленного налога удобно также использовать отчет Анализ уплаты НДФЛ.

Рисунок 7.

При итоговом расчете зарплаты в конце месяца учитываются ранее исчисленные в этом месяце налоги, удержания зарегистрированные «межрасчетными» документами.

Для анализа сформируем регистр налогового учета по НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – ссылка Регистр налогового учета по НДФЛ) (рис. 8).

Рисунок 8.

Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?

Открытая общественная правовая информационная система

Задать вопрос юристу

• Главная ›
• Полезная литература ›
• Налог на доходы физических лиц ›
• Налоговые агенты по НДФЛ ›
• Налоговый учет по НДФЛ без формы и ответственность за неведение учета доходов физических лиц

Налоговый учет по НДФЛ без формы и ответственность за неведение учета доходов физических лиц

Налоговый учет по НДФЛ без формы и ответственность за неведение учета доходов физических лиц

Одной из обязанностей налогового агента является ведение учета начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации налогов, в том числе по каждому налогоплательщику. Следовательно, налоговый агент по НДФЛ обязан организовать такой учет по каждому физическому лицу, в отношении которого он является источником выплаты дохода. О том, в каком порядке ведется такой учет налоговым агентом по НДФЛ, а также об ответственности за нарушение данной обязанности, мы и поговорим в настоящей статье.

Отметим, что в соответствии со статьей 24 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с НК РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации.

Причем по общему правилу налоговые агенты наделены теми же правами, что и сами налогоплательщики, на что прямо указывает пункт 2 статьи 24 НК РФ. В то же время, наделяя налоговых агентов определенными правами, закон устанавливает и перечень их обязанностей, состав которых определен пунктами 3 и 3.1 статьи 24 НК РФ. Одной из них, как уже было отмечено, выступает ведение учета начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Причем такой учет ведется по каждому налогоплательщику индивидуально.

В настоящее время действующим налоговым законодательством Российской Федерации предусмотрено три вида налоговых агентов – по налогу на добавленную стоимость, по налогу на доходы физических лиц (далее – НДФЛ), а также по налогу на прибыль организаций.

При этом самым распространенным видом налогового агента является, конечно, налоговый агент по НДФЛ, так как им выступает практически любой субъект хозяйственной деятельности, использующий труд наемных работников, как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера. Так как любой труд требует оплаты, то в первом случае организация или индивидуальный предприниматель выплачивают физическим лицам заработную плату, во втором – вознаграждение по договору за выполненную работу или оказанную услугу. С точки зрения налога на доходы физических лиц эти суммы представляют собой налогооблагаемые доходы физических лиц, которые признаются налогоплательщиками НДФЛ. Но сами физические лица уплачивают НДФЛ лишь в случаях, прямо определенных главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ, в остальных ситуациях это делает налоговый агент.

По общему правилу в силу статьи 226 НК РФ налоговыми агентами по НДФЛ признаются следующие лица, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил налогооблагаемые доходы:

l российские организации;

l индивидуальные предприниматели;

l нотариусы, занимающиеся частной практикой;

l адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты;

l обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 1 статьи 230 НК РФ налоговые агенты по НДФЛ ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации, реквизиты соответствующего платежного документа (письмо Минфина России от 31 декабря 2010 года № 03-04-06/6-328).

При этом имеет смысл закрепить используемую форму налогового регистра по НДФЛ в учетной политике, которую обязаны формировать все организации в соответствии с действующим бухгалтерским законодательством.

Далее рассмотрим более подробно, какие именно данные налоговый агент обязан включить в используемую им форму налогового регистра. Статья 230 НК РФ относит в их состав в первую очередь сами сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика.

Учитывая то, что на основании данных налоговых регистров налоговый агент заполняет справку 2-НДФЛ форма, которой утверждена Приказом ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников», то к таким сведениям относятся все данные о физическом лице – получателе дохода – его ИНН, Ф.И.О, статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство, серия и номер документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства в Российской Федерации для резидентов или адрес в стране проживания для нерезидентов и иностранных граждан.

Помимо этих сведений в налоговом регистре по НДФЛ в обязательном порядке должны содержаться следующие данные:

l вид выплачиваемых налогоплательщику доходов;

l вид предоставленных налоговых вычетов;

l суммы дохода и даты их выплаты;

l даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации;

l реквизиты соответствующего платежного документа.

В налоговый регистр по НДФЛ налоговый агент ежемесячно вносит сведения обо всех доходах физического лица, источником выплаты которых он является, в том числе о доходах, выданных в натуральной форме и в виде материальной выгоды. Исключение касается только доходов, прямо выведенных из-под налогообложения, перечень которых установлен статьей 217 НК РФ.

Не стоит забывать, что в налоговом регистре налоговым агентом отражаются налогооблагаемые доходы физического лица без каких либо – удержаний, например, без сумм алиментов, сумм по возмещению ущерба и так далее. Ведь согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ удержания из дохода физического лица по распоряжению самого налогоплательщика, суда или иных органов не уменьшают налоговую базу налогоплательщика.

Заметим, что если физическому лицу налоговый агент одновременно выплачивает разные виды доходов, например, заработную плату и вознаграждение по гражданско-правовому договору, то налоговый учет ведется в одном регистре, где получаемые доходы отражаются под соответствующими кодами. Коды доходов берутся налоговым агентом из Справочника «Коды доходов», размещенного в Приложении № 3 к Приказу ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@.

В том случае, если налогоплательщик работает по совместительству у нескольких работодателей или он в течение года сменил место работы, то налоговый агент в налоговом регистре указывает только те доходы, источником которых является он сам.

Так как налоговая база по НДФЛ определяется только в рублях, то доходы, полученные налогоплательщиком в иностранной валюте, налоговый агент обязан пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату получения дохода. Такое правило вытекает из пункта 5 статьи 210 НК РФ.

Суммовые показатели налогового регистра по НДФЛ отражаются налоговым агентом в рублях и копейках, через десятичную точку. Исключение касается только сумм налога, которые исчисляются в полных рублях. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.

Так как порядок ведения налогового регистра находится в компетенции самого налогового агента, то вести такие регистры налоговый агент может как в бумажном виде, так и в электронной форме с возможностью вывода на печать. Однако и в том, и в другом случае налоговый агент обязан обеспечить сохранность данных налоговых регистров по НДФЛ в течение четырех лет. Такое требование закреплено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ.

В налоговом регистре по НДФЛ налоговым агентом отражаются не только доходы, полученные налогоплательщиком от налогового агента, но и предоставленные физическому лицу налоговые вычеты, которые, также как доходы отражаются под соответствующими кодами.

Коды вычетов указываются в налоговом регистре в соответствии со Справочником «Коды вычетов», размещенным в Приложении № 4 к Приказу ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@.

Напоминаем, что главой 23 НК РФ предусмотрены следующие виды налоговых вычетов по НДФЛ:

l стандартные налоговые вычеты (статья 218 НК РФ);

l социальные налоговые вычеты (статья 219 НК РФ);

l имущественные налоговые вычеты (статья 220 НК РФ);

l профессиональные налоговые вычеты (статья 221 НК РФ);

l налоговые вычеты при переносе на будущие периоды убытков от операций с ценными бумагами и операций с финансовыми инструментами срочных сделок, обращающимися на организованном рынке (статья 220.1 НК РФ);

l налоговые вычеты при переносе на будущие периоды убытков от участия в инвестиционном товариществе (статья 220.2 НК РФ).

Обратите внимание, что с 1 января 2015 года в главе 23 НК РФ появился еще один вид налоговых вычетов – инвестиционные налоговые вычеты, на что указывает Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 420-ФЗ «О внесении изменений в статью 27.5-3 Федерального закона «О рынке ценных бумаг» и части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации».

Причем стандартные налоговые вычеты, в свою очередь, подразделяются на две категории, а именно на вычеты:

l предоставляемые самому налогоплательщику (при условии, что он относится к категории лиц, указанных в подпунктах 1, 2 пункта 1 статьи 218 НК РФ);

l предоставляемые на ребенка (детей) налогоплательщика.

Напомним, что согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ «детский» налоговый вычет предоставляется за каждый месяц налогового периода и распространяется на родителя, супруга (супругу) родителя, усыновителя, опекуна, попечителя, приемного родителя, супруга (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок, в следующих размерах:

– 1 400 рублей – на первого ребенка;

– 1 400 рублей – на второго ребенка;

– 3 000 рублей – на третьего и каждого последующего ребенка;

– 3 000 рублей – на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы (письмо ФНС России от 11 декабря 2012 года № ЕД-3-3/4478@).

Данный вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента.

Отметим, что все виды налоговых вычетов по НДФЛ применяются только в отношении доходов, облагаемых налогом по общей ставке налога (13%), за исключением доходов от долевого участия в организации. На это прямо указывает пункт 3 статьи 210 НК РФ.

Основываясь на данных налоговых регистров по НДФЛ, налоговый агент ежегодно не позднее 1 апреля подает в свою налоговую инспекцию сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов за предыдущий налоговый период. Сведения подаются налоговым агентом по форме 2-НДФЛ в формате и порядке, утвержденном Приказом ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@.

Причем Справки по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами либо в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, либо на электронных носителях. И только в том случае, если в течение года число физических лиц, которым налоговый агент выплатил доходы, не превысило 10 человек, Справки по форме 2-НДФЛ могут представляться им в налоговую инспекцию в бумажном виде.

Обратите внимание!

С 1 января 2016 года налоговые агенты должны будут представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, на что указывает Федеральный закон от 2 мая 2015 года № 113-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в целях повышения ответственности налоговых агентов за несоблюдение требований законодательства о налогах и сборах», внесший изменения в пункт 2 статьи 230 НК РФ.

Причем такой расчет налоговые агенты должны будут представлять по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, за первый квартал, полугодие, девять месяцев не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, а за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Напомним, что на лиц, признаваемых налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 НК РФ, не распространяется общий порядок представления в налоговый орган сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (пункты 2, 4 статьи 230 НК РФ). Они подают в инспекцию по месту своего учета сведения о доходах, в отношении которых ими был исчислен и удержан налог, о лицах, являющихся получателями этих доходов (при наличии соответствующей информации), и о суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов. Сведения подаются по той же форме и в том же порядке и сроки, которые установлены статьей 289 НК РФ для представления налоговых расчетов налоговыми агентами по налогу на прибыль организаций.

Заметим, что само по себе отсутствие налоговых регистров по НДФЛ не влечет за собой мер налоговой ответственности налогового агента. Однако в ходе проведения контрольных мероприятий налоговики могут затребовать эти документы у налогового агента. Отказ налогового агента от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 НК РФ.

Так, в соответствии с указанной статьей отказ в предоставлении налоговых регистров налоговикам приведет к штрафу в размере 10 000 рублей.

Кроме того, при неведении налогового учета по НДФЛ налогового агента могут привлечь к ответственности, установленной статьей 120 НК РФ. Так как отсутствие налоговых регистров по НДФЛ рассматривается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, то в зависимости от состава правонарушения налоговому агенту грозит штраф, размер которого сегодня может составить от 10 000 рублей до 40 000 рублей.

Ну и наконец, игнорирование требования о представлении в налоговые органы налоговых регистров по НДФЛ может привести к административной ответственности должностных лиц налогового агента. На основании статьи 15.6 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях за подобное нарушение должностные лица налогового агента могут быть оштрафованы на сумму от трехсот до пятисот рублей.

Налоговый регистр по налогу на прибыль (образец)

Форма налогового регистра по налогу на прибыль: требования закона

Налоговый, как и бухгалтерский, учёт требует наличия первичных учётных и расчётно-сводных (аналитических) документов. Первичные документы – те же, что и в бухучёте (БУ). А вот аналитические, возможно, потребуется составлять отдельно. Обобщающие документы объединяются под названием «налоговый регистр» (НР). Они систематизируют данные, обеспечивая правильность дальнейших расчётов.

Налоговый кодекс РФ (НК РФ) относится к шаблонам налоговых регистров весьма лояльно. В расчётах следует указать: наименование НР, период или дату составления, единицы измерения в денежном выражении обязательно и в натуральном – желательно, хозяйственные операции и подпись составителя НР с расшифровкой.

Данные для налога на прибыль, как правило, представляются в нескольких налоговых регистрах. Их содержание должно показывать, как организация считает доходы и расходы в целях налогообложения. Описание форм этих НР есть в методических рекомендациях МНС России от 27.12.2001 г. Однако даже там

отсутствует единственно верный образец оформления и заполнения налоговой аналитики.

Как создать регистры по налогу на прибыль

Есть три варианта действий:

1. Использовать по возможности бухгалтерские регистры, дописывая в них отклонения НУ (по амортизации, коммерческим расходам и т.п.). Способ хорош, если налоговый и бухучёт не сильно отличаются, при этом количество хозопераций невелико;

2. Составить налоговый регистр по налогу на прибыль, образец которого взят из интернета и считается в программах типа Microsoft Excel или OpenOffice Calc. Метод хорош для небольшого объёма данных. Его плюсы – простота, наглядность, бесплатность;

3. Купить бухгалтерскую программу. Например, в 1С предустановлено около 30 видов налоговых регистров и возможно составить справки-расчёты, подтверждающие данные НР. Вариант хорош, если расхождения между НУ и БУ велики, а объём данных значителен.

В любом случае необязательно, но желательно описать процесс в учётной политике фирмы. В приложения стоит добавить шаблоны НР. Хранить созданные регистры можно как в бумажном, так и только в электронном виде. Допускается их не распечатывать, если нет прямого требования ФНС или пользователя информации.

Возможные споры с налоговой по регистрам для расчёта налога на прибыль

Налоговые инспекторы могут предъявить претензии к тому:

что фирма не ведёт налоговые регистры. В НР собирают данные только для налога на прибыль и НДФЛ. Если предприятие на УСН, ЕНВД, ЕСХН, патентной системе, НР не ведутся – требование неправомерно. Если же организация оплачивает налог на прибыль, то требования ФНС законны. За отсутствие НР могут оштрафовать по ст. 120 НК на сумму до 40 тыс. руб.;

какие регистры использует фирма. Обычно налоговики хотят увидеть комплект НР по принципу: строка декларации – налоговый регистр. Требование неправомерно; защититься в суде можно при наличии грамотно разработанной учётной политики. Фирма должна составлять только те НР, которые описаны в этом документе;

какие данные в НР заполнены или пустуют. Требование неправомерно, если указаны все обязательные реквизиты и документ защищён от несанкционированных изменений. Реквизиты перечислены выше или в ст. 313 НК – их, действительно, мало. Все остальные поля заполняются по желанию налогоплательщика.

Налоговый учёт (НУ) ведётся в документах, по которым не установлены одинаковые для всех формы. Предприятие само решает, как оформить налоговый регистр по налогу на прибыль, образец которого несложно найти в интернете. Ведение НУ согласно законодательству облегчает расчёты по декларациям и подтверждает позицию предприятия в спорах с ФНС (налоговой).