Налогообложение компенсации за аренду жилья сотруднику

Налогообложение расходов на аренду жилья для работника

Тема сегодняшнего Вестника – налогообложение расходов на аренду жилья для работника. Такая ситуация нередко возникает, когда мы приглашаем на работу специалиста из другого города или региона. Чтобы убедить его сменить место жительства, компания должна возместить ему расходы на аренду жилья. Это можно оформить как премию, дополнение к заработной плате, но тогда это дополнение будет облагаться всеми налогами, включая НДФЛ и страховые взносы. Поэтому нередко поступают по-другому. Компания заключает договор с арендодателем, арендует жилье (квартиру или апартаменты), и работник проживает в этой квартире. Возникают вопросы: какими налогами облагаются данные выплаты и облагаются ли вообще, какие в этой ситуации могут быть риски, признаются ли такие расходы по налогу на прибыль?

Тему сегодняшнего Вестника я выбрал, потому что недавно вышло Письмо ФНС на эту тему от 17.10. 2017 № ГД-4-11/20938@. В письме говорится о налогообложении таких выплат как НДФЛ, так и страховыми взносами.

По НДФЛ. Сначала ФНС подводит идеологическую базу и говорит, что нет оснований не включать такие выплаты в доход, анализирует п.3. ст. 217 НК РФ («налогом не облагаются компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством»). Дальше ФНС делает вывод, что из ст. 169 ТК следует, что такая выплата, как компенсация расходов на аренду жилья не предусмотрена. И после всего этого ФНС делает хороший для налогоплательщиков вывод: все-таки НДФЛ такая выплата может не облагаться, потому что к такому выводу в свое время пришел Верховный Суд.

Был «Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации» (утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). В п.3 был рассмотрен аналогичный вопрос, и Верховный Суд сделал следующий вывод. Если аренда жилья (квартиры) заключается преимущественно в интересах работодателя, то в этой ситуации НДФЛ не возникает, такую выплату этим налогом облагать не нужно.

Это хорошее для нас с вами разъяснение, но хочу обратить внимание, что ФНС с некоторой неохотой признала эту позицию. Посмотрите, какая формулировка применена: « Если расходы по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они предусмотрены трудовым договором (это само собой разумеется – СД), и производятся исключительно в интересах работодателя». И само ведомство ссылается на п.3 вышеупомянутого Обзора ВС РФ .

Давайте проанализируем эту ситуацию поглубже, так как, на мой взгляд, здесь есть определённые риски. Пункт 3 Обзора ВС РФ рассматривает следующую ситуацию: компания открыла филиал в другом городе. Далее, чтобы привлечь в филиал сотрудников – руководителей и специалистов из головного офиса, которые были необходимы для запуска и полноценной работы филиала, – организация предложила им хорошие условия, в том числе аренду квартир. При этом квартиры арендовались в зависимости от статуса сотрудника в компании. Налоговая при проверке суммы аренды включила в доход сотрудников и привлекла компанию к ответственности по ст. 123 НК РФ, как налогового агента за неудержание НДФЛ. В этом деле было несколько интересных выводов, у кого складывается или может сложиться подобная ситуация, рекомендую ознакомиться с Обзором. Верховный Суд отметил, что основной интерес тут был у работодателя. Суд признал, что работники получили некоторую выгоду от компенсации расходов на аренду жилья, но при этом основная выгода тут у работодателя: ему нужно было привлечь и удержать работников на новом месте. Это была инициатива работодателя. В этой ситуации это очевидно. Когда открывается новый филиал, и там нужен сотрудник, ясно, что и перевод , и аренда квартиры для сотрудника входят в интересы работодателя. Этот важный момент подчеркнул и ВС (аренда квартиры для сотрудника – это интерес работодателя), это же подчеркивает и ФНС. Правда, на мой взгляд, ФНС эту мысль немного исказила и подала ее так: «исключительно в интересах работодателя». Не бывает «исключительно в интересах работодателя». Если компания арендует для работника жилье, он тоже автоматически получает выгоду. Поэтому, мне кажется, что ФНС в тексте письма допустила неточность, но есть общий посыл, что такие выплаты могут не облагаться НДФЛ, думаю, что формулировку ФНС можно понимать с поправкой на реальное положение вещей.

В этом деле был еще интересный момент. Судьи отметили, что квартиры были арендованы в зависимости от статуса работника, и далее приведена такая фраза: «но без элементов роскоши». То есть судьи посмотрели, какие именно квартиры были арендованы: супер-фешенебельные или же квартиры для нормального проживания и с учетом статуса работника? Убедились, что это были пригодные для проживания, хорошие квартиры, но не роскошные, и, поскольку основной интерес был у работодателя, то облагать такие выплаты НДФЛ не нужно.

Если у вас возникают подобные ситуации, обращайте внимание на детали: во-первых, выплата на аренду должна быть предусмотрена трудовым договором с работником, это формальная часть. Второй момент: посмотрите, насколько из ваших документов следует, что наем квартиры для работников был в интересах работодателя, и как это можно документально подтвердить. Если мы привлекаем сотрудника из другого города, который к нам переезжает, то выгода компании очевидна. Он живет в другом городе, он нам очень нужен, мы его привлекаем и снимаем ему квартиру. Если сотрудник живет в том же городе, работает в нашей организации, а мы ему арендуем квартиру, то тут точно надо пояснять интерес работодателя. Такая ситуация тоже может быть, например, сотруднику неудобно ездить, и он из-за этого ищет другую работу. Или он несет большие расходы за аренду квартиру. Тогда, чтобы удержать его, мы можем снять ему квартиру. Но, как вы понимаете, в этом случае интерес работодателя не столь очевиден, поэтому может возникнуть вопрос: что это за доплата без НДФЛ? Повышение зарплаты? Премия?

Поэтому в такой ситуации должны быть какие-то документы и пояснения, которые можно представить в ФНС и тем самым доказать, что все было проделано в интересах работодателя.

Второй момент, на который я уже обращал внимание, это то, что квартиры с элементами роскоши тоже попадают в категорию «рискованных». Если вы арендуете для сотрудника квартиру с элементами роскоши, очень дорогую (например, из-за местоположения), то тогда надо суметь объяснить, почему этому сотруднику была арендована такая квартира. Почему вы сняли не трехкомнатную квартиру 100 кв.м, а пятикомнатную в центре города, в дорогом районе? Тут могут быть риски, в том числе по НДФЛ. Поэтому, если вы хотите обосновывать такие выплаты, то исходя из документов, которые я вам назвал, то условие о съеме квартиры надо включить в трудовой договор, надо продумать пояснение, почему аренда этих квартир нам необходима, и квартиры должны быть без элементов роскоши. Тогда мы выполняем все требования, согласно которым выплаты на аренду жилья не будут облагаться НДФЛ.

Еще лучше – когда такие выплаты идут напрямую арендодателю по прямому договору, а не выплачиваются сотруднику в виде компенсации. На первый взгляд, нет никакой разницы, но чисто психологически, мне кажется, спокойнее выплачивать арендную плату напрямую арендодателю. Прямой договор с арендодателем вызовет меньше вопросов у проверяющих органов.

Интересно, что до недавнего времени позиция контролирующих органов (несмотря на наличие Обзора судебной практики) была противоположной. Например, было письмо Минфина РФ от 3 октября 2017 г., № 03-04-06/64421. В этом письме Минфин говорил, что такие выплаты облагаются НДФЛ.

Так что в любом случае хорошо, что появилось письмо ФНС, где прямо указана возможность не облагать НДФЛ выплаты на аренду жилья, при перечисленных условиях.

В этом же письме ФНС говорит о страховых взносах. И тут нам повезло меньше. ФНС следует той же самой логике, ссылается на ст. 422 НК РФ, в которой определены суммы, не облагающиеся страховыми взносами. Далее, в ст. 422 есть пп2.п.1, где говорится, что не облагаются страховыми взносами компенсационные выплаты, не предусмотренные законодательством. Далее ФНС ссылается на ту же ст. 169 ТК, где говорят о том, что выплаты на аренду жилья не предусмотрены в расходах на переезд сотрудника. И отсюда вывод: такие выплаты облагаются страховыми взносами.

Вроде бы по НДФЛ и страховым взносам нормы похожи, но разница в том, что в Обзоре позиция по НДФЛ высказана ясно, а по страховым взносам однозначного вывода нет, и, тем более, есть новая норма гл. 34 НК РФ, предусматривающая правила, которые заработали только с 2017 года. До 2017 были отдельные положительные решения в пользу налогоплательщиков по таким ситуациям, когда компания арендовала сотруднику квартиру, не облагала страховыми взносами, далее был спор с фондами. Есть отдельные судебные решения, когда налогоплательщики выигрывали такие споры у фондов. Например, это Определение Верховного Суда РФ от 22.09.2015 по делу № 304-КГ15-5000.

Можно обосновать позицию, что такие выплаты страховыми взносами не облагаются, но ссылаться надо не на то, что эти выплаты не облагаются страховыми взносами, а на то, что они не являются объектом обложения, потому что это не часть выплат сотруднику. Или что они не связаны с его квалификацией или опытом. Можно ссылаться на старые судебные решения, где нормы были определены другим законом, 212-ФЗ.

Но хочу вас предупредить, что позиция в этом письме ФНС высказывается странная: НДФЛ может не облагаться такая выплата, при вышеназванных условиях, а страховыми взносами облагается всегда. И, если вы не будете облагать страховыми взносами выплаты на съем квартиры, будьте готовы свою позицию отстаивать.

По налогу на прибыль у нас тот же самый вопрос. Можно ли признать расходы на аренду жилья расходами по налогу на прибыль. Статья 255 НК РФ говорит, что любые выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором, признаются расходами. И, если мы в трудовом договоре такую компенсацию предусмотрели, то она расходом признается. В 2016 году было несколько писем Минфина, которые эту позицию подтвердили. Например, Письмо Минфина России от 14.09.2016 № 03-04-03/53726.

Аренда жилья работнику: НДФЛ и страховые взносы

По мнению Минфина России при оплате аренды жилья работнику, у него возникает «натуральный» доход, а значит, компания должна исчислить и уплатить с него НДФЛ и страховые взносы. Так ли это на самом деле?

Чиновники приводят стандартные аргументы (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253). При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится оплата организацией или предпринимателем товаров, работ, услуг (в т.ч. коммунальных) в интересах физлица (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, оплата аренды квартиры, в которой проживает иногородний сотрудник, является его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, работодатель, который в этом случае признается налоговым агентом, должен включить суммы оплаты аренды жилья в доход работника, облагаемый НДФЛ.

Подобные разъяснения Минфин России давал и ранее (письма Минфина России от 19.09.2014 № 03-04-06/46997, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369). При этом выводы чиновников касаются ситуаций как с предоставлением жилья сотрудникам, так и с возмещением им расходов на проживание. Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды. А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем и сам же ее оплачивает, а затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).

НДФЛ с аренды жилья работнику не удерживают

Позицию Минфина России нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата аренды жилья работников из других городов непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, оплата аренды жилья не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. И арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2013 № Ф02-4189/13) был сделан акцент на статью 169 ТК РФ, в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату аренды жилья работника обустройством на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и, ссылаясь на норму НК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ), освобождающую от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

В другом деле (пост. ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12) решающим аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды жилья работника произведена прежде всего в интересах работодателя.

Это далеко не полный перечень судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков. Есть и другие (пост. ФАС ДВО от 25.01.2013 № Ф03-5923/12, ФАС ЗСО от 02.09.2011 № Ф04-4186/11, ФАС МО от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011), поэтому, если компания готова судиться, она может не начислять НДФЛ с жилищных расходов.

Момент исчисления НДФЛ с оплаты аренды жилья

У тех же, кто не готов отстаивать свою позицию в суде, возникает вопрос: в какой момент нужно исчислить НДФЛ в случае, когда работодатель сам договаривается и рассчитывается с арендодателем? Ведь зачастую оплата аренды квартиры производится авансом, порой даже за несколько месяцев вперед. Обратимся к подпункту 2 пункта 1 статьи 223 НК РФ, в котором сказано, что датой фактического получения дохода является день передачи дохода в натуральной форме.

На момент уплаты авансового платежа, по мнению автора, нельзя говорить о возникновении у работника дохода, облагаемого НДФЛ. Ведь, во-первых, сотрудник еще не воспользовался арендной услугой, а значит, нельзя говорить о том, что оплата была именно за нее. Есть только предоплата, а это разные понятия. Во-вторых, договор аренды может быть расторгнут, и тогда неиспользованный аванс возвращается арендатору (работодателю). Очевидно, что в этом случае у работника «натуральный» доход не возникнет до момента получения арендной услуги. Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире. Значит, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой.

ПРИМЕР В январе 2016 г. компания оплатила авансом аренду за февраль, март и апрель 2016 г. Соответственно, начиная с февраля у работника появляется «натуральный» доход. И при выплате февральской зарплаты (в марте) организация должна будет удержать НДФЛ за аренду квартиры в феврале.

Следует отметить, что у чиновников на сей счет иное мнение. В одном из писем Минфина России (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-04-06/34883) сказано, что «дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи».

Также не нужно забывать, что работодателю придется выступить налоговым агентом по НДФЛ и в отношении лица, предоставившего свое жилое помещение в аренду (если, конечно, арендодатель не зарегистрирован в качестве ИП). Ведь в данном случае работодатель является источником выплаты дохода (письма Минфина России от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272, от 07.10.2009 № 03-04-06-01/259).

Страховые взносы с оплаты аренды жилья работника

Чиновники считают, что суммы ежемесячного возмещения расходов по найму жилого помещения в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, а значит, облагаются ими (письмо ФСС России от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Но ведь сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и работниками, в том числе на основании трудового договора, не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Оплата аренды жилья для работника относится к выплатам социального характера и не является стимулирующей выплатой. Она также не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы. Поэтому здесь нельзя говорить о скрытой форме оплаты труда и начислять взносы нет оснований.

К тому же в Законе о страховых взносах (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ) четко сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. А обязанность по предоставлению гарантий и компенсаций сотрудникам при переезде на работу в другую местность как раз предусмотрена в статье 165 ТК РФ.

Альбина Островская, ведущий налоговый консультант консалтинговой группы «Такс Оптима»

Оформление компенсации за аренду жилья сотруднику

Как оформить компенсацию за аренду жилья сотруднику?

  1. Пропишите порядок возмещения в локальных нормативных актах.
  2. Издайте приказ.
  3. Уплатите налоги и правильно отразите в бухгалтерском и налоговом учете.

Условия, при которых возмещаются расходы на аренду квартиры

Организация вправе выплачивать компенсацию за съем жилья сотрудникам, вынужденным исполнять трудовые обязанности не по месту постоянного жительства. Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить расходы на переезд и обустройство работника при вынужденном переезде (ст. 169 ТК РФ). Компенсация аренды жилья сотрудникам в составе таких расходов не поименована. Но компания вправе прописать подобное возмещение в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Документы, необходимые для возмещения затрат

Перечислим, какие документы нужны для компенсации аренды жилья. Обычно требуется всего 2 документа

  1. Заявление сотрудника на компенсационную выплату.
  2. Копии договора аренды, платежных документов.

Образец заявления

Организация вправе не компенсировать понесенные затраты работникам, а арендовать жилое помещение для размещения работников самостоятельно и предоставлять его в пользование работникам, вынужденным сменить место жительства. В этом случае необходимы:

  1. Договор аренды жилого помещения на организацию.
  2. Договор безвозмездного пользования квартирой работником.

Собрав пакет документов, издайте приказ на компенсацию жилья или предоставление в пользование служебной квартиры.

Надо ли удерживать НДФЛ и страховые взносы

Контролирующие органы относят компенсацию оплаты жилья работнику по трудовому договору к зарплатным выплатам (Письмо Минфина от 14.01.19 №03-04-06/1153) и полагают, что с них уплачиваются:

  • НДФЛ;
  • страховые взносы.

И предоставление безвозмездного проживания в служебной квартире, и компенсация расходов на аренду жилья сотруднику являются доходом физического лица. Следовательно, облагаются налогом на доходы физлиц в полном объеме (ст. 422 НК РФ).

Поскольку компенсационная выплата производится в рамках трудовых отношений и не включена в необлагаемые (ст. 422 НК РФ), то ее включают в базу обложения страховыми взносами в полном объеме.

Как компенсируются затраты сотруднику Как определить налогооблагаемую базу
Выплачивается возмещение расходов Сумма компенсационной выплаты
Предоставляется служебная квартира Сумма арендного платежа, уплачиваемого организацией

Отражаем в бухучете и учитываем в целях налогообложения

В бухгалтерском учете затраты на возмещение арендных платежей за квартиру относятся к расходам по основной деятельности. Проводки формируются следующие:

Операция Дебет Кредит
Начислено возмещение арендных платежей работнику 26, 44 73
Возмещение расходов на аренду выплачено работнику 73 50, 51
Арендные платежи за квартиру организацией учтена в расходах 26, 44 60, 76
Арендные платежи перечислены арендодателю 60, 76 51
Удержан НДФЛ 70 68
Начислены страховые взносы 26, 44 69

В налоговых расходах компенсация найма жилья сотрудникам признается только в размере, не превышающем 20% от начисленной заработной платы работника. Дело в том, что Минфин относит такие выплаты к оплате труда в натуральной форме (Письмо от 14.09.16 №03-04-06/53726, ст. 131 ТК РФ). Отстоять право учитывать возмещение аренды сотрудникам при исчислении налога на прибыль в большем размере удастся только в суде.

Налогообложение компенсации за аренду жилья сотруднику

  • Варианты выплат за аренду жилья
  • Компенсации по командировкам
  • Компенсационные выплаты при работе в разъездах
  • Компенсация по переезду для работы в другой местности
  • Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
  • Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
  • Итоги

Варианты выплат за аренду жилья

Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.

Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:

  • наличия документального подтверждения;
  • оценки вида расхода для целей налогообложения;
  • способа осуществления выплат.

Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:

  • принятие для включения в базу по прибыли;
  • облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход сотрудника.

В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Работодатель может оплачивать аренду жилья для сотрудника, заключив договор с арендодателем напрямую, или компенсировать расходы работника. Как правильно оформить документы в обоих случаях, рассказал В. И. Неклюдов — инспектор по труду Нижегородской области. Изучите мнение чиновника, получив пробный бесплатный доступ к системе КонсультантПлюс.

Компенсации по командировкам

Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2016 № 03-04-06/58957).

При условии наличия документов, свидетельствующих о величине расходов на проживание, они не попадут ни под налог на доходы физлиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни под страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При отсутствии документов, подтверждающих такие расходы, от НДФЛ будут освобождены суммы, не превышающие в сутки:

  • 700 руб. по поездке, осуществленной по территории РФ;
  • 2500 руб. по загранкомандировке.

А вот в части страховых взносов аналогичной оговорки ни п. 2 ст. 422 НК РФ, ни п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ не содержат. То есть при отсутствии подтверждающих расходы документов под обложение страховыми взносами попадет полная сумма компенсации расходов на проживание, оплаченных за время командировки.

Одним из вариантов предоставления жилья командированному (при частых поездках в одно и то же место) является наем работодателем жилья, которое сотрудник занимает во время пребывания в командировке. Учесть в базе по прибыли такие расходы работодатель вправе (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только за те периоды, когда в арендованном жилье проживал командированный работник (письмо УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@). Причем в состав принимаемых расходов на таких же условиях можно включить и коммунальные платежи (письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

Компенсационные выплаты при работе в разъездах

Аналогичная норма, обязывающая компенсировать расходы на проживание, в ТК РФ предусмотрена и в части работы разъездного характера (ст. 168.1). Расценивать такую компенсацию следует не как относящуюся к командировкам (ст. 166 ТК РФ), а как выплату, учитывающую выполнение работы в особых условиях.

Осуществляться такая выплата может 2 способами:

  • как надбавка к зарплате — в этом случае размеры ее работодатель устанавливает самостоятельно, она полностью принимается в уменьшение базы по прибыли (п. 3 ст. 255 НК РФ) и как часть зарплаты подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами;
  • по фактическим затратам работника, подтвержденным документально — в этом варианте она расценивается как компенсация расходов, вызванных необходимостью исполнения должностных обязанностей, полностью учитывается при определении базы по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не попадает под налог на доходы физлиц и страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона 125-ФЗ).

Выбор способа компенсации закрепляется во внутреннем нормативном акте.

Подробнее о таком нормативном акте читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец 2019-2020».

Компенсация по переезду для работы в другой местности

Еще одним видом компенсации, предусмотренным ТК РФ (ст. 169), является оплата расходов, вызванных сменой работником места проживания из-за смены работы. Расходы эти делятся на 2 вида:

  • на собственно переезд;
  • на связанные с обустройством на месте новой работы.

Среди них расходы на проживание прямо не поименованы, то есть уже в самом перечне есть неопределенность в возможности отнесения к ним платы за проживание работника. И именно ее использует Минфин России (письма от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531, от 19.09.2014 № 03-04-06/46997) для обоснования неотнесения затрат на оплату проживания для иногороднего работника к расходам, связанным с его обустройством.

Вместе с тем суды достаточно часто признают расходы, осуществляемые работодателем на жилье для работника из другого региона, относящимися к разряду выплат, имеющих компенсационный характер (определение ВС РФ от 25.03.2015 № 309-КГ15-602, постановления Арбитражных судов Московского округа от 13.10.2016 по делу № А40-221105/2015, Западно-Сибирского округа от 21.06.2016 по делу № А67-7145/2015).

Таким образом, соотнесение расходов, связанных с оплатой проживания работника, с расходами, относящимися к его обустройству на месте новой работы, с большой долей вероятности вызовет споры с проверяющими.

Как учесть аренду квартиры для иногороднего сотрудника, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника

Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).

Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).

Видами подобной оплаты могут быть:

  • Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
  • Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
    • оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
    • выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.

В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).

Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника

Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137):

  • налогом на доходы физлиц (п. 1 ст. 210 НК РФ);
  • страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется осуществлять удержание НДФЛ и с того дохода, который будет выплачиваться арендодателю-физлицу, не являющемуся ИП (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Для целей принятия в базу по налогу на прибыль расходы по оплате жилья могут быть учтены как:

  • арендные платежи, если договор на аренду работодатель заключает от своего имени, причем учитывают их в базе по прибыли целиком (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
  • выплаты социального характера (письмо Минфина России от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531), за счет которых базу по прибыли уменьшить нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ);
  • часть платы за труд (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253), которые в таком качестве возможно полностью учесть в базе по прибыли (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ).

Об особенностях учета расходов по оплате труда в числе снижающих базу по прибыли читайте здесь.

Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.

Итоги

Необходимость оплаты работнику расходов на проживание для работодателя может быть как обязательной, так и добровольной. Но при этом и в том, и в другом случае учет таких расходов в базе по прибыли и налогообложение их в качестве доходов работников может иметь варианты в зависимости от ряда факторов. Среди таких факторов наиболее существенными оказываются оценка расходов для целей обложения налогами и взносами, способ осуществления выплат, наличие документального подтверждения.

Аренда жилья работнику облагается НДФЛ и взносами

Минфин России в письме от 14.01.2019 № 03-04-06/1153 порядок обложения НДФЛ, страховыми взносами и налогом на прибыль при оплате организацией аренды жилых помещений для иногородних работников.

Ситуация следующая: между обществом и работником, прибывшим из другого города, заключен трудовой договор, в соответствии с которым общество обеспечивает данного работника жильем. Для этого общество заключило договор аренды жилого помещения с арендодателем и выплачивает сумму арендной платы непосредственно арендодателю.

Напомним, при переезде сотрудника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель возмещает расходы по переезду сотрудника, членов его семьи и провозу имущества, а также расходы по обустройству на новом месте жительства. Порядок и размеры таких компенсационных выплат работникам определяются коллективным договором, локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора (ч. ч. 1, 4 ст. 169 ТК РФ).

Налог на доходы физических лиц

НДФЛ облагаются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Для целей налогообложения возмещение затрат по найму жилья или оплата найма жилья представляют собой доход сотрудника в натуральной форме, который может быть частью оплаты труда (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 19.02.2018 № 03-04-06/10129).

Освобожденные от налогообложения доходы перечислены в статье 217 Налогового кодекса РФ. К ним относятся установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность (п. 3 ст. 217 НК РФ).

По мнению контролирующих органов, освобождена от налогообложения компенсация расходов сотрудников только по переезду. А возмещение затрат сотрудника по найму жилья или оплата работодателем найма жилья для сотрудника не подпадают под освобождение от налогообложения НДФЛ (письма Минфина России от 03.11.2017 № 03-04-06/72579, ФНС России от 28.02.2018 № ГД-4-11/3931@).

НДФЛ можно не удерживать, если возмещение затрат по найму жилья или оплата найма жилья для сотрудника предусмотрены трудовым договором и производятся исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом. Такая точка зрения ФНС России представлена в письме от 17.10.2017 № ГД-4-11/20938@. Однако в этом случае возможен спор с налоговой инспекцией, и не исключено, что отстаивать свою точку зрения организации придется в суде. Во избежание конфликта с налоговой инспекцией НДФЛ нужно удержать. Минфин России по-прежнему придерживаются противоположной позиции. А именно – оплата организацией за работников в их интересах стоимости аренды жилых помещений признается их доходом, полученным в натуральной форме, и включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц (письмо от 14.01.2019 № 03-04-06/1153).

Страховые взносы

Страховыми взносами, установленными Налоговым кодексом РФ, облагаются вознаграждения физическим лицам, выплачиваемые в рамках трудовых отношений, по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Перечень сумм, освобождаемых от обложения страховыми взносами, приведен в пункте 1 статьи 422 НК РФ. Оплата работодателем стоимости аренды жилых помещений, предоставляемых работникам, в статье 422 не поименована.

Сумма оплаты организацией аренды жилого помещения, предоставляемого работнику, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплата в натуральной форме. Поэтому такие суммы облагаются страховыми взносами как выплаты в рамках трудовых отношений (письма Минфина России от 19.02.2018 № 03-04-06/10129, от 03.11.2017 № 03-04-06/72579, ФНС России от 17.10.2017 № ГД-4-11/20938@, от 14.01.2019 № 03-04-06/1153).

Налог на прибыль организаций

Учесть для целей налогообложения расходы по найму жилья для иногородних сотрудников организация может, только если выплаты закреплены в трудовом договоре как часть оплаты труда (п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ, письма Минфина России от 14.09.2016 № 03-04-06/53726, от 14.01.2019 № 03-04-06/1153, ФНС России от 17.10.2017 № ГД-4-11/20938@).

Если организация сама платит за наем жилья для сотрудника, такие суммы отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в месяце, за который начисляется арендная плата, в размере, установленном договором (п. п. 5, 6, 6.1, 16 ПБУ 10/99 “Расходы организации”, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Эксперт “НА” Е.В. Чимидова

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО