Новшества электронного документооборота с налоговой

В статье разберём порядок работы с документом с ФНС, а также сроки подачи документов.

С 01 сентября 2014 года отправка и прием деклараций осуществляются в соответствии с приказом ФНС РФ от 31.07.2014 N ММВ-7-6/398@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи». Также данный приказ с 01 сентября 2014 года признает утратившим силу приказ ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@.

При передаче отчетности, подписанной сертификатом уполномоченного представителя, с каждой декларацией передается информационное сообщение о представительстве (см. Каковы особенности предоставления налоговой отчетности через уполномоченного представителя?).

Порядок документооборота с ФНС

Налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:

1. Подтверждение даты отправки отчета

Это электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации. Формируется сразу после отправки отчета.

Дата представления отчета, которая указывается в квитанции о приеме, соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки.

2. Извещение о получении либо сообщение об ошибке.

• Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 4 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
• Сообщение об ошибке — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Поступает от ИФНС в течение 4 часов после отправки отчета. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.

3. Квитанция о приеме либо уведомление об отказе.

• Квитанция о приеме — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. Поступает от ИФНС в течение следующего рабочего дня после отправки отчета. При получении квитанции о приеме документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.
• Уведомление об отказе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Поступает от ИФНС в течение 6-12 часов после отправки отчета. Если пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.

4. Извещение о вводе либо уведомление об уточнении.

• Извещение о вводе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.
• Уведомление об уточнении — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней п осле отправки квитанции о приеме . Если пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений. Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.

Сроки документооборота

Максимальный срок завершенного документооборота согласно методическим рекомендациям не должен превышать трех рабочих дней при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.

Новшества для контактов с налоговой: формы, сроки, суммы

Контактировать с налоговой по некоторым вопросам нужно по-новому. Новшества начнут действовать не с 1 января 2021 года, а раньше – с декабря текущего года. Большинство внесено Федеральным законом от 23 ноября 2020 года № 374-ФЗ, но есть и те, которые приняты во исполнение прошлогоднего Федерального закона от 29 сентября 2020 года № 325-ФЗ. Читайте в статье.

Срок направления требования

Федеральным законом от 23 ноября 2020 года № 374-ФЗ установлен срок, в который направляется требование об уплате долга по пеням, которые начислены после дня, когда было сформировано требование об уплате недоимки, не превышающей 3 000 рублей.

Срок для направления требования равен 1 году со дня уплаты недоимки или со дня, когда начисленные пени превысили сумму 3 000 рублей. Эти условия едины как для физлиц, так и для организаций.

Уточнение внесено в статью 70 НК РФ и действует с 23 декабря 2020 года.

Проценты выплатят без заявления

Федеральным законом № 374-ФЗ уточнен порядок уплаты инспекцией процентов, которые начисляются за несвоевременный возврат суммы переплаты налогов. Поправка коснулась пункта 10 статьи 78 НК РФ и вступит в силу 23 декабря 2020 года.

Проценты начисляются за каждый календарный день нарушения срока возврата переплаты.

Проценты, начисленные ИФНС на дату вынесения решения о возврате излишне уплаченной суммы, перечисляются налогоплательщику на основании такого решения без заявления. В остальных случаях заявление должно быть подано.

Что касается налогового агента, то за возвратом переплаты по НДФЛ он должен обращаться в инспекцию в случае, когда суммы, которую он перечисляет в бюджет, не хватает для возврата налогоплательщику. Суммы процентов, начисленные на дату вынесения решения ИФНС о возврате переплаты, уплачиваются на основании этого решения без заявления.

Электронная доверенность

Также Законом № 374-ФЗ уточнен порядок подтверждения полномочий представителя налогоплательщика в налоговой инспекции (ст. 29 НК РФ).

Вводится возможность использовать электронную доверенность, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью. ФНС утвердит электронный формат такой доверенности, а также порядок ее направления по ТКС с 1 июля 2021 года.

А с 23 декабря 2020 года введены правила для ИП и физлиц, не являющихся ИП.

Уполномоченный представитель ИП или обычного физлица, не зарегистрированного как ИП, сможет действовать на основании доверенности в форме электронного документа, подписанного электронной подписью. До сих пор про ИП не уточнялось.

Сумма долга для обращения в суд подросла

Согласно Закону № 374-ФЗ увеличено пороговое значение суммы задолженности для обращения налоговых органов в суды с заявлением о взыскании платежей с физлиц, не являющихся ИП. Поправка внесена в статью 48 НК РФ.

С 23 декабря 2020 года, чтобы обращаться в суд для взыскания налоговых долгов с гражданина, его долг должен превышать 10 000 рублей.

Форма согласия

Приказом ФНС РФ от 6 июля 2020 г. № ЕД-7-8/423@ была утверждена форма согласия налогоплательщика на информирование его со стороны налоговой инспекции о наличии у него недоимки и (или) задолженности по пеням, штрафам, процентам. Само информирование было введено Федеральным законом от 29 сентября 2020 года № 325-ФЗ с 1 апреля 2020 года. Форма же вводится с 1 декабря.

В ней нужно указывать:

• наименование и ИНН компании;
• фамилию, имя и отчество физлица, его паспортные данные, дату и место рождения;
• адрес электронной почты и номер телефона для доставки сообщений.

Предоставить согласие по форме компания может в ИФНС по месту нахождения или по месту учета крупнейших налогоплательщиков. А физлица – в любую инспекцию.

Форма подачи заявления на согласие – любая: электронная по ТКС, через личный кабинет налогоплательщика, или бумажная – нарочным или по почте.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Выбор читателей

Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года

Изменения трудового законодательства с 2022 года: важное для бухгалтера и директора

Основные и льготные тарифы страховых взносов на 2022 год

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Электронный документооборот и учетная политика

Электронный документооборот (ЭДО) все чаще становится выбором крупного бизнеса, средних компаний и даже индивидуальных предпринимателей. Этот способ организации делопроизводства помогает сократить расходы, сделать бизнес-процессы понятными и быстрыми, упростить представление отчетности в госорганы. Но для внедрения ЭДО в компании нужно утвердить его в ряде документов. Изменения вносятся и в учетную политику организации.

Что нужно сделать бухгалтерам при переходе на электронный документооборот

Бухгалтерский учет предполагает постоянную работу с документацией. В привычном бумажном делопроизводстве это означает бесконечные распечатки, перепечатки и долгие согласования документов, отправку их почтой или курьером, ожидание возвращения подписанных оригиналов, изнуряющие поиски нужного файла в архиве, регулярные утери и восстановления.

Бухгалтеры особенно оценят преимущества ЭДО с контрагентами:

• Оптимизация работы. С электронным документооборотом можно забыть про кипы бумаг на столах и дублирование документов, а поиск и подборка нужных файлов по единому электронному архиву будут занимать считанные минуты.
• Оперативная доставка и получение документов. Аккуратность и соблюдение сроков помогут заслужить лояльность партнеров.
• Сокращение расходов на бумагу, печать, отправку, содержание принтеров.
• Простая передача счетов-фактур, УПД и первичных документов — накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ и других.
• Сокращение количества расхождений с контрагентами. Оно достигается за счет быстрого взаимодействия в системе ЭДО: в случае ошибки по запросу можно быстро получить от отправителя исправленный счет-фактуру или универсальный корректировочный документ.

Чтобы использовать эти преимущества ЭДО для развития бизнеса, компании переходят на электронное делопроизводство. Когда решение о переходе на ЭДО принято, прежде всего нужно выбрать систему и оператора ЭДО, которые предоставят необходимые опции. Кроме того, следует:

• Оформить электронную подпись. Закон № 63-ФЗ включает три вида подписей. Для юридически значимого обмена документами с контрагентами оптимальна квалифицированная электронная подпись. Она равнозначна собственноручной, гарантирует полную степень защиты и подходит для сдачи налоговой отчетности. При этом для ее использования не нужны дополнительные соглашения с контрагентами.
• Выбрать способ обмена электронными документами. Он может вестись напрямую с контрагентом или через оператора ЭДО. В первом случае нужно отдельное соглашение с прописанными условиями обмена. Но такой документооборот не будет в полной мере защищен и не позволит пересылать электронные счета-фактуры. Оператор же сохранит конфиденциальность, обезопасит передачу файлов и позволит пересылать все виды документов, кроме тех, которые по закону могут быть только на бумаге.
• Издать документы, необходимые для подключения организации к ЭДО.

Система электронного документооборота неразрывно связана с делопроизводством в компании. Среди ключевых опций: согласование, подписание, отправка, получение, поиск, постановка на маршруты согласования, работа с шаблонами документов, соответствие иным запросам конкретного предприятия.

Расскажем о возможностях ЭДО и подберем решение под ваши бизнес-процессы

Надо ли прописывать ЭДО в учетной политике

Для любых изменений в работе компании нужна правовая база, в том числе и для внедрения электронного документооборота. Новшества следует зафиксировать в нескольких документах:

• Приказе о внедрении системы ЭДО. Он составляется в произвольной форме, но должен содержать дату перехода на ЭДО и вступления в силу нормативных документов (регламента, порядка получения доступа к ЭДО, инструкции по информационной безопасности данных), а также перечень сотрудников, допущенных к ЭДО.
• Положении об электронном документообороте. Оно объединяет документы, регламентирующие переход на ЭДО, и включает общие положения, сведения о системе, порядок работы.

Если решено перевести в электронный вид первичные документы, нужно внести изменения и в учетную политику (УП) организации.

Какие нормативно-правовые акты это регулируют:

• Статья 21 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Федеральные стандарты устанавливают требования к учетной политике, в том числе документам и документообороту в бухучете. Также устанавливаются виды электронных подписей.
• Положение по бухучету «Учетная политика организации» (иначе — ПБУ 1/2008). Изменения УП возможны, если разрабатываются новые способы ведения бухучета в компании.

Регулирующий документ обозначает возможность использования электронных документов и их визирования электронной подписью.

Что нужно зафиксировать в учетной политике

Перед началом онлайн-обмена документами в учетную политику организации нужно внести положение об ЭДО. В нем важно зафиксировать, что учетные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.

Если конкретнее, в УП нужно зафиксировать:

• Список документов, которые будут составляться в электронном виде и участвовать в ЭДО. Например, счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД.
• Порядок обмена электронными документами. ЭДО может осуществляться двумя способами: с привлечением оператора телекоммуникационных каналов связи или же без него. Важно учесть, что обмен электронными счетами-фактурами возможен только через оператора ЭДО.
• Какая подпись будет применяться для визирования. Закон «Об электронной подписи» предполагает три варианта: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Только последняя при этом имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи, без заключения дополнительного соглашения. Ей можно подписать лицензионный договор, счета, соглашения и другие документы.
• Список сотрудников, которые имеют право подписи электронных документов. Как правило, в их число входят генеральный директор и главный бухгалтер компании.
• Особенности хранения электронных документов. Стоит указать, что данные будут храниться в онлайн-каталогах в течение конкретного срока (для бухгалтерских документов — не менее пяти лет).
• Способ представления документов в ответ на запрос налогового органа. Те или иные документы могут быть представлены в электронном или бумажном виде.

Учетная политика включает как конкретные перечни и способы организации ЭДО, так и требования к нему. В частности, фиксируется важность своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете и отчетности фактов хозяйственной деятельности компании. Кроме того, при обновлении в учетной политике стоит отразить законодательные изменения последнего года.

Поможем быстро настроить электронный документооборот

Пример учетной политики

Учетная политика для целей бухучета может формироваться по-разному. Все зависит от специфики бизнес-процессов и специализации компании. Приводим пример, как ее составить.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
В.В. Иванов
01 сентября 2021

Учетная политика ООО «Компания»
для целей бухгалтерского учета на 2022 год

«…»
Электронный документооборот в компании

1.1. Бухгалтерский учет ведется в электронном формате. Порядок организации электронного документооборота определен стандартом организации № 1 «Управление документацией».

1.2. В бухгалтерском учете применяются унифицированные формы первичных и сводных документов. Их исчерпывающий перечень приведен в прил. 1. Документы могут составляться в бумажном и электронном виде.

1.3. Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота. Применяются утвержденные ФНС России форматы документов.

1.4. Первичные учетные документы визируются квалифицированной электронной подписью. Она равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе, если:

• сертификат подписи действует на момент подписания документа,
• подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в ее сертификате.

Правом подписи обладают сотрудники, перечень которых указан в прил. 2.

1.5. Первичные учетные документы хранятся в течение пяти лет.

1.6. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в электронном виде.

1.7. Для присоединения контрагента к участию в системе электронного документооборота ООО «Компания» с контрагентом заключается договор. После подписания договора электронные документы, отправленные и полученные согласно оговоренным оператором правилам электронного документооборота, признаются обеими сторонами юридически эквивалентными документам в письменной форме. Юридическая значимость, законность и действительность таких документов не могут быть оспорены лишь на основании того, что они созданы в электронном виде.

1.8. Параллельно с электронными документами также используются следующие первичные документы в бумажном формате:

• авансовые отчеты,
• путевые листы,
• входящие и исходящие документы с контрагентами, не подключенными к системе электронного документооборота.

Главный бухгалтер ___________________________ И.И. Петрова

Для корректного обновления учетной политики в связи с внедрением электронного документооборота вы можете открыть и скачать образец документа.

Поможем с переходом на электронный документооборот и ответим на все вопросы

Преимущества электронного документооборота. Плюсы и минусы

К переходу на электронный документооборот организации подталкивают и законодательные изменения, и контрагенты, которые уже сделали шаг в сторону цифровизации. Но некоторых руководителей компаний останавливает непонимание, какими конкретно преимуществами отличается электронный документооборот (ЭДО) и сопряжен ли переход на него с большими трудностями. Рассказываем о плюсах и минусах ЭДО.

Преимущества перехода на ЭДО

Электронный документооборот — способ обмена электронными документами, который происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Одна из систем, обеспечивающих ЭДО, — Диадок от оператора СКБ Контур.

Благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) документы получают юридическую значимость, а значит, такой документооборот ни в чем не уступает традиционному. Какие преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным?

Упорядочивание работы внутри организации

С ЭДО стопки бумаг, заполненные папками шкафы, архивы-лабиринты останутся в прошлом. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохранятся в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск займет пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.

Ускорение бизнес-процессов

Работа с электронными документами ведется быстрее, чем с бумажными. К примеру, на отправку или получение файла уйдет пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. Более того, в Диадоке можно сразу изучить полученный договор или соглашение, внести правки, подписать. Сэкономленное время сотрудники смогут потратить на другие задачи.

Сокращение административных расходов

Бумажное делопроизводство требует больших затрат на бумагу, печать, отправку. С ЭДО расходы будут намного ниже: получение документов в Диадоке бесплатное, а отправка — в 5–7 раз дешевле.

Точный документооборот

Система ЭДО не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ.

Еще одно преимущество системы электронного документооборота: проверка документа на соответствие форматам ФНС до его подписания. Диадок также проверит срок действия сертификата КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость. Благодаря этому число ошибок снижается, следовательно, растет лояльность партнеров.

Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО

Возможные проблемы при переходе на ЭДО

ЭДО внедряется в России с начала 2000-х годов. Но некоторые компании по-прежнему опасаются перехода, поскольку ожидают проблем внедрения электронного документооборота. Каких сложностей могут опасаться руководители организаций?

Сложный переход

Порой главы компаний обеспокоены тем, что для внедрения ЭДО нужно выбрать оператора и систему ЭДО, приобрести, установить ПО, переобучить персонал, что может вызвать негатив в коллективе, всесторонне пересмотреть систему работы.

Проанализировать бизнес-процессы внутри компании на самом деле будет полезно. Это поможет оптимизировать работу, устранить слабые места и найти точки роста. Но сам переход на ЭДО может пройти почти незаметно. Так, веб-версия Диадока предлагает работу в браузере и напоминает электронную почту. Другие решения можно интегрировать в привычную учетную систему.

ЭДО бесполезен, если контрагенты еще не перешли на электронные документы

Обмен документами — процесс обоюдный. Но немалая часть бизнеса уже перешла на электронный документооборот. Проверить, работают ли ваши контрагенты с электронным форматом, можно с помощью специального сервиса Диадока.

Если ваш партнер не работает с ЭДО, наладить взаимодействие помогут эксперты Диадока. Они отправят приглашение, расскажут об удобстве и выгоде безбумажной работы, помогут с переходом и научат пользоваться сервисом.

Ненадежность хранения

Нередко в компаниях опасаются, что электронный архив может быть поврежден и без дублирования на бумаге документы могут быть утеряны. На самом деле бумажные документы легче потерять, испортить или выкинуть по ошибке.

В электронном архиве документы не подвержены внешним влияниям и будут храниться бессрочно. А использование резервного копирования избавит от последних страхов утери важных файлов.

Долгое подключение

На заре развития электронного документооборота переход на него мог занять месяцы. Сегодня же Диадок позволяет автоматизировать работу в считанные дни — например, подключив веб-версию системы. Это еще один плюс ЭДО. Чуть больше времени займет настройка персональных интеграционных решений. Зато возможность работать в привычных учетных системах упростит обучение сотрудников.

Плюсы и минусы ЭДО

Внедрение ЭДО, вопреки опасениям некоторых руководителей, не изменит привычную работу компании. Потенциальные недостатки электронного документооборота на деле решаются легко и не затрудняют бизнес-процессы.

К примеру, в числе минусов называются такие проблемы перехода на ЭДО:

• Необходима разработка регламента по работе с СЭД, внесение изменений в учетную политику. Но эти документы — типовые, так что работа с ними не займет много времени.
• Для обслуживания системы, ее своевременного обновления понадобится компетентный сотрудник. На самом деле большинство технических вопросов решает техподдержка Диадока. Она работает круглосуточно.
• Для взаимодействия с контрагентами, использующими другого оператора ЭДО, придется вручную настраивать роуминг. Но к автоматическому роумингу с Диадоком подключается все больше операторов. Так что для работы с контрагентами понадобится только отправка приглашения.

Так что эти минусы электронного документооборота точно не помешают бизнесу полностью автоматизировать рабочие процессы и отказаться от бумажного делопроизводства.

При этом в числе дополнительных достоинств электронного документооборота можно назвать:

• оперативное представление документов по требованию налоговой;
• повышение процента выполненных работниками задач;
• легкая адаптация сотрудников к новому формату.

Переход на электронный документооборот сделает компанию мобильной, готовой к любым изменениям, способной подстроиться даже под сложные условия. Это позволяет бизнесу оставаться на волне, быть конкурентоспособным на рынке.

Обязательно ли переходить на ЭДО

Законодательство сегодня не обязывает переводить все в ЭДО. Но тенденция очевидна: все больше процессов во взаимодействии с контролирующими государственными органами происходит именно в электронном формате. Например:

• ФНС требует электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников более 100 человек;
• ПФР принимает только электронную отчетность с организаций и ИП с численностью работников от 25 человек.

Кроме того, некоторые законодательные новшества в области бизнеса сразу предусматривают только электронный документооборот. Например, национальная система прослеживаемости товаров предполагает отправку счетов-фактур и УПД, а также взаимодействие с ФНС только через оператора ЭДО. По той же схеме уже с 1 января 2022 года будут работать и все участники оборота маркированной продукции.

Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны и во взаимодействии с контрагентами. Все вопросы решаются быстро — минимум времени занимает даже двустороннее подписание документов. Все это позволяет развивать бизнес, не тратя ресурсы на рутинные задачи.

Для перехода на ЭДО достаточно оставить заявку: эксперты Контур.Диадока подберут решение, помогут оформить квалифицированную электронную подпись и подключить ваших контрагентов к ЭДО.

Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО

Новшества электронного документооборота с налоговой

2. Общие положения

2.1. Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях реализации порядка обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при предоставлении налогоплательщикам информационных услуг и информировании налогоплательщиков в электронной форме по ТКС, в соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 02.07.2012 N 99н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов)».

2.2. Настоящие Методические рекомендации определяют последовательность электронного документооборота с использованием электронной подписи, соответствующей требованиям, установленным в Системе (далее — ЭП), между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при информировании налогоплательщиков и при предоставлении налогоплательщикам информационных услуг в электронной форме по ТКС, перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах, а также требования:

к временным характеристикам выполнения функций;

к программным продуктам, применяемым участниками взаимодействия при электронном документообороте в части программного модуля, осуществляющего контроль представленных налогоплательщиками (представителями) документов на соответствие требованиям, установленным законодательством о налогах и сборах;

к взаимодействию при нештатных ситуациях.

2.3. Средства криптографической защиты информации, используемые при информационном взаимодействии, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации и совместимы с аналогичными средствами, используемыми ФНС России.

2.4. В процессе электронного документооборота стороны обмениваются электронными документами:

информационное сообщение о представительстве;

квитанция о приеме;

уведомление об отказе в приеме;

подтверждение даты отправки;

ответ на запрос;

письмо налогового органа;

и технологическими электронными сообщениями:

извещение о получении;

сообщение об ошибке.

2.5. Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронной форме по ТКС осуществляется, если налогоплательщик (представитель) взаимодействует с налоговыми органами по ТКС и зарегистрирован в качестве участника электронного документооборота в соответствии с требованиями Системы.

2.6. Основанием для информирования налогоплательщиков и предоставления налоговыми органами информационных услуг в электронной форме по ТКС является запрос (обращение) налогоплательщика (представителя) в электронной форме, подписанный ЭП налогоплательщика (представителя) в налоговый орган по месту учета налогоплательщика.

2.7. Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают предоставление налоговыми органами в электронной форме следующих документов:

справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам (далее — справка о состоянии расчетов). Формы и форматы документа утверждены приказом ФНС России от 28.12.2016 N ММВ-7-17/722@;

(в ред. Приказа ФНС России от 04.04.2017 N ММВ-7-6/283@)

(см. текст в предыдущей редакции)

справка об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов (далее — справка об исполнении обязанности). Форма и формат документа утверждены приказом ФНС России от 20.01.2017 N ММВ-7-8/20@;

(в ред. Приказа ФНС России от 04.04.2017 N ММВ-7-6/283@)

(см. текст в предыдущей редакции)

выписка операций по расчетам с бюджетом (далее — выписка). Форма документа приведена в приложении N 4 к Методическим рекомендациям;

перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году (далее — перечень). Форма документа приведена в приложении N 5 к Методическим рекомендациям;

акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам (далее — акт сверки). Форма документа утверждена приказом ФНС России от 16.12.2016 N ММВ-7-17/685@, формат документа утвержден приказом ФНС России от 04.10.2010 N ММВ-7-6/476@.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.04.2017 N ММВ-7-6/283@)

(см. текст в предыдущей редакции)

Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

Формы документов (акт сверки, выписка, перечень, справка о состоянии расчетов) представляют собой файлы формата RTF, XML, XLS, PDF. При этом имена файлов формата RTF, XLS должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением .rtf, xls, pdf.

При предоставлении налогоплательщику (представителю) информационных услуг (акта сверки, выписки, перечня, справки о состоянии расчетов) в целом по организации и справки об исполнении обязанности — документы представляют собой файлы формата XML.

2.8. Информационное взаимодействие в электронной форме по ТКС осуществляется между налогоплательщиками (представителями) и налоговыми органами, в которых налогоплательщики состоят на учете по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.

2.9. Налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших (далее — крупнейшие налогоплательщики) (представители) осуществляют информационное взаимодействие в электронной форме по ТКС с налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации, взаимодействуют с крупнейшим налогоплательщиком через налоговый орган по месту учета его в качестве крупнейшего налогоплательщика.

2.10. Информационное взаимодействие налогоплательщика и налогового органа через оператора ЭДО осуществляется в зашифрованном виде за исключением подтверждения даты отправки, рассылки со стороны налоговых органов, извещения о получении и сообщения об ошибке.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

Документы шифруются отправителем для получателя.

В случае невозможности расшифровать поступивший электронный документ получатель формирует и направляет адресату-отправителю сообщение об ошибке.

2.11. Участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронной форме в порядке и в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации и настоящими Методическими рекомендациями.

2.12. Программно-аппаратные средства налогового органа и оператора ЭДО, обеспечивающие электронный документооборот, должны функционировать круглосуточно. Временные характеристики выполнения функций (2 часа, 4 часа) в пунктах 3.3, 3.6, 3.9, 3.11, 3.13, 3.14, 3.17, 3.20, 3.22.1, 3.22.3, 3.24, 3.26, 3.27, 3.28, 3.30, 3.33, 4.3, 4.6, 4.8, 4.12, 4.15., 4.16, 5.4, 5.7 Методических рекомендаций действуют при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае возникновения ситуаций, когда автоматическое функционирование приемного комплекса налогового органа нарушено на срок, превышающий установленный срок обработки документа, обмен электронными документами между налоговыми органами производится в ручном режиме с помощью альтернативных способов доставки (например, с использованием FTP-серверов).

(абзац введен Приказом ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

2.13. При отправке обращения или запроса в электронной форме по ТКС представителем налогоплательщика доверенность (копия доверенности), подтверждающая право представителя на получение информационных услуг или ответа налогового органа, предоставляется налоговому органу до представления запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение 3-х лет после истечения срока действия доверенности.

2.14. Право подписи документов, участвующих в электронном документообороте, электронной подписью имеют должностные лица налогоплательщика (представителя) и оператора ЭДО, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяющихся для автоматического создания электронных подписей в Системе.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.15. Информация по запросу (обращению) не предоставляется налогоплательщику (его представителю) по следующим основаниям:

направление запроса (обращения) налогоплательщиком (представителем) в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по запросу (обращению);

несоответствие запроса (обращения) налогоплательщика (представителя) установленному формату;

направление представителем налогоплательщика запроса (обращения) без приложения к нему информационного сообщения о представительстве, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации по запросу;

ЭП налогоплательщика (представителя) отсутствует, владелец ЭП, подписавший запрос (обращение) не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса (обращения) не соответствуют данным владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, ЭП не соответствует документу.

В этом случае налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

2.16. В одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период. В одном запросе может быть запрошен только один из документов, перечисленных в пункте 2.7 Методических рекомендаций.

В случае, если в запросе не указана дата, по состоянию на которую формируется ответ на запрос, или в запросе указана будущая дата, ответ формируется на дату регистрации этого запроса в налоговом органе.

2.17. При направлении запроса налогоплательщиком (представителем) на получение информации (акт сверки, выписка, перечень, справка о состоянии расчетов) в целом по организации, а также на получение справки об исполнении обязанности, идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит «ИФНС» заполняются равными «0000», реквизит «КПП налогоплательщика» не заполняется.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

В ответ на запрос налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и/или уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика, месту нахождения организации, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.

2.18. При предоставлении справки об исполнении обязанности, перечень ответов, сформированных налоговыми органами, в которых налогоплательщик состоит на учете по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации, автоматически анализируется, и запись «не имеет неисполненную обязанность» проставляется в случае отсутствия в перечне ответа/ответов «имеет неисполненную обязанность». В противном случае налогоплательщику направляется справка с записью «имеет неисполненную обязанность» с указанием в приложении кодов налоговых органов, в которых он имеет неисполненную обязанность.

2.19. Дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО/ОКТМО) могут заполняться при запросе выписки и акта сверки. В случае незаполнения дополнительных реквизитов ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика.

2.20. В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО/ОКТМО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам.

В случае если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по всем указанным в запросе КБК и ОКАТО/ОКТМО, то налогоплательщику (представителю) формируется и направляется соответствующее сообщение в уведомлении об отказе.

(в ред. Приказа ФНС России от 17.11.2014 N ММВ-7-6/588@)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае если в запросе на предоставление выписки или перечня указан, соответственно, отчетный год либо период времени, свыше периода трех лет назад от текущей даты, то налогоплательщику (представителю) формируется и направляется соответствующее сообщение в уведомлении об отказе.

(абзац введен Приказом ФНС России от 03.06.2019 N ММВ-7-19/277@)

2.21. Справка о состоянии расчетов формируется в налоговом органе по всем открытым в налоговом органе налоговым обязательствам.

2.22. Акт сверки в целях настоящих Методических рекомендаций предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган в целях проведения совместной сверки расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам в электронной форме.

(п. 2.22 в ред. Приказа ФНС России от 04.04.2017 N ММВ-7-6/283@)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.23. Если налогоплательщик (представитель) в установленное время не получил в соответствии с документооборотом установленный документ от оператора ЭДО или от налогового органа, то налогоплательщик (представитель) обращается к оператору ЭДО или в налоговый орган для выяснения причин.

(в ред. Приказа ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.24. В рамках централизованной Системы взаимодействие операторов ЭДО с налоговыми органами осуществляется через межрегиональную инспекцию ФНС России по централизованной обработке данных, которая формирует, подписывает своей ЭП и направляет налогоплательщикам через операторов ЭДО извещение о получении электронных документов налоговыми органами.

(п. 2.24 введен Приказом ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/74@)