Отражаем расходы на такси в налоговом учете

Расходы на проезд по платной дороге

Налоговое ведомство разрешает отнести к прочим при расчете налога на прибыль затраты, связанные с проездом по платной дороге 1 . Учесть их следует либо как расходы на содержание служебного транспорта, либо как сборы за право въезда/транзита.

Возможность пользоваться платными автодорогами существует с 2010 года. В настоящее время оказание этих услуг регламентируется Правилами 2 . Предоставление права проезда без взимания платы или со скидкой от установленной платы (права льготного проезда) для отдельных категорий пользователей осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности 3 . Некоторые категории транспортных средств освобождены от платы за проезд по платной дороге 4 .

Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете затраты на проезд по платной дороге можно учесть в качестве общехозяйственных (счет 26) или коммерческих (счет 44) расходов. В транспортных компаниях такие расходы целесообразно отражать в привязке к тому или иному виду перевозок (объекту калькулирования).
Плату за проезд можно квалифицировать и в качестве иных расходов, непосредственно связанных с приобретением товаров, материалов, основных средств. Сумма таких расходов должна быть учтена при формировании первоначальной стоимости перевозимых объектов по дебету счетов 08 «Капитальные вложения», 10 «Материальные ценности», 41 «Товары».

Когда можно затраты относить к расходам
Что касается учета расходов на проезд по платной дороге в целях расчета налога на прибыль, то мнение по этому вопросу на данный момент высказала только налоговая служба 5 . Чиновники считают, что компания вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных, обоснованных и документально подтвержденных расходов. Это возможно в случае, если фирма может подтвердить факт экономической целесообразности использования платных дорог при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении.
Такие затраты могут быть учтены в составе:

прочих расходов (как затраты на содержание служебного автотранспорта) 6 ;
прочих расходов (как сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта) 7 . Правда, такие сборы поименованы в Налоговом кодексе в составе командировочных расходов компаний. На практике же расходы на проезд по платным дорогам могут возникнуть и вне командировки. Например, работа водителей транспортных компаний обычно носит разъездной характер, а значит, их поездки не признают командировками. Но эти нюансы остались вне зоны рассмотрения налоговым ведомством в указанном письме.

Кроме этого, поскольку расходами признают любые затраты при условии, что они произведены для ведения деятельности, направленной на получение дохода, указанная плата может быть отнесена к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией 8 .
Относительно документального подтверждения в качестве обоснования произведенных расходов по оплате проезда можно использовать 9 :

проездные талоны (наклейки) с определенным сроком действия (1, 3, 6 месяцев и один год), дающие право на проезд через пункт взимания платы платной автомобильной дороги оператора;
проездные талоны (наклейки), дающие право на ограниченное число проездов через пункт взимания платы автомобильной дороги оператора.

Если проезд оплачен с помощью технических средств автоматической электронной оплаты, документ об оплате проезда выдается в пункте взимания платы по требованию пользователя. А значит, необходимо провести инструктаж работников об обязанности получения таких талонов (наклеек).
Подтвердить факт экономической целесообразности использования платных дорог при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении несколько сложнее. На наш взгляд, потребуется создать или внести в локальные нормативные акты (положение о командировках, приказы руководителя) ряд дополнений, в которых следует указать преимущества использования платных дорог, например, следующего характера:

проезд по платным дорогам позволяет более оперативно и безопасно добираться до пунктов назначения, что положительно сказывается на эффективности деятельности предприятия в целом (сокращается протяженность маршрута, экономятся ГСМ, трудозатраты водителей);
пользование качественными дорогами значительно снижает стоимость и продолжительность ремонтов, повышает срок службы автомобиля;
имеет огромное значение сокращение сроков доставки грузов (например, для перевозки скоропортящихся продуктов или служб доставки);
состояние бесплатной дороги настолько неудовлетворительно, что ставит под угрозу сам процесс качественной перевозки, повышает степень риска получения ущерба от дорожно-транспортных происшествий.

И это далеко не полный перечень доказательств. Для большей убедительности можно привести расчет экономического эффекта от пользования платной, а не альтернативной дорогой.
В отсутствие оформленного локального нормативного акта инспекторы могут счесть расходы на проезд по платным дорогам (участкам дорог) экономически неоправданными затратами, не уменьшающими базу по налогу на прибыль. В этом случае свою позицию организации придется доказывать в судебном порядке. Для транспортных предприятий сумма может быть значительной.
Таким образом, учитывая позицию налоговиков, компаниям желательно документально оформить все доводы, позволяющие обосновать экономическую целесообразность использования платных дорог.

НДС
Отметим, что с 1 января 2011 года оказание услуг по предоставлению права проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам общего пользования федерального значения (за исключением услуг, плата за оказание которых остается в распоряжении концессионера) объектом обложения НДС не признается 10 .

Сноски:
1, 5 письмо УФНС России по г. Москве от 07.06.2012 № 13-11/050285
2 утв. пост. Правительства РФ от 19.01.2010 № 18 (далее — Правила)
3 Федеральный закон от 08.11.2007 № 257-ФЗ (далее — Закон № 257-ФЗ)
4 ст. 41 Закона № 257-ФЗ
6 подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ
7 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ
8 подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
9 п. 13 Правил
10 подп. 4.2 п. 2 ст. 146 НК РФ

Как учитывать в налоговом учете разные виды расходов по бизнес-картам

Представительские расходы

К представительским расходам относят (п. 2 ст. 264 НК РФ):

Расходы на проведение официального приема приглашенных лиц (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), а также для лиц вашей организации, которые участвуют в приеме. Сюда же относят затраты на аренду помещения, его оформление и украшение, оборудование стендов и пр.
Расходы на доставку приглашенных лиц к месту проведения мероприятия и обратно.
Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
Оплату услуг переводчиков, если они не состоят в штате компании.

Чтобы бухгалтерия могла списать расходы в уменьшение прибыли, помимо стандартных первичных документов (чеки, квитанции и пр.), необходимо оформить и утвердить у руководителя организации:

Приказ о проведении мероприятия, здесь надо указать: цель мероприятия и перечислить участвующих в нем работников компании.
Смету расходов на мероприятие.
Отчет о проведенном мероприятии. В отчете указывают: время и место проведения мероприятия; программу мероприятия; состав участников (приглашенных и принимающей стороны); сумму расходов на организацию мероприятия. Если в результате мероприятия будут подписаны договоры, то это также надо отразить в отчете.

Командировочные расходы

К командировочным расходам относят (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

суточные за каждый календарный день командировки (размер суточных определяет организация и утверждает локальным документом, при этом не облагаются НДФЛ суточные в размере 700 рублей при поездках по России и 2500 рублей при поездках за границу);
расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или личной машине;
расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы, например, стоимость аренды автомобиля, медицинской страховки на время командировки, услуг бизнес-залов и др.

Данные расходы можно списать в уменьшение прибыли, если они документально подтверждены и утвержден авансовый отчет.
Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. На упрощенке командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчета или на дату выплаты работнику возмещения, если он платил из личных средств. В данной ситуации сначала работник составляет авансовый отчет, который утверждает у руководителя.

НДС. По командировочным расходам вы можете принять НДС к вычету, если есть счет-фактура, в котором НДС выделен отдельной строкой. Также вы можете принять к вычету НДС по следующим документам, если налог выделен отдельной строкой:

проездной билет, маршрут, квитанция электронного билета, квитанция на оплату такси;
бланк строгой отчетности по расходам на проживание.

НДФЛ и страховые взносы. Стоимость проезда, а также суточные в пределах установленных норм, не облагаются НДФЛ, взносами на нетрудоспособность и материнство, на обязательное пенсионного страхование и на обязательное медицинское страхование. Стоимость услуг бизнес-залов в аэропортах и на вокзалах облагается страховыми взносами, но не облагается НДФЛ.

Особый учет основных средств в налоге УСН

В этой статье мы расскажем, какие средства являются основными и как их покупку нужно учитывать в налоге УСН, а также рассмотрим вопросы, которые чаще всего возникают в связи с продажей такого имущества. Для того чтобы было понятнее, будем рассматривать на примерах.

Сначала давайте обозначим, о каких основных средствах идёт речь. Само понятие «основные средства» взято из бухучета, но оно активно используется в Налоговом Кодексе и применяется, в том числе, и к индивидуальным предпринимателям, которые от бухучета вообще освобождены.

Основные средства — товары или имущество, которые используются в деятельности предприятия (не для перепродажи), срок их использования дольше года, и стоят они дороже 100 тысяч рублей. Например, это помещение в собственности, где находится ваш офис или торговая точка, транспорт, офисная техника, инвентарь, оборудование, то есть это все то, что является средством труда и получения прибыли.

Списываем затраты на покупку основного средства

Если вы применяете УСН «Доходы», то списать расходы на основные средства не сможете. Существенно снизить налоговую базу за счёт затрат на основное средство имеют право только фирмы на УСН «Доходы минус расходы».

Кроме того, что расход должен быть подтверждён, экономически обоснован и соответствовать списку в ст. 346.16 НК РФ, должны соблюдаться следующие обязательные условия:

расходы на покупку должны быть полностью оплачены;
основное средство должно использоваться в предпринимательской деятельности;
зарегистрировано право собственности, например, если мы говорим о покупке авто или офиса.

Необходимость такой серьёзной покупки для бизнеса нужно уметь обосновать в случае вопросов налоговиков, иначе расход могут признать неправомерным и как следствие доначислят налог, пени и штраф.

Основное средство списывается по первоначальной стоимости. Определить её несложно, мы просто складываем все фактические затраты на приобретение:

стоимость основного средства по договору;
НДС;
расходы на консультационные услуги, связанные с приобретением;
таможенные пошлины и сборы;
гос.пошлина в связи с приобретением;
если приобретали через посредника, то вознаграждение по посредническому договору.

Расходы на покупку основного средства списываются равными долями в течение одного налогового периода (календарного года) и учитываются на последнее число квартала: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и на 31 декабря. Расходы начинаем списывать в том квартале, на который выпадает последняя из дат: оплаты, введения в эксплуатацию или регистрации права собственности. Получается, что на конец года основное средство полностью учтено в расходах.

Давайте рассмотрим на примере:

25 марта 2021 мы купили автомобиль стоимостью 900 тысяч рублей и зарегистрировали его в ГИБДД 5 апреля 2021 года.

До регистрации в ГИБДД автомобиль использовать нельзя, поэтому первое списание мы отразим в КУДиР на 30 июня 2021 года и учтём при расчёте аванса по налогу УСН за полугодие 300 тысяч рублей (⅓ от 900 000). Затем делаем списания 30 сентября 2021 года на сумму 300 тысяч рублей и 31 декабря 2021 года на сумму 300 тысяч рублей.

Если бы мы купили автомобиль в октябре 2021, а зарегистрировали его в ГИБДД в ноябре 2021, то все 900 тысяч рублей списали бы в расходы на 31 декабря 2021 года.

Если основное средство приобретено до регистрации ИП и используется в бизнесе, можно ли списать в расходы?

Несмотря на то что Налоговый Кодекс не содержит однозначного запрета, контролирующие органы в своих письмах не раз давали разъяснения на этот счёт. Включать в расходы основное средство, купленное до регистрации ИП, предприниматель не вправе. А вот при его реализации необходимо выручку от продажи отразить в доходах УСН и заплатить налог.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Слишком быстро продавать основное средство — невыгодно

Если вы решите продать автомобиль, например, который используете для перевозки грузов, и с момента, как вы начали списывать его стоимость в расходы, не прошло 3 года, то вас ждут некоторые хлопоты. По законодательству, расходы, которые вы раньше учли на его приобретение, нужно будет из налога полностью исключить. Списать сможете только амортизацию, рассчитанную за период использования автомобиля. Соответственно, все это приведёт в пересчёту налога за тот период, когда расходы списали, возможно, нужно будет доплатить налог и подать корректировку по декларации УСН. Если 3 года прошли, то этих формальностей выполнять не нужно.

Такие правила и срок 3 года действуют для всех основных средств с полезным использованием до 15 лет. Период полезного использования уже определён постановлением Правительства, поэтому вам нужно будет просто найти своё имущество в классификации.

Для основных средств со сроком полезного использованием дольше 15 лет действует срок 10 лет с момента списания в расходы до продажи. Например, при реализации офисного помещения в течение 10 лет, нужно будет пересчитывать налог и вносить коррективы за тот год, когда расходы были списаны.

После продажи основного средства не забудьте выручку от реализации включить в доходы УСН и заплатить налог.

Статья актуальна на 04.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Учет расходов на такси в 2021

Довольно много организаций в настоящее время заканчивают работу поздней ночью, поэтому работники уехать домой могут только на такси. Такие услуги оплачивать может работодатель, заключив с транспортной компанией договор на услуги такси. В статье разберём учет расходов на такси, учитываются ли такие расходы при налогообложении, а также нужно ли удерживать с сотрудников НДФЛ в этой ситуации и начислять страховые взносы.

Налоговый учёт расходов на такси

Если расходы организации является экономически обоснованными, документально подтвержденными и направлены на получение дохода, то она вправе их учесть при расчёте налога на прибыль. Какие именно затраты является обоснованными указывается в НК (Читайте также статью ⇒ Порядок и образец заполнения путевых листов для легкового такси в 2021 году).

Под прочими понимают такие расходы, как содержание служебного транспорта. Соответственно, если такси используют как служебный транспорт, То-есть для поездок служебных целях, расходы на него можно учесть при определении базу налога на прибыль. Под поездками в служебных целях понимаю встречи с клиентами, либо в налоговую для сдачи отчётности. Поездка сотрудника с работы домой как служебная классифицироваться не может и учитывать расходы на таком основании не стоит. Помимо этого, в налоговом кодексе существует запрет по включению в налоговые расходы оплаты проезда до места работы или обратно на общественном транспорте, специальным маршрутом или ведомственным транспортом.

Затраты на проезд могут включаться в расходы на производство из-за технологических особенностей производства, либо когда оплата проезда предусмотрена коллективным или трудовым договором.

Таким образом, затраты которые связаны оплаты услуг такси для работников можно включить в состав расходов, но только если это обусловлено технологическими особенностями производства или предусмотрено в трудовом либо коллективном договоре. То-есть, если организация оплачивает проезд работников домой с работы ночью, то это можно считать производственной необходимостью, так как общественный транспорт в это время не ходит. Обосновать такие расходы организация может следующим образом: «Использование услуг такси обусловлено отсутствием общественных маршрутов регулярного транспорта, безопасностью сотрудников, а также необходимостью прибытия на работу в срочном порядке, либо для убытия с рабочего места в ночные часы работы».

Документально подтвердить расходы на такси организация может договором с транспортной компанией на оказание услуг, акты, счёта фактуры, регистры бухгалтерского учёта.

НДФЛ и страховые взносы

Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.

Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.

Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.

При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.

Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.

Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.

Бухгалтерский учёт расходов на такси

При бухгалтерском учёте расходы по оплате такси сотрудника отражаются либо на 26 счёте либо на 91. Зависит это от того, на что направлены расходы. Когда услуги такси используются не для производственных целей, то отражаются они на 91 счёте (Читайте также статью ⇒ Счет 91. Учет прочих доходов и расходов. Проводки). Примером могут служить поездки работников на благотворительные мероприятия, либо на встречи с представителями других организаций, которые не являются контрагентами работодателя и т.д. Когда такси предназначено для производственных целей, например, поездка на производственную выставку, то учитывают расходы на 26 счёте (Читайте также статью ⇒ Счет 26: Общехозяйственные расходы. Пример, проводки).

Расходы на такси директору

Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:

Наименование квитанции, её серия и номер;
Дата выдачи квитанции;
Стоимость за пользование такси;
ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.

В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.

На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:

Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.

Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.

Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.

Важно! Приказ руководителя, вместе с чеком, показывающим оплату услуг такси, будет является документальным подтверждением затрат.

Если рассматривать проезд на такси директора с работы домой или обратно, то отнести их к представительским расходам нельзя. Такого виды затраты учесть можно только в том случае, если они связаны технологическими особенности производства. Либо если они оговорены в трудовом или коллективном договоре. То есть, для того чтобы учесть расходы по услугам такси для проезда руководителя с работы домой или обратно, нужно прописать необходимость в таких поездках либо в трудовом договоре с директором, либо в приказе о проезде работников с работы на работу, в случае возникновения особых условий деятельности организации.

Каким образом отразить сумму по неиспользованному билету, в том числе сумму НДС, в бухгалтерском и налоговом учете? Необходимо ли удержать НДФЛ с подотчетного лица?

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?

Консультация предоставлена 26.08.2015 г.

При представлении оправдательных документов по командировке подотчетным лицом был представлен в числе документов железнодорожный билет, не использованный по причине опоздания на поезд. Автомобиль (такси), на котором командированный работник добирался до железнодорожного вокзала, вышел из строя в пути следования, что стало причиной опоздания работника на поезд. Далее возникла необходимость приобрести новый проездной документ, при этом неиспользованный проездной документ сдать не удалось. Руководством принято решение о возмещении данных расходов подотчетному лицу.

Каким образом отразить сумму по неиспользованному билету, в том числе сумму НДС, в бухгалтерском и налоговом учете? Необходимо ли удержать НДФЛ с подотчетного лица?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация в рассматриваемой ситуации:

1) не вправе принять к вычету, равно как и отразить в составе расходов в налоговом учете, сумму НДС, выделенную в приобретенном и не использованном работником железнодорожном билете;

2) на дату утверждения авансового отчета сможет отразить в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности компенсируемую работнику стоимость приобретенного и не использованного им билета, включая НДС;

3) на дату утверждения авансового отчета при выполнении требований п. 1 ст. 252 НК РФ сможет отразить в налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, компенсируемую работнику стоимость приобретенного и не использованного им билета, без учета НДС;

4) не должна удерживать НДФЛ при выплате работнику компенсации за не использованный им билет.

Обоснование позиции:

Правовые аспекты

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации-работодателя (ст. 168 ТК РФ).

НДС

В силу п.п. 1, 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. При этом из письма ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565@ следует, что требование об учете произведенных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль актуально и в отношении расходов на командировки.

Одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки.

Таким образом, вычеты сумм НДС, выделенных в железнодорожном билете, приобретенном командированным работником, возможны только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы приняты на учет.

Железнодорожный билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п. 2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке. В связи с этим считаем, что организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником железнодорожном билете сумму НДС.

Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено. Иную позицию организация должна быть готова отстаивать в суде. При этом из постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 следует, что наличие у налогоплательщика использованных проездных билетов не является обязательным условием для вычета НДС в отношении фактически оплаченных услуг по перевозке, но при наличии счета-фактуры.

Сумму уплаченного при приобретении проездного билета НДС, не подлежащую вычету, организация, по нашему мнению, не сможет учесть и в налоговом учете. Поясним.

Согласно п. 1 ст. 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, если иное не установлено положениями главы 21 НК РФ, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ. При этом нормы п. 2 ст. 170 НК РФ в данном случае не подлежат применению, а иные нормы главы 21 НК РФ не устанавливают для организации исключений из правила, установленного п. 1 ст. 170 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 19.03.2012 N 03-03-06/4/20).

Налог на прибыль организаций

Объектом налогообложения по налогу на прибыль (далее — Налог) для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль, которая определяется как разница между полученными ими доходами и величиной произведенных расходов, определяемых в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247 НК РФ). Соответственно, налоговой базой по Налогу для указанной категории налогоплательщиков признается денежное выражение прибыли, определяемой как разница между полученными ими доходами и произведенными расходами (п. 1 ст. 274 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы, в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика, подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, могут быть учтены налогоплательщиками в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как отмечается в письме Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884, перечень командировочных расходов, предусмотренный указанной нормой, является закрытым.

Нормы НК РФ не уточняют, могут ли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываться расходы, связанные с приобретением не использованного и не возвращенного командированным работником проездного билета.

Из письма Минфина России от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338 следует, что организация вправе учесть при определении налоговой базы по Налогу расходы на приобретение не использованного в связи с изменением срока возвращения из командировки и не подлежащего возврату командированным работником авиабилета (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252).

Из постановлений ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 по делу N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15, на наш взгляд, также прослеживается возможность квалификации расходов на возмещение командированному работника затрат на неиспользованный проездной билет в качестве расходов на командировку и их учет при формировании налогооблагаемой прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Наряду с этим следует учитывать, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (смотрите, например, пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

Нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по Налогу расходов на компенсацию приобретенных командированным работником и впоследствии не использованных и не возвращенных им проездных билетов. В связи с этим, учитывая, что командировка фактически имела место, а также принимая во внимание п. 7 ст. 3, п. 4 ст. 252 НК РФ, считаем, что указанные расходы могут быть признаны в налоговом учете на основании либо пп. 12, либо пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Для оценки выполнения предусмотренных п. 1 ст. 252 НК РФ критериев целесообразно учитывать позиции, выраженные судьями в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, о чем свидетельствуют, например, письма Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/1/30165, от 06.02.2015 N 03-03-06/1/4993, от 10.02.2010 N 03-03-05/23, от 02.02.2010 N 03-03-05/14. В частности, из них следует, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.

Поскольку приобретение билетов в рассматриваемой ситуации осуществлялось с целью проезда работника в командировку, считаем, что понесенные организацией расходы следует рассматривать в качестве связанных с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Как мы поняли из текста вопроса, факт приобретения работником билета имеет документальное подтверждение (к авансовому отчету приложен неиспользованный билет), поэтому, на наш взгляд, при наличии утвержденных авансовых отчетов и документов, подтверждающих компенсацию произведенных работником расходов, требование о документальной подтвержденности затрат организации также следует считать выполненным.

Считаем, что в данном случае организации целесообразно документально подтвердить не только сам факт осуществления расходов, но и их обоснованность (экономическую оправданность). Перечень таких документов является открытым. В частности, полагаем, что организации целесообразно обосновать нецелесообразность (невозможность) возврата неиспользованного билета.

Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с возмещением произведенных налогоплательщиком расходов и исполнением им трудовых обязанностей. При этом уточняется, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

По нашему мнению, в силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ и суммы полученной работником компенсации фактически произведенных им целевых расходов на приобретение впоследствии не использованного и невозвращенного билета на проезд к месту командировки, выплачиваемой на основании требований ТК РФ.

Следовательно, организация не должна удерживать НДФЛ при выплате данной компенсации.

Официальных разъяснений и материалов судебной практики по данному вопросу нами не обнаружено.

Бухгалтерский учет

Правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству РФ, установлены ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99).

Расходами организации согласно п. 2 ПБУ 10/99 признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности, а также прочие расходы (п. 4 ПБУ 10/99).

Пункт 5 ПБУ 10/99 определяет, что расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, а также с выполнением работ, оказанием услуг.

Поскольку возмещаемые организацией расходы работника на приобретение проездного билета были обусловлены необходимостью его поездки в командировку, полагаем, что данные расходы следует рассматривать в качестве расходов по обычным видам деятельности.

Расходы на возмещение работнику стоимости приобретенного и неиспользованного билета могут быть учтены организацией на дату утверждения соответствующего авансового отчета (п.п. 16-18 ПБУ 10/99).

Нормы ПБУ 10/99, в отличие от норм НК РФ, не устанавливают запрета на признание фактически произведенных организацией расходов, в связи с чем в составе расходов может быть отражена и сумма «входного» НДС, не подлежащая вычету.

Таким образом, считаем, что возмещаемые работнику расходы на приобретение неиспользованного проездного билета могут быть отражены в бухгалтерском учете организации следующим образом (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н):

Дебет 20 (26 и др.) Кредит 71

— отражена компенсируемая организацией стоимость приобретенного командированным работником билета (без НДС), впоследствии не использованного;

Дебет 19 Кредит 71

— учтен НДС, выделенный в неиспользованном проездном билете;

Дебет 20 (26 и др.) Кредит 19

— НДС, выделенный в неиспользованном проездном билете, не подлежащий вычету, отнесен на расходы.

Поскольку «входной» НДС, выделенный в неиспользованном билете, в налоговом учете в расходах не признается, в случае применения организацией ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» (далее — ПБУ 18/02) ей следует признать в бухгалтерском учете постоянное налоговое обязательство (п.п. 3, 4, 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99, субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль».

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий