...

Представительские расходы и налог на прибыль

Представительские расходы

Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

Состав представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

переговоров с представителями других компаний и клиентами — физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К таким расходам относятся, в частности, затраты:

на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

на буфетное обслуживание во время мероприятия;

на услуги переводчиков во время мероприятия.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

время и место проведения мероприятия;

состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Представительские расходы и налог на прибыль

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» — Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).

Пример. Расчет суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли

На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.

Расходы организации на оплату труда составили:

за I квартал — 500 000 руб.;

за II квартал — 600 000 руб.

Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.) x 4%).

Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:

  • в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;

Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Какие расходы можно включить в расчет налоговой базы по налогу на прибыль

Расходы компании, учитываемые при расчете налога на прибыль, подразделяются на две группы: связанные с производством и реализацией и внереализационные расходы.

При расчете налога на прибыль в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, можно включить экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Сделать это можно при условии, что они произведены для выполнения деятельности, которая направлена на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если какое-либо из перечисленных условий не выполняется, то такие затраты при расчете налога учесть нельзя.

Понятно, что как и доходы, расходы компании должны быть учтены в денежной форме в рублях (п. 3 ст. 274 НК РФ).

Не получится учесть в расходах и затраты, прямо поименованные в статье 270 НК РФ «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения». Кроме этого, законодательством установлен перечень расходов, которые учитываются при расчете налога в пределах установленных норм. Например, к таким расходам относятся расходы на рекламу и представительские расходы (п. 16 ст. 255, ст. 264 НК РФ).

Дарим онлайн‑бухгалтерию тем, кто сдает отчетность!

Подключите Контур.Экстерн для отчетности и получите Контур.Бухгалтерию на год в подарок

Расходы компании, учитываемые при расчете налога на прибыль, подразделяются на две группы (п. 2 ст. 252 НК РФ):

  1. Расходы, связанные с производством и реализацией (п. 1 ст. 253 НК РФ). В частности, к ним относятся:
  • расходы, связанные с производством, хранением и доставкой товаров, выполнением работ, оказанием услуг, покупкой и продажей товаров;
  • расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и обслуживание основных средств и другого имущества;
  • расходы на освоение природных ресурсов;
  • расходы на НИОКР;
  • расходы на страхование (обязательное и добровольное);
  • прочие расходы.
  1. Внереализационные расходы — это расходы, которые не имеют непосредственной связи с производством и реализацией. Например, проценты по займам, судебные расходы, расходы за обслуживание банковского счета и прочие, приведенные в ст. 265 НК РФ. Перечень из НК открытый.

Расходы компании могут признаваться одним из двух предусмотренных законодательством способов (ст. 272, 273 НК РФ):

  • методом начисления;
  • кассовым методом.

Напомним, что если организация применяет метод начисления, то доходы следует включать в расчет налоговой базы в периоде их возникновения, а расходы — в периоде, к которому они относятся.

Если же компания применяет кассовый метод, то доходы следует признавать в периоде их получения, а расходы в периоде их оплаты. То есть расходы при кассовом методе нужно признавать в день выплаты денег из кассы, списания с расчетного счета или выбытия имущества (п. 3 ст. 273 НК РФ).

На практике бывает, что расходы компании выражены в иностранной валюте. Такие расходы нужно пересчитать в рубли по курсу Центрального банка на дату их признания в налоговом учете. Расходы организации, выраженные в у.е., нужно пересчитать по курсу, который установлен договором (п. 5 ст. 252 НК РФ). Курсовые разницы, возникшие от такого пересчета, относятся в доходы или расходы.

Пользуйтесь всеми возможностями Контур.Экстерна

Представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Представительские издержки: что входит в состав

В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.

Что относится к представительским расходам:

  1. Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
  2. Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.

Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ . Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию? Чиновники жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:

  • доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
  • организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
  • услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.

А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.

Принципы нормирования

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2020 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.

Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:

  1. Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
  2. Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
  3. Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.

Оплата труда: от чего считать норматив

Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ .

Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:

  • начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
  • условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
  • все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование ( ст. 252 НК РФ ).

Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.

Особенности документального оформления

Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

Рекомендовано использовать следующие документы:

  1. Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
  2. Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
  3. Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
  4. Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
  5. Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

Налоговый учет

Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.

Даже фирмы, выбравшие УСН «доходы минус расходы», не вправе зачесть представительские траты при исчислении упрощенного налога, так как такие траты не указаны в ст. 346.16 НК РФ . Следовательно, ни один налогоплательщик, применяющий щадящие режимы обременения, не может учесть представительские траты в налоговом учете.

Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.

К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.

Пример: налог на прибыль и представительские расходы

ООО «Весна» применяет ОСНО. Во 2 квартале 2020 года компания провела прием деловых партнеров для заключения нового контракта на поставку продукции. Всего на мероприятие было потрачено 250 000 рублей, в том числе:

  • транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
  • организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
  • услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
  • билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
  • проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
  • экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.

Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.

Фонд оплаты труда за 2 квартал 2020 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.

Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.

ООО «Весна» может принять к налоговому учету только суммы затрат на транспортную доставку гостей, услуги буфета и питание — 150 000 рублей. А вот траты на театральное представление, теплоходную экскурсию и гостиничные номера учесть нельзя. Эти расходы нужно оплатить за счет чистой прибыли фирмы. То есть из тех денег, которые останутся в компании после обложения налогом на прибыль.

Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.

Бухгалтерский учет

Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.

Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов. То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:

  • списания материальных затрат;
  • начисления амортизации;
  • начислений вознаграждений за труд;
  • отражения услуг сторонних компаний;
  • прочих трат.

Проводки по отражению представительских расходов зависят от основного вида деятельности фирмы. По общим правилам, такие издержки аккумулируются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» — для производственных предприятий. Торговые фирмы должны собирать представительские издержки на счете 44 «Расходы на продажу». Типовые бухгалтерские записи:

Работы и услуги сторонних организаций приняты к учету в составе представительских затрат

Материальные запасы списаны на проведение мероприятий по приему гостей

Учет представительских расходов

Бухгалтерский учет

Бухучет представительских расходов будет зависеть от цели проведения представительского мероприятия, т. е. от того, какую «окраску» вы придали ему при оформлении подтверждающих документов:

— если целью мероприятия является увеличение сбыта продукции, т. е. мероприятие носило рекламный характер, тогда расходы на прием делегаций и потенциальных деловых партнеров следует учитывать как расходы на рекламу в составе расходов на сбыт (п. 19 П(С)БУ 16 «Расходы»). То есть такие расходы попадают в Дт счета 93 «Расходы на сбыт»;

— если речь идет о мероприятии, целью которого был не сбыт продукции, а, например, установление договорных отношений с поставщиком, то затраты на его проведение, наряду с другими корпоративными затратами, включают в состав административных расходов (п. 18 П(С)БУ 16). В этом случае нужно применять счет 92 «Административные расходы».

В обоих случаях затраты на представительские мероприятия включают в состав расходов в периоде их осуществления. Если речь идет о представительских расходах, понесенных в командировке, то такие затраты отражают в учете в том отчетном периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета.

Налог на прибыль

В налоговоприбыльном учете представительские расходы отражают по бухучетным правилам.

И высокодоходники, и малодоходники уменьшают объект налогообложения на сумму таких расходов в периоде их отражения в составе бухрасходов

Никаких ограничений по сумме расходов НКУ не устанавливает. Более того, для налоговоприбыльного учета не имеет значения даже связь таких расходов с хоздеятельностью (хотя в нашем случае она есть ☺).

НДС

В НДС-учете все начинается с того, что при приобретении любых товаров/услуг для проведения представительского мероприятия сумму «входного» НДС вы относите в состав налогового кредита (НК) отчетного периода на основании п. 198.1 НКУ. Понятно, что сделать это можно только при наличии правильно оформленных и зарегистрированных налоговых накладных (НН) или других документов, которые дают право на НК без НН.

Об обычных представительских расходах в НДС-целях дальше можно забыть. Мы с вами уже выяснили, что представительские мероприятия проводят в рамках хозяйственной деятельности. При этом подтвердить «хозяйственную» направленность вашего приема или презентации помогут первичные документы, которые вы при этом оформите. Это значит, что «компенсирующие» НДС-обязательства по п. 198.5 НКУ начислять не придется.

Точно так же, на наш взгляд, не будет НДС и в случае, если в ходе рекламного мероприятия вы раздаете своим партнерам прайс-листы, рекламные буклеты, каталоги или плакаты. Такие раздачи выполняют лишь рекламную функцию и не имеют никакой материальной ценности для их получателей. Поэтому в таком случае нельзя говорить об операции поставки, а значит, нет необходимости в начислении НДС-обязательств. Но здесь мы вынуждены предупредить: налоговики говорят о неначислении НДС при условии, что стоимость таких рекламных материалов включается в продажную стоимость рекламируемого товара/услуги. Иначе требуют НО по п. 188.1 НКУ (подробнее об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 100, с. 27).

А вот если вы решили в ходе мероприятия презентовать на память своим гостям подарки и сувениры, то в этом случае без начисления НДС уже не обойтись. Все потому, что такую операцию нужно рассматривать как поставку товаров, по которой НДС-обязательства начисляют по п. 188.1 НКУ, т. е. с учетом минбазы. В нашем случае это будет цена приобретения сувениров и подарков (см. письма ГФСУ от 08.12.2017 г. № 2908/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, от 01.02.2018 г. № 419/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, от 01.02.2018 г. № 407/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, а также 101.06 БЗ).

Кстати, начислять НДС-обязательства исходя из минбазы придется и в том случае, если при покупке подарков НДС не уплачивали (НК не отражали). Об этом налоговики говорили в письме ГФСУ от 16.03.2018 г. № 1046/ІПК/28-10-01-03-11. Радует только то, что «входной» НДС по рекламным сувенирам и подаркам у нас все-таки останется.

Ведь «компенсирующие» НО по п. 198.5 НКУ при проведении рекламных бесплатных раздач начислять не нужно

В своих консультациях налоговики это подчеркивали уже неоднократно.

Но даже без этой лояльной позиции у нас есть неслабый аргумент — раздаваемый товар используется в хоздеятельности, так что оснований для НО по п. 198.5 НКУ вообще нет.

НДФЛ и военный сбор

Если вы помните, представительские расходы — это расходы на прием и обслуживание представителей других предприятий и целых делегаций. То есть, организуя деловой ужин, презентацию или другое подобное мероприятие, вы несете расходы на питание, проживание, транспортное обслуживание гостей — физических лиц и организацию их культурного досуга. Более того, проводят деловые переговоры и развлекают ваших гостей тоже физические лица, но уже работники предприятия. Поэтому совсем нелишним будет выяснить: включаются ли представительские расходы в налогооблагаемый доход физлиц-получателей (работников и неработников предприятия) и удерживать ли с них НДФЛ и военный сбор (ВС)?

Тут очень многое зависит от возможности персонифицировать такие доходы, т. е. определить получателя дохода и его сумму.

Начнем с самого простого, а именно с неперсонифицированных доходов. Сюда можно отнести, например, стоимость питания по типу шведского стола, расходы на транспортное обслуживание представителей (если перевозятся группы физических лиц), а также буфетное обслуживание приема (презентации).

В таком случае доходы предоставляются всем, но никому конкретно, а потому на сумму затрат предприятия налогооблагаемый доход у физлица не возникает. Значит, НДФЛ удерживать не придется. Касается это как гостей, так и физлиц — работников предприятия. Не претендуют на налог с таких выплат и налоговики (см. письма ГНАУ от 26.08.2004 г. № 7335/6/17-3116, от 18.02.2005 г. № 1453/6/17-3116, от 29.07.2005 г. № 7129/6/17-3116 и от 19.04.2007 г. № 3852/6/17-0716).

Отсутствие НДФЛ в случае с неперсонифицированными выплатами говорит еще об одном — удерживать ВС тоже не придется.

Теперь разберемся с персонифицированными расходами, к которым относятся, например, расходы на оплату проживания представителей официальных делегаций в гостинице, включая бронь, приобретение билетов на культурно-массовые мероприятия, стоимость сувениров/подарков и т. д.

Здесь, к сожалению, не все так безоблачно. Дело в том, что НКУ не «замечает» существование представительских расходов и здесь нет ни одной нормы, которая прямо освобождала бы такие выплаты от обложения НДФЛ. А значит, у налоговиков будет соблазн подтянуть их под налогообложение как доход в виде дополнительного блага (см. п.п. 164.2.17 НКУ).

Получается, что оптимальным вариантом с точки зрения НДФЛ будет осуществление исключительно неперсонифицированных представительских расходов (например, можно приобрести не индивидуальный билет в театр, а провести с гостями коллективную экскурсию по городу).

Там, где персонификации просто не избежать (например, это касается расходов на проживание), осторожным налогоплательщикам рекомендуем удержать НДФЛ по ставке 18 % (с применением натурального коэффициента 1,219512) и ВС по ставке 1,5 % (без применения натурального коэффициента).

Беспроигрышный вариант — получить индивидуальную налоговую консультацию. При этом в запросе (чтобы подтолкнуть налоговиков в нужном направлении) можно сделать упор на том, что представительские расходы предприятие несет в своих интересах, а не для финансирования личных нужд физлиц — гостей или работников. Поэтому коль нет дохода, то нет и объекта обложения НДФЛ и ВС.

Что касается налогообложения подотчетных сумм, потраченных на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, то компенсация таких сумм не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход работника на основании п.п. «б» п.п. 170.9.1 НКУ. При этом такие расходы должны иметь рекламную направленность. А вот сумма, полученная под отчет (компенсированная физлицу, потратившему средства) для проведения представительских расходов не в рекламных целях подлежит обложению НДФЛ и ВС на общих основаниях (категория 103.02 БЗ).

Стоимость персонифицированных подарков и сувениров, которые предприятие вручает гостям представительского мероприятия, является их облагаемым доходом (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ)

В то же время не следует сбрасывать со счетов «подарочный» п.п. 165.1.39 НКУ*. Он выводит из состава облагаемых доходов стоимость неденежных подарков в сумме, не превышающей 25 % одной минзарплаты (в расчете на месяц), установленной на 1 января отчетного налогового года. То есть в 2018 году из-под налогообложения выпадают подарки стоимостью не дороже 930,75 грн.

Ну а что если вы расщедрились на подарок, стоимость которого превышает порог в 930,75 грн.? Ранее налоговики разъясняли, что под налогообложение попадет «превышающая» разница (см. письма ГФСУ от 24.02.2017 г. № 2985/5/99-99-13-02-03-16 и от 14.12.2016 г. № 21695/5/99-99-13-02-03-16). Но на данный момент их мнение, похоже, в корне изменилось (см. письма ГФСУ от 02.02.2018 г. № 439/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и от 03.03.2018 г. № 865/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, разъяснение в категории 103.02 БЗ). Теперь контролеры настаивают: если стоимость подарка превышает предельный размер, то НДФЛ нужно обложить всю его стоимость с учетом положений п. 164.5 НКУ.

В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ «подарочные» выплаты показывают так:

— не облагаемый на основании п.п. 165.1.39 НКУ неденежный подарок — с признаком дохода «160»;

— стоимость облагаемого неденежного подарка с учетом «натурального» коэффициента — с признаком дохода «126».

Что касается ВС, то тут все так же, как и с НДФЛ:

— подарок стоимостью не дороже 930,75 грн. ВС не облагаем;

— подарок стоимостью свыше 930,75 грн. является объектом обложения ВС.

Разница будет лишь в том, что, по мнению налоговиков, в базу обложения ВС неденежные подарки попадают без применения «натурального» коэффициента (см. письма ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, ИНК ГФСУ от 03.03.2018 г. № 865/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

ЕСВ

Неперсонифицированные представительские расходы, а также персонифицированные доходы неработников предприятия не включаются в фонд оплаты труда, а значит, не попадают в базу обложения ЕСВ. Как следствие, ЕСВ на эти суммы не начисляют. В свое время об этом говорил и ПФУ в письме от 15.06.2012 г. № 13862/03-20 (ср. 025069200).

Что касается персонифицированных и облагаемых НДФЛ доходов работников, то их само собой придется включить в базу обложения ЕСВ и начислить взнос по ставке 22 %.

Пример. С целью увеличения сбыта продукции и укрепления деловых отношений с основными покупателями предприятие организовало деловую встречу с представителями нескольких фирм.

Затраты на проведение встречи составили (условно):

— печать рекламных буклетов — 1800 грн. (в том числе НДС 20 % — 300 грн.);

стоимость проживания представителей в гостинице6600 грн. (в том числе НДС 20 %1100 грн.). Предприятие включило стоимость проживания в налогооблагаемый доход физлица и уплатило НДФЛ и ВС;

ужин в ресторане (оплачен КПК)4800 грн. (в том числе НДС 20 %800 грн.);

буфетное обслуживание презентации (счет оплачен в безналичной форме)2400 грн. без НДС;

экскурсионное обслуживание (согласно акту выполненных работ, выставленному экскурсионной фирмой)1200 грн. без НДС.

Гостям вручены сувениры (ежедневники с логотипом предприятия). Первоначальная стоимость ежедневника — 300 грн. (без НДС).

В бухгалтерском учете перечисленные расходы отражают так, как показано в таблице.

Учитываем представительские расходы

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Дт

Кт

Перечислена предварительная оплата стоимости услуг по разработке дизайна и печати рекламных буклетов

Чтобы списать расходы на представительские: 1) какие документы необходимо оформить? 2) какие условия должны выполняться? 3)какие проводки, если у нас производство? 4) налоговый учёт?

Представительские расходы подтверждает отчет о мероприятии. Укажите в нем программу, участников, время и место проведения встречи, состав, перечень расходов. К отчету обязательно приложите первичные документы на расходы — накладные, акты, чеки. Кроме отчета можно составить приказ и смету расходов. Образцы документов направляю во вложении.

Для налога на прибыль представительские расходы учитывайте в пределах норматива — 4 проц. расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года, поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих (п. 2 ст. 264 НК РФ).

НДС принимайте к вычету только по тем представительским расходам, которые учтете для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету.

Более подробно рассмотрим далее.

1. Какие расходы относят к представительским

Перечень представительских расходов в бухгалтерском учете нормативно не определен.

Любые расходы, непосредственно связанные с проведением делового мероприятия в форме переговоров, форумов, мастер-классов по обмену опытом, круглых столов, презентаций и др., в которых участвуют представители других организаций, можно учитывать как представительские. В частности, в состав представительских расходов в бухгалтерском учете включают стоимость:

  • завтрака, обеда или ужина;
  • буфетного обслуживания во время делового мероприятия;
  • услуг переводчика;
  • транспортного обслуживания.

2. Какими документами оформляют представительские расходы

Для принятия представительских расходов к учету оформите документы, подтверждающие проведение представительского мероприятия. Ими, в частности, могут быть:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
  • программа представительского мероприятия;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о представительских расходах.

Конкретный перечень документов установите в локальном нормативном акте организации, например, в положении о представительских расходах. Формы документов утвердите в учетной политике.

В отчете о представительских расходах обязательно укажите:

  • дату и место проведения представительского мероприятия;
  • цель представительского мероприятия;
  • результаты, достигнутые по итогам мероприятия. Например, можно указать номера и даты заключенных договоров;
  • список приглашенных физических лиц, организаций и их представителей, принимавших участие в мероприятии;
  • список сотрудников вашей организации, участвовавших в мероприятии;
  • вид и сумму расходов. Информацию возьмите из первичных документов, подтверждающих затраты, связанные с представительскими расходами.

3. Какими бухгалтерскими проводками отражают представительские расходы

Представительские расходы в бухгалтерском учете относите к расходам по обычным видам деятельности. Если мероприятие проводится с участием потенциальных или уже существующих покупателей (клиентов) и его целью является увеличение объема продаж, то расходы учитывают в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу». В иных случаях расходы могут быть учтены как управленческие на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Датой признания представительских расходов может быть (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99):

  • дата утверждения авансового отчета, если представительские расходы оплачены через подотчетное лицо;
  • дата утверждения отчета о представительских расходах.

Представительские расходы отражайте проводками:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО
Серафинит - АкселераторОптимизировано Серафинит - Акселератор
Включает высокую скорость сайта, чтобы быть привлекательным для людей и поисковых систем.