Регистрация журнала кассира-операциониста в налоговой

ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА (ФОРМА КМ-4)

Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств. Все записи в журнале ведутся в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. В случае исправления необходимо зачеркнуть неправильную запись одной чертой, причем таким образом, чтобы можно было прочесть исправленную запись. Рядом делается отметка «исправлено», а внесенные поправки заверяются подписями.

В журнал записываются показания накопительного счетчика ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разностью между этими показаниями является дневная выручка. Каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнале. В сутки может быть снято более одного Z-отчета, в таком случае в журнале следует сделать записи одной датой, но с разными номерами смен. Если в течение рабочего дня суммы по кассе не пробивались, то снимать Z-отчет и делать запись в журнал не нужно.

Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу №15, на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В подтверждение этого оформляется акт (форма КМ-3) о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам, который составляется в одном экземпляре и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию и хранится в документах за данное число. Возвращать деньги из денежного ящика ККТ можно только по чекам, пробитым в текущую смену. После закрытия смены (снятия Z-отчета) возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя.

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ

Графа № 1: Дата, указанная в Z-отчете (дата закрытия смены).

Графа № 2: Не заполняется.

Графа № 3: Фамилия и инициалы кассира.

Графа № 4: Номер Z-отчета (порядковый номер сменного гашения).

Графа № 5: Не заполняется.

Графа № 6: Накопительный итог на начало рабочего дня (смены). Показания берутся из графы № 9 за предыдущую смену. (Накопительный итог на начало рабочего дня — это те же показания что и накопительный итог на конец рабочего дня предыдущей смены).

Графа № 7: Подпись кассира.

Графа № 8: Подпись администратора.

Графа № 9: Накопительный итог на конец рабочего дня (смены) указанный в Z-отчете. (Накопительный итог — это сумма всех пробитых чеков с момента регистрации ККМ).

Графа № 10: Сумма выручки за рабочий день (смену) согласно показаниям в Z-отчете. (разность между графами №9 и №6).

Графа № 11: Сумма наличной выручки, сданная в главную кассу организации после закрытия смены. (Выручка за рабочую смену минус возвраты и суммы, оплаченные по документам. №11=№10-№13-№15).

Графа № 12: Количество платежей по банковским картам (можно не заполнять).

Графа № 13: Общая сумма платежей по банковским картам (при отсутствии таковых платежей графа не заполняется).

Графа № 14: Общая сумма денежных средств, сданная в главную кассу после закрытия смены (разница граф № 10 и № 15).

Графа № 15: Сумма возвратов за смену (при их отсутствии графа не заполняется).

Документы в помощь

Как вести журнал кассира-операциониста

Для учета сумм наличных денег, полученных организацией с применением контрольно-кассовых машин (ККМ), ведется специальный журнал. Существует два вида такого журнала:

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5).

Организация может иметь только одну главную кассу и сколько угодно операционных касс. Главная касса организации осуществляет прием денежной выручки из операционных касс. На каждую операционную кассу заводят отдельный журнал кассира-операциониста.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал ведется кассиром-операционистом. Все записи должны быть указаны в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. На одной строке журнала отражают операции за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККТ.

Подготовка журнала к работе осуществляется аналогично подготовке кассовой книги. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью организации. На последнем листе журнала указывают общее количество листов в журнале. Для этого на последней странице делают запись: «в журнале пронумеровано и прошнуровано ____ листов».
Заполнение и ведение журнала кассира
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-го по 3-го указывает дату (смену), номер отдела (секции), свою фамилию, имя и отчество.

[Обложка журнала кассира-операциониста (образец)] Образец оформления обложки
журнала кассира-операциониста
В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).

В графе «Показания» показатель устанавливается только при проверке, перерегистрации, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.

В графе до начала работы кассир-операционист должен записать показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).

После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен записать показания счетчика на конец дня (графа 9).

В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену). Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.

В графах с 11-ю по 14-ю отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает в главную кассу организации в конце дня:

графа 11 – наличными деньгами;
графа 12 и 13 – количество оплаченных документов и сумма по ним (здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и т.п.);
графа 14 – общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Складывается из показателей граф 11 и 13.

Обычно графы 12 и 13 заполняются при оплате покупки кредитной картой. В этом случае деньги поступают не в кассу, а позднее на расчетный счет организации. Но через кассу эта выручка всё равно проводится. В этом случае в графе 12 указывается количество операций по кредитным картам, а в графе 13 – выручка по кредитным картам.

[Форма № КМ-4 — журнал кассира-операциониста (образец заполнения)] Образец заполнения листов формы № КМ-4
ВНИМАНИЕ! Сумма по Z-отчету из-за этого не соответствует наличности.

В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку старшему кассиру по приходному кассовому ордеру.

После снятия показаний счетчиков на конец дня, проверке фактической суммы выручки, сделанные в журнале кассиром-операционистом, записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. Для этого предназначены графы с 16-й по 18-ю. в организации должны быть утверждены приказами конкретные лица, которые проверяют, принимают и подтверждают сданную кассиром выручку.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.

Подчистки и помарки в журнале не допускаются. Если в журнал вносятся исправления, они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Заполненный журнал хранится в организации пять лет.

Если организация использует несколько ККТ, то дополнительно заполняют форму № КМ-7 – сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации.

Нужен ли журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе

Журнал кассира-операциониста — это документ, в котором отражают приход и расход наличности за смену. Для тех, кто работает с онлайн-ККТ, его заполнение необязательно.

Нужен ли журнал после установки онлайн-кассы

Применение контрольно-кассовой техники регулируется 54-ФЗ от 22.05.2003. После перехода на онлайн-кассы порядок оформления кассовых документов изменился: книга кассира-операциониста при онлайн-кассе в 2021 году фактически не нужна. Форму КМ-4 из постановления Госкомстата №132 от 25.12.1998 обязательно применяли, когда работали со старыми контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Теперь же все документы и отчеты формируются онлайн и автоматически передаются для контроля в ИФНС.

После введения онлайн-ККТ большинство унифицированных форм по кассе отменили. Это касается не только КМ-4, но и других форм КМ: актов №1, 2, 3, журнала о регистрации ККТ без кассира-операциониста №5, справки-отчета №6, сведений о счетчиках контрольно-кассовой техники №7, формы вызова технических специалистов №8 и акта о проверке наличности в кассе №9 (письмо ФНС №ЕД-4-20/18059@). Обязательными для онлайн-касс остались только три документа:

кассовая книга (для ИП — на усмотрение предпринимателя);
приходный ордер (ПКО);
расходный ордер (РКО).

Но компания или ИП вправе вести журнала кассира-операциониста по собственной инициативе, законом это не запрещено. Многие используют его для внутреннего учета: через КМ-4 удобно контролировать выручку по каждой смене.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформлять кассовые операции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполнять КМ-4

По правилам для каждого кассового аппарата оформляют отдельную форму КМ-4. Журнал ведет сотрудник, который непосредственно занимается кассовым обслуживанием, то есть кассир. Хранить его следует в бухгалтерии или у руководителя. Для заполнения используют унифицированную форму из постановления ГКС №132.

В учетной форме ежедневно (после каждой смены) отражают показатели выручки, которые сняли с кассового аппарата. КМ-4 формируют после снятия Z-отчета. Это позволяет сравнивать и контролировать остатки по операционному результату и фактической наличности. В онлайн-кассах так делать не требуется, все остатки фиксируются в отчете о закрытии смены.

Вот как заполнить журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе, если ИП или организация решили его вести:

Оформить обложку, указав название компании и структурное подразделение, ИНН, ОКПО и ОКВЭД.
Привести информацию о кассовом аппарате. Указать модель ККМ, регистрационный номер и номер производителя, прикладную программу бухучета.
Определить период, за который заполняется КМ-4. Вписать Ф. И. О. ответственного кассира-операциониста.
Заполнить сведения по сменам. Потребуются дата смены, номер отдела, Ф. И. О. операциониста, суммы в кассе на начало и на конец дня и фактическая выручка. Каждая запись сопровождается подписями ответственных сотрудников.
Зафиксировать результаты на конец рабочего дня. Указать, сколько денег сдано в бухгалтерию, сколько возвратов покупателям провели за день. Понадобятся подписи ответственных и на конец смены.

Так выглядит заполненный журнал ККМ в 2021 году:

Журнал кассира-операциониста

В соответствии с законодательством Российской Федерации все организации независимо от организационных форм собственности и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов.

Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).

В него кассиром-операционистом вносятся данные о выручке.

Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Таким образом, в соответствии с требованиями законодательства сведения, содержащиеся в журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной ежесменной (ежедневной) выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине.

Оформление журнала кассира-операциониста

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.

Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.

Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.

Порядок заполнения журнала учета кассира-операциониста

В журнале необходимо отражать показания счетчиков контрольно-кассового аппарата на начало и окончание рабочего дня.

Для этого после снятия Z-отчета (показаний контрольно-кассовой ленты) заполняются соответственно графы 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало дня» и 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец дня» журнала.

При этом разница между показаниями счетчиков на конец рабочего дня и показаниями счетчиков на начало рабочего дня является дневной выручкой. Сведения о выручке, полученной за день, заносятся в графу 10 «Сумма выручки за день» журнала кассира-операциониста.

Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 «Подпись кассира» и 8 «Подпись администратора»).

В графе 11 «Сдано наличными» журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 «Количество» и 13 «Сумма» раздела «Оплачено по документам» соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.

В графе 14 « Сдано всего» журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).

Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям по не использованным кассовым чекам», на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам.

Следовательно, в графе 11 (графа 10 — графа 13 — графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.

Порядок и сроки хранения журнала кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста хранится у пользователя по месту установки ККТ в течение всего срока эксплуатации ККТ и предъявляется по требованию проверяющих.

Журнал учета кассира-операциониста за прошедшие периоды должен храниться в организации или же у индивидуального предпринимателя в течение периода не менее 5 лет после отчетного года.

По окончании указанного срока согласно требованию законодательства составляется специальная комиссия, в присутствии которой происходит уничтожение указанных документов.

Руководителем организации или же индивидуальным предпринимателем составляется специальный акт, который заверяется подписями членов комиссии.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Журнал кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) — применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Код формы по ОКУД 0330104.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста.

Графа 1: Дата (смена). Ставиться дата снятия Z-отчета, который вносится в журнал. Если за эту дату было снято несколько Z-отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой. Слово «смена» в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете (не обязательно) поставить в скобочках номер смены, например: 01.02.2013 (1).

Графа 2: Номер отдела (секции). В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Эту графу можно не заполнять, если вы все пробиваете на один отдел, например первый. Даже если вы пробиваете суммы на несколько отделов вы можете не заполнять эту графу, тем более что деление по отделам не предусмотрено в Z-отчетах многих кассовых аппаратов.

Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира. В этоe графу вносим Ф.И.О. кассира. Если кассир, администратор, бухгалтер, генеральный директор в одном лице, значит в эту графу нужно вписать его(ее) фамилию.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены). В этой графе записывается порядковый номер номер Z-отчета, его можно взять на самом отчете.

Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика. В эту графу копируются данные из графы 4. Это устаревшая форма документа, предполагающая по старинке, что счетчик Z-отчетов будет обнуляться. В современных кассовых аппаратах эта функция убрана.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены). Эта графа обязательна к заполнению. В ней пишется накопительный итог на начало дня — сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом. Если кассовый аппарат новый, то первое накопление у вас будет равно 1 руб. 11 коп. — именно эту сумму требует пробить налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата. Если кассовый аппарат не новый, то данные для этой графы берутся из графы 9 предыдущего дня.

Графы 7 и 8: подпись кассира и администратора. В этих графах должны расписаться кассир и администратор соответственно. Если это одно лицо, то подписи будут одинаковы.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены). В эту графу вписываются накопления (необнуляемый итог) в конце рабочей смены. Это те же накопления, что были в Графе 6, но к ним прибавлена выручка за прошедший день. Эти накопления списываются из Z-отчета, который кассир снимает в конце смены. Для удобства можно сразу же перенести эту сумму на начало следующей смены в графу 6.

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену). В эту графу вписывается сумма выручки за день, в которую входят вся наличная выручка (графа 11), безналичная (графа 12), возвраты (графа 15). Эти данные можно также взять на Z-отчетах.

Графа 11: Сдано наличными. В эту графу вписывается выручка наличными, в нее не включаются возвраты и безнал.

Графа 12: Оплачено по документам, количество. В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру «5». Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма. В эту графу вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах). Если вы пробиваете безналичный расчет на один из отделов, то впишите сюда сумму продаж по этому отделу.

Графа 14: Сдано всего. В эту графу вносится сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.

Графа 15: Сумма возвратов. В этой графе пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z-отчета.

Графа 16: подпись кассира. После заполнения журнала кассира-операциониста кассир оформляет справку-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6), передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе. Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 могут быть одинаковые подписи.

Графа 17: подпись администратора. Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.

Графа 18: подпись руководителя. После завершения смены в этой графе расписывается руководитель.

После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные в кассовую книгу.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.