Как оформить 6-НДФЛ за филиал?

В статье рассмотрим, какие сроки сдачи отчётности по 6-НДФЛ, каков порядок заполнения 6-НДФЛ и где скачать актуальный бланк xls формы 6-НДФЛ.

Порядок заполнения прописан в Приказе ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. С 1 квартала 2021 года в состав расчета 6-НДФЛ войдет справка 2-НДФЛ приложением, отдельно ее сдавать больше не потребуется. Справка 2-НДФЛ раз в год заполняется отдельно на каждое физическое лицо, которому был выплачен доход, а 6-НДФЛ ежеквартально подается в целом по организации.

В квартальной отчетности отражается совокупный доход, выплаченный всем физическим лицам. Данные в разделе 1 формы 6-НДФЛ показываются за последние три месяца отчетного периода, в разделе 2 — нарастающим итогом с начала года. Справки о доходах и сумме налога заполняются один раз в год, с квартальными отчетами их сдавать не надо.

Представлять отчетность нужно по месту регистрации организации или ИП. На каждое обособленное подразделение представляется отдельный расчет 6-НДФЛ по месту его регистрации (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66970, письмо ФНС РФ от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Небольшим фирмам с численностью работников до 10 человек разрешается сдавать отчетность 6-НДФЛ на бумажном бланке.

Если численность превышает 10 человек, отчитаться придется в электронной форме. Эта норма применяется с 01.01.2020 в соответствии с поправками, внесенными в Налоговый кодекс Федеральным законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ.

Легко и быстро отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи поможет система Экстерн.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ необходимо сдавать не позднее последнего числа месяца, который следует за отчетным кварталом. А годовой расчет — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (с учетом п. 2.ст. 230 НК в редакции Федерального закона от 29.09.2019 № 325-ФЗ).

С учетом выходных и праздничных дней в 2021 году предусмотрены следующие сроки отчетности:

• за 2020 год — не позднее 01.03.2021;
• за 1 квартал 2021 — до 30.04.2021;
• за полугодие — до 02.08.2021;
• за девять месяцев — до 01.11.2021.

Порядок заполнения 6-НДФЛ

Ниже вы найдете краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ содержит титульный лист, два раздела и приложение.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Если организация сдает 6-НДФЛ за обособленные подразделения, на титульном листе нужно указывать КПП и ОКТМО таких подразделений. ИНН в любом случае ставится по головной организации.

Как заполнить Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»

В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.

Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.

Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.

С 2021 года дату получения доходов физическим лицом, дату удержания налога и сумму фактически полученного дохода указывать не нужно.

Как заполнить Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»

Во втором разделе следует показать обобщенную по всем физлицам сумму начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ с начала налогового периода. Отдельными строками записываются суммы начисленных дивидендов, доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг).

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Раздел № 2 расчета 6-НДФЛ может размещаться на нескольких страницах, если в организации применяют разные ставки НДФЛ.

Приложение 1 «Справка о доходах и суммах налогов физлица»

Справка-приложение — это аналог 2-НДФЛ. Ее надо заполнять только при составлении расчета за полный год. Первый раз это надо будет сделать уже в марте 2022 года. В справке отразите информацию о доходах физлиц в прошлом году, о суммах НДФЛ начисленного, удержанного и уплаченного в бюджет, а также о неудержанных налогах.

Уточненный расчет

Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ организации и ИП должны представить, если в первичном отчете обнаружены ошибки или указана недостоверная информация.

Признак уточненного расчета пишется на титульном листе в поле «номер корректировки» (001, 002, 003 и т п.). Уточненку можно сдавать без приложений со справкой. Но если изменения нужно внести в сведения из справок, придется сдавать весь расчет.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Ответственность

Для налоговых агентов предусмотрены следующие типы наказаний:

• несвоевременная сдача отчетности по НДФЛ грозит налогоплательщику штрафом в 1000 рублей. Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц задержки отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ);
• при представлении отчета по НДФЛ через 10 дней после установленного срока ИФНС может заблокировать в банке счет организации или ИП (п. 3 ст. 76 НК РФ);
• за недостоверные сведения в форме 6-НДФЛ фирма заплатит 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ);
• нарушив порядок представления отчета в электронной форме, компания будет оштрафована. Штраф составит 200 рублей.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Вопрос-ответ

Как отразить договор ГПХ в 6-НДФЛ?

Обобщенную по всем физлицам сумму начисленного дохода с начала налогового периода показывают во втором разделе формы в строке 110. В строке 113 в том числе выделяют сумму доходов по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг.
В строке 021 «Срок перечисления налога» Раздела 1 формы 6-НДФЛ указывают день, не позднее которого должен быть перечислен налог с выплаченного дохода по договору ГПХ — следующий день за датой перечисления на счет в банке либо выдачи из кассы (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В строке 022 отражают сумму налога. Удержанные налоги с доходов по договору подряда отражают в 6-НДФЛ отдельно по каждой дате выплаты, включая все авансовые платежи.

Как проверить правильность заполнения 6-НДФЛ?

Правильность заполнения 6-НДФЛ проверяют по контрольным соотношениям, установленным Письмом ФНС от 23.03.2021 № БС-4-11/3759. Значения определенной строки должны соответствовать другой строке, сумме строк, быть больше или меньше установленных показателей. Проверка 6-НДФЛ по контрольным соотношениям помогает исключить вопросы со стороны ФНС.

Куда сдавать 6-НДФЛ по обособленным подразделениям?

6-НДФЛ по обособленным структурам сдают отдельными расчетами по месту регистрации каждого подразделения компании. Если место нахождения головной организации и ее обособленных подразделений — территория одного муниципального образования либо если обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования, то 6-НДФЛ представляют в налоговый орган по месту учета одного из этих обособленных подразделений, выбранному компанией самостоятельно, или по месту нахождения головной организации. О выборе налогового органа необходимо заявить до начала налогового периода по специальной форме (абзац 7 п.2. ст.230 НК РФ).

Почему дивиденды не попадают в 6-НДФЛ?

Дивиденды также отражают в 6-НДФЛ. Суммы начисленных дивидендов и исчисленного НДФЛ выделяют в отдельных строках во втором разделе формы. В строке 111 — сумму дохода, начисленную в виде дивидендов, в строке 141 — сумму налога, исчисленную с доходов в виде дивидендов.

Как отразить натуральный доход в 6-НДФЛ?

Доход в натуральной форме считают полученным в день его фактической передачи. Это дата вручения подарка или списания со счета суммы, перечисленной в оплату обучения работника. Удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме при его получении невозможно, поэтому налоговый агент должен удержать налог за счет любых других денежных доходов. В такой ситуации в строке 021 «Срок перечисления налога» раздела 1 формы 6-НДФЛ отражают дату перечисления налога, удержанного с «неденежного» дохода, а в строке 022 будет содержаться в том числе сумма налога с натурального дохода. Сумму дохода отражают в строке 110 раздела 2.

6-НДФЛ по обособленным подразделениям

op.jpg

Похожие публикации

Форма 6-НДФЛ по обособленным подразделениям составляется и представляется в ИФНС с соблюдением определенных требований. Рассмотрим их.

Куда сдавать 6-НДФЛ по обособленному подразделению

Начнем с определения обособленного подразделения (ОП), которое поможет понять его статус и рамки деятельности. Ст. 55 ГК РФ к этой категории относит филиалы и представительства фирмы. Не являясь юрлицами, они указываются в ЕГРЮЛ, действуют по доверенности от головного предприятия и расположены вне места его нахождения. Представительства представляют интересы головной компании и отстаивают их, филиалы же могут выполнять рабочие функции головного предприятия, а также представительств. И те, и другие могут открывать свои расчетные счета, вести самостоятельный бухучет, соответственно и отчитываться по выплатам сотрудникам. Подробнее об обособленных подразделениях читайте здесь.

Отчет 6-НДФЛ необходимо представлять отдельно по каждому подразделению. Форма головного офиса сдается в ИФНС, где компания зарегистрирована, отчеты по ОП – в ИФНС по месту их нахождения. Например, головная фирма, имеющая 3 подразделения, должна подать 4 отчета – на себя и каждое ОП, даже если все они состоят на учете в одной инспекции. Отметим одно исключение – крупнейшим компаниям дано право выбора, они могут отчитываться в ИФНС по месту головного предприятия или по местам нахождения подразделений.

6-НДФЛ по обособленным подразделениям: какие сведения включаются

Оформить 6-НДФЛ по ОП необходимо, если за отчетный период выплачены доходы в пользу работников ОП и лиц, заключивших договоры ГПХ с ОП. Сдается отчет по месту нахождения подразделения. По всем остальным выплатам, в т.ч. в пользу работников головной копании – по месту нахождения юрлица.

Заполняют форму, состоящую из 2-х разделов, по ОП так же, как и 6-НДФЛ по головному предприятию, руководствуясь порядком, продиктованным приказом ФНС от 14.10 2015 № ММВ-7-11/450.

На титульном листе расчета отражают:

• ИНН головного предприятия;
• КПП подразделения – филиала или представительства;
• ОКТМО по месту нахождения рабочих мест сотрудников, получающих выплаты. Для проверки! Тот же ОКТМО должен присутствовать на платежном поручении, по которому перечислялись суммы налога по ОП.

Если в ОП имеются работники, получающие выплаты не в одном подразделении, то их доход распределяют по разным отчетам, составленным по ОКТМО нахождения их рабочих мест;

• Код места нахождения (учета). В 6-НДФЛ место нахождения налогоплательщика шифруется определенным кодом, который проставляется в отведенном поле. Например, по месту учета российских компаний присваивается код 214, крупнейшего налогоплательщика – 213, обособленных подразделений отечественных организаций – 220. Т.е., заполняя форму по ОП, вносят код 220, если она будет сдаваться по месту его нахождения.

Куда сдавать 6-НДФЛ по обособленному подразделению, если оно ликвидируется

Процедура оформления 6-НДФЛ по ликвидируемому подразделению несколько отличается от обычного заполнения, поскольку необходимо «подбить все итоги». При закрытии ОП в 6-НДФЛ изменяется отчетный период, начинается он с начала года (либо с момента регистрации подразделения, если это произошло в одном календарном году), заканчивается датой снятия с учета. Сдают последний отчет по месту нахождения ликвидируемого ОП.

Если закрывается лишь подразделение, то вопросы перевода персонала решают кадровики, и после ликвидации ОП работников увольняют, либо передислоцируют по другим филиалам или в головную компанию. Впоследствии их выплаты включают в отчетность по тем подразделениям, куда они перешли.

Если ликвидация филиала произошла прежде, чем он успел отчитаться, то сдают 6-НДФЛ по нему в ИФНС головной компании, но если по месту учета закрытого подразделения остались другие ОП, то представить отчет можно и в эту ИФНС. Сделать это необходимо в сроки, установленные для сдачи формы в текущем отчетном периоде. В расчете указывают код ИФНС, а также КПП и ОКТМО закрытого подразделения.

Обратите внимание! С 2018 года форма 6-НДФЛ изменилась, и сейчас необходимо использовать новый бланк формы. О том, как заполнить новую 6-НДФЛ за первый квартал 2018 года читайте здесь.

ФНС России рассмотрела пример заполнения форм 6-НДФЛ при совмещении работы в головном офисе и в обособленном подразделении

pressmaster / Depositphotos.com

Нормами налогового законодательства установлено, что российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ (п. 1 ст. 226 Налогового кодекса). Налог исчисляется на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Налоговая ставка по НДФЛ установлена в следующих размерах: 13% если сумма налоговых баз за налоговый период составляет менее или равна 5 млн. руб.; или 650 тыс. руб. и 15% суммы налоговых баз превышающей 5 млн. руб. – если сумма налоговых баз за налоговый период составляет более 5 млн. руб. (п. 1 ст. 224 НК РФ). Применяется такая ставка в отношении совокупности налоговых баз всех доходов физлица.

Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту учета расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. Если организация имеет обособленные подразделения, то расчет по форме 6-НДФЛ предоставляется в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ).

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 15 октября 2020 г. № ЕД-7-11/753@) указываются обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.Если оганизация имеет обособленное подразделение и сотрудник работает как в головном офисе, так и в этом обособленном подразделении, то, как поясняет налоговая служба, нужно представлять два расчета по форме 6-НДФЛ за отчетный период в налоговый орган по месту своего учета и в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения организации (письмо ФНС России от 11 июня 2021 г. № БС-4-11/8204@).

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

ФНС России рассмотрела на примере порядок заполнения раздела 2 двух форм расчета 6-НДФЛ. Работник организации получает доходы по трудовым договорам, заключенным организацией, по основному месту работы в головной организации (сумма дохода за 2021 год – 5 млн. руб.) и по месту совмещения должности в обособленном подразделении организации (сумма дохода за 2021 год – 500 тыс. руб.).

Расчет по форме 6-НДФЛ, составляемый в головной организацией (ИНН организации, КПП организации)

• в поле 100 указывается 13;
• в поле 105 – 182 1 01 02010 01 1000 110;
• в поле 110 – 5 000 000;
• в поле 112 – 5 000 000;
• в поле 120 – 1;
• в поле 140 – 650 000;
• в поле 160 – 650 000.

Расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 год, составляемый в обособленном подразделении (ИНН организации, КПП обособленного подразделения организации)

• в поле 100 – 15;
• в поле 105 – 182 1 01 02080 01 1000 110;
• в поле 110 – 500 000;
• в поле 112 – 500 000;
• в поле 120 – 1;
• в поле 140 – 75 000;
• в поле 160 – 75 000.

6 НДФЛ по обособленному подразделению: пример заполнения

Вопрос:

Закрыли два обособленных подразделения. Каким образом заполнить 6-НДФЛ, титульный лист?

Ответ:

Если расчет 6-НДФЛ по закрытому (ликвидированному) обособленному подразделению не успели сдать до закрытия ОП в ИФНС, где оно состояло на учете, расчет нужно представить в ИФНС по месту учета головного подразделения организации. В этом случае есть особенности заполнения титульного листа 6-НДФЛ. Каковы они, нам разъяснил советник государственной гражданской службы РФ 1 класса, специалист ФНС России Дмитрий Александрович Морозов: При представлении в ИФНС по месту учета головной организации расчета 6-НДФЛ по закрытому ОП в титульном листе следует указать:

— ИНН и КПП — головной организации, а код ОКТМО — закрытого ОП (пункт 1 Подборки);

— в строке «Период представления (код)» — код из приложения N 1 к Порядку заполнения расчета 6-НДФЛ , соответствующий периоду, за который сдается расчет 6-НДФЛ по ликвидированному ОП ( 21 — за I квартал, 31 — за полугодие, 33 — за 9 месяцев и 34 — за год).

Коды 51 , 52 , 53 и 90 проставляются только при ликвидации/реорганизации самой организации;

• Штраф за несвоевременное перечисление НДФЛ в 2021 году
• Штраф за непредоставление 2 НДФЛ в срок
• Штраф за недостоверные сведения в 2 НДФЛ
• Штраф за несвоевременную сдачу 6 НДФЛ в 2021 году
• Штраф за несвоевременное предоставление декларации 3 НДФЛ для физических лиц
• Чему равна строка 040 в 6 НДФЛ
• Чем отличается НДФЛ от 2 НДФЛ

— в строке «(налоговый агент)» — наименование самой организации, представляющей сведения, а не ее ликвидированного обособленного подразделения .

Также замечу, что при представлении расчета 6-НДФЛ головной организацией за ликвидированное ОП не нужно заполнять строки «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» . Эти строки заполняются в случае реорганизации (ликвидации) организации».

После завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения и непредставления справок по форме 2-НДФЛ и (или) расчета по форме 6-НДФЛ за такое обособленное подразделение организация представляет справки по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников данного обособленного подразделения в налоговый орган по месту учета организации. При этом организация в справках по форме 2-НДФЛ и расчете по форме 6-НДФЛ указывает ИНН и КПП организации, а ОКТМО закрытого обособленного подразделения.

Порядок подачи расчета 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения отличается от такового для действующего подразделения .

Если вы не успели представить расчет до закрытия подразделения, головной организации следует отчитаться в налоговый орган по месту своего учета в такой срок ( п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС России от 22.05.2019 N БС-4-11/9619@):

• подразделение закрыто в I, II, III квартале — не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом, в котором закрыто обособленное подразделение;
• подразделение закрыто в IV квартале — не позднее 1 апреля следующего года.

Особенности заполнения и представления расчета по обособленному подразделению после его закрытия в Налоговом кодексе РФ и Порядке заполнения расчета 6-НДФЛ не предусмотрены.

При заполнении расчета в титульном листе следует указать ( п. п. 1.10 , 2.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 22.05.2019 N БС-4-11/9619@):

• по строке «КПП» — КПП организации;
• по строке «Представляется в налоговый орган (код)» — четырехзначный код налогового органа, в котором сама организация состоит на учете;
• по строке «По месту нахождения (учета) (код)» — код 213 (для организаций — крупнейших налогоплательщиков) или 214 (для остальных организаций);
• по строке «(налоговый агент)» — наименование организации;
• по строке «Код по ОКТМО» — код ОКТМО муниципального образования, в котором находилось закрытое подразделение.

Обзор подготовлен специалистами Л инии Консультирования ГК «Земля-СЕРВИС»

6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению

Не позднее последнего числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом (1-ый квартал, полугодие и 9 месяцев), и не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим годом, налоговые агенты должны представлять в налоговую инспекцию по месту своего учета Расчет по форме 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

О том, куда сдается форма 6-НДФЛ при наличии у организации обособленных подразделений, а также о том, как сдавать Расчет при закрытии обособленного подразделения, расскажем в нашей консультации.

Сдаем 6-НДФЛ по обособленному подразделению

Напомним, что обособленное подразделение организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (т. е. созданы на срок более 1 месяца). Признается подразделение организации обособленным независимо от того, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, а также независимо от полномочий, которыми наделяется такое подразделение (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Если у организации есть обособленные подразделения, то по работникам таких обособленных подразделений, а также по физлицам, с которыми обособленное подразделение заключило ГПД, Расчет по форме 6-НДФЛ сдается в налоговую инспекцию по месту учета соответствующих обособленных подразделений. При этом показатели обособленного подразделения в Расчет по организации уже не включаются.

Порядок заполнения 6-НДФЛ по обособленному подразделению в целом аналогичен порядку заполнения формы организациями, не имеющими обособленные подразделения, и приведен в Приложении №2 к Приказу ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Но есть и особенности (п.п. 1.10, 2.2 Порядка, утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@):

• по строке «КПП» указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации;
• по строке «По месту нахождения (учета) (код)» указывается код 220 «По месту нахождения обособленного подразделения российской организации»;
• по строке «Код по ОКТМО» указывается код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится обособленное подразделение организации.

Закрыли обособленное подразделение – куда сдавать 6-НДФЛ?

А если обособленное подразделение закрыто, куда сдавать 6-НДФЛ? После снятия обособленного подразделения с учета Расчет сдается в обычные сроки за тот отчетный период, в котором подразделение было закрыто. К примеру, если обособленное подразделение было закрыто 29.08.2018, то последний Расчет 6-НДФЛ по закрытой обособке должен быть сдан за 9 месяцев 2018 года не позднее 31.10.2018. За последующие периоды (в примере – по итогам года) представлять Расчет уже не нужно (Письмо ФНС от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@ ).

Образец 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению приводить не будем – в целом он ничем не отличается от порядка заполнения для организаций без обособок. Конечно, в последний 6-НДФЛ нужно включить только те доходы, налог с которых был удержан до закрытия обособленного подразделения.

Но нужно учесть, что несмотря на то, что код места нахождения в 6-НДФЛ закрытого обособленного подразделения указывается «220», а код ОКТМО — тот, который соответствует обособке, КПП нужно указать головной организации, а не подразделения. Соответственно, и код налоговой инспекции, куда представляется Расчет, также указывается тот, что присвоен головной организации.

Образец заполнения 6-НДФЛ по обособленным подразделениям в 2019 — 2021 годах

6-НДФЛ при открытии удаленных подразделений

В связи с тем, что удаленные структуры предприятия в своих полномочиях несамостоятельны, основное бремя по представлению отчетности в контролирующие органы лежит на головном юр. лице. Вместе с тем некоторые отчеты представляются с участием удаленных отделений компании с именно к такой отчетной документации относится и форма 6-НДФЛ.

Об отличиях филиалов и представительств читайте здесь.

Обязательство отчитываться появляется у фирмы, если доходы получены (ч. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ):

• хотя бы одним штатным сотрудником территориально удаленной структуры;
• контрагентами-гражданами по гражданско-правовым сделкам, заключенным от имени юр. лица филиалом.

Последовательность заполнения отчетной документации 6-НДФЛ определена приказом ФНС России «Об утверждении формы…» от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. При формировании отчетов по филиалу особенное внимание должно быть уделено заполнению титульного листа формы, независимо от того, кто сдает расчет (п. п. 1.10, 2.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• по строке «КПП» всегда указывается КПП, который присвоен организации по месту учета ее обособленного подразделения;
• по строке «Представляется в налоговый орган (код)» — четырехзначный код налогового органа, в котором подразделение состоит на учете;
• по строке «По месту нахождения (учета) (код)» — код 220;
• по строке «(налоговый агент)» — наименование организации;
• по строке «Код по ОКТМО» — код ОКТМО муниципального образования, в котором находится обособленное подразделение. Реквизит можете узнать с помощью сервиса ФНС «Узнай ОКТМО» .

Остальные разделы отчета формируются по тем же правилам, что и в отношении основного юрлица.

Образец заполнения титульного листа формы 6-НДФЛ обособленного подразделения представлен ниже.

Куда сдавать 6-НДФЛ по обособленному подразделению?

Согласно ч. 2 п. 7 ст. 226 Налогового кодекса РФ, предприятия, имеющие в своей структуре удаленные службы, должны перечислять налог в бюджет как по месту расположения головной компании (за работников головного офиса), так и в регионах нахождения своих филиалов (за сотрудников подразделений).

1. Отчетная документация 6-НДФЛ по обособленному подразделению формируется отдельным комплектом, даже если филиалы находятся на учете в одном налоговом органе. Это разъясняется в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопрос № 7).
2. Расчеты 6-НДФЛ сдается в налоговую как по адресу учета основной фирмы, так и по адресу нахождения (учета) филиалов.

Для компаний — крупных налогоплательщиков действует абсолютно противоположное правило. В частности, исходя из норм ч. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ такие фирмы правомочны выбирать, в какой налоговый орган им надлежит сдавать отчетные показатели 6-НДФЛ — по адресу регистрации в качестве крупнейшего налогоплательщика или в регионе учета одной из отделенных структур.

Более того, законодатель не предусматривает одномоментной подачи рассматриваемого документа по месту учета и основной компании, и филиалов, то есть фактически запрещает это (письмо ФНС России от 01.02.2016 № БС-4-11/1395@).

Куда сдавать 6-НДФЛ и 2-НДФЛ при закрытии филиала?

При ликвидации филиала необходимо сдать 6-НДФЛ по обособленному подразделению и подать справки по форме 2-НДФЛ. Сделать это можно следующими путями:

1. Не позже дня снятия удаленного подразделения с учета подать отчетность и справки в ту же налоговую, куда подавались отчеты и справки до закрытия филиала, то есть по адресу учета. При этом в отчетных документах указываются все данные ликвидируемого филиала (КПП, ОКТМО, код налогового органа, в котором филиал стоит на учете). Вторично представлять справки 2-НДФЛ в конце года, в котором прекращена деятельность филиала, в таком случае не нужно (письмо ФНС России от 28.03.2011 № КЕ-4-3/4817).
2. После снятия филиала с учета сдать отчетные показатели 6-НДФЛ по обособленному подразделению и справки 2-НДФЛ в налоговую службу по месту учета основной компании. В этом случае отчетность нужно сдать в сроки, предусмотренные законодательством для конкретного вида документации. При этом КПП и ОКТМО в отчетах указываются по данным ликвидированного филиала, кодом же налогового органа будет код ИФНС, в которую сдается отчетность в настоящий момент.

Пошаговая инструкция по ликвидации филиала представлена в этом материале.

Несмотря на схожесть в формировании и подаче отчетной документации 6-НДФЛ по головному предприятию и его филиалам, существуют также некоторые нюансы, касающиеся отчета по удаленным подразделениям. Все это следует изучить и учитывать при работе.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».