Как проверить 6-НДФЛ на ошибки?

Секретные приемы налоговиков для быстрой проверки 6-НДФЛ

НДФЛ – налог, который граждане РФ платят в казну с получаемых доходов. Работодатели обязаны перечислять НДФЛ за работников централизованно в бюджет в виде налогов от предприятия. Законодательством утверждены две формы, по которым организации формирует отчеты о доходах сотрудников, туда же включается информация о вычетах и начисленных налогах.
До 2016 года единственным отчетом о доходах физических лиц, предоставляемым в налоговую инспекцию от предприятия, числилась справка по форме 2-НДФЛ. Менялись коды вычетов и доходов, неизменным оставался только принцип формирования справки: индивидуальная информация по каждому сотруднику компании.
Теперь таких формы две: к 2-НДФЛ присоединился расчет по форме 6-НДФЛ. В инспекцию эти отчеты передаются одновременно — по окончании каждого квартала. Отличие 6-НДФЛ – консолидация в одном документе информации, касающейся НДФЛ, по физлицам, получившим любую оплату от предприятия в виде зарплаты, дивидендов и выплат по прочим договорам.

Как отчет проверяет налоговая

При поступлении заполненного отчета от предприятия налоговая проверяет его на соответствие контрольных показателей. Законодательством предусмотрен порядок проверки отчетов, выявления несоответствий и алгоритм выставлений требований и применения штрафных санкций.
Налоговикам доступна вся информация по налогоплательщику, все отчеты консолидированы в карточке налогоплательщика. Поэтому организации стоит позаботиться о такой процедуре, как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую и декларации по налогу на прибыль, так как потом «подогнать» информацию не представится возможным.
Инспекторы проверяют полученные отчеты на предмет наличия двух типов недочетов:

  1. Ошибки внутри отчета – это ошибки, связанные с неправильно указанными значениями в графах отчета, то есть соотношения между строчками не выполняется (такие ошибки находят специальные бухгалтерские программы).
  2. Отсутствие нужных соотношений между значениями в трех документах: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и декларация по налогу на прибыль (такие ошибки представляется возможным обнаружить только вручную).

При выявлении ошибок инспектор запрашивает у бухгалтера объяснения информации. При не отправке ответа на требование налоговая может назначить проверку. В ходе проверки организация обязана будет предоставить оригиналы всей документации, использованной для заполнения отчета, чтобы подтвердить достоверность информации.
Для избавления всего персонала бухгалтерии от таких забот, рекомендуется самостоятельно предпринять такие действия, как проверить 6-НДФЛ, ну, а если ошибка организацией обнаружена, немедленно предоставить уточненку.
Акцентировать внимание при заполнении нужно на типовых ошибках, в том числе опечатках, так как опечатка рассматривается как недостоверность информации, даже, когда она очевидна как техническая ошибка.

Как проверить форму 6-НДФЛ перед сдачей в налоговую

Прежде, чем отправить 6-НДФЛ проверяющему, следует проверить его на соответствие формы бланка отчета и электронного формата, а также на правильность заполнения и точность указанных показателей в разделах отчета.
Проконтролировать правильность расчетов помогут разработанные и установленные законодательством контрольные соотношения, которые разработали сами налоговики. Эти показатели помогут обнаружить несоответствия в виде банальных опечаток и проанализировать, правильно ли составлен отчет.
В первом разделе 6-НДФЛ есть вся информация по предприятию нарастающим итогом за все предыдущие кварталы с начала года, включая текущий, а второй раздел содержит информацию только за текущий квартал.
Разделы выполняют разные функции, поэтому их не корреспондируют между собой. Поэтому на предположение: должна ли сумма начисленного дохода из раздела 1 отчета 6-НДФЛ идти с суммой итого из раздела 2, ответ отрицательный. Никаких контрольных соотношений между разделами не может быть установлено.

Проверяем титульный лист

Для начала рекомендуется выполнить такую простую операцию, как проверить правильность заполнения 6-НДФЛ на титульном листе, затем проверяем обе части отчета.
Первый лист содержит основную информацию о предприятии (название с расшифровкой, коды, адрес, телефон и т.д.); сведения об инспекции, где зарегистрировано предприятие. На каждый филиал предприятия формируется и сдается отдельный отчет, где указаны коды соответствующего предприятия, на головную компанию предоставляется персональный отчет.
В соответствие с новыми изменениями, внесенными в правила заполнения титульного листа НДФЛ-6, специально для правопреемников выделено две строки и добавились три кода места представления отчета.
Для начальной версии отчета код корректировки указывается 000, а для корректировки − с 1 и последовательно дальше, например, 003. Некоторые работодатели присваивают ошибочно начальному отчету код 001.

Проверяем первый раздел

В первом разделе должны быть указаны итоговые показатели за все предыдущие налоговые периоды по всем физлицам, кому предприятие выплачивало деньги.
В случае, если предприятие выплатило за прошедший отчетный период доходы, облагаемые налогом по различным ставкам, потребуется предоставить заполненный первую часть отчета по каждой ставке на отдельном листе. Если начисление НДФЛ было по ставкам: 13, 15, 30, 35%, то в строчки с 10 по 50 руководитель или бухгалтер предприятия заносит информацию в каждом разделе номер 1, а строчки с 60 по 90 – только на странице 1 этого первого раздела. Если же все выплаты были сделаны из расчета налоговой ставки, например, 13%, то организация оформляет один первый раздел, заполняя все строки с 10 по 90.

Проверяем второй раздел

Оформление второго раздела сложнее, чем первого. Здесь очень важно не ошибиться с датами и суммами.
Второй раздел представляет собой одинаковые блоки для размещения информации по датам и суммам со строчками с 100 до 140.
Чтобы достоверно заполнить второй раздел требуется правильно указать даты. Чтобы безошибочно внести информацию, необходимо приготовить документацию, из которой можно выделить:

  1. Дату фактического получения дохода. Это дата − не число выдачи денег физлицу на руки. Имеется виду число начисления дохода (по зарплате, например, – это последний день месяца).
  2. Дату удержания НДФЛ из этого дохода. Это число удержания налога из дохода, а не число платежного поручения по перечислению налога.
  3. Последний день срока, когда организация обязана была перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ.

Если эти три числа одинаковы, то бухгалтер группирует информацию и указывает ее в одном блоке строчек с 100 до 140. Если даты разнятся, блоки заполняются индивидуально по каждой дате, и количество блоков соответствует количеству вариантов дат.

Подключаем контрольные соотношения

Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений.
Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты.
Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2019 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером.
В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных.
Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки.
В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков.
Вот некоторые из них:

  • фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
  • рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
  • значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
  • значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
  • итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.

Возвращаясь к вопросу, как проверить 6-НДФЛ, пример приведем об изменениях контрольных соотношений.
В прежних редакциях писем рекомендовалось применять в качестве контрольного соотношения для проверки 6-НДФЛ: строка 070 должна равняться сумме строк 140. Напомним, что в строчке 70 предприятие информирует, на какую сумму оно удержало НДФЛ, в строчке 140 – тот же налог с распределением по датам выплаты всех видов вознаграждений.
Затем налоговики изменили свое мнение и допускают, что это контрольное соотношение не всегда правомочно.
Исключением ранее предложенного соотношения стал перенос фактической выплаты в следующем за начислением кварталом, например, заработной платы. Поэтому во вторую часть отчета некоторые суммы в строчку 140 не попадают.
Никакого нарушения законодательства в этом случае нет: кончается один квартал, и закрывается отчет, а в следующем квартале выплачивается зарплата. Отсюда расхождение результата по ранее предложенной налоговиками формуле проверки.
Исходя из предположения, что некоторые организации начисляют и выплачивают зарплату по такой схеме, ФНС исключило это контрольное соотношение из числа обязательных. Ведомство на официальном сайте подтвердило необязательность выполнения этого соотношения.
Поэтому, чтобы выполнить такую операцию, как проверить 6-НДФЛ за 2019 год (за любой отчетный период этого года), применять это контрольное соотношение нет необходимости. Если бухгалтер все же решится на более педантичное исследование подготавливаемого к сдаче отчета, напоминаем, что разница по значениям выделенных строчек − это сумма фактической выплаты вознаграждений, на которые налог начислен в текущем отчетном периоде, а выплата будет произведена в следующем квартале.

Сопоставляем 6-НДФЛ за год с 2-НДФЛ и декларацией на прибыль

Как проверить 6-НДФЛ за 9 месяцев, 3 и 6 месяцев мы рассмотрели на примере применения контрольных соотношений по строчкам двух частей внутри отчета. А вот как проверить отчет 6-НДФЛ за год – рекомендуется использовать дополнительные инструменты.
В результате проверки значения некоторых строчек годового отчета 6-НДФЛ должны определенно соотноситься с информацией, предоставленной организацией в справке 2-НДФЛ и декларации по прибыли за тот же период.
Налоговые инспекторы применяют следующие контрольные соотношения для проверки предоставленного отчета:

  • значение строчки 20 (итого начислено дохода) равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и сумме в строке 20 второго приложения в декларации по прибыли;
  • значение строчки 25 (итого начислено дивидендов) должно быть равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и по коду 1010 соответствовать в приложении 2 декларации;
  • строчка 40 (рассчитанный налог) совпадает по значению со строчкой 30 второго приложения декларации и с суммой рассчитанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
  • удержанный налог в строчке 80 соответствует строчке 34 декларации в приложении 2 декларации и сумме неудержанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
  • количество физлиц, получивших выплаты от предприятия, равно количеству справок 2-НДФЛ и числу приложений №2, оформленных к декларации.

Штрафы

Сроки для сдачи отчета 6-НДФЛ установлены законодательством, и их не рекомендуется нарушать, в противном случае, на предприятие будут наложены штрафные санкции.
За несдачу отчетности, кроме штрафа по 1000 рублей за каждый месяц просрочки, организации грозит то, что расчетный счет компании и вовсе заблокируют, а разблокируют только после предоставления отчета.
Штрафных санкций представляется возможным избежать, если организация самостоятельно исправит ошибки и сдаст уточненку до того, как неточности выявит проверяющий.
За предоставление отчета, содержащего ошибки, организация будет оштрафована, а налоговая потребует уточненку.

Заключение

Для проверки отчета бухгалтеру надлежит произвести такие действия, как проверить 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, проверить все равенства и соотношения в рекомендуемых налоговой строчках отчетов.
Отчет пройдет проверку в налоговой, если строки заполнены по правилам, с учетом рекомендаций, опубликованных ФНС на официальном сайте. При несовпадениях и обнаружении ошибок – сразу внести корректную информацию, а если отчет уже отправлен, то предоставить инспекторам уточненку.
Конечно, это не полный перечень контрольных соотношений, которые помогают инспектору выявить ошибки в отчете 6-НДФЛ.
Налоговые органы постоянно публикуют официальные письма, которые регулируют порядок проверки отчета перед сдачей.
Бухгалтеру надлежит внимательно отслеживать новости сайта ФНС, чтобы быть в курсе, не допускать ошибки, а значит избежать штрафных санкций и доначислений за недостоверную информацию.
Сданный отчет налоговые органы проверяют только на правильность контрольных соотношений. Достоверность цифр и дат, указанных организацией в отчете 6-НДФЛ, проверяющие инспектируют при выездной проверке, когда организация предоставляет документацию: договоры, справки на льготы, свидетельства о рождении детей и т.д.
Поэтому рекомендуется хранить ксерокопии документации, подтверждающей льготы при вычетах, и оригиналы гражданско-правовых договоров, чтобы предоставить их проверяющему при выездной проверке.

Контрольные соотношения 6‑НДФЛ в 2021

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

При составлении любого документа с отчетными цифрами важно считать их правильно. Для проверки отчетности на ошибки разработаны контрольные соотношения — равенство значений определенных строк в отчетности. Они позволяют выявить расхождения и устранить их перед отправкой документа, а значит избежать штрафа за недостоверные сведения — 500 рублей за каждый расчет. Контрольные соотношения 6-НДФЛ — это равенство значений строк внутри формы, и совпадение значений с другими формами отчетности. Расскажем о показателях, которые нужно сравнить между собой перед сдачей 6-НДФЛ.

В 2021 году форма 6-НДФЛ сильно изменилась, поэтому чиновники выпустили новые контрольные соотношения, утвержденные в письме ФНС от 23.03.2021 № БС-4-11/3759@.

Если при проверке налоговики выявят нарушения, вы получите письменное уведомление о выявленных ошибках, противоречиях и несоответствиях с требованием пояснить их и при необходимости внести исправления. Пояснения придется давать в течение 5 рабочих дней с получения письма от налоговой.

Показатели внутри 6-НДФЛ

В состав 6-НДФЛ с 2021 года вошла бывшая справка 2-НДФЛ. Теперь она стала Приложением № 1 к расчету и называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Все соотношения между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ теперь стали внутридокументными. Причем для проверки правильности заполнения справки из приложения предусмотрены как отдельные соотношения, так и взаимоувязка показателей с основным расчетом 6-НДФЛ.

Контрольные соотношения по основной части расчета 6-НДФЛ

Инспекторы проверяют показатели строк 110, 130, 140, 150 и 170. По строке 110 нарастающим итогом с начала года фиксируется сумма дохода, по строке 130 — величина налоговых вычетов по всем работникам.

  • Посмотрите на строки 110 и 130: размер вычета не может быть больше дохода. Если у вас значение строки 130 больше суммы в строке 110, значит, завышена сумма налоговых вычетов — ищите ошибку;
  • Должно выполняться равенство: (ст. 110 – ст. 130) / 100 × ст. 100 = ст. 140. Если равенство не выполняется, то налог или завышен (сумма в ст. 140 больше) или занижен (сумма в ст. 140 меньше). Допускается отклонение величины налога от ст. 140 в обе стороны на следующую величину: ст. 120 × 1 рубль × количество строк 021. В противном случае ищите ошибку;
  • Значение ст. 150 не может быть больше значения ст. 140. Это означает, что фиксированный авансовый платеж превысил исчисленный налог, следовательно завышена сумма фиксированного авансового платежа. В таком случае ждите письмо от ФНС с просьбой разъяснить причину снижения НДФЛ.

Контрольные соотношения по Приложению № 1 к 6-НДФЛ

Их надо использовать для годового расчета, так как приложение № 1 заполняется только по итогам года.

  • Налоговая база из раздела 2 (при ставке 13 или 15 %) должна быть равна общей сумме дохода из раздела 2 за вычетом суммы всех строк «Сумма вычета» из раздела 3 и приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам».
  • Сумма налога исчисленная из раздела 2 за вычетом налоговой базы, умноженной на ставку налога, не должна быть больше 1 рубля. Если разница получилась больше, то сумму исчисленную сумму налога посчитают несоответствующей расчетному значению.
  • Разница между общей суммой дохода и суммой вычетов из приложения « Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам», умноженная на ставку налога, должна отличаться от исчисленной суммы налога по разделу 2 приложения 1 не более чем на 1 рубль.
  • Неудержанный налог из раздела 4 приложения 1 должен отличаться не больше чем на 1 рубль от абсолютного значения, рассчитанного по формуле ( « Сумма дохода , с которого не удержан налог налоговым агентом» раздела 4 приложения N 1 к 6-НДФЛ × ставка / 100 — «Сумма неудержанного налога» Раздела 4 приложения 1 к 6-НДФЛ).
  • Общая сумма доходов из всех разделов 2 приложения № 1 должна быть равна сумме всех строк «Сумма дохода» приложения « Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».
  • Сумма дохода, с которого не удержан налог, указанная в разделе 4 приложения 1 должна быть меньше или равна общей сумме дохода.

Взаимоувязка показателей Приложения № 1 и основной части расчета 6-НДФЛ

Их надо использовать для годового расчета, так как приложение № 1 заполняется только по итогам года.

  • Количество сотрудников в ст. 120 6-НДФЛ и число справок из приложения № 1, представленных по всем налогоплательщикам, должны быть равны. Если они не совпадают, то вы указали в 6-НДФЛ не всех физлиц, получавших доход, или сдали справки не по всем сотрудникам.
  • Начисленная сумма дохода из строки 110, облагаемая налогом по соответствующей ставке, должна быть равна сумме строк «Общая сумма дохода» из приложения 1 по соответствующей ставке и по всем налогоплательщикам. Если это не так, то сумма начисленного налога занижена или завышена;
  • Сумма дохода, начисленная в виде дивидендов и отраженная в строке 111, должна быть равна сумме дохода в виде дивидендов (по коду 1010) из приложения № 1 по всем налогоплательщикам. Если равенство не соблюдается, сумма дивидендов занижена или завышена.
  • Сумма вычетов из строки 130 6-НДФЛ должна быть равна сумме строк «Сумма вычета» из раздела 3 приложений 1 и строк «Сумма вычета» из приложения « Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».
  • Сумма налога исчисленная в строке 140 равна сумме строк «Сумма налога исчисленная» по соответствующей ставке из приложения № 1 по всем налогоплательщикам. Нарушение говорит о завышении или занижении исчисленного налога.
  • Сумма неудержанного НДФЛ должна быть равна сумме строк «Сумма налога не удержанная налоговым агентом» из приложений № 1 к 6-НДФЛ по всем налогоплательщикам. Иначе неудержанная сумма где-то указана неверно.
  • Сумма фиксированного авансового платежа по соответствующей ставке (строка 150) должна быть равна сумме строк «Сумма фиксированных авансовых платежей» из раздела 2 приложений 1.

6-НДФЛ и карточка расчетов с бюджетом (КРСБ)

КРСБ — особый регистр, который ведут налоговые органы для учета налогов, страхвзносов и других платежей по каждому налогоплательщику. У налогоплательщиков нет к ней непосредственного доступа, ее данные засекречены и являются налоговой тайной. По ней налоговая тоже проверяет правильность заполнения.

  • Разница между строкой ст. 160 и ст. 190 не может быть больше, чем уплачено НДФЛ по данному отчетному периоду с начала налогового периода. Если разница выше, то возможно не перечислена сумма налога в бюджет;
  • Дата перечисления налога из ст. 021 раздела 1 расчета 6-НДФЛ должна соответствовать дате уплаты суммы НДФЛ.

6-НДФЛ и РСВ

ФНС придерживается двух правил при сопоставлении показателей данных форм.

  • Если сдаете 6-НДФЛ, то сдайте и РСВ;
  • В 6-НДФЛ сумма доходов, начисленных по трудовым и гражданско-правовым договорам (ст. 112 + ст. 113), должна быть больше или равна базе для исчисления страховых взносов, указанной в строке 050 Приложения 1 к Разделу 1 РСВ. Это соотношение используется для проверки налогового агента в целом, с учетом обособленных подразделений. Если в 6-НДФЛ сумма доходов меньше базы по страховым взносам, то возможно занижение налоговой базы по НДФЛ.

6-НДФЛ и банковские счета

С 2021 года налоговики начали сравнивать выплаты физлицам по расчетному счету с данными 6-НДФЛ. Чтобы выполнить соотношение и избежать вопросов, нужно платить физлицам разницу между начисленным доходом из строки 110 и исчисленным налогом из строки 140.

Если по 6-НДФЛ сумма выплат будет меньше фактически перечисленных, налоговая заподозрит не полное отражение сумм выплаченного в отчетном периоде дохода. Помочь тут может точное назначение в платежке. Например, не просто «аванс», а «перечисление подотчетных сумм на командировочные расходу И. И. Иванову (приказ от 15.04.2021 № 123)».

6-НДФЛ и минимальный размер оплаты труда

С 2020 года данные, указанные в 6-НДФЛ дополнительно сравнивают с величиной МРОТ и среднеотраслевой зарплаты. Должны быть соблюдены следующие соотношения:

  • Средняя зарплата, отраженная 6-НДФЛ, должна быть больше или равна МРОТ (12 792 рубля в 2021 году). Средний заработок рассчитывается по каждому сотруднику. Если средняя заработная плата окажется меньше МРОТ, то есть вероятность занижения суммы налоговой базы;
  • Средняя зарплата, отраженная в 6-НДФЛ, должна быть больше или равна средней зарплате в субъекте РФ по соответствующей отрасли экономики. Несоблюдение этого соотношения также свидетельствует о возможном занижении налоговой базы.

Создайте порядок внутреннего контроля, чтобы вовремя отслеживать и исправлять ошибки в отчетах. Сравнение контрольных строк поможет на этапе составления отчетности привести документы в порядок, избежать требований от налоговой и штрафов.

Автор статьи: Юлия Хайрулина

Легко сдавайте 6-НДФЛ в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. В одной системе объединены простой учет, зарплата, налоги и отчетность через интернет. Сервис сам рассчитает налоги на основе учетных данных и сформирует отчеты. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Как заполнить форму 6-НДФЛ за 3 квартал 2021 года. Полное руководство

6-НДФЛ — это расчет, с помощью которого налоговые агенты информируют ФНС о выплатах работникам и о налоге на доходы физических лиц. Сдавать его все работодатели обязаны каждый квартал.

Форма отчета 6-НДФЛ

В конце прошлого года Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов.

За 3-й квартал 2021 года в расчет включена справка о доходах и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, для формы 6-НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ), но сдавать этот раздел следует только по итогам года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 10 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 10 человек, то форму разрешат сдать на бумажном носителе. Сумма налога указывается в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Расчет 6-НДФЛ в очередной раз обновят! Это необходимо в связи с поправками, внесенными в Налоговый кодекс РФ. Изменятся:

  • коды отчетных периодов;
  • раздел 2;
  • справка о доходах и суммах налога физического лица (отчетная форма).

Сроки сдачи отчетности

Форму 6-НДФЛ направляют в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Для годового расчета действует увеличенный срок — не позднее 1 марта следующего года.

Актуальный для каждого периода срок сдачи 6-НДФЛ в 2021 году приведен в таблице:

Последний срок сдачи

За 1-й квартал 2021 года

За 2-й квартал 2021 года

(расчет нарастающим итогом за полгода в разделе 1)

До 2 августа (31.07 — суббота)

За 3-й квартал 2021 года

(расчет нарастающим итогом за 9 месяцев в разделе 1)

До 1 ноября (31.10 — воскресенье)

(расчет нарастающим итогом за год в разделе 1)

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

По статье 76 НК РФ, налоговая служба вправе заблокировать банковские счета налогового агента, который не сдал отчет.

В случае установления недостоверности сведений в расчете организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Следовательно, главбуху каждой организации надо позаботиться не только о том, как заполнить 6-НДФЛ без ошибок, но и как сдать отчет без нарушения сроков.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

В КонсультантПлюс найдете не только подробное руководство по 6-НДФЛ с бланком и образцами, но и видеосеминар, который ответит на любые вопросы. Получите бесплатный доступ по ссылке ниже.

Изменения в 6-НДФЛ, которые необходимо учесть в 2021 году

Для правопреемников реорганизованных компаний действует обязанность сдавать форму 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. Такой порядок заполнения 6-НДФЛ следует соблюдать организации-правопреемнику:

  • указать ИНН и КПП налогового агента в верхней части титульного листа;
  • использовать код 215 в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)»;
  • в реквизите «Налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
  • в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
  • указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в правилах заполнения произошли и другие изменения, зависящие от того, кто сдает 6-НДФЛ:

  • крупнейшие налогоплательщики приводят КПП согласно свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
  • организации — налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)» значение 214.

На титульном листе формы 6-НДФЛ указывают полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя. Новая форма 6-НДФЛ действует с 1-го квартала 2021 года, ее объединили со справкой 2-НДФЛ.

Пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 3 квартал 2021

Хотя отчет действует уже не первый год, оформление 6-НДФЛ по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении. В профессию приходят молодые бухгалтеры, которым требуются разъяснения. Специально для них разберем действия по шагам.

Документ состоит из следующих разделов:

  1. Титульный лист.
  2. Раздел 1 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).
  3. Раздел 2 (сведения формируются нарастающим итогом).

Рассмотрим пример заполнения 6-НДФЛ за 3 квартал 2021 года (пошаговая инструкция).

Титульный лист

Пишем полное название налогового агента. В соответствующих полях указываются ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала. Указываем номер корректировки. Если форма 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «Номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменение сведений, переданных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки: —1, —2. —3 и так далее.

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

  • 1-й квартал — код 21;
  • полугодие — код 31;
  • 9 месяцев — код 33;
  • год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих передачу сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в приложении 1 приказа.

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры. Затем в строке указывается код той налоговой инспекции, куда сдается отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

  • первые две цифры — номер региона;
  • вторые две цифры — код инспекции.

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают отчет 6-НДФЛ в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая организация сдает отчетность. Полный перечень кодов содержится в приложении 2 к приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

  • по месту учета — 214;
  • по месту учета обособленного подразделения — 220.

ИП тоже указывают специальные коды:

  • по месту жительства — 120;
  • по месту осуществления деятельности — 320.

Указываем код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика. Как требует утвержденный приказом ФНС порядок заполнения отчета 6-НДФЛ, указывают код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (зарплату и премии) как головная организация, так и ее подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Действующий порядок заполнения 6-НДФЛ в 2021 году за 3 квартал предписывает указывать в разделе 1 суммы налога, удержанные или возвращенные работникам в 3-м квартале 2021 года.

Информацию указывают так:

  • поле 021 — срок перечисления НДФЛ по ст. 226 НК РФ, то есть на следующий рабочий день после выплаты дохода, а для отпускных и больничных — последний день месяца, в котором они выплачены; фактическая дата перечисления роли не играет (письмо ФНС № БС-4-11/19702@ от 01.12.2020);
  • поле 022 — сумма, которую надо перечислить в срок из поля 021; все доходы с одним сроком перечисления налога указывают одной суммой;
  • поле 030 — сумма НДФЛ, возвращенного работникам в 3-м квартале;
  • поле 031 — дата возврата, поле 032 — возвращенная сумма.

Если возникает вопрос, как вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ, необходимо суммировать налог со всех доходов, выплаченных работникам в отчетном периоде.

Раздел 2

Ставки налога на доходы работников по трудовым договорам и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13, 15, 30 и 35%. В 2021 году действует повышенная ставка 15% для больших доходов (свыше 5 млн рублей в год). В примере рассмотрена стандартная ставка НДФЛ — 13%. В случае исчисления налога по разным ставкам для каждой ставки будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ.

Действующие правила заполнения 6-НДФЛ (для чайников) предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года.

В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за июль-сентябрь и все полученные в 3-м квартале 2021 года отпускные, больничные и другие доходы, без уменьшения на налог и вычеты. Отдельный пример заполнения отпускных отсутствует, их включают в общую массу вознаграждений работников. Сумму вычетов указывают в строке 130, а исчисленный НДФЛ — в 140.

В строке 160 указывают сумму налога, удержанного в 3-м квартале. Она не всегда совпадает с суммой НДФЛ в строке 140. В поле 170 укажите сумму НДФЛ, которую невозможно удержать до конца года. Например, налог с подарка физлицу, которое не получает постоянных денежных доходов в организации.

О порядке указания зарплаты за прошлые периоды, выплаченной в текущем, налоговики разъяснили в письме от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@. Существуют альтернативные точки зрения Минфина, но так как проверку расчетов осуществляет ФНС, лучше ориентироваться на ее позицию в этом вопросе, чтобы не давать пояснений.

НДФЛ с зарплаты перечисляется не позже следующего дня после выплаты заработной платы работникам. А вот налог с отпускных и больничных разрешено уплатить не сразу. Главное — успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ).

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками так, как показывает образец заполнения формы 6-НДФЛ по КНД 1151099.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчета

Новое приложение № 1 к расчету содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ). Работодателям не следует заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Пустое приложение ежеквартально подавать не надо.

Нулевой 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.

Если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ, составленное в произвольной форме.

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить отчет онлайн есть возможность на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — «Мое дело», «Контур», «Небо» и других. Некоторые сайты позволяют это делать безвозмездно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

6-НДФЛ: типичные ошибки и как их избежать

Марина Баландина, профессиональный бухгалтер

Сдать 6-НДФЛ без уточненок и объяснений с налоговой — мечта бухгалтера. Цифры в отчете должны биться по всем контрольным соотношениям, сходиться с учетными данными, а в годовом отчете еще и со справками о доходах по каждому сотруднику. Более того, 6-НДФЛ единственный отчет, по которому налоговая контролирует сроки уплаты налога: ошибетесь — будут пени. Но добиться идеального 6-НДФЛ все-таки можно, если комплексно подойти к его проверке. Как это сделать и на что обратить внимание — расскажем в статье.

Вы узнаете

  • Правила сдачи 6-НДФЛ
  • Частые ошибки и как за них накажут
  • Комплексная проверка 6-НДФЛ

Правила сдачи 6-НДФЛ

Кто должен сдавать. Сдавать 6-НДФЛ должны компании и ИП, которые в течение года начисляли или выплачивали доходы физлицам (работникам, исполнителям по ГПХ, учредителям). Даже если была единственная выплата в январе, отчеты придется сдавать до конца года.

  • за I квартал, полугодие и 9 месяцев — в течение месяца, следующего за отчетным периодом;
  • за год — не позднее 1 марта следующего года.

Если последний день срока выпадает на выходной, то срок сдвигается на ближайший следующий за ним рабочий день.

За нарушение срока сдачи 6-НДФЛ — 1000 рублей за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Если опоздали более чем на 20 дней, налоговая вправе заблокировать счета в банке и переводы электронных денежных средств. В некоторых случаях штраф за просрочку можно уменьшить.

Форма отчета. С 2021 действует новая форма 6-НДФЛ, про ее заполнение подробно рассказали здесь.

Куда сдавать. Сдавать отчет и уплачивать НДФЛ нужно в ИФНС по месту учета ООО или ИП. Если есть обособленные подразделения, сдавать 6-НФДЛ нужно по каждому подразделению отдельно в налоговую по месту его регистрации или выбрать ответственное подразделение.

Если по ошибке сдали 6-НДФЛ не в ту налоговую (например, отчет по обособке сдали в налоговую головной организации), налоговая не «засчитает» сдачу и назначит штраф. Суд, скорее всего, будет на стороне налоговой.

Способ сдачи:

  • На бумаге, если количество физлиц в отчете (строка 120) не более 10 человек.
  • В электронном виде по ТКС — если более 10 человек.

Штраф за отчет на бумаге вместо электронного — 200 рублей.

Частые ошибки и как за них накажут

  1. Удержанный НДФЛ (строка 020 = сумма строк 022) неправильно распределили между смежными отчетными периодами.

Эти расхождения могут быть обоснованными, например, пособия по больничным за счет работодателя облагаются НДФЛ, но не облагаются взносами. Но могут быть ошибочными, например, если в 6-НДФЛ не отразили выплаты по договору ГПХ, а взносы с этой суммы начислили.

Если доход в 6-НДФЛ (сумма строк 112 и 113) меньше, чем в РСВ (строка 050 приложения 1 к разделу 1), будут нарушены контрольные соотношения. В этом случае налоговая потребует дать пояснения. За непредставление (несвоевременное представление) пояснений — штраф 5 000 рублей.

Как накажут за ошибки

Штраф за ошибки в 6-НДФЛ — 500 рублей. Налоговая может снизить штраф или совсем не штрафовать, если:

Автозаполнение и удобная проверка 6‑НДФЛ

Комплексная проверка 6-НДФЛ

Самый простой способ сдать 6-НДФЛ без уточненок и штрафов — тщательно проверить перед отправкой. В СБИС есть все необходимое для правильного заполнения и проверки отчета:

  • Подробный проверочный отчет: выявит ошибки в суммах удержанного налога и начисленного дохода, подробно расшифровав их по ведомостям. Как бонус выдаст ведомости, по которым НДФЛ не перечислен в бюджет или перечислен с опозданием. Чем быстрее уплатите забытый НДФЛ, тем меньше будут пени.
  • Сверка с ИФНС: покажет ошибки в уплате налога, сравнив удержанный налог из раздела 1 с уплаченным по выписке из ИФНС. Вам останется только обработать расхождения до сдачи отчета, например, написать письмо в ИФНС об уточнении платежа.
  • Автоматическая проверка перед отправкой: выдаст список ошибок по контрольным соотношениям. Исправьте их, и отчет точно будет принят налоговой.

Если у вас есть обособленные подразделения, СБИС сформирует 6-НДФЛ в разрезе подразделений на основе начислений и выплат сотрудникам каждого ОП. Заполните данные по ОП в настройках программы — нужные коды автоматически встанут на титульном листе отчета.

СБИС умеет детально проверять не только 6-НДФЛ, но и РСВ: покажет, все ли застрахованные лица попали в отчет, а также сопоставит данные в РСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Самые частые ошибки в 6-НДФЛ: что проверить перед сдачей

Несмотря на то, что расчет по форме 6-НДФЛ мы представляем уже почти три года, в заполнении этой формы остается много белых пятен, что приводит к ошибкам. ФНС России (Письмо от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@) выделяет три основные причины возможных ошибок:

  • нарушение правил составления расчета (когда не соблюдены контрольные соотношения);
  • несоблюдение разъяснений ФНС России;
  • нарушен порядок представления расчета в налоговые органы.

Правильность расчета по форме 6-НДФЛ можно проверить по Приказу ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, а также сверяясь с разъяснениями ФНС России.

1) Ошибки в заполнении раздела I расчета.

1.1) раздел I расчета по форме 6-НДФЛ заполняется не нарастающим итогом, а поквартально;

1.2) Выплаты, которые освобождены от НДФЛ только частично, надо отражать в расчете. Хотя по строке 020 раздела I указаны доходы, полностью не подлежащие обложению НДФЛ. Такие доходы не должны там отражаться (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@).

Например, материальная помощь освобождена от налога в сумме, которая не превышает 4 000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Но, согласно позиции ФНС России и УФНС России (Письма УФНС России по г. Москве от 14.03.2018 N 20-14/052437@, ФНС России от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@, доходы, освобождаемые от налогообложения в полном либо частичном размере в соответствии со ст. 217 НК РФ, не подлежат отражению в сведениях по форме 2-НДФЛ и в расчете по форме 6-НДФЛ. В этой связи организация вправе не отражать в сведениях по форме 2-НДФЛ и в расчете по форме 6-НДФЛ доходы, не облагаемые налогом, в размерах, установленных НК РФ. В случае если размер таких доходов превысит установленный размер, то они отражается в указанных формах в полном размере.

1.3) зарплата за декабрь, выплаченная в январе отражается по строке 070 раздела I «сумма налога, которая будет удержана только в следующем отчетном периоде» Поскольку удержание суммы НДФЛ с дохода в виде заработной платы, начисленной за декабрь, но выплаченной в январе, организация произведет при выплате заработной платы в январе, строка 070 раздела I в IV квартале 2018 г. не заполняется (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@);

1.4) по строке 080 раздела I указана сумма налога с заработной платы, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде (периоде представления), то есть когда срок исполнения обязанности по удержанию и перечислению НДФЛ еще не наступил, или в строке 080 раздела I указана величина разницы между исчисленным и удержанным налогом. По данной строке отражается только та сумма налога, которую организация не смогла удержать по причине отсутствия доходов в денежной форме, а именно НДФЛ с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@).

1.5) доходы в виде пособия по временной нетрудоспособности отражены в разделе I расчета по форме 6-НДФЛ в том периоде, за который начислено пособие. Такие доходы отражаются в разделе I в том периоде, в котором выплачены (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@).

2) Ошибки, допущенные при заполнении раздела II:

2.1) заполнение раздела II нарастающим итогом. (Письма ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@ и от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@);

2.2) по строкам 100, 110, 120 раздела II расчета по форме 6-НДФЛ указаны сроки за пределами отчетного периода — эта ошибка согласуется с предыдущей. Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде, в котором завершена. (Письма ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@ и от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@);

2.3) по строке 120 раздела II неверно отражены сроки перечисления НДФЛ (например, указана дата фактического перечисления налога). Сроки перечисления указываются строго в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. При этом необходимо учитывать правила переноса сроков, определенных п. 7 ст. 6.1 НК РФ;

2.4) по строке 100 раздела II при выплате заработной платы указана дата перечисления денежных средств работнику. Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом), независимо от того, выпадает ли указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день (п. 2 ст. 223 НК РФ) (Письма ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@ и от 16.05.2016 N БС-3-11/2169@);

2.5) по строке 100 раздела II при выплате премии по итогам работы за год указан последний день месяца, которым датирован приказ о премировании. Дата фактического получения дохода в виде премии по итогам работы за год определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) (Письмо ФНС России от 06.10.2017 N ГД-4-11/20217). К таким выплатам относятся премии за производственные результаты, выплачиваемые по итогам месяца (Письма ФНС России от 14.09.2017 N БС-4-11/18391, от 09.08.2017 N ГД-4-11/15678@).

Дата фактического получения дохода в виде иных премий (выплачиваемых к юбилею, праздничным датам), не относящихся в соответствии с ТК РФ к оплате труда, определяется как день выплаты указанного дохода налогоплательщику (Письмо ФНС России от 11.04.2017 N БС-4-11/6836@);

2.6) не выделены в отдельную группу межрасчетные выплаты (заработная плата, отпускные, больничные и т.д.). Блоки из строк 100 — 140 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления налога, в том числе в случаях, когда различные виды доходов имеют одну дату их фактического получения, но разные сроки перечисления налога. Например, если датой фактического получения различных доходов (отпускные и зарплата) на основании ст. 223 НК РФ признается один день, то в раздел II данные по этим доходам включаются отдельными блоками, поскольку сроки перечисления налога по этим доходам разные. На это указывается в Письмах ФНС России от 18.03.2016 N БС-4-11/4538@, от 11.05.2016 N БС-4-11/8312.

3) Несоблюдение контрольных соотношений показателей расчета по формам 6-НДФЛ и 2-НДФЛ:

3.1) сумма начисленного дохода по строке 020 раздела I расчета по форме 6-НДФЛ не совпадает с суммой строк «Общая сумма дохода» справок по форме 2-НДФЛ;

3.2) сумма исчисленного налога по строке 040 раздела I расчета по форме 6-НДФЛ меньше суммы строк «Сумма налога исчисленная» справок по форме 2-НДФЛ;

3.3) строка 025 раздела I по соответствующей ставке (строка 010) не соответствует сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) справок формы 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам;

3.4) завышается (занижается) количество физических лиц (строка 060 раздела I расчета по форме 6-НДФЛ), получивших доход (несоответствие с количеством справок 2-НДФЛ).

4) Ошибки в представлении расчета:

4.1) несвоевременное представление расчета по форме 6-НДФЛ. В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ;

4.2) представление налоговыми агентами расчета на бумажном носителе при численности работников 25 и более человек;

4.3) ошибки при заполнении КПП и ОКТМО, что приводит к появлению необоснованной переплаты и недоимки.

АКЦИЯ НЕДЕЛИ !

На «Клерке» заканчивается набор в группу повышения квалификации по теме «Управленческий учет: от нуля до внедрения». Занятия вот-вот начнутся — 15 декабря.

Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.

В конце — удостоверение о повышении квалификации (с занесением в ФИС ФРДО). Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер».

Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО