Если в больничном листе допущена ошибка работодателем

Неправильно заполнен больничный лист: ошибки медучреждения и работодателя

В медицинском учреждении при заполнении больничного листа неправильно написали название организации (вместо “АО” написали “ООО”). Работодатель допустил ошибку в разделе, который заполняется работодателем при заполнении строки “Место работы – наименование организации” (написал “ЗАО” вместо “АО”). Являются ли такие ошибки основанием для лишения организации права на возмещение пособия?

На основании п.п. 1 и 4 части 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ ФСС России вправе проводить проверки правильности выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам и не принимать к зачету в счет уплаты страховых взносов расходы на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, произведенные страхователем с нарушением законодательства РФ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не подтвержденные документами, произведенные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов.

Пунктом 18 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101 (далее – Положение), установлено, что расходы по государственному социальному страхованию, произведенные с нарушением установленных правил или не подтвержденные документами (в том числе суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка листков нетрудоспособности), к зачету не принимаются и подлежат возмещению в установленном порядке. Выплата работнику пособия по временной нетрудоспособности на основании неправильно оформленного листка нетрудоспособности влечет за собой также риски, связанные с налоговым учетом таких расходов.

Так, п. 1 ст. 252 НК РФ установлено, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. При проведении налоговой проверки налоговый орган может посчитать, что рассматриваемые затраты не являются экономически обоснованными для работодателя, и, как следствие, включить их в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Кроме того, суммы начисленных работнику выплат, которые не приняты к зачету территориальным органом ФСС РФ, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке в соответствии с нормами Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования”. Смотрите письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 № 3035-19.

В настоящее время форма бланка листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н. Листок нетрудоспособности заполняется в соответствии с разделом IX Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок).

Выплата пособия на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией с нарушением требований Порядка, противоречит части 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ и не может служить основанием для выплаты пособия.

Согласно п. 56 Порядка при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности.

Внесение исправлений в листок нетрудоспособности допускается только при заполнении раздела “Заполняется работодателем” (п. 65 Порядка). В этом случае п. 65 Порядка установлен специальный порядок исправления ошибок – путем зачеркивания ошибочной записи и внесения взамен нее правильной записи на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности. Правильная запись подтверждается записью “исправленному верить”, подписью и печатью работодателя (для работодателя – физического лица печать проставляется при ее наличии). Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Возможностей для исправления записей, внесенных медицинским работником в раздел листка нетрудоспособности “Заполняется врачом медицинской организации”, Порядок не предусматривает. В этом случае работник должен самостоятельно обратиться в медицинскую организацию за выдачей дубликата листка нетрудоспособности (п. 4 Порядка).

В рассматриваемом случае речь идет о неверном заполнении строки “место работы – наименование организации”, как в разделе “Заполняется работодателем”, так и в разделе “Заполняется врачом медицинской организации” (неверное указание организационно-правовой формы организации-работодателя). Как произвести запись о наименовании юридического лица в указанных строках, ФСС России разъясняет в своих письмах от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545, от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605, от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, в частности говорит о том, что данные о наименовании должны соответствовать учредительным документам.

В том случае, когда речь идет о разделе “Заполняется работодателем”, на наш взгляд, допущенную ошибку целесообразно исправить указанным выше способом, тем более что особых трудозатрат такое исправление не требует.

Если же говорить о разделе “Заполняется врачом медицинской организации”, то в силу абзаца 9 п. 57 Порядка медицинский работник, оформляющий листок нетрудоспособности, может получить информацию о наименовании работодателя только со слов самого застрахованного лица. При этом на медицинского работника законодательством не возложена обязанность проверять достоверность предоставляемых застрахованным лицом сведений о наименовании работодателя во время оформления листка нетрудоспособности. Проверка сведений, сообщаемых застрахованным, в том числе информации о наименовании работодателя, не входит в обязанности медицинского работника, оформляющего гражданину листок нетрудоспособности, порядок установления факта искажения сведений, представленных физическим лицом о наименовании организации именно медицинским работником, оформляющим листок нетрудоспособности, также не регламентирован, поэтому доказать тот факт, что неправильное наименование организации является ошибкой медицинского работника, оформляющего листок нетрудоспособности, на наш взгляд, достаточно затруднительно.

Мы полагаем, при таких условиях формулировка п. 57 Порядка фактически освобождает медицинского работника, оформляющего листок нетрудоспособности, от необходимости оформления дубликата листка нетрудоспособности в соответствии с п. 56 Порядка, поскольку внесение неправильной информации в строку “место работы – наименование организации” раздела “Заполняется врачом медицинской организации” листка нетрудоспособности признать ошибкой медицинского работника, оформляющего этот документ со слов работника, практически невозможно. Соответственно, при таких обстоятельствах с большой долей вероятности в выдаче дубликата листка нетрудоспособности может быть отказано.

Вместе с тем из п. 56 Порядка следует, что листок нетрудоспособности считается испорченным при наличии в нем любых ошибок, допущенных медицинской организацией, каких-либо исключений для мелких ошибок или помарок не предусмотрено. Поэтому листок нетрудоспособности считается испорченным даже в том случае, когда допущенная ошибка незначительна, в том числе при неверном указании организационно-правовой формы организации-работодателя.

Таким образом, в рассматриваемом случае у работодателя есть основания для непринятия у сотрудника листка нетрудоспособности, в котором неверно указано его наименование, а у ФСС – основания для отказа принятия к зачету пособий, выплаченного по такому листку нетрудоспособности.

В то же время Московское региональное отделение ФСС РФ в своем письме от 26.03.2013 № 10-09/10/7103 “О листках нетрудоспособности” разъяснило, что в случае, если в листке нетрудоспособности медицинским учреждением неточно написано наименование организации, в территориальном органе ФСС РФ данная организация идентифицируется по регистрационному номеру и такой листок нетрудоспособности может быть принят к оплате. Смотрите также абзац 3 п. 1 письма от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605.

В информации ФСС РФ от 27.07.2015 “Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” указано следующее: “Неверное написание организации со слов работника нельзя считать ошибкой врачей. Это не требует переоформления листка и не влечет отказа в назначении и выплате пособия. Больничный спокойно может быть принят работодателем к оплате, если есть возможность точно идентифицировать организацию и подтвердить принадлежность к ней работника. При этом у территориального органа Фонда не будет оснований для непринятия к зачету расходов, произведенных на его основании”.

В судебной практике суды также приходят к выводу, что неточное указание названия организации в листах временной нетрудоспособности не может являться основанием для непринятия органом ФСС расходов организации, произведенных на основании таких листов нетрудоспособности, при условии наличия между заявителем и физическими лицами трудовых отношений. Смотрите, например, определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 17.01.2013 по делу № 11-75/2013, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2012 № 09АП-6546/12, постановление ФАС Дальневосточного округа от 18.04.2012 № Ф03-904/12 по делу № А51-11168/2011, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 16.12.2011 № 05АП-8349/11.

Таким образом, в случае несовпадения данных, указанных в разделе “Заполняется врачом медицинской организации” и в разделе “Заполняется работодателем”, у территориального отделения ФСС РФ есть возможность идентифицировать страхователя. Например, в ситуации, когда в разделе “Заполняется врачом медицинской организации” в наименовании организации-работодателя допущена ошибка, а в Разделе “Заполняется работодателем” указаны верные сведения, ФСС может определить страхователя по данному листку нетрудоспособности, сопоставив данные указанных разделов. Кроме того, идентификация всегда может быть произведена по регистрационному номеру страхователя. В связи с этим мы полагаем, что в рассматриваемой ситуации листок нетрудоспособности может быть принят работодателем к оплате.

Вместе с тем обращаем Ваше внимание на то, что наше экспертное мнение может не совпадать с точкой зрения проверяющих органов. В своем письме от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 ФСС России рекомендует в случае возникновения у страхователя сомнений в правильности оформления листка нетрудоспособности обращаться в региональные отделения ФСС России.

К сведению:
Во избежание подобных ситуаций, полагаем, работодателю целесообразно документально закрепить, например в приказе, наименование организации, которое необходимо указывать в листках нетрудоспособности, и ознакомить с этим документом всех работников. Аналогичной позиции придерживается и заместитель начальника правового отдела столичного отделения ФСС России Е. Бреева (смотрите, например, материал: “Страхуемся от “страховых” ошибок” (интервью с Е. Бреевой, заместителем начальника правового отдела столичного отделения ФСС РФ) (В. Хвориков, “Московский бухгалтер”, № 1, январь 2012 г.)).

Ответ подготовил: Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
Ответ прошел контроль качества

Обращаем внимание медицинских учреждений на то, что с 1 июля 2017 года пациент может потребовать электронный больничный

Какие ошибки в больничном можно не исправлять?

В больничных листах нет-нет да и встретится ошибка. Что делать в этом случае? Как ее исправить или можно ли выплатить пособие сотруднику, если нарушение допущено медицинской организацией? Журнал «Расчет» нашел ответы на эти и другие вопросы в судебных постановлениях.

Основным документом, подтверждающим отсутствие сотрудника на работе по причине болезни, является больничный лист. Для работодателя этот документ – основание к начислению пособия в период временной нетрудоспособности сотрудника. От правильности заполнения больничного листа зависит правомерность возмещения суммы пособия из Фонда социального страхования.

В случае выявления ошибок в документе ФСС может не принять указанные суммы расходов к зачету.

Однако на практике не каждая ошибка в листе нетрудоспособности приводит к отказу в зачете расходов, об этом и поговорим подробнее в статье.

Оформление больничного листа

В процедуре оформления больничного листа участвуют две стороны: медицинское учреждение и работодатель. Каждая из сторон вносит в документ свою информацию. Доктора указывают в документе название медицинской организации и ее адрес, дату выдачи больничного листа, Ф. И. О. заболевшего сотрудника, его пол и дату рождения, место работы специалиста и название компании, также указывают причину и сроки нетрудоспособности, и, наконец, полное имя лечащего врача и его должность.

Получив от сотрудника документ, работодатель в листе нетрудоспособности указывает место работы сотрудника и название компании, ИНН и СНИЛС работника, страховой стаж, сумму среднего заработка для исчисления пособия, сумму начисленного пособия, а также полные имена руководителя и главного бухгалтера.

Не забывайте, что при оформлении больничного нужно обязательно проверить правильность заполнения документа лечащим врачом, а также соблюсти обязательные требования.

Так, например, заполнять документ стороны могут как с помощью печатного устройства, так и вручную. Во втором варианте информацию в ячейки нужно заносить в специально отведенные для этого поля заглавными печатными буквами с использованием ручки черного цвета.

Обратите внимание на ручку, она может быть гелевой или капиллярной, а вот шариковую ручку использовать запрещено! Нельзя выходить за пределы отведенных для записи ячеек. А вот выступать за пределы обозначенного места при выставлении печати не запрещено, однако печать не должна попадать на ячейки информационного поля бланка больничного листка.

Листок нетрудоспособности выдается медорганизацией гражданам России или иностранным лицам, постоянно или временно проживающим на территории страны и работающим на основании трудовых договоров. Указанная категория лиц подлежит обязательному социальному страхованию (ОСС) на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

К работодателю документ попадает от сотрудника, вышедшего на работу после болезни. Именно работодатель контролирует правильность составления больничного листа медучреждением. Это необходимо для того, чтобы на основании документа выплатить пособие, получить суммы выплаты в качестве компенсации от ФСС или зачесть ее в уменьшение платежей по начисленным к уплате взносам на страхование по нетрудоспособности. За счет работодателя оплачиваются первые три дня болезни, остальные дни – за счет средств Фонда социального страхования.

Но могут возникать и обратные ситуации, когда при проверке ФСС, обнаруживая факт неправильного оформления больничных листов, принимает решение отказать в зачете сумм, не являющихся выплатами страхового обеспечения. В таком случае суммы начисленных выплат сотруднику, которые выплатами страхового обеспечения не являются, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

При оформлении больничных листов ошибиться может как работодатель, так и медучреждение. Если ошибку допускают доктора, то компания чаще всего не может повлиять на ситуацию и потому вынуждена отстаивать свою позицию в отношении правомерности зачета пособий в суде. Но есть и хорошая новость: суды почти всегда встают на сторону компаний.

По вине медучреждения

ФСС не всегда интересует, кто совершил ошибку в больничном листе. Поэтому в своих суждениях они весьма однозначны: если лист нетрудоспособности составлен с нарушениями, то к зачету сумму расходов на пособия по временной нетрудоспособности принять нельзя.

Но судебные органы отмечают, что если ошибка допущена медучреждением и доказать недобросовестность действий со стороны работодателя или его работника невозможно, то подобное действие не является достаточным основанием для непринятия к зачету расходов на пособие (Определение ВС РФ от 17 июля 2019 г. № А03-8483/2018, Постановление АС ЦО от 12 февраля 2015 г. по делу № Ф10-4991/2014). Это означает, что возлагать ответственность за совершенные медучреждением ошибки на работодателей неправомерно, так как в таких ситуациях отношения по расходованию средств на ОСС возникают между Фондом социального страхования и организацией, а не между Фондом и медучреждением. Озвученный выше принцип можно назвать глобальным, дальше давайте рассмотрим частные случаи из судебной практики.

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

Некорректный адрес

Ошибка в адресе медицинской организации не может препятствовать зачету пособий (например, указание неверного корпуса здания). Указанный довод подтверждает Постановление АС СЗО от 5 сентября 2019 года № А13-7645/2018.

Если адрес медорганизации указан в неверной последовательности, то больничный лист испорченным признан не будет. ФСС в этом случае идентифицируют медучреждение по регистрационному номеру, об этом сообщил сам Фонд в письме от 28 октября 2011 года № 14-03-18/15-12956.

Неправильная дата рождения

Из Постановления АС СЗО от 12 мая 2020 года № А45-38305/2019 можно выяснить, что ошибка в дате рождения сотрудника, из-за которой ФСС отказал в выплате, была допущена медучреждением, при этом Фонд факт наличия болезни не опроверг. Также судами отмечено, что сотрудник предпринял попытку оформить дубликат документа, однако медицинская организация, ссылаясь на позицию Фонда, ему в этом отказала. Соответственно, можно прийти к выводу, что подобные неточности в документе не могут быть основанием для отказа в выплате пособия.

Другое название компании

Считается, что сокращенное или неточное наименование организации – это техническая особенность заполнения больничного листа, поэтому на величину выплачиваемого пособия такие данные не влияют. Больничный лист заменять на дубликат не нужно. При наличии таких ошибок компанию можно идентифицировать по регистрационному номеру в ФСС (Постановление АС ВСО от 24 мая 2019 г. № А19-23241/2017).

А вот если в соответствующей ячейке будут указаны сведения совершенно другой организации, то такой листок нетрудоспособности считается испорченным и к расчету его принять нельзя, об этом сказано в письме ГУ – МРО ФСС РФ от 14 июля 2020 года № 14-15/7710-1110-ЛНК.

Неправильные даты

Неверная дата начала или окончания периода нетрудоспособности стала предметом разбирательства в суде, по результатам которого арбитры суда Восточно-Сибирского округа обозначили, что ошибка подобного рода не препятствует наступлению страхового случая и на выплату пособия никак не влияет (арбитры также отметили, что недостоверность предъявленного документа органы ФСС не подтвердили). В связи с этим компания на законных основаниях выплатила пособие сотруднику (Постановление АС ВСО от 20 февраля 2019 г. № А19-11796/2018).

Исправление записей

Согласно Порядку выдачи листов нетрудоспособности, утвержденному приказом Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 года № 624н, в случае утери документа или наличия в нем ошибок должен быть оформлен дубликат. Но случается так, что компании и медработники вместо этого вносят исправления в документ, например, обводят запись черными чернилами или меняют данные, зачеркнув предыдущие записи, в том числе корректирующим средством.

Органы ФСС признают такой лист испорченным, требованиям установленного Порядка он не отвечает, и оснований для оплаты больничного не возникает. Но суды посчитали, что исправленные сведения не опровергают факт наступления страхового случая у сотрудника и, несмотря на исправления, информация больничного листа остается читаемой, а сам документ испорченным не является, такие выводы следуют, например, из Постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 7 февраля 2019 года № А14-18229/2018 и Десятого арбитражного апелляционного суда от 4 апреля 2018 года № 10АП-3439/2018.

Без подписи лечащего врача

В судебном деле было отмечено, что указанное нарушение было допущено медицинской организацией и работодатель на подобное упущение никак повлиять не мог. Основания для невыплаты пособия сотруднику отсутствуют (Постановление АС СКО от 3 июня 2016 г. № А20-3122/2015).

Отсутствие печати

Арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в своем Постановлении от 4 октября 2018 года по делу № А19-22723/2017 определил, что допущенное нарушение является устранимым и не свидетельствует о незаконности начисления и выплаты пособий.

Кроме того, это никак не опровергает того факта, что сотрудник был болен. А компанией были представлены документы, устраняющие какие-либо сомнения на этот счет.

Прочие ошибки

Верховный суд (Определение ВС РФ от 13 февраля 2018 г. № 306-КГ17-22369) в ходе рассмотрения дела пришел к выводу, что не мешают зачету суммы пособий по листкам нетрудоспособности, в которых содержатся следующие неточности:

• продление и выдача больничных листов на срок более, чем 15 дней, без разрешения врачебной комиссии;
• дата выдачи больничного не соответствует дате освобождения от работы;
• выдача листка была произведена за прошедший период, а не в день обращения сотрудника. При этом подпись председателя врачебной комиссии отсутствовала.

Выявленные фондом нарушения не влияют на существенность данных документа, являются незначительными и устранимыми. При этом негативные последствия несоблюдения порядка выдачи больничных листов возлагаются на медучреждение.

На стороне работодателя

Если ошибку в больничном листе совершил работодатель, то, как правило, вероятность возникновения споров с ФСС сведена к минимуму. Если ошибка не является значительной, то ее можно исправить. Для этого нужно зачеркнуть некорректную запись, а правильную добавить на оборотную сторону бланка. Новые сведения необходимо подтвердить записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя, как того требует пункт 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности. Примерами подобных нарушений являются:

• неверный ИНН работника;
• любая описка в данных (например, некорректно указанный страховой стаж);
• заполнение строки, которую заполнять не было нужды;
• некорректная сумма среднего заработка сотрудника.

Также не будет влиять на правомерность выплаты пособий ситуация, связанная с подшивкой листа нетрудоспособности в архив: когда в документе были пробиты сведения из графы (а именно даты в поле «освобождение от работы» в строке «с какого числа»). Арбитражный суд Волго-Вятского округа не посчитал совершенное нарушение существенным, так как на наличие страхового случая это никак не влияет (Постановление от 26 июня 2020 г. № Ф01-10655/2020).

Но если по вине работодателя лист нетрудоспособности был испорчен и информация из-за этого стала нечитаемой, то документ необходимо отдать сотруднику для оформления дубликата медучреждением. Однако в судебной практике встречаются случаи, когда факт наличия болезни можно подтвердить и другим способом.

Например, это может быть получение письменного ответа от медучреждения, в котором содержатся сведения о выданных больничных с серией и номерами, Ф. И. О. болевших сотрудников (Определение ВС РФ от 27 сентября 2018 г. № 307-КГ18-14530).

Что важно знать бизнесу?

Больничный лист удостоверяет факт временной нетрудоспособности работника из-за болезни, травмы, беременности и родов, а также подтверждает два основных аспекта наступления страхового случая, который обязывает ФСС выплатить страховые суммы, а компанию – проверить факт нетрудоспособности в целях выплаты соответствующих пособий, а также наличие уважительной причины, по которой сотрудник отсутствует на рабочем месте. Возникновение споров с представителями ФСС связано с действительностью листка нетрудоспособности как финансового документа, который дает право выплатить пособие, а также с доказательством факта наличия болезни или травмы сотрудника.

Два этих аспекта находятся в тесной взаимосвязи друг с другом и встречаются во всех спорных ситуациях. Но в рассматриваемых выше примерах ошибки были допущены медучреждением, за них работодатель не может быть в ответе.

Ответственность компании заключается в правильности исчисления и своевременности выплаты пособия по нетрудоспособности при наступлении страхового случая. И если факт наступления такого случая не оспаривается, то наличие листка нетрудоспособности с допущенной ошибкой основанием для непринятия к зачету сумм страхового обеспечения являться не будет.

Несмотря на то, что у компаний есть все шансы отстоять свою позицию в суде, лишний раз участвовать в спорах с ФСС и в судебных разбирательствах все же не хочется. Поэтому на этапе составления больничного листка необходимо проявлять особую внимательность.

Обратите внимание на такие реквизиты, как Ф. И. О. сотрудника, причина его нетрудоспособности и дата выдачи больничного листа.

Если же вы обнаружите ошибку, необходимо оценить ее существенность и степень ее влияния на информацию, указанную в документе. Если ошибка носит технический характер, то можно принять больничный лист и выплатить пособие на основании внесенных данных. Если же ошибка существенна и бланк листка испорчен, то его рекомендуется поменять на дубликат. Эти простые, но эффективные действия помогут снизить риск возникновения споров с органами ФСС и позволят отстоять ваши правомерные действия в суде.

Екатерина Лютенко, внутренний аудитор компании Acsour

Как исправить ошибку в больничном листе

Больничный лист – это медицинский документ, который временно освобождает (отстраняет) работника от обязанностей по причине заболевания. Его значимость заключается в том, что на период лечения (стационарного или амбулаторного) работнику частично выплачивается его заработная плата. Соответственно, компетентные органы тщательно изучают этот документ.

Как и любой другой документ, который не должен содержать каких-либо помарок, больничный лист также должен быть заполнен аккуратно. Однако, некоторые поправки и исправления все же могут быть допустимы.

Какие помарки считаются допустимыми

Российским законодательством предусмотрен ряд ошибок, которые могут быть исправлены. Фонд социального страхования рассматривает их как незначительные, технические недочеты. Ниже будет приведен их полный перечень:

• Написание некоторых слов прописными буквами;
• Написание некоторых слов, которые выходят за границы обозначенных ячеек;
• Наложение печати на заполненную строку;
• Несколько незначительных помарок, которые не видны на первый взгляд;
• Наличие одного-двух лишних пробелов;
• Несоблюдение прочерков, которые должны быть на месте незаполненных ячеек;
• Написание название своего рабочего учреждение в кавычках или скобочках;
• Непоследовательное указание названия медицинской организации.

Аккуратно сложенный в два-три раз лист также считается действительным, если места сгибов не нарушают целостности оставленного документа.

Возможно ли исправить ошибки

Оформление любого документа, в том числе и больничного, должно отвечать всем требованиям нашего законодательства и трудового кодекса, в частности.

Любые исправление могут привести к тому, что бланк о нетрудоспособности может быть признан недействительным, а значит, на пособие от работодателя трудящийся может не рассчитывать.

Ввиду того что документ заполняется и работодателем, и врачом, то будем рассматривать оба варианта возможного допущения ошибок.

Ошибки, допущенный врачом

Если ошибки при заполнении были допущены врачом, то они не подлежат исправлению. В таком случае вам придется заполнить дубликат, который будет включать в себя объяснение допущенных ошибок. Его заполнение будет немного расходится с первостепенным больничным листом. Например, продолжительность недееспособности трудящегося указывается одной строчкой.

Обо всех нюансах стоит проконсультироваться со специалистами, иначе вы приобретете себе лишнюю головную боль.

Фонд социального страхования изучает подобные документы достаточно внимательно и скрупулезно. В его правах не принять документ, если что-то не будет соответствовать его нормам.

Ошибки, которые могут быть допущены работодателем

Если при заполнении акта нетрудоспособности были допущены ошибки непосредственно работодателем, то согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, они могут быть исправлены.

Ошибки, помарки и прочие неточности не могут быть устранены с помощью белого корректора (штриха). В противном случае документ будет признан недействительным, и служащий не сможет рассчитывать на социальные выплаты.

Помарки могут быть изменены в соответствии с установленными правилами исправления. Они предусматривают особенности исправления всех видов неточностей.

Как исправить записи

Предположим, что в силу тех или иных причин вы допустили оплошность в заполнении бумаги, то можете исправить ее следующими способами:

• Тонкой ровной линией аккуратно зачеркните неверные данные;
• На обратной стороне укажите верные данные;
• Исправление будет иметь силу только в том случае, если под ним будет стоять пометка “исправленному верить”;
• Любое исправление должно сопровождаться подписью лица, которое его совершило;
• Любое исправление также должно сопровождаться печатью работодателя (поскольку исправлять акт нетрудоспособности может только он).

Вышеуказанные способы исправления касались исключено работодателей, к медицинским работникам они не относятся. Если неточности будут допущены врачом, то Фонд социального страхования ни под каким предлогом его не примет.

Что делать, если ошибка была допущена медицинским работником

Судебная практика предусматривает ситуации, согласно которым медицинская организация, допустившая ошибку в заполнении, не имеет права переложить за это ответственность с себя на работодателя.

Фонд социального страхования в этом случае не будет оспаривать тот факт, что работник действительно болен. Более того, он сможет рассчитывать на частичные выплаты зарплаты.

Все вышесказанное верно, если врачом были допущены незначительные помарки. В том случае, если помарки достаточно грубые, то ФСС имеет право забраковать документ или поставить его подлинность под сомнение.

Для того чтобы избежать конфликтных ситуаций, работодатель может заново направить своего работника в медицинскую организацию с целью оформления нового акта нетрудоспособности. После, больничный лист может быть повторно направлен в Фонд социального страхования.

Максимальное количество исправлений

Фонд социального страхования предусматривает количество ошибок, которые могут быть допущены работодателем. Даже если вы допустили незначительные помарки и почти незаметные исправления, то на весь акт нетрудоспособности их может бы всего две. Три и более неточностей не будут приняты компетентными органами.

Однако и здесь есть нюансы, на которые следует обратить внимание:

Вышеуказанное количество допущенных ошибок в акте о нетрудоспособности будет актуально только для больничного листа нового образца. В таком случае все исправления должны быть указаны на обратной стороне бланка;

Если вы имеете дело с документом старого образца, то имейте в виду, что он предусматривает неограниченное количество мелких помарок и неточностей.

Если вы допустили грубую ошибку, то на этот счет проконсультируйтесь с представителем Фонда социальных страхований на предмет того, смогут ли они принять такой исправленный документ.

В каких случаях требуется заменить старый документ на новый

В процессе заполнения могут быть допущены такие ошибки, которые не в праве исправить даже работодатель, не говоря уже о враче. Поэтому единственным правильным решением будет замена акта о нетрудоспособности на новый.

Ниже будет приведен полный перечень ошибок, ввиду которых понадобится новый бланк:

• Грубые ошибки в название медицинской организации (например, название больницы в акте расходится с тем, который указывается в других официальных документах);
• Неверный адрес и другие координаты медицинской организации, которая выдала больничный;
• Печать не соответствует требованиям ФСС;
• Неверное название организации работодателя;
• Неверно указаны контактные данные организации работодателя;
• Отсутствует должность врача, который выдал акт о нетрудоспособности;
• Отсутствие инициалов лечащего врача.

Если в бланке о нетрудоспособности присутствует более двух ошибок из тех, которые были перечислены выше, то он заменяется на новый. Обратите внимание, что именно на новый, а не на дубликат.

Последствия неверного исправления

Грамотно составленный и заполненный документ не подлежит оспариванию со стороны Фонда социального страхования, и работник может рассчитывать на выплаты пособия.

В том случае, если акт о нетрудоспособности содержит какие-либо помарки, то это может отразиться на обеих сторонах: и на медицинской организации, и на работодателе. Например:

• Работник отсутствует на своем трудовом поприще по причине болезни, но тем не менее, получать за это выплаты он не сможет;
• В случае, если ФСС будет иметь достаточно веский повод для того, чтобы забраковать больничные листы той или иной организации, то она может оказать подверженной к административному взысканию;
• Медицинская организация может также оказаться в вышеупомянутой ситуации.

Нюансы исправления ошибок

Согласитесь, что допустить оплошность может любой, а аккуратно зачеркнуть ее или исправить, далеко не каждый.

Если взялись на коррекцию допущенный помарки, то обратите внимание на следующие аспекты:

• Категорически запрещается использовать белый корректор или иные виды штриховки;
• Запрещается стирать ластиком или каким-либо острым предметом допущенную ошибку;
• Ошибка зачеркивается ровной линией черной ручкой с тонкими чернилами;
• Обязательно наличие записи о том, что исправленному можно верить;
• Обязательно наличие печатей;
• На обратной стороне необходимо указать верное написание тех строк, где вы допустили помарку;
• Обратите внимание, что чем меньше помарок и исправлений будет допущено, тем с меньшей придирчивость к вашему документы отнесется ФСС.

«Ляпы» в больничном листе

В таком виде — нет, но если исправить огрехи — вполне!

Проще всего с листком нетрудоспособности (далее — ЛН), в котором не указан адрес. В таком случае работник просто обращается к лечащему врачу по месту выдачи больничного с просьбой дописать недостающие сведения. И все.

Заметим, что в самом бланке ЛН расшифровка места работы ограничивается названием*. Но! Обязанность указывать местонахождение предприятия прописана в п. 3.1 Инструкции № 532. Напоминаем, что работников целесообразно заранее информировать о точном адресе предприятия. Это особенно важно для предприятий, у которых юридический и фактический адреса не совпадают. Строго говоря, указывать нужно именно юридический адрес. Вместе с тем, по устным разъяснениям специалистов соцстраха, за указание фактического адреса они не наказывают.

* Внимание: проверяющие настаивают на том, что в наименовании предприятия нужно полностью расшифровывать форму собственности. Во избежание неприятностей предупредите работников, что аббревиатура в названии не допускается.

Теперь разберем вторую ситуацию — что делать с ошибкой. В этом случае работник также должен обратиться к лечащему врачу, который выдал ЛН. Внимание! Исправления на лицевой стороне лимитированы. Так, в бланке ЛН допускается не более двух исправлений ( п. 4.5 Инструкции № 532).

Если на лицевой стороне больничного листа более двух исправлений, то он считается недействительным и не подлежит оплате

Выявленную ошибку в тексте исправляют корректурным способом, т. е. ошибочный текст зачеркивают и над ним пишут правильный. Применять для этих целей «корректор» или аналогичные средства нельзя. Другими словами, конкретно в вашей ситуации неправильное наименование предприятия должно быть зачеркнуто, а сверху написано правильное. Одновременно в графе «Примітка» исправление подтверждают записью «Виправленому вірити», подписью лечащего врача и печатью заведения здравоохранения «Для листків непрацездатності».

Обратите внимание: категорически не допускается исправление в графе «Причина непрацездатності» лицевой стороны пунктов 2 «професійне та його наслідки» и 4 «нещасний випадок на виробництві та його наслідки» ( п. 3.3 Инструкции № 532). Такой больничный лист принимать к оплате нельзя.

А вот количество исправлений на оборотной стороне бланка листка нетрудоспособности не ограничено и порядок их проведения в Инструкции № 532 не прописан. Поэтому если допустили ошибку при заполнении больничного, действуйте в общем порядке: неправильный текст или цифры зачеркивайте и над зачеркнутым надписывайте правильные данные. Заметим: если вы ошибочно подчеркнули неправильный показатель, то, по нашему мнению, неправильное подчеркивание нужно зачеркнуть штрихами и подчеркнуть правильное.

Кроме того, на практике исправления и на оборотной стороне больничных листов заверяют надписью «Исправленному верить», подписью лица, которое вносит исправление, и печатью предприятия.

Исправления в больничном листе работодателем

lori-0007020212-bigwww.jpg

Похожие публикации

Если работник заболел, то врач выдает ему больничный лист. Это главный документ для начисления пособия по временной нетрудоспособности, от правильного заполнения которого зависит, возместит ли ФСС работодателю свою часть пособия. Бланк больничного должен заполняться с соблюдением строгих правил. Но от ошибок никто не застрахован, поэтому наша статья расскажет, как исправить то, что было сделано неправильно: как сделать исправление в больничном листе работодателем в 2016, образец допустимых исправлений и различные особенности корректировки ошибок.

Можно ли вносить исправления в больничный лист

Новый бланк больничного листа действует уже не первый год (утв. приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н). Это документ, имеющий несколько степеней защиты от подделок, и требующий особо тщательного заполнения. На основании больничного листа не только начисляется и выплачивается пособие работодателем, но и сам работодатель получает возмещение от Фонда соцстраха.

ФСС проверяет правильность заполнения бланка и, найдя ошибку в любой его части, может в возмещении средств отказать. Конечно, отказ Фонда можно попытаться оспорить в суде, и в последнее время все большему числу страхователей удается добиться отмены таких решений. Но все же, лучше внимательно отслеживать подобные ошибки и сразу их исправлять.

Бланк больничного листка состоит из двух разделов, один из которых заполняет лечащий врач, а другой — работодатель (как правило, это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии). Врач не имеет права исправлять допущенные ошибки в больничном – если таковые имеются, то бланк испорчен и должен быть заменен новым, оформленным точно также, но без ошибок и с той же датой выдачи, что и первоначальный листок (письмо ФСС РФ от 28.10.11 № 14-03-18/15-12956).

Случается, что серьезную ошибку в медицинской части бланка обнаруживает кадровик или бухгалтер, когда работник уже сдал им свой больничный лист для начисления пособия. Такой документ принимать нельзя, вносить исправления за врача тоже недопустимо, поэтому сотруднику придется совершить еще один визит в медучреждение за правильным больничным-дубликатом.

При этом работодателям не стоит лишний раз «гонять» работника на переоформление листка нетрудоспособности при наличии технических недочетов, не влияющих на начисление пособия, а лучше сначала обратиться за разъяснениями в свой территориальный орган ФСС. Не нужно обращать пристальное внимание на случайные описки в документе, заполненном от руки, если они не искажают смысл и позволяют легко прочесть написанное (письмо ФСС от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). Также, допускается замена арабских цифр римскими, помарки и ошибки, которые не отрицают факт болезни работника, несущественными недочетами считается заполнение бланка шариковой ручкой, прописными буквами, или со знаками препинания (кавычками, запятыми, точками, пробелами), указание адреса медучреждения не в установленной последовательности и некоторые иные недочеты (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, определение ВАС РФ от 13.02.2012 № ВАС-764/12).

Если врач права на исправление ошибок при заполнении листка нетрудоспособности не имеет, то для работодателя не все потеряно, и корректировать свою часть бланка он не только может, но и должен. В противном случае вероятность, что ФСС не возместит расходы по такому больничному листу, слишком велика.

Срок исправления ошибок в листках нетрудоспособности никем не установлен, но лучше побеспокоиться об этом до того, как Фонд соцстраха проведет выездную проверку и примет по ее результатам соответствующее решение.

Как исправить ошибку в больничном листе

Общие требования к работодателю по заполнению его раздела абсолютно такие же, как и к медработникам (п.56 приказа Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н):

• больничный лист может заполняться на компьютере, или от руки, а также допускается комбинирование этих способов;
• заполнять строки бланка можно только черным цветом, гелевой, капиллярной или перьевой ручкой, шариковые ручки не разрешаются;
• писать следует заглавными печатными буквами, не выходя за границы ячеек;
• записи начинаются с первой ячейки в каждой строке;
• печать организации не должна «наезжать» на надписи.

Нарушение этих требований зачастую относят к допустимым недочетам, и исправление ошибки в больничном листе работодателем при этом не требуется (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). Но как быть, если ошибка серьезная: данные внесены не в ту строку, или указана неверная сумма? Рассмотрим такие ситуации подробнее.

Заполнены лишние строки

Часто бухгалтер или кадровик ошибочно заполняет строку «Дата начала работы», считая, что здесь указывается день, когда сотрудник должен приступить к работе после болезни. На практике заполнение этой строки необходимо в редких случаях — только в случае аннулирования трудового договора, если работник заболел в промежутке между днем заключения договора и днем его аннулирования. Тогда указывается число, месяц и год, когда работник должен был выйти на работу.

Такая же ситуация часто повторяется со строкой «в т.ч. нестраховые периоды»: бывает, что ошибочно в нее вносят периоды, не учитываемые при расчете среднего заработка – больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п. Это, пожалуй, можно объяснить тем, что данная строка следует сразу за ячейкой «Страховой стаж». Но здесь можно указывать только один вид нестрахового периода – годы и месяцы, когда работник проходил военную или иную службу в соответствии с Законом от 12.02.1993 № 4468-1. Если сотрудник не проходил подобную службу, или уволился с нее до 1 января 2007 года, то эта строка остается пустой.

Заполнив нечаянно лишние строки, как исправить больничный лист работодателю? Образец такого исправления приводит ФСС в своем письме от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954.

Для исправления ни в коем случае нельзя использовать корректирующие средства, ластики и т.п. Неправильную надпись следует аккуратно зачеркнуть черным цветом, а на обороте больничного листа написать: «Строку «…..» считать незаполненной», далее ставится запись «Исправленному верить» и заверяется подписью ответственного лица от работодателя и печатью (п. 65 приказа № 624н).

Обратите внимание, что обычно достаточно одной подписи: руководителя или главного бухгалтера. Подпись может поставить и иной сотрудник, уполномоченный на это руководителем, но только на основании доверенности, одного приказа о передаче полномочий недостаточно. Нет жесткого требования к печати организации: она не обязательно должна быть гербовой, на лицевой и оборотной стороне бланка можно поставить печать отдела кадров или бухгалтерии.

Помните, что в листок нетрудоспособности можно вносить не более двух исправлений, иначе он подлежит замене. Как сделать исправление в больничном листе – образец 1 приводим ниже.

Исправление расчетных сумм

Когда ошибка допущена при внесении в бланк больничного сумм среднего или среднедневного заработка, а также суммы начисленного пособия, либо неправильно указан страховой стаж работника, нужно действовать, как и в предыдущем примере: зачеркнуть неверную сумму и на обороте сделать правильную запись, заверив ее подписью и печатью. Один из вариантов такого внесения исправлений в больничный лист работодателем – образец 2 в конце этой статьи.

Но может случиться и такая ситуация: работник, в предыдущие два года трудившийся у другого работодателя, не предоставил вовремя справку о заработке, и пособие на новой работе ему было рассчитано из размера МРОТ. Позднее работник, получив справку на прежней работе, принес ее в бухгалтерию с просьбой пересчитать пособие с учетом средней зарплаты, поскольку сумма его больничного должна увеличиться. Как при этом исправить больничный лист?

Перерасчет больничного листа можно оформлять в течение трех лет с момента его закрытия, если это приведет к увеличению размера пособия. При первоначальном расчете пособия в бланк больничного уже внесены данные о среднем заработке и исчисленном пособии, поэтому исправлению зачастую подлежат сразу пять сумм. Внести более двух исправлений в больничный лист нельзя, да и на обороте для этого не хватит свободного места. В таком случае, можно сделать перерасчет на отдельном листе и приложить его к бланку больничного, как и при первоначальном расчете (п.67 Приказа № 624н). Сам бланк останется в том же виде без исправлений.

Ошибка в названии организации в больничном листе

Свое наименование работодатель должен указывать в больничном листе согласно учредительным документам. Можно указать как полное, так и сокращенное название организации (п. 66 Приказа № 624н). Если при этом закралась ошибка, то порядок действий все тот же: зачеркиваем неправильный вариант названия черными чернилами, а на обороте бланка пишем название строки и правильное наименование организации. Все скрепляем печатью и подписью. Как исправить больничный лист работодателю, образец 3 смотрите ниже.

В то же время, если в больничном листе название организации неправильно написал врач, со слов работника, то это не будет считаться ошибкой, если возможно определить организацию и удостовериться, что работник там на самом деле работает (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).

Исправили, но неправильно…

Что делать, если исправительную запись бухгалтер сделал, просто зачеркнув неверные данные, а правильные написал сверху, над зачеркнутыми ячейками?

Такое исправление считается некорректным, поскольку верные данные следует указывать на обороте бланка больничного листа. К тому же исправления, внесенные подобным образом, не будут просканированы считывающим устройством, ведь в его поле зрения попадают только данные из ячеек. Но не будем считать такой случай безнадежным: бланк не считается испорченным, поскольку проставленные поверх ячеек исправления не помешают сканеру считать и идентифицировать первоначальные данные, а значит не нужно получать дубликат листка. Об этом сказано и в письме ФСС от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575: при рукописном заполнении технические недочеты не будут основанием для переоформления больничного листа, если все записи при этом читаются.

Просто доведите процедуру исправления в больничном листе до конца – сделайте правильную исправительную запись на обороте бланка и заверьте ее подписью и печатью.

Подведем итоги. Вносить исправления в больничный лист допустимо только для работодателя и только в предназначенном для него разделе бланка. Исправительных записей может быть не более двух. При этом следует соблюдать правила, установленные нормативными актами для заполнения и исправления больничных. Неисправленные ошибки в листке нетрудоспособности могут привести к отказу ФСС в возмещении затрат. В некоторых случаях, если в больничном листе допущена ошибка работодателем, стоит обратиться в суд и попробовать отстоять свое право на возмещение от Фонда соцстраха.