Где хранятся больничные листы на предприятии?

Хранение больничных листов в организации

Хранение больничных листов — это процедура, обязательная для каждого работодателя. Организуйте архив, назначьте ответственного и обеспечьте сохранность документов на протяжении установленного срока.

• Обзор законодательства за период с 29 ноября по 5 декабря
• Как составить договор с волонтером
• Составляем техническое задание на проведение СОУТ
• Добровольный квалификационный экзамен
• Тарифная сетка по разрядам на 2022 год

Нормативная база

Зачем хранить больничные листы

Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.

Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.

Какой установлен срок хранения

Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.

Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов. Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет. Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.

Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

Как заполнять больничные по новым правилам

С 14 декабря работать с больничными нужно по-новому! Правила изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор поправок и новую инструкцию. Используйте ее бесплатно.

Как и где хранить

Для обеспечения сохранности работодателю следует определить место архива, где хранятся больничные листы после оплаты: сейф, отдельное помещение, закрытый архивный шкаф. Доступ к документации ограничивается для посторонних лиц.

Для контроля организация вправе назначить сотрудника, несущего ответственность за сохранность документации. В этом случае возможно привлечение к ответственности виновного в утере или порче документов. Выбрав ответственное лицо:

1. Укажите в его трудовом договоре и должностной инструкции новую обязанность.
2. Издайте приказ о назначении ответственного.

В приказе о назначении укажите дату, с которой назначается ответственный, место, где хранятся больничные листы в организации, какие обязанности возлагаются на сотрудника.

При поступлении листка нетрудоспособности он обрабатывается ответственным сотрудником и передается в архив. Учетные бухгалтерские программы позволяют формировать реестр автоматически по истечении определенного периода: месяц, квартал, год. Его удобно использовать как журнал регистрации.

Как уничтожать по истечении срока хранения

По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации. Правила уничтожения изложены в Правилах хранения, утвержденных Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, и Методических рекомендациях к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:

1. Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
2. По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.
3. Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.

Как быть с электронными листками нетрудоспособности

В настоящее время все чаще применяются электронные листки нетрудоспособности, планируется полный переход на ЭЛН. Как хранить больничные листы, оформленные в электронном виде? ФСС разъясняет, что работодатель не обязан распечатывать и хранить бумажную копию электронного листка нетрудоспособности. Сохранность обеспечивает электронная информационная система «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»».

Срок хранения больничных листов

Похожие публикации

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос – каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия?

Срок хранения больничных листов на предприятии

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г. по делу № А45-6602/2008 сделал вывод, что листок нетрудоспособности является документом первичного бухгалтерского учета. Из чего следует дальнейший вывод – больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов.

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации. Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

Зачем нужно хранить больничные листы?

Листок нетрудоспособности – документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам. Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий. Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить. Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты.

Сколько лет хранятся больничные листы в организации (2021)

Зачем нужен больничный лист

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу.

Является ли травма, полученная по дороге на работу, производственной, мы писали в статье.

В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Бланк больничного является документом строгой отчетности, подлежит учету и хранится согласно Инструкции, определяющей порядок обеспечения бланками и утврежденной приказом ФСС РФ № 18 и Минздрава РФ № 19 от 29.01.2005 (акт. ред. от 23.07.2004). Порядок выдачи и оформления больничного листа регулируется действующим приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н. Настоящий правовой акт устанавливает также порядок формирования электронного больничного.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. С одной стороны, больничный лист, оформленный и выданный согласно общеустановленным требованиям, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется п. 4.1 и равен пяти годам. При этом п. 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется пяти годам.

Как можно рассчитать больничный лист по новым правилам в том числе в 2021 году, мы писали здесь.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 12.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 23 п. 1 пп. 8 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Есть ли противоречие?

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Тем не менее больничный лист относится к документам, которые необходимы для исчисления и уплаты страховых взносов. Для такого рода документов подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ предусмотрен срок хранения — 6 лет.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно не меньше 6 лет.

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 6 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Больничный лист».

Срок хранения больничных листов на предприятии

Общие правила хранения документации

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

1. Конституция.
2. Федеральные конституционные законы.
3. Кодексы.
4. Федеральные законы.
5. Акты президента РФ.
6. Акты правительства РФ.
7. Нормативные акты министерств и ведомств.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе .

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

• первичные документы;
• учетные регистры;
• бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

Как поступать с электронными больничными листами

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Вывод

Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.

Как долго хранить больничные листы: вердикт Верховного Суда

Суть спора

Все началось в 2018 году. Именно тогда ФСС провел внеплановую проверку страхователя за периоды с 2011 по 2018 годы. По результатам такой проверки контролеры обнаружили выплату пособия по временной нетрудоспособности при отсутствии необходимых документов (то есть отсутствовал листок нетрудоспособности, выданный в 2012 году) и, конечно, не замешкались со штрафными санкциями. Было принято решение о возврате средств Фонду и применении финансовых санкций за нарушение законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании. Именно такая ситуация недавно рассматривалась Верховным Судом (постановление от 13.10.2020 г. по делу № 440/57/19).

Позиция сторон

Контролеры считают, что принятое ими решение является правомерным. Дело в том, что листок нетрудоспособности во время проверки отсутствовал, а отсутствие первичных документов о потраченной сумме средств Фонда привело к неподтверждению правомерного (целевого) использования страховых средств. Их основной аргумент сводится к тому, что первичные документы хранят 3 года, но с примечанием «при условии завершения проверки».

Страхователь, в свою очередь, указал, что принятое контролерами решение является безосновательным. Дело в том, что указанный листок нетрудоспособности был уничтожен по истечении предельного срока хранения (3 года). Поэтому еще во время проверки он предлагал предоставить другие документы, которые подтверждали бы правомерность как начисления, так и выплаты помощи.

Решение дела судами

Суды как первой, так и апелляционной инстанции стали на сторону страхователя. Их решение поддержал и Верховный Суд.

Да, действительно, по общему правилу основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности.

В нем определено, что срок хранения документов (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате пособий, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из Фонда социального страхования составляет 3 года (п. 320 Перечня).

Более того, такой же срок хранения установлен и п. 716 Перечня: срок хранения листков нетрудоспособности, корешков листков нетрудоспособности — 3 года.

Отсюда Верховный Суд делает вывод:

ЦИТАТА

…законодательно отсутствует обязанность хранить документы в подтверждение оплаты листков нетрудоспособности из Фонда социального страхования дольше трехлетнего срока.

Более того, ВС учел предоставленные страхователем документы как подтверждение правомерности начисления и выплаты пособия. Так, среди них были копия приказа о принятии соответствующего лица на постоянную работу, выписка по лицевому счету в банке о финансировании для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения согласно заявке за 2012 год, а также письмо соответствующего медзаведения о том, что им был выдан соответствующий листок нетрудоспособности в 2012 году.

Мнение редакции

Во время документальных проверок страхователей контролеры ФСС проверяют, в частности, правомерность назначения и выплаты материального обеспечения застрахованным лицам и отдельных выплат потерпевшим на производстве. И конечно, их будут интересовать листки нетрудоспособности. Но сколько лет их нужно хранить?

С одной стороны, их относят к первичным документам, а следовательно, действует правило: первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах, хранят 3 года, но с примечанием «при условии завершения проверки» (п. 336 Перечня).

Более того, помним о том, что во время плановых проверок хоть по «старому», хоть по «новому» Порядку их проведения контролеры могут проверять документы за отчетные периоды как текущего, так и предыдущих лет, за которые не осуществлялась проверка (сроков давности нет). Кстати, более детальную информацию о новом порядке проверок ФСС вы можете найти в статье «Апгрейд проверок ФСС: анализируем изменения» // «ОТ», 2020, № 21.

С другой же стороны, есть специальные нормы этого же Перечня, которые устанавливают срок хранения листков нетрудоспособности в 3 года. Как видим, этой позиции сейчас придерживается и ВС, поскольку подчеркивает, что законодательство не обязывает страхователя хранить документы в подтверждение оплаты листков нетрудоспособности из Фонда социального страхования дольше трехлетнего срока.

Поэтому советуем вам запастись копией упомянутого судебного решения, чтобы иметь возможность отстоять свою правоту перед контролерами. Найти его можно по ссылке: reyestr.court.gov.ua/Review/92173040.

Кстати, стоит напомнить, что исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, который наступает после года завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня). Проще говоря, в ситуации, которая рассматривалась ВС, больничный лист был выдан в 2012 году, следовательно, его нужно было хранить 2013, 2014 и 2015 годы.

Более того, аналогичная ситуация была рассмотрена и в постановлении ВС от 26.11.2020 г. по делу № 810/2017/16. В нем Суд пришел к заключению о том, что суть выявленного ФСС нарушения заключалась не в отсутствии во время проверки листков нетрудоспособности или их копий, заверенных страхователем, а в том, что страхователь не подтвердил наличие оснований для назначения и выплаты средств Фонда, правомерность их использования.

Как видим, представители Фемиды достаточно лояльно относятся к страхователям, которые подтверждают правомерность начисления и выплаты пособия иными документами, нежели листком нетрудоспособности (при условии окончания срока его хранения).