Инструкция по заполнению трудовых книжек

Как изменятся правила ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года изменится не только порядок ведения трудовых книжек, но и поменяется сам бланк документа. Глобальных изменений, разумеется, ждать не стоит. Но на нововведения необходимо обратить внимание.

Новый бланк трудовой книжки

Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ № 320н) утверждены:

1. новый бланк трудовой книжки (форма);

2. новая форма вкладыша;

3. порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – новый порядок).

Приказ № 320н вступит в силу 1 сентября 2021 года.

В целом новая форма трудовой книжки сохраняет свой прежний вид. Главное отличие от действующего образца будет заключаться в количестве разворотов для разделов «сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Сейчас их одинаковое количество, по 10 разворотов на каждый раздел.

В новом бланке будет 14 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 7 разворотов для раздела «Сведения о награждениях».

Данное перераспределение количества разворотов крайне целесообразно. В настоящее время записи о награждениях работодатели делают уже не так часто, как ранее, а работу сотрудники меняют довольно регулярно. И страницы в разделе «Сведения о работе» заканчиваются быстро и часто неожиданно. В результате работодателю для внесения записи приходится оформлять вкладыш, в то время как раздел «Сведения о работе» остаётся незаполненным.

Также изменяется количество разворотов для каждого раздела и во вкладыше. Будет 12 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 5 – для раздела «Сведения о награждениях». Сейчас, соответственно, 9 и 8 разворотов.

В остальном сохраняется прежний формат трудовой книжки. При этом на титульной странице трудовой книжки и вкладыша добавляется информация о том, что печать проставляется при её наличии.

Новые правила заполнения трудовых книжек

Здесь насколько важных моментов, которые надо учесть в работе кадровикам.

1. Разрешили проставлять штамп

В настоящее время кадровики при внесении записей в трудовые книжки руководствуются:

– инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;

– правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Эти документы не предусматривают возможность внесения записи в трудовую книжку с помощью штампа.

С сентября процесс внесения записи будет проще. Будет допустимым проставлять штамп с типовой записью и использовать комбинированный способ внесения записи: часть записи может быть сделана вручную, часть — в виде штампа. Это предусмотрено п. 3 нового порядка ведения и хранения трудовых книжек.

2. Определили формат внесения записи при переходе на электронную трудовую книжку

При выборе работником электронной трудовой книжки бумажная трудовая книжка выдаётся ему на руки. При этом регламентации этого процесса не было. В 2020 году Минтруд России в письме предложил формулировки, которые работодателю надо внести в документ при выдаче его на руки работнику (письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

Теперь данный вопрос урегулирован (п.35 нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Порядок заполнения трудовой книжки следующий:

– в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.

– в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки

– в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

В графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Обращаем внимание, что новая формулировка записи несколько отличается от той, что ранее предлагал Минтруд. Новая запись короче, в ней содержится ссылка на Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ. Также не надо указывать фамилию, имя и отчество самого работника. Отметим, что изначально было очевидно, что данная информация в «закрывающей» записи излишня.

3. Упростили правила внесения записи о совместительстве

Здесь два важных нововведения.

Во-первых, в том случае, если сотрудник не работает, но ему необходимо отразить в трудовой книжке запись о работе по совместительству, такую запись может внести работодатель, где сотрудник трудился по совместительству (п. 11 нового порядка).

Иными словами, в отдельных случаях работодатели по совместительству получили право вносить записи в трудовые книжки. Но ещё раз обращаем внимание, что это возможно только в том случае, если на момент внесения записи сотрудник не работает.

Во-вторых, запись о работе по совместительству можно будет вносить блоком, то есть одновременно и о приёме, и об увольнении (п.11 нового порядка).

Основание для внесения записи – документ, в котором содержатся сведения о приёме и увольнении работника (по совместительству). Но можно продолжать руководствоваться действующим порядком, и вносить записи хронологически.

Учёт трудовых книжек

Организации могут самостоятельно разрабатывать форму книг:

– по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё;

– учёта движения трудовых книжек (п. 40 нового порядка).

Имейте в виду, что переходить на самостоятельно разработанную форму с 1 сентября 2021 года нет необходимости. Вести книги по действующим формам работодатели вправе до тех пор, пока книга не закончится. Такие рекомендации дают представители Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф.

Что изменилось в форме, порядке ведения и хранения трудовых книжек?

С сентября 2021 г. трудовые книжки нужно будет оформлять по новым правилам. При этом отдельные положения нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек лишены ясности, а некоторые – даже смысла

С 1 сентября 2021 г. трудовые книжки нужно оформлять по новым правилам. Минтруд России изменил их форму, порядок ведения и хранения 1 . Расскажем, на что обратить внимание работникам и работодателям в первую очередь.

Предпосылки изменений

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 г., трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников формируются в электронном виде 2 . Однако в ряде случаев работодатели все еще должны вести бумажные трудовые книжки. Например, если работник подал письменное заявление об этом до конца 2020 г. 3

Сейчас вопросы оформления трудовых книжек регламентированы двумя основными актами, утвержденными еще в 2003 г. 4 К 2021 г. многие их положения стали избыточными и устарели, поэтому акты потребовалось упростить и привести в соответствие с актуальными положениями российского законодательства.

Обновление формы

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее существенно не изменились по сравнению с действующими. Их содержание по сути осталось прежним. Но на титульных листах уточнили, что печать работодателя нужно ставить при ее наличии 5 . Предусмотрели больше разворотов для сведений о работе и меньше – для информации о награждении. Например, в форме трудовой книжки для сведений о работе будет 14 разворотов, тогда как в настоящее время их 10.

Изменение порядка ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:

  • работник проработал у него свыше 5 дней;
  • работа у этого работодателя является для работника основной;
  • ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Внесение сведений

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.

Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.

Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.

Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.

Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.

Выдача трудовых книжек

Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).

Учет и хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

  • учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Ошибки юридической техники

Новые правила оставляют двоякое впечатление.

С одной стороны, многие избыточные требования отменили. Например, не нужно будет заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии.

С другой стороны, действующая в настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) составлена намного удачнее, чем новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок), содержит много показательных примеров, сформулированных корректнее и понятнее, чем в новых правилах.

К тому же некоторые положения Порядка вообще не связаны между собой, поскольку их скопировали из Инструкции без части текста, из-за чего был утрачен первоначальный смысл норм.

Например, в п. 12 Порядка указано:

«В разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

Как видим, неясно, в каком порядке признается недействительной запись. Тогда как в п. 30 Инструкции, схожем по содержанию с п. 12 Порядка, четко указано, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Очевидно, что новые правила нуждаются в доработке.

1 Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

2 Часть 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.

3 Часть 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.

4 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

5 Учтены разъяснения, приведенные в Приказе Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

  • Ведение и хранение трудовых книжек: правила в РФ в 2021 году
  • Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования
  • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек: внесение сведений о самом работнике
  • Инструкция по ведению трудовых книжек 2021: внесение сведений о месте работы специалиста
  • Итоги

Ведение и хранение трудовых книжек: правила в РФ в 2021 году

Трудовая книжка является базовым документом, который с течением времени наполняется информацией о трудовом стаже специалиста. Согласно нормам ТК РФ, вновь принятый работник, сохранивший бумажную трудовую книжку, обязательно должен отдать ее в фирму, в которую он пришел трудиться (ст. 65 ТК РФ). Исключение действует лишь для лиц, являющихся совместителями. Если же поступающий на работу нигде ранее не работал (к примеру, студент после окончания вуза), то до 2021 года трудовую книжку на него заводил работодатель. В настоящее время этого делать не нужно, поскольку сведения о трудовой деятельности новичка ведутся исключительно в электронном виде.

При ведении таких документов с 01.09.2021 фирма-работодатель должна руководствоваться нормами Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила).

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

В трудовой книжке должна быть зафиксирована информация обо всех компаниях, в которых специалист успел поработать (в качестве основного места работы) на протяжении своей трудовой жизни. Одновременно с этим, если сотрудник работает по совместительству и хочет, чтобы информация о его 2-й работе была также отражена в трудовой книжке, он вправе обратиться по своему основному месту работы с соответствующей просьбой. Важно помнить, что обратиться нужно именно к своему основному работодателю, поскольку именно он хранит трудовую книжку специалиста и вправе внести в нее дополнения (п. 11 Правил).

Важно! Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую не по хронологии. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

В дальнейшем в течение всего срока работы сотрудника на предприятии трудовая книжка остается у работодателя. Однако это не означает, что она хранится в неизменном виде. Если за время работы специалиста произошли какие-либо изменения в его служебном положении (перевод на другую должность, повышение и т. д.) либо если сотрудник был удостоен каких-либо поощрений (к примеру, наград), то работодатель обязан отразить такие факты в трудовой книжке.

ВАЖНО! В трудовой книжке отражается информация только о поощрениях. Если имели место какие-либо взыскания, то их не следует там фиксировать. Исключение предусмотрено только для одного случая: когда в результате проступка сотрудник был уволен в одностороннем порядке. Такой факт отразить работодатель обязан (п. 5 Правил).

Если же поступающий на работу в фирму специалист потерял свою трудовую книжку, компания должна будет завести для него новую, то есть выдать дубликат.

Для того чтобы обеспечить корректный учет имеющихся на предприятии трудовых книжек, фирма должна вести книги (п. 39 Правил):

  • учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • учета трудовых книжек и вкладышей в них.

С 01.09.2021 формы этих книг работодатель может разработать самостоятельно (п. 40 Правил).

Нужно ли успеть утвердить новые журналы и перейти на них к 1 сентября и как быть со старыми книгами, которые еще не закончились? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

При увольнении, соответственно, работник получает свою трудовую книжку назад. Если же он ее не получил обратно при уходе из фирмы, то компания хранит такую книжку и далее в соответствии с правилами архивного дела (п. 43 Правил).

Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования

Порядок хранения трудовых книжек и их ведения 2021 года закрепляет и правила по их корректному заполнению.

Так, записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек: внесение сведений о самом работнике

Сведения о работнике в трудовую книжку вносит его первый работодатель. Но поскольку с 2021 года новые трудовые книжки могут быть исключительно электронными, в части бумажных трудовых за работодателями осталась только обязанность поддерживать информацию о сотруднике в актуальном состоянии. Вот что это за сведения:

  • ФИО специалиста, его дата рождения;
  • полученное образование (к примеру, высшее), присвоенная квалификация, специализация и т. д.

Все указанные выше сведения были внесены в книжку сотрудника его первым работодателем, заверены подписями работника (на 1-й странице) и представителя компании, а также печатью при ее наличии у работодателя.

В дальнейшем изменение информации о сотруднике (к примеру, если изменилась фамилия или образование) в трудовой книжке также делает работодатель, при этом обязательна ссылка на документы, подтверждающие актуальность вновь введенных сведений.

Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Инструкция по ведению трудовых книжек 2021: внесение сведений о месте работы специалиста

Если по общему правилу информация о сотруднике заносится в трудовую книжку один раз, а в дальнейшем только актуализируется (при необходимости), то сведения, касающиеся места его работы, могут вноситься не только тогда, когда он покидает свою прежнюю компанию ради новой работы, но и чаще.

Итак, начнем с той информации, которую нужно отразить в книжке при поступлении на работу. Во-первых, в разделе «Сведения о работе» следует указать информацию о фирме-работодателе (наименование), а также дату, когда специалист поступил туда на работу (п. 10 Правил).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В качестве основания для отражения в трудовой книжке информации о фирме, в которую сотрудник пришел работать, выступает приказ компании о приеме на работу такого сотрудника. Именно на такой документ нужно сослаться при внесении записи.

Кроме сведений о самой фирме, в трудовой книжке следует указать, чем именно занимается работник в компании (какую должность занимает, в каком отделе/департаменте трудится и т. д.), т. е. указывается информация о работе.

ВАЖНО! Информация о непосредственной работе сотрудника вносится в его трудовую книжку на основании штатного расписания. Поэтому если штатное расписание было изменено, то соответствующие изменения необходимо отразить и в трудовой книжке.

Во-вторых, фирме важно не забыть, что если служебное положение сотрудника изменяется (к примеру, ему присваиваются новые производственные разряды или добавляется вторая профессия), то эти факты также нужно указать в трудовой книжке.

Аналогичное правило действует, если работник получает какие-либо награды за результаты своей трудовой деятельности. Эти сведения также отражаются в трудовой книжке, но уже в разделе «Сведения о награждении».

Если компания является основным работодателем сотрудника, работающего по совместительству где-то еще, то нужно помнить, что такой сотрудник может прийти с просьбой внести в трудовую книжку запись о его работе по совместительству. Главное для сотрудника – не забыть документ, подтверждающий его совместительство (п. 11 Правил).

Помимо указанного любой организации важно знать, как корректно отразить уход сотрудника из фирмы, поскольку в этом случае также нужно проставить отметку в его трудовой книжке. Так, запись об уходе специалиста фирма должна датироваться последним его рабочим днем (п. 16 Правил).

ВАЖНО! Обязательно нужно указать, по какому именно основанию расторгнут трудовой договор (без сокращений!). К примеру: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Россиийской Федерации».

Если уход работника из фирмы связан с причинами, которые предполагают получение сотрудником определенных льгот, то такие причины должны быть указаны в записи об увольнении сотрудника (к примеру, в связи с уходом за ребенком до 14 лет).

Если же работник в порядке перевода переходит трудиться на другую постоянную работу, то об этом также делается запись в его трудовой книжке со ссылкой на приказ фирмы о переводе.

Кроме того, для ряда компаний может остро встать вопрос, как оформить увольнение сотрудников в связи с ликвидацией фирмы. Об этом см. в статье «Процедура увольнения в связи с ликвидацией организации».

Итоги

Правила ведения трудовых книжек с инструкцией по заполнению трудовых книжек в 2021 году по-прежнему предписывают фирме-работодателю отражать в трудовой книжке все факты профессиональной биографии работника: прием на работу, изменение в служебном положении, получение наград, перевод на другую работу, увольнение и т. д. Сотруднику же следует помнить, что в его трудовой книжке должны содержаться актуальные сведения о нем. Поэтому если, к примеру, у него изменилась фамилия, образование и др., то следует как можно скорее обратиться к работодателю с тем, чтобы тот отразил указанные изменения в трудовой книжке. Кроме того, фирме важно соблюдать ряд требований к оформлению записей в трудовых книжках (сквозная нумерация, языковое оформление и пр.).

Утверждены новый порядок ведения и хранения трудовых книжек и новая форма трудовой книжки

Минтруд России утвердил новую форму трудовой книжки и порядок ведения и хранения трудовых книжек. Действующие в настоящий момент Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек с 1 сентября 2021 г. признаются утратившими силу.

Новый порядок не содержит ряд устаревших и избыточных требований, которые имеются в действующих нормативно-правовых актах (например, знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью, вносить в трудовые книжки записи об общем трудовом стаже, заверять подписью работника при его увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя).

Для учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и учета движения трудовых книжек работодатель будет разрабатывать свои формы книг (журналов).

В новом порядке зафиксирована возможность вносить записи в трудовую книжку с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Урегулированы действия по внесению записи в трудовую книжку в случае признания временного перевода постоянным.

В новом порядке ведения и хранения трудовых книжек уточняется, что в сведения о награждении должны вноситься сведения не только о награждении государственными наградами, о награждении, производимом работодателями, о других поощрениях, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами, положениями о дисциплине, но и о награждении наградами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).

Урегулированы сроки выдачи на руки работнику трудовой книжки в случае подачи им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. В такой ситуации работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения. Уточняется также и то, как должна выглядеть сама запись в такой ситуации.

Новая форма трудовой книжки мало чем отличается от старой. На титульном листе указано, что печать ставится при ее наличии, а также меняется общий объем трудовой книжки и вкладыша и соотношение их разделов: в новой трудовой 14 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 7 для раздела «Сведения о награждении» (сейчас 10 и 10), а в новом вкладыше — 12 и 5 соответственно (сейчас 9 и 8).

Документ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 г.

города Севастополя

  • Главная
  • Работодателям
  • Информация для работодателей
  • О правильном заполнении трудовых книжек

О правильном заполнении трудовых книжек

Порядок внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку.

В соответствии с ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работник не является совместителем. Запись о приеме на работу делается на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 №69).

Заполнение раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке производится на основании приказа о приеме на работу и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Записи в трудовые книжки работников вносит либо работодатель, либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сведения о приеме на работу вносятся в следующем порядке (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

  1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.
  2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее № 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.
  3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу. Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год – четырехзначными.
  4. В графу 3 вносятся записи: о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор; о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.
  5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу. Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение».

Порядок внесения сведений о прекращении трудового договора.

Трудовая книжка работника заполняется на основании приказа работодателя, изданного в соответствии с ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ. Это следует из п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Запись об увольнении в трудовую книжку работника вносится согласно п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

  1. в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. Нумерация в трудовой книжке сквозная;
  2. в графе 2 указывается дата увольнения. Даты во всех разделах трудовой книжки вносятся следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2015);
  3. графа 3 предназначена для указания причины и основания увольнения работника. Записи об основании и причине прекращения трудового договора должны точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи;
  4. в графе 4 проставляются реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении. Сокращения не допускаются.

Гражданский кодекс РФ, а также Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Поэтому вопрос об изготовлении и использовании печати индивидуальный предприниматель вправе решить самостоятельно.

Однако без печати индивидуальный предприниматель не сможет выполнить требование п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, где сказано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены подписью и печатью работодателя.

Следовательно, индивидуальный предприниматель обязан выполнить требование указанной нормы.

Отсутствие печати после записи об увольнении, вероятно, повлечет для работника проблемы в дальнейшем. В частности, период, не заверенный надлежащим образом, может быть не учтен на следующем месте работы при подсчете страхового стажа для определения размера пособия по временной нетрудоспособности (п. 24 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

Ошибки при внесении записи об увольнении допускаются часто, рассмотрим самые распространенные из них. Из текста Трудового кодекса четко не следует, какую статью указывать, когда сотрудник увольняется по собственному желанию. Например, в статье 80 идет речь о расторжении трудового договора по инициативе работника. Казалось бы, она подходит под основание увольнения, и так считали большинство бухгалтеров. Однако это мнение ошибочно, так как в статье 80 указана процедура увольнения работника. А вот перечень оснований, по которым можно уволить сотрудника, перечислен как раз в статье 77.

Это разъяснил Минтруд России постановлением от 10 октября 2003 г. N 69, в котором четко прописано в примере: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При достижении сторонами соглашения увольнение работника может быть произведено в любое время.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО