Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
Инвентаризация ДЗ и КЗ – для компаний процедура обязательная. Инвентаризация расчетов нужна при составлении годового отчета, и для того чтобы принять решение либо убедить инвесторов вложиться в ваш бизнес. Очень важно соблюдать порядок инвентаризации расчетов и не забывать нюансы как оформлять документ.
Порядок и срок инвентаризации
По правилу перед составлением итоговой отчетности за год компания должна проводить инвентаризацию.
И кроме того инвентаризацию могут провести по решению руководителя организации, например подготовка отчетности для совета директоров, где будут решать стратегические вопросы в развитии компании.
Организации важно правильно представлять, какие объемы задолженности, к получению можно рассчитывать и какой срок, нужно корректно проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.
Заключается инвентаризация в сверке величин, числящихся на счетах бухучета, оценка их отражения, и так же проверить задолженности на просрочки.
Чтобы провести инвентаризацию, организация должна сформировать инвентаризационную комиссию. В такую комиссию входят как, например административные организации, бухгалтерия и т.п.
!Важно Если вдруг один член комиссии отсутствуют, результаты проверки будут считаться недействительными.
После проверки организация должна корректно оформить результат инвентаризации расчетов. Если же инвентаризация проводилась перед годовым отчетом, то ее результат необходимо отразить в отчете за год. А если проводилась по другим причинам, то ее результат отражается в учете и отчетности месяца того в котором была она завершена.
Инвентаризация дебиторской задолженности
Для того чтобы увидеть дебиторские задолженности компании необходимо произвести сверку расчетов по каждому должнику:
- Поставщики и подрядчики – нужно анализировать задолженность и аванс в резерве поставщиков и покупателей по счету:60,62,76;
- Расчет с персонала – смотрим на состояние расчета по оплате труда в резерве начислений и выплаты по счету:70,73;
- Расчет с бюджетом – проверяем задолженность и переплаты в резерве налогов и сборов по счету: 68,69;
- Расчет с учредителями – изучаем долги по дивидендам и неоплаченные части собственного капитала;
Для учета дебиторской задолженности являются счета, которые отражаются расчеты контрагента:
Величина претензий предъявленные поставщикам;
Чтобы правильно оценить дебиторскую задолженность контрагентов, лучше всего провести сверку по взаиморасчету с каждым из них. Если вдруг в ходе сверки будет выявлена неточность в учете по основанию, то компания должна скорректировать отчет и отразить ошибки в месяце, когда была выявлена.
На этом этапе важно оценить все объемы задолженности, и так же определить, можно ли сформировать резерв по долгам, и в каком размере. Каждую дебиторскую сумму на счетах необходимо проводить анализ на предмет сомнительности.
Дебиторскую задолженность по оплате труда, и так же выданные под отчет деньги нужно оценивать и объективно выявить. Для этого проводят инвентаризацию по счету 70, и 71,73. Обычно проверяют, у уволенных работников задолженность перед организацией, кто не отчитался по выданным авансам.
И кроме этого проводят анализ по дебетовому остатку по счету 68 и 69, есть ли переплаты в бюджет по налогам и сборам и в фонды (внебюджетные).
Инвентаризация кредиторской задолженности
Кредиторская задолженность аналогична с дебиторской задолженностью, можно корректно выявить по результатам сверки взаиморасчетов с контрагентами (кредиторами). Инвентаризация расчетов с подрядчиками и поставщиками предполагает анализ по счету:
| Счет | Анализ |
| 60 | Анализируется задолженность перед подрядчиком и поставщиком; |
| 62 | Сумма полученного аванса от покупателей; |
| 75 | Долг перед учредителем бизнеса по выплате дивидендов; |
| 76 | Сумма НДС, которую приняли к вычету при оплате аванса поставщику, долг перед другими контрагентами; |
!Важно Все же есть и свои плюсы в плане налогообложения: если организация часто подписывали акты сверки, то кредиторская задолженность по таким контрагентам не нужно включать в налогооблагаемый дохода после трех лет со дня задолженности.
Чтобы увидеть объемы задолженности перед бюджетом по налогам, и внебюджетные фонды, лучше обратиться в ФНС с запросом, чтобы выдали справку о состоянии расчетов с налоговой службой, и страховые взносы. Так же по инициативе любой стороны можно провести совместную сверку расчетов.
Инвентаризацию расчетов с кредиторами по оплате труда тоже имеет большое значение, если при выявлении действительных объемов дебиторской и кредиторской задолженности компании, так как уровень кредиторской задолженности прямо влияет на коллектив и работоспособности.
!Важно Чтобы проверка была более эффективней, компания должна провести анализ всех ведомостей, и также расходные кассовые ордера и платежное поручение.
Часто основную кредиторскую заложенность в компании составляет долг перед банком, обязательна, нужна проверка кредитовых остатков по счету 60, 67. При этом очень важно правильно оценивать, какой остаток представляет собой краткосрочный и долгосрочный кредиторский долг. Чтобы выполнить такую задачу может помочь анализ бухгалтерских ресурсов компании, и так же полученные от банка документы ( погашение кредиторской задолженности и выписка об оплате).
!Важно. При анализе кредиторской задолженности, необходимо не забывать, что это задолженность по каждому кредитору должна быть проверенна на просроченность. Если же окажется что срок истек, или например, кредитор был ликвидирован, такую кредиторскую задолженность нужно списать с действующим порядком.
Образец заполнения результатов
Инвентаризация расчетов должна быть оформлена документально, после того как все операции будут завершены. Для этого нужно сформировать акт расчетов с заказчиками и покупателями, поставщики и другими дебиторскими и кредиторами по форме «ИНВ 17», или же по форме самостоятельно разработанной компанией, и справку (предложение к акту). Составлять такой акт нужно в двух экземплярах.
Уже заполненный акт инвентаризации расчетов необходимо подписать ответственным специалистом специально созданной комиссией.
Подведем итог
Инвентаризацию расчетов требуется детально анализировать расчеты с каждым контрагентам. Для этого бухгалтер организации проводит проверку остатков на соответствующих счетах. Получить представление об объемах дебиторской и кредиторской задолженности поможет сверка расчетов с контрагентом и бюджетом.
Всегда помнить, что просроченные задолженности необходимо списать и учитывать такое списание надлежащим образом при налогообложении прибыли. И самое важное это правильно составлять документы, в которых отражается результаты.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности (акт ИНВ-17)
- Инвентаризация расчетов: порядок и сроки проведения инвентаризации
- Инвентаризация дебиторской задолженности
- Инвентаризация кредиторской задолженности
- Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности (образец акта ИНВ-17)
- Итоги
Инвентаризация расчетов: порядок и сроки проведения инвентаризации
По общему правилу перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности за год организация обязана провести инвентаризацию совокупных активов и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), в частности расчетов с дебиторами и кредиторами.
Что нужно сделать до начала инвентаризации, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Кроме того, инвентаризация по решению руководителя может быть проведена и в иных случаях. Таким случаем, к примеру, может стать подготовка отчетности для потенциального инвестора либо совета директоров, на котором будут решаться стратегические вопросы развития фирмы.
При этом компании важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы кредиторки предприятия перед контрагентами. Иными словами, требуется корректно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.
Инвентаризация расчетов заключается в сверке величин, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, оценке обоснованности их отражения, а также проверке задолженности на предмет просроченности.
Инвентаризация расчетов проводится в сроки, определенные во внутреннем документе (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
Как правильно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Чтобы провести инвентаризацию расчетов, компания по общему правилу должна сформировать специальную инвентаризационную комиссию, функционирующую на постоянной основе (п. 2.2 Методических указаний). В такую комиссию могут входить сотрудники административных подразделений фирмы, бухгалтерии, а также иных департаментов (юридического, финансового и т.д.). По своему усмотрению компания вправе включить в состав комиссии сотрудников аудиторских структур (как внутренних, так и внешних).
Инвентаризация расчетов оформляется приказом руководителя (форма ИНВ-22), в котором, в частности, указываются основания для ее проведения, сроки, а также состав комиссии.
ВАЖНО! Если хотя бы один член комиссии не присутствует при непосредственном проведении инвентаризации, результаты такой проверки будут считаться недействительными (п. 2.3 Методических указаний).
После проведения сверки расчетов с дебиторами и кредиторами и выявления актуальных масштабов задолженности компания должна корректно оформить результаты инвентаризации расчетов. Для этого в приложениях к Методическим указаниям предусмотрены унифицированные формы первичных документов.
Одной из таких форм (приложение 16) является акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17). Компании целесообразно оформить результаты проверки объемов задолженности именно этим актом.
Если инвентаризация расчетов проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты нужно отразить в бухгалтерской отчетности за год. Если же инвентаризация расчетов проводится по другим основаниям, то ее результаты подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была она была завершена (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 №49).
Инвентаризация дебиторской задолженности
Для того чтобы выявить действительные масштабы ДЗ организации, необходимо провести сверку расчетов по каждому должнику в разрезе отдельных договоров и оснований.
Традиционными для учета ДЗ являются счета, на которых отражаются расчеты с контрагентами (покупателями и поставщиками):
Величина выплаченных поставщикам или подрядчикам авансов
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обязана ли организация при проведении годовой инвентаризации проводить инвентаризацию дебиторской задолженности со всеми должниками и инвентаризацию кредиторской задолженности в сплошном порядке?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обязательное составление актов сверки расчетов со всеми контрагентами, с которыми осуществлялись расчеты в отчетном периоде и (или) по которым числится дебиторская или кредиторская задолженность (т.е. оформление актов в сплошном порядке), не предусмотрено ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Стандарты аудита также не предусматривают истребования у всех без исключения контрагентов организации подтверждения ими сумм расчетов за отчетный период.
В связи с чем организация вправе самостоятельно определить и утвердить в учетной политике порядок инвентаризации расчетов с контрагентами, например определить минимальный размер задолженности, при которой ее подтверждение осуществляется без оформления акта сверки, или определить иные условия, при которых данные о расчетах с контрагентами подтверждаются лишь на основании данных бухгалтерского учета организации.
Обоснование вывода:
Для целей достоверности финансовой отчетности обязательным является ежегодное проведение инвентаризации имущества и обязательств, если иное не установлено учетной политикой организации (п. 26, абзац 3 п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение N 34н), п.п. 1.3, 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания)).
Для этого в ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств организации (ч.ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 26 Положения N 34н, п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (далее — ПБУ 4/99)).
Так, при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). При этом пунктами 3.44 и 3.48 Методических указаний определено, что инвентаризация соответствующих расчетов с покупателями, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в документальной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Согласно п. 73 Положения N 34н расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.
Пункт 74 Положения N 34н, в свою очередь, обязывает согласовывать отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы только по расчетам с банками и бюджетом, поскольку такие величины должны быть тождественны и оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.
Иными словами, законодательство о бухгалтерском учете не требует наличия документа, подтверждающего тождественность отражаемых в учете и отчетности величин расчетов, за исключением расчетов с банками и бюджетом. И организация имеет право настаивать на правильности своих записей (пока их неправильность не будет доказана контрагентом) и признавать свои расчеты верными и в отсутствие актов сверки.
Итоги инвентаризации (сверки) расчетов оформляются Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, составленным по форме N ИНВ-17 на основании Справки (приложение к форме N ИНВ-17). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.
При этом форма N ИНВ-17 и Справки предусматривает отражение всех сумм дебиторской и кредиторской задолженности — как подтвержденных, так и не подтвержденных контрагентами (письмо Минфина России от 26.07.2006 N 03-03-04/1/612).
В то же время согласно п. 3.48 Методических указаний в процессе инвентаризации дебиторской задолженности проверяется правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, числящейся на балансе организации. Наиболее достоверным подтверждением сумм, отраженных в учете организации, является акт сверки, подписанный контрагентом*(1).
Как указывалось выше, поскольку законодательством не установлено обязательное оформление актов сверки (кроме сверки с банками и бюджетом), то организация вправе самостоятельно разработать порядок проведения инвентаризации расчетов, в частности порядок подтверждения сумм дебиторской задолженности с контрагентами. Например, определить минимальный размер задолженности, при которой его подтверждение осуществляется без оформления акта сверки. Либо определить иные условия, при которых размер задолженности подтверждается на основании только данных бухгалтерского учета организации (например, по расчетам с покупателями — физическими лицами, по расчетам с контрагентами, задолженность которых признана сомнительной и (или) которые не подписывали акты сверок, направляемые им ранее).
В случае если в организации обычно инвентаризация расчетов осуществляется в виде получения подтверждения из внешних источников, т.е. в виде составления актов сверки, которые направлялись всем контрагентам, то принятие решения о нецелесообразности оформления и направления актов сверок отдельным контрагентам следует обосновать. Это снизит риск признания данных инвентаризации расчетов ненадлежащим аудиторским доказательством.
Таким обоснованием, например, может служить решение инвентаризационной комиссии о проведении выборочного получения подтверждения данных о расчетах от контрагентов, в котором указываются:
— наименования (или Ф.И.О.) контрагентов, в отношении которых принято решение о нецелесообразности направления актов сверки;
— суммы их задолженности, которые числятся по данным бухгалтерского учета организации;
— краткие причины, по которым оформление актов сверки и направление их указанным контрагентам является нецелесообразным (например, суммы расчетов менее определенной суммы, наличие признаков сомнительности задолженности (в т.ч. в виде отсутствия связи с контрагентом)).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Ответ прошел контроль качества
2 ноября 2020 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) В частности, для аудиторов в качестве аудиторских доказательств более достоверной признается информация, если она получена из независимых источников за пределами организации. Так, в п.п. А8-А9 МСА 500 указано, что подтверждающая информация, полученная из источника, который является независимым по отношению к организации, например, внешних подтверждений, может повысить уровень уверенности, которую аудитор получает из доказательств, содержащихся в данных бухгалтерского учета или заявлениях руководства. Однако международные стандарты аудита не требуют ни от аудиторов, ни от руководства проверяемой организации получения подтверждения от каждого контрагента организации.
Инвентаризация задолженности: сверка расчетов с контрагентами
Очень скоро бухгалтеру предстоит еще больше бумажной работы: нужно подтвердить каждую строку бухгалтерского баланса, в том числе дебиторскую и кредиторскую задолженность. Обосновать эти суммы поможет сверка расчетов с контрагентами. Однако сверка расчетов — дело обоюдное, без участия контрагента здесь не обойтись.
Бухгалтерские стандарты требуют перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить инвентаризацию (п. 1, абз. 3 п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 129-ФЗ; п. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). И если основные средства разрешено «пересчитывать» один раз в три года, то для расчетов с контрагентами послаблений не установлено.
В то же время оштрафовать фирму именно за непроведение инвентаризации налоговики не могут — законодательство этого не предусматривает. Инспектор вправе наказать рублем за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Поэтому «обязательную» инвентаризацию имущества для целей бухучета многие компании считают «добровольной» и проводят во избежание недостоверности бухгалтерской отчетности. Однако, если фирме нужно списать просроченную задолженность, без инвентаризации задолженности не обойтись.
Как оформить инвентаризацию задолженности
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности — это проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах расчетов бухгалтерского учета. То есть подтверждать нужно не только расчеты с контрагентами, но и с бюджетом и внебюджетными фондами, с сотрудниками и прочими дебиторами и кредиторами.
Правила для проведения инвентаризации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. В частности, для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами используется акт по форме № ИНВ-17*. Но прежде чем составить этот акт, необходимо заполнить справку к нему (приложение к форме № ИНВ-17). В указанной справке подробно отражаются данные контрагента и «история» долга: наименование, адрес, номер телефона, за что возник долг, реквизиты документа, его подтверждающие (см документы 1 и 2). Акт и справку к нему заполняют в двух экземплярах, один из которых передают в бухгалтерию.
* Форма № ИНВ-17 утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Пример заполнения справки к форме № ИНВ-17
Приложение к форме № ИНВ-17
Номер по по-
рядку
Наименование, адрес и номер телефона дебитора, кредитора
Инвентаризируем дебиторскую и кредиторскую задолженности
Объекты инвентаризации
В процессе годовой инвентаризации задолженностей комиссия путем документальной проверки устанавливает (п.п. 7.4 Положения № 879):
— правильность расчетов с банками, контролирующими органами, другими предприятиями, а также со структурными подразделениями предприятия, выделенными на отдельные балансы;
— задолженность подотчетных лиц;
— правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и хищениям;
— правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, в том числе тех, по которым срок исковой давности истек;
— реальность задолженности работникам по оплате труда и гражданам, а также по безналичным расчетам по этим выплатам.
Давайте рассмотрим правила проведения инвентаризации отдельных видов расчетов.
Инвентаризируем расчеты и задолженности
При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяют соответствие данных бухгалтерского учета выданным авансам и отчетам подотчетных лиц о них.
При инвентаризации задолженностей по недостачам и потерям от порчи ценностей проверяют причины, по которым задерживается рассмотрение материалов по выявленной недостаче и отнесение ее на виновных лиц или списание в установленном порядке (п.п. 7.4 Положения № 879).
Для того, чтобы проинвентаризировать расчеты с контролирующими органами, предприятию следует получить у налоговиков письменный документ о состоянии расчетов с бюджетом по налогам, сборам и ЕСВ. По разъяснению самих контролеров, для этого субъекту предпринимательства нужно обратиться в налоговый орган с письменным заявлением. В этом заявлении предприятие должно указать платежи и период, в отношении которых проводят сверку расчетов, а также начисленные и уплаченные суммы этих платежей за указанный период (см. консультацию в категории 135.04 БЗ).
Не позднее 15 рабочих дней со дня получения такого заявления налогоплательщик получит письменный документ, подтверждающий состояние расчетов по налогам, сборам и ЕСВ
Кроме того, свериться с бюджетом налогоплательщик может в электронном виде в режиме реального времени. То есть получить информацию о состоянии расчетов с бюджетом можно через так называемый электронный кабинет (ЭК). Однако для этого необходимо иметь электронную цифровую подпись. Причем с 2017 года ЭК можно считать «официальным» источником информации.
Инвентаризация средств целевого финансирования состоит в проверке обоснованности их остатка путем сопоставления данных о поступлении на предприятие средств целевого финансирования и их использования в соответствии с целевым назначением (п.п. 7.6 Положения № 879).
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей состоит в сверке документов и записей в регистрах учета и проверке такой задолженности в отношении (пп 7.1 и 7.3 Положения № 879):
(1) соблюдения срока исковой давности;
(2) обоснованности сумм, учитываемых на счетах учета расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, полученных и выданных векселей, с прочими дебиторами и кредиторами.
Начинается инвентаризация дебиторской задолженности с того, что предприятие-кредитор передает всем своим дебиторам выписки с аналитических счетов об их задолженности. После получения выписок предприятия-дебиторы обязаны подтвердить задолженность или заявить свои возражения. Возвращенные дебиторами выписки предъявляют рабочей инвентаризационной комиссии для подтверждения наличия задолженности (п.п. 7.2 Положения № 879).
Обратите внимание! Положение № 879 не ограничивает срок, в течение которого предприятие-дебитор должно подписать акт сверки и направить его в адрес кредитора. В то же время в ваших интересах, чтобы дебитор не затягивал с подписанием акта и вернул его вам еще до окончания инвентаризации. Поэтому желаемый срок возврата акта рекомендуем указывать при его оформлении.
Ну а что, если до конца отчетного периода дебитор акт сверки не вернул или выявленные при сверке разногласия не устранены или остались не выясненными? Тогда каждая сторона отражает расчеты с дебиторами и кредиторами в своем балансе в суммах, которые указаны в записях в бухучете и признаются ею верными (абзац второй п.п. 7.2 разд. ІІІ Положения № 879).
Если ваш контрагент на дату проведения инвентаризации выступает одновременно и дебитором, и кредитором, то в выписке указывайте отдельно дебиторскую и отдельно кредиторскую задолженности
Отдельно нужно сказать об инвентаризации дебиторской задолженности в том случае, если ваш контрагент расположен в зоне АТО. Понятное дело: составить и подписать акт сверки с ним у вас навряд ли получится. Поэтому в этом случае такую задолженность учитывают и отражают в отчетности по данным бухучета до тех пор, пока она не будет признана безнадежной, а значит, можно будет ее списать. Об исковой давности в условиях АТО мы писали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 61, с. 25.
Кредиторскую задолженность инвентаризируют на основании актов сверки, полученных от контрагентов-кредиторов. Если же ваши кредиторы пренебрегают своими «инвентаризационными» обязанностями и акты сверки вы от них не получили, тогда рекомендуем вам не полениться и направить им такие акты самостоятельно. Только так вы можете быть уверены в том, что в вашей финансовой отчетности отражена достоверная и согласованная с контрагентом сумма.
И еще один важный момент. По мнению Государственной аудиторской службы Украины, несмотря на то, что оформление акта сверки прямо предусмотрено Положением № 879, контрагент, в принципе, не обязан подписывать такой акт. Поэтому для того чтобы избежать разногласий относительно оформления и подписания акта сверки, стороны имеют право оговорить этот вопрос в договоре. В таком случае в договоре предусматривают положения о необходимости проведения сверки, устанавливают сроки, периодичность и порядок ее проведения, а также сроки возврата согласованного акта сверки (см. письмо Госаудиторской службы Украины от 20.02.2017 г. № 25-16/104).
Оформляем результаты инвентаризации
Акт сверки расчетов. Как мы уже сказали выше, проведение инвентаризации дебиторской задолженности начинают с оформления выписок с аналитических счетов дебиторов об их задолженности. Типовая форма такой выписки не утверждена. Но каждый практикующий бухгалтер в курсе, что, как правило, роль такой выписки играет Акт сверки расчетов.
Акты сверки обычно составляют в произвольной форме, которую предприятие разрабатывает для себя самостоятельно. Ориентироваться при этом можно на форму, приведенную в приложении 1 к приказу Минэкономики, Минфина, Госкомстата от 10.11.98 г. № 148/234/383. При этом, на наш взгляд, в «самодельной» форме акта сверки желательно предусмотреть реквизиты первичных документов из п. 2.4 Положения № 88, а также всю необходимую информацию для проведения сверки взаиморасчетов.
То есть в акте сверки рекомендуем указывать такую информацию:
— наименование предприятия, от имени которого составлен документ;
— дату его составления;
— наименование предприятия-контрагента, с которым сверяют взаиморасчеты;
— наименование, дату составления и номер документа, на основании которого возникла (погашена) задолженность;
— сумму дебиторской (кредиторской) задолженности по данным предприятия-кредитора (дебитора);
— сумму задолженности по данным предприятия-контрагента;
— расхождения в сумме задолженности между данными предприятий-контрагентов;
— подписи представителей предприятия-кредитора и предприятия-дебитора.
Акт инвентаризации. По результатам инвентаризации расчетов оформляют акт инвентаризации. Причем здесь вы уже можете выбирать из нескольких форм, таких как:
— Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, утвержденный приказом № 572. К нему прилагают справку о дебиторской и кредиторской задолженностях, по которым срок исковой давности истек. В этой справке указывают: наименование и местонахождение дебиторов или кредиторов, суммы задолженностей с истекшим сроком исковой давности, причины и основания возникновения задолженности, а также дату, на которую срок исковой давности по задолженности истек. Форму справки также можно найти в приказе № 572;
— Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17), утвержденный постановлением № 241. В комплекте с этим актом идет справка, являющаяся приложением к форме № инв-17.
Кроме того, при необходимости составляют отдельные акты:
— Акт инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которую планируется списать, утвержденный приказом № 572;
— Акт инвентаризации расчетов по возмещению материального ущерба, утвержденный приказом № 572. В нем указывают такие данные: Ф. И. О. должника; за что и когда возник долг; дату принятия судебного решения или решения другого органа (добровольного согласия должника) о возмещении суммы материального ущерба. Если такое решение не принято, указывают дату предъявленного предприятием иска, сумму задолженности на дату инвентаризации (п.п. 7.5 Положения № 879).
Ну и, конечно, вы можете отойти от утвержденных приказом № 572 форм актов, которые, напомним, обязательны только для бюджетников. Тогда придется разработать такие формы самостоятельно.
При этом не забудьте, что ваши формы должны содержать все обязательные для первичных документов реквизиты, а также всю необходимую информацию, предусмотренную Положением № 879
Примеры заполнения Акта сверки расчетов, Акта инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, Справки о дебиторской и кредиторской задолженностях, по которым срок исковой давности истек, Акта инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которую планируется списать, а также Акта инвентаризации расчетов по возмещению материального ущерба см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 58, 60, 62 — 64.
