Как правильно хранить электронные счета-фактуры?

К сожалению, Налоговый кодекс РФ охватывает далеко не все вопросы хранения счетов-фактур. Особенно электронной версии этого документа, которая приобретает всё большую популярность на практике. ФНС России попыталась закрыть этот пробел в законодательстве. Что из этого получилось – в нашем обзоре.

Позиция налогового ведомства

Если срок хранения счетов-фактур в НК РФ прописан довольно чётко, то с электронной версией этого документа не всё ясно. В письме от 19 июля 2017 года № СД-4-3/14079 Налоговая служба России дала ряд важных разъяснений на этот счёт.

Во-первых, хранение электронных счетов-фактур, которые были выставлены согласно действующим правилам, плательщик обеспечивает тоже в электронном виде самостоятельно. То есть нет необходимости распечатывать и тем самым дублировать их в бумажном варианте.

По мнению ФНС, эти правила хранения счетов-фактур в полной мере распространяются:

подтверждения оператора электронного документооборота;
извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Налоговая служба России в своих разъяснениях выделила ещё один важный нюанс порядка хранения счетов-фактур. Как было сказано, счета-фактуры, которые организация выставила в электронном виде, распечатывать не нужно. Поэтому пропуски в хронологии счетов-фактур, которые выставлены электронно, отражать в сшиве счетов-фактур, выставленных в бумажном варианте, закон не требует.

Как видно, требования к хранению счетов-фактур налоговики трактуют в пользу плательщиков. Очевидное преимущество которых – избавление от излишней бумажной документации.

Чем руководствоваться

По закону можно выбирать: сформировать и выставить счет-фактуру на бумаге носителе и/или в электронном виде (абзац 2 п. 1 статьи 169 НК РФ).

Сами требования к выставлению и получению счетов-фактур в электронном виде по ТКС с проставлением усиленной квалифицированной подписи закреплены приказом Минфина России от 10 ноября 2015 года № 174н (далее – Правила).

На основании п. 1.13 этих Правил, участники оборота электронными документами по НДС, подписанными усиленной квалифицированной подписью, обеспечивают их хранение вместе с применённым для формирования ЭП квалифицированным сертификатом ключа проверки в течение установленного срока хранения счетов-фактур на предприятии.

Кроме того, счета-фактуры (в т. ч. корректировочные и исправленные), подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в т. ч. корректировочного и исправленного) хранят по принципу хронологии соответственно по мере:

выставления (составления, в т. ч. исправления, когда не подлежат направлению покупателю либо если направлены (в т. ч. корректировочные и исправленные), но не получены покупателем);
получения за соответствующий налоговый период.

Об этом говорит п. 14 регламента ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур для целей НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Когда можно уничтожать старые счета-фактуры?

Изменения в часть первую НК РФ, которые касаются срока хранения документов налогового учета, вступили в силу 17 марта 2021 года. Разберемся, как теперь рассчитать срок хранения счетов-фактур.

Срок хранения счетов-фактур удлинили

С 17 марта изменен срок хранения налоговых документов. Раньше НК РФ требовал хранить документы налогового учета в общем случае в течение 4 лет. Теперь этот срок увеличен до 5 лет. Это требование относится и к счетам-фактурам.

Поправка внесена Федеральным законом от 17 февраля 2021 года № 6-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации»

Срок хранения счета-фактуры

Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС начисляется к уплате в бюджет, нужно считать в таком порядке:

начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором счет-фактура отражен в книге продаж;
окончание — 31 декабря пятого по счету года.

Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС принимается к вычету, нужно считать в таком порядке:

начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором фирма заявила вычет НДС — целиком или его последнюю часть;
окончание — 31 декабря пятого по счету года.

То есть общее правило таково: счет-фактура должен храниться в течение 5 лет после года, в котором последний раз вы отразили его в книге продаж или книге покупок.

Срок хранения электронных счетов-фактур такой же, как бумажных — не менее пяти лет (ст. 317 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236, п. 4.2 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237).

Сколько хранить книгу продаж

Документы регистрируют в книге продаж тогда, когда у фирмы возникает обязанность начислить НДС.

НДС начисляют либо в момент отгрузки товара, либо в день получения предоплаты от покупателя (в зависимости от того, какое из этих двух событий произошло раньше). В обоих случаях продавец выписывает счет-фактуру. В первом случае счет-фактуру регистрируют в книге продаж в день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Во втором – в день поступления денег на расчетный счет или в кассу.

Срок хранения книги продаж — 4 года с даты последней записи, в том числе в дополнительном листе книги продаж.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Сколько хранить книгу покупок

В книге покупок документы регистрируют тогда, когда фирма использует вычет по НДС и выполняет условия:

купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Срок хранения книги покупок — 4 года с даты последней записи, в том числе в дополнительном листе книги покупок. Такой же срок установлен для журнала учета полученных и выданных счетов-фактур.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Сроки хранения других документов по НДС

Вспомним сроки хранения других документов, применяемых в расчетах НДС.

Товарную накладную № ТОРГ-12 нужно хранить 5 лет после года, в котором накладную последний раз учитывали в бухгалтерской отчетности, но не меньше 4 лет после года, в котором последний раз документ использовали при расчете налогов и в налоговой отчетности.

Срок хранения УПД — 5 лет. Его считают так же, как срок по товарной накладной. А если по УПД заявлен вычет НДС — то 5 лет после года, в котором НДС принят к вычету в последний раз.

Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Правила хранения электронных документов в организации и у ИП

Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Общие принципы

Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.

Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

Организация хранения электронных документов

В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила):

— Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

— В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).

— Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).

— Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).

— Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).

— Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

— при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;

— при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.

Особенности хранения электронных счетов-фактур

Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Хранение счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (п. 10 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@)

Храните подлинники!

Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.

Так, ФНС России не раз подчеркивала, что замена подлинника документа его электронным скан-образом (копией) не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа. В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Электронный скан-образ, даже будучи подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон, подписавших оригинал, останется лишь копией (Письма ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@, от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

В связи с этим напомним, что «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) вводит следующие понятия:

— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

— дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

— копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (п. 23 — 25) определено, что экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Совсем недавно Правительством РФ внесен в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов). Если он со временем станет законом, это расширит возможности для маневрирования в сфере организации хранения документов. Могут быть на законодательном уровне разрешены конвертация электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания), а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. Это позволит хранить исходный документ один год, а весь оставшийся срок хранения – преобразованный документ равнозначный подлиннику. Безусловно, речь не идет о банальном копировании. Например, электронный дубликат бумажного документа согласно законопроекту будут получать так:

1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).

2. В дубликате будут в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа.

3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.

4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.

Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.

Как хранить электронные документы?

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Хранение электронных счетов-фактур

Каков порядок хранения счетов-фактур, составленных в электронном виде, учитывая, что имеются также счета-фактуры, оформленные на бумажном носителе?

Особенности хранения счетов-фактур, в том числе корректировочных и исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры установлены п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (раздел II приложения 3)).

Обозначенные документы хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) и получения за соответствующий налоговый период.

С 01.10.2017 данное требование (с заменой «по мере» на «по дате») будет содержаться в п. 10 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Раздел II приложения 1 к Постановлению Правительства РФ N 1137) (указанный п. 14 утратит силу). Соответствующие изменения представлены в Постановлении Правительства РФ от 19.08.2017 N 981.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н. В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур, участники электронного документооборота должны обеспечивать хранение:

документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрено данным Порядком;
квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, применявшегося для формирования электронной подписи указанных документов.

В пункте 1.9 Порядка зафиксировано: при выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.

Поэтому счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (Письма Минфина РФ от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@).

Из Письма ФНС РФ от 19.07.2017 N СД-4-3/14079@:

Хранение счетов-фактур (а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе.

Как результат, озвученный порядок хранения документов в хронологическом порядке распространяется на счета-фактуры, оформленные на бумажном носителе. Причем с учетом того, что счета-фактуры, выставленные налогоплательщиком в установленном порядке в электронной форме, не распечатываются, пропуски в хронологии счетов-фактур, выставленных в электронной форме, фиксировать в сшиве счетов-фактур, выставленных на бумажном носителе, не нужно.

По поводу срока хранения счетов-фактур.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов. Это правило работает при условии, что иное не предусмотрено Налоговым кодексом. Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письма Минфина РФ от 19.07.2017 N 03-07-11/45829, от 30.03.2012 N 03-11-11/104).

Таким образом, срок хранения счетов-фактур вне зависимости от того, каким образом они составлены: на бумажном носителе или в электронном виде, определяется не датой их составления, получения, а моментом, когда документ в последний раз был использован для определения обязательств по НДС.

К сведению. В контексте поднятой темы вспомним о Письме от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, в котором финансисты заострили внимание на том, что гл. 25 НК РФ установлен специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения. Так, в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода. С учетом общей нормы это означает, что документы по убытку нужно хранить весь период его переноса плюс четыре года после окончания отчетного (налогового) периода, в котором перенос убытка завершен.
Напомним: на отчетные налоговые периоды 2017 — 2020 годов введено суммовое ограничение по переносу убытка (прибыль не может быть уменьшена более чем на 50%), при этом ограничение по сроку переноса убытков, которое составляло десять лет, вообще снято. Минфин пояснил: установление ограничения по сумме переноса убытков, полученных в предыдущих налоговых периодах, на будущее является одной из вынужденных мер, которые призваны обеспечить сбалансированность бюджетов субъектов РФ (Письмо от 08.08.2017 N 03-03-06/1/50688).
При хранении первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, применяется общий срок (четыре года), но исчисляется он в специальном порядке. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).