Представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете
Представительские издержки: что входит в состав
В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.
Что относится к представительским расходам:
- Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
- Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.
Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ . Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию? Чиновники жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:
- доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
- организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
- услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.
А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.
Принципы нормирования
В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2020 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.
Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:
- Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
- Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
- Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.
Оплата труда: от чего считать норматив
Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ .
Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:
- начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
- условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
- все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование ( ст. 252 НК РФ ).
Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.
Особенности документального оформления
Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.
Рекомендовано использовать следующие документы:
- Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
- Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
- Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
- Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
- Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.
Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.
Налоговый учет
Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.
Даже фирмы, выбравшие УСН «доходы минус расходы», не вправе зачесть представительские траты при исчислении упрощенного налога, так как такие траты не указаны в ст. 346.16 НК РФ . Следовательно, ни один налогоплательщик, применяющий щадящие режимы обременения, не может учесть представительские траты в налоговом учете.
Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.
К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.
Пример: налог на прибыль и представительские расходы
ООО «Весна» применяет ОСНО. Во 2 квартале 2020 года компания провела прием деловых партнеров для заключения нового контракта на поставку продукции. Всего на мероприятие было потрачено 250 000 рублей, в том числе:
- транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
- организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
- услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
- билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
- проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
- экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.
Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.
Фонд оплаты труда за 2 квартал 2020 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.
Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.
ООО «Весна» может принять к налоговому учету только суммы затрат на транспортную доставку гостей, услуги буфета и питание — 150 000 рублей. А вот траты на театральное представление, теплоходную экскурсию и гостиничные номера учесть нельзя. Эти расходы нужно оплатить за счет чистой прибыли фирмы. То есть из тех денег, которые останутся в компании после обложения налогом на прибыль.
Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.
Бухгалтерский учет
Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.
Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов. То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:
- списания материальных затрат;
- начисления амортизации;
- начислений вознаграждений за труд;
- отражения услуг сторонних компаний;
- прочих трат.
Проводки по отражению представительских расходов зависят от основного вида деятельности фирмы. По общим правилам, такие издержки аккумулируются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» — для производственных предприятий. Торговые фирмы должны собирать представительские издержки на счете 44 «Расходы на продажу». Типовые бухгалтерские записи:
Работы и услуги сторонних организаций приняты к учету в составе представительских затрат
Материальные запасы списаны на проведение мероприятий по приему гостей
Списание представительских расходов
Расходы, которые проводятся на предприятии как представительские – уменьшают налог на прибыль, то есть они учитываются как затраты. Но прежде чем, это сделать нужно, знать какие расходы относятся к представительским, а какие нет. Так как налоговики при проверки с некоторыми могут не согласиться.
Что собой представляют представительские расходы
Представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.
Какие расходы относятся к представительским, а какие не относятся, представим в виде таблицы:
Расходы, которые относятся к представительским расходам
Во время переговоров стороны обмениваются сувенирной продукцией с символикой предприятия, например ручки, блокноты, календари и т.д., так вот расходы на данный вид продукции не включаются в представительские расходы
Документальное оформление представительских расходов
Размер расходов на проведения переговоров между двумя и более предприятиями может быть значительным. Поэтому для правильного проведения этих расходов необходимо документально их оформить. Это очень сильно уменьшит размер уплаты налогов и не будет проблем перед контролирующими органами.
И так какие должны быть оформлены документы при предстоящих представительских расходах:
- Приказ руководителя предприятия – в данном документе обязательно должна быть указана цель, дата и место проведения мероприятий по переговорам, перечислить всех контрагентов, которые будут принимать участие в данном мероприятии и в обязательном порядке назначить ответственных и контролирующих лиц;
- Программа предстоящего мероприятия – данная программа не будет иметь места без приказа. В данной программе отражаются представительские встречи с обязательным указанием дат и мест проведения мероприятия;
- Смета мероприятия – в данном документе расписываются все расходы по статьям и обязательно должны быть согласованы с руководителем предприятия;
- Отчет о проведенном мероприятии – данный документ составляется исключительно ответственным лицом, который указан в приказе, и указываются точно те пункты, которые прописаны в нем, а так же еще указываются результат, который был достигнут на данном этапе ( например, заключение официального договора или подписание документа);
- Акт по списанию представительских расходов – данный документ, несет информацию о точной сумме, которая была потрачена на конкретный вид представительских расходов. Этот документ необходимо заверить не только у руководителя предприятия, но и у главного бухгалтера);
- Документы, которые подтверждают данные расходы – этими документами могут быть чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.
Как списать представительские расходы: правовая база
Представительские расходы рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому списание этих расходов приводи к уменьшению налогооблагаемой базы и проводиться только на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности.
Приведем в виде таблицы, некоторые пункты из Налогового Кодекса РФ
Акт на представительские расходы: составление и структура
Акт на представительские расходы составляется обычно по окончанию проведенных мероприятий, которые были организованы для проведения переговоров. Для составления данного акта составляется специальная комиссия, которая состоит из компетентных специалистов. Их задача состоит в следующем:
- В правильности составлении документа;
- Проводить анализ данных, которые отражены в акте, а так же принятия решения по расходам, которые отражены в акте обоснованными;
- Дополнять акт представительских расходов другими необходимыми источниками.
В составе сформированной комиссии выбирается председатель, а так же участники.
Акт представительских расходов может содержать:
- Дату составления, название документа;
- Данные о проведенном официальном мероприятии, а именно место проведения, название;
- Данные о составе комиссии, которые будут составлять данный акт и заверять его;
- Список представительских расходов с указанием по каждому соответствующую сумму, которая должна будет заверена членом комиссии;
- Выбранная комиссия составляет в акте заключение об обоснованности проводимых представительских расходах, которые отражены в акте;
- Все члены комиссии подписываю акт.
Акт может быть составлен как самостоятельным нормативным документом или быть дополнением к уже имеющемся документу, например, к приказу о проведении официального мероприятия.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что представляю собой представительские расходы?
Ответ: Под представительскими расходами следует понимать расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.
Вопрос №2 Какие расходы считаются представительскими?
Ответ: К представительским расходам относятся расходы, которые связаны с проведением делового приема, это могут быть завтраки, обеды и т.д., так же транспортные расходы, которые связаны с доставкой представителей до места проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание представителей во время проведения мероприятий и т.п.
Вопрос №3 Какие документы должны оформляться при списании представительских расходах?
Ответ: Для корректного отражения представительских расходов необходимо изначально составить приказ, в котором будут отражены все сведения о проводимых мероприятиях, дата, место, список присутствующих. Так же документально фиксируется и программа проводимых мероприятий, составляется обязательно смета мероприятия, затем отчет о проведенном мероприятии, после этого ответственный сотрудник должен составить акт списания обязательно подписать его у директора предприятия и у главного бухгалтера, а так же приложить к акту подтверждающие документы. Этими документами могут быть чеки, акты сверки выполненных работ, услуг, счета – фактуры и т. Д.
Вопрос №4 Кто несет ответственность за составления акта списания представительских расходов?
Ответ: Ответственное лицо, которое будет отвечать за правильность составления, отражения итоговых и обоснованности данных расходов назначается приказом о проведении официального мероприятия.
Вопрос №5 Какую цель хочет получить предприятие от списания представительских расходов?
Ответ: На предприятии когда проводиться официальное мероприятие, на котором могут быть заключены договора или определенные документы, всегда выделяются средства на представительские расходы. Данные расходы при отражении налоговом учете уменьшают налоговую базу предприятия. Но для того, что бы контролирующие службы не смогли выставить штрафы, пени ил санкции, то необходимо правильно отражать их и составлять соответствующие документы.
Проводки по списанию расходов на продажу
Каждое предприятие имеет дело с расходами на продажу, поскольку ни одна готовая продукция сама себя не продает. Рассмотрим как отразить в бухгалтерском учете дополнительные расходы на реализацию товаров, проводки на расходы на рекламу и проводки при списании расходов на продажу.
Учет расходов на продажу и его особенности
Для формирования себестоимости продаваемого товара или продукции используется счет 44, который дает возможность понять состав и структуру произведенных затрат.
Счет 44 предназначен для учета коммерческих затрат, которые были понесены при реализации той или иной продукции. Накопление этих затрат происходит по дебету 44 счета, которые только в конце месяца закрываются на дебет счета 90 «Продажи».
Учет коммерческих затрат на предприятиях торговли и производства имеет некоторые отличия, которые базируются на использовании производственных материалов для ремонта оборудования сбыта, упаковки готовой продукции и прочие.
В состав коммерческих затрат на продажу можно включать:
- Амортизационные сборы, начисленные на оборудование, которое обеспечивает, сбыт готовой продукции.
- Зарплата работников сбыта (маркетологов, экспедиторов);
- Налоги на заработную плату работников сбыта;
- Транспортировка товара;
- Расходы, связанные с хранением продукции (например, аренда склада);
- Погрузо-разгрузочные работы;
- Расходы на рекламу;
- На медосмотр и спецодежду маркетологов, экспедиторов;
- Представительские расходы;
- Командировочные расходы.
Перечень затрат, которые не включаются в состав расходов на продажу:
- Услуги кредитных организаций (погашение начисленных процентов);
- Расходы по эмиссии ценных бумаг;
- Судебные издержки;
Данные виды затрат являются внереализационными, поэтому учитываются отдельно на счете 91.2.
Для эффективного решения коммерческих задач необходимо сформировать соответствующую организацию учета расходов на продажу на основании нижеизложенных принципов:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Перечень возможных проводок по списанию расходов на продажу
Счет Дт | Счет Кт | Сумма проводки, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
44 | 02 (05) | 17 500 | Начислена амортизация на основные средства и нематериальные активы, задействованные в торговой деятельности | Амортизационная ведомость |
44 | 10 | 22 500 | Списаны материалы для обеспечения сбыта готовой продукции. Для торговых организаций: списаны материалы, которые учтены в расходах на продажу | Акт списания |
44 | 16 | 23 500 | Выявлены отклонения в стоимости материально-производственных запасов, которые были израсходованы для обеспечения торговой деятельности | Бухгалтерская справка |
44 | 19 | 17 820 | В состав расходов на сбыт включен НДС по работам и услугам, используемых при реализации готовой продукции | Счет |
44 | 23 (29) | 22 780 | Расходы на сбыт увеличены на величину затрат, понесенных вспомогательным (обслуживающим) производством | Акт выполненных работ |
44 | 41 | 15 000 | Списана стоимость товаров, израсходованных в коммерческих целях | Акт списания |
44 | 42 | 7 500 | По товарам, израсходованным на собственные нужды, проведено сторнирование торговой наценки | Бухгалтерская справка |
44 | 43 | 13 200 | В коммерческих целях использована готовая продукция | Акт списания |
44 | 60 | 75 000 | Стоимость услуг подрядчика отнесена расходы на сбыт | Счет, расходная накладная, акт выполненных работ |
44 | 68 | 18 390 | Начислены налоги и сборы, включенные в состав затраты на сбыт | Бухгалтерская справка |
44 | 69 | 96 800 | Начислены страховые вносы на зарплаты работников сбыта | Зарплатная ведомость |
44 | 70 | 10 800 | Начислена зарплата работников сбыта | Зарплатная ведомость |
44 | 71 | 23 900 | Командировочные и представительские затраты, понесенные при сбыте продукции | Авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные затраты |
44 | 76 | 12 500 | Сумма страховых платежей включена в расходы на сбыт | Договор страхования |
44 | 94 | 2 500 | Сумма недостач и порчи, включена в состав затрат на сбыт | Акт инвентаризации |
10 | 44 | 22 500 | Оприходованы материалы, включенные в состав затрат на сбыт | Приходная накладная |
15 | 44 | 2 963 | В стоимость материально-производственных запасов включены затраты, которые были связанны со сбытом | Бухгалтерская справка |
45 | 44 | 9 500 | В стоимость готовой продукции включены затраты на транспортировку | ТТН |
76 | 44 | 7 800 | Расходы на сбыт уменьшены за счет получения страхового возмещения | Договор страхования |
90 | 44 | 75 200 | Списание затрат, понесенных при реализации товара | Бухгалтерская справка |
91 | 44 | 14 800 | Списание прочих (косвенных) затрат, понесенных при реализации товара | Бухгалтерская справка |
94 | 44 | 8 900 | В процессе продажи выявлена недостача | Акт инвентаризации |
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.
Чтобы списать расходы на представительские: 1) какие документы необходимо оформить? 2) какие условия должны выполняться? 3)какие проводки, если у нас производство? 4) налоговый учёт?
Представительские расходы подтверждает отчет о мероприятии. Укажите в нем программу, участников, время и место проведения встречи, состав, перечень расходов. К отчету обязательно приложите первичные документы на расходы — накладные, акты, чеки. Кроме отчета можно составить приказ и смету расходов. Образцы документов направляю во вложении.
Для налога на прибыль представительские расходы учитывайте в пределах норматива — 4 проц. расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года, поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих (п. 2 ст. 264 НК РФ).
НДС принимайте к вычету только по тем представительским расходам, которые учтете для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету.
Более подробно рассмотрим далее.
1. Какие расходы относят к представительским
Перечень представительских расходов в бухгалтерском учете нормативно не определен.
Любые расходы, непосредственно связанные с проведением делового мероприятия в форме переговоров, форумов, мастер-классов по обмену опытом, круглых столов, презентаций и др., в которых участвуют представители других организаций, можно учитывать как представительские. В частности, в состав представительских расходов в бухгалтерском учете включают стоимость:
- завтрака, обеда или ужина;
- буфетного обслуживания во время делового мероприятия;
- услуг переводчика;
- транспортного обслуживания.
2. Какими документами оформляют представительские расходы
Для принятия представительских расходов к учету оформите документы, подтверждающие проведение представительского мероприятия. Ими, в частности, могут быть:
- приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
- программа представительского мероприятия;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах.
Конкретный перечень документов установите в локальном нормативном акте организации, например, в положении о представительских расходах. Формы документов утвердите в учетной политике.
В отчете о представительских расходах обязательно укажите:
- дату и место проведения представительского мероприятия;
- цель представительского мероприятия;
- результаты, достигнутые по итогам мероприятия. Например, можно указать номера и даты заключенных договоров;
- список приглашенных физических лиц, организаций и их представителей, принимавших участие в мероприятии;
- список сотрудников вашей организации, участвовавших в мероприятии;
- вид и сумму расходов. Информацию возьмите из первичных документов, подтверждающих затраты, связанные с представительскими расходами.
3. Какими бухгалтерскими проводками отражают представительские расходы
Представительские расходы в бухгалтерском учете относите к расходам по обычным видам деятельности. Если мероприятие проводится с участием потенциальных или уже существующих покупателей (клиентов) и его целью является увеличение объема продаж, то расходы учитывают в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу». В иных случаях расходы могут быть учтены как управленческие на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Датой признания представительских расходов может быть (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99):
- дата утверждения авансового отчета, если представительские расходы оплачены через подотчетное лицо;
- дата утверждения отчета о представительских расходах.
Представительские расходы отражайте проводками:
Как проходит списание представительских расходов?
- Как списать представительские расходы: основные правовые принципы
- Списание представительских расходов: основные документы
- Как составить акт на представительские расходы (образец структуры документа)
- Где можно скачать образец заполнения акта на списание представительских расходов?
- Итоги
Как списать представительские расходы: основные правовые принципы
Представительские расходы (ПР) в качестве обособленной категории затрат рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому процедура списания данных расходов (на практике осуществляемая в целях сокращения налоговой базы предприятия) должна проводиться на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности — ключевых с точки зрения налогового учета.
Данные принципы, в частности, закреплены в п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором установлено, что в целях уменьшения налоговой базы фирмы — плательщика налога на прибыль могут быть использованы расходы, зафиксированные документально и обоснованные экономически.
ПР также могут быть использованы в целях уменьшения налоговой базы — но только в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда на предприятии в соответствующем отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В случае если по итогам 1-го квартала, полугодия или 9 месяцев у компании остались недосписанные ПР (превышающие 4% от расходов на оплату труда), их можно досписать при исчислении налога за год. Но при условии, что в конце года расходы по оплате труда будут исчислены в объеме, при котором достигнута нужная норма ПР (4%) по итогам налогового периода.
При проведении мероприятий, как правило, назначается ответственное лицо, которому выдаются деньги под отчет. О том, как правильно оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Если вы еще не зарегистрированы в системе, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.
Списание представительских расходов: основные документы
Подтверждение и экономическое обоснование ПР в целях их списания может осуществляться посредством самого широкого спектра документов. Их комплект, формируемый бухгалтерией в целях обоснования списания представительских расходов, может быть представлен:
- отчетом по ПР, а также дополняющей его первичкой (данные документы рекомендованы к применению в письме Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288);
- актом на ПР (письма Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26);
- приказом руководителя об осуществлении ПР, сметой по данным расходам (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807);
- любым первичным документом, соответствующим требованиям п. 2 ст. 9 Закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо ФНС РФ от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852)
- программой представительского мероприятия (письмо ФНС РФ от 12.04.2007 № 20-12/034115).
Рассматривая указанные выше правовые акты с точки зрения их юридической силы, а также новизны, можно прийти к выводу, что ПР могут быть подтверждены (с точки зрения признания их обоснованности) только:
- посредством отчета;
- первички, дополняющей данный отчет.
Вместе с тем многие фирмы предпочитают формировать полный комплект из перечисленных выше документов (то есть когда-либо рекомендованных), что подтверждают совершение ПР.
Данное предпочтение может быть обусловлено:
- строгими нормами внутрикорпоративной отчетности (предполагающими наличие у менеджмента инструментов эффективного контроля над расходами — включая представительские);
- стремлением фирм дополнительно обосновать как раз таки экономическую целесообразность ПР — как необходимое условие возможности их применения в целях оптимизации налогообложения.
В частности, многие фирмы предпочитают подтверждать факт списания ПР посредством оформления отдельного локального нормативного документа — акта о списании соответствующих расходов.
Рассмотрим особенности его применения и составления подробнее.
Как составить акт на представительские расходы (образец структуры документа)
Данный акт составляется обычно по окончании официального мероприятия. Для этого на предприятии может быть сформирована специальная комиссия из компетентных специалистов. Их задача заключается:
- в корректном составлении документа;
- осуществлении анализа данных, отраженных в нем, а также принятии ответственного решения о признании расходов, которые фиксируются в акте, обоснованными;
- дополнении документа иными необходимыми источниками.
В составе соответствующей комиссии может быть председатель, а также рядовые участники.
Акт, о котором идет речь, может содержать:
- дату, название документа;
- сведения о проведенном представительском мероприятии (его название, место проведения);
- сведения о компетентных сотрудниках, составляющих и заверяющих акт;
- перечень ПР, а также сумм, которые им соответствуют и удостоверяются компетентными сотрудниками;
- заключение компетентных сотрудников об обоснованности осуществления ПР, указанных в акте;
- подписи компетентных сотрудников, составивших акт.
Акт на ПР может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и приложением к другому нормативу — например, приказу о проведении официального мероприятия.
Важный нюанс: несмотря на то, что рассматриваемый акт подписывается, как мы отметили выше, компетентными лицами, ФНС РФ считает, что он также должен быть утвержден директором фирмы (письмо УФНС РФ по Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019).
Документ, о котором идет речь, может также включать ссылки на документы, которые подтверждают ПР. Например — на первичку, которая также оформляется в целях удостоверения правомерности списания данных расходов.
Отметим, что первичка, как правило, дополняет все-таки отчет, а не акт по ПР. Однако во многих фирмах первый документ включает в себе элементы второго или соответствует его структуре, но именуется при этом отчетом о ПР.
Где можно скачать образец заполнения акта на списание представительских расходов?
Ознакомиться с бланком и образцом заполнения соответствующего акта вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Итоги
Списание ПР как объекта налогового учета должно осуществляться в соответствии с требованиями НК РФ в части признания этих расходов:
- документально подтвержденными;
- экономически обоснованными.
Распространено использование при списании соответствующих затрат специального акта — в дополнение к отчету о ПР, а также первичным документам, которые Минфин предписывает составлять в целях подтверждения ПР.
Узнать больше об особенностях применения ПР вы можете в статьях: