Как работает онлайн-касса?

Как работает онлайн-касса

Что должна уметь новая онлайн-касса и в чём её отличия от старых моделей ККТ? Читайте нашу пошаговую инструкцию по работе с новыми онлайн-кассами.

Когда необходимо перейти на онлайн-кассы?

К июлю 2019 года на онлайн-кассы должны перейти почти все российские предприниматели. Уже сейчас с онлайн кассами работает крупный ритейл, в середине 2018 ими должны быть оборудованы все торговые точки предпринимателей на ЕНВД и ПСН, занятых в торговле и общепите.

Онлайн касса подключена к интернету, снабжена фискальным накопителем и умеет не только печатать чеки с qr-кодом, но и создавать электронные фискальные документы.

Кто собирает данные с онлайн-касс?

Объем данных гигантский, их сбором и обработкой по ФЗ-54 занимаются специальные уполномоченные органы – операторы фискальных данных (ОФД). У ОФД есть свои стойки в дата-центрах для хранения терабайтов данных – хранить каждый чек нужно 5 лет – , которая потом попадает напрямую в налоговую.

ЭКЛЗ, договоры с ЦТО, добровольные проверки из налоговой больше не нужны. Предприниматели знают обо всех действиях каждой своей кассы, налоговая при желании может проверить любую фискальную информацию, а простые покупатели – вести домашнюю бухгалтерию в электронном виде благодаря электронным чекам.

Превратить кассу в кассу с приставкой «онлайн» можно, не покупая новый аппарат. Многие модели касс легко поддаются модернизации. Список ККТ, которые отвечают всем требованиям ФЗ-54, можно найти на сайте налоговой инспекции.

Пошаговая инструкция работы с онлайн-кассой

Фактически, для кассира порядок работы на онлайн кассе ничем не отличается от алгоритма работы с прежней ККТ.

Кассир сканирует штрих-код товара

Касса формирует чек.

Фискальный накопитель сохраняет чек, шифрует, подписывает электронной подписью и отправляет его в ОФД. Время передачи информации от ККТ в OFD.ru – 1,5 секунды.

ОФД отправляет фискальному накопителю сигнал, что данные приняты (или нет).

ОФД передает данные в налоговую инспекцию. Скорость передачи данных от OFD.ru в ФНС – 1 секунда.

Касса печатает чек, на котором есть все необходимые фискальные данные и qr-код.

По желанию покупателя касса или ОФД отправляет покупателю электронный чек на e-mail или на телефон.

Скорость работы кассира не увеличивается – и модернизированные, и новые кассы выдают чек за пару секунд. Все процессы автоматизированы и происходят практически моментально.

Если на торговой точке пропал интернет, касса начинает работать в автономном режиме – все данные копятся в фискальном накопителе. Если же связь не восстановилась в течение 30 дней и все это время касса «молчала» – не передавала данные в ОФД, то она автоматически блокируется.

Как работает онлайн-касса интернет-магазина

Интернет-магазины обязаны перейти на онлайн-кассы до 1 июля 2018 года. На рынке множество моделей ККТ, поэтому можно выбрать ту онлайн кассу, которая идеально подойдет конкретному бизнесу. Лучший вариант – касса без принтера для чеков. Продажи ведутся удаленно, печатающий элемент фискальному регистратору не нужен – выбирайте тот, где этой функции или нет, или ее можно отключить.

Процедура регистрации ККТ для онлайн-магазина и заключение договора с ОФД ничем не отличаются от аналогичной процедуры для других предпринимателей.

Онлайн касса для интернет-магазина работает так же, как и касса для обычной торговой точки, за исключением процедуры печати чека. По закону печатать чек, если он отправлен покупателю в электронном виде, не нужно.

Как предотвратить блокировку онлайн-кассы

Читайте также

Переход ИП на самозанятость: выгоды и ограничения
Оформление сотрудников по договорам ГПХ: преимущества и подводные камни
Патентная система налогообложения изменилась с 2021 года: плюсы и минусы
Как выбрать чат-бота для бизнеса
Какие налоги платит ИП на общей системе налогообложения

Онлайн-кассы сейчас очень востребованы у бизнеса — их обязаны устанавливать все предприниматели и организации, которые не освобождены от этого, согласно закону № .

Однако при использовании кассы могут возникнуть проблемы — например, на экране может появиться сообщение о том, что она заблокирована. Это значит, что она перестала пробивать чеки и отправлять данные о продажах в налоговую. В таком случае нужно остановить работу и устранить причины блокировки, иначе могут быть штрафы.

В статье расскажем, как избежать блокировки онлайн-кассы и что делать, если она случилась.

Из этой статьи вы узнаете:

Что такое онлайн-касса, кто должен ее установить и как с ней работать

Как продавец отчитывается за продажи перед налоговой. До 2017 года предприниматели использовали кассы с электронной контрольной лентой, которые не подключались к интернету. Приходилось вести журнал кассира-операциониста, куда заносились все данные о выручке. По нему налоговая проверяла доходы, отраженные в первичных документах.

С 2017 года появились онлайн-кассы. Они автоматизируют сдачу отчетов для бизнеса, и налоговая всегда получает полные сведения о том, сколько зарабатывает предприниматель.

Продавец обязан сформировать кассовый чек и выдать его покупателю после того, как получил деньги за товары или услуги. За каждую сделку он обязан отчитаться перед налоговой. Это касается как личных продаж, так и сделок в интернете (ст. 1.2 закона № ).

Передать чек клиенту можно в бумажном или электронном виде. Например, отправить на электронную почту, SMS-сообщением или по мессенджеру (письмо Минфина РФ № 03-01-15/101704). По чеку покупатель сможет вернуть деньги за бракованный товар, некачественную услугу, а также проверить, не уклоняется ли магазин от уплаты налогов.

Пример чека онлайн-кассы. В нем указаны реквизиты продавца, банк, номер терминала и смена кассира

Кто должен использовать онлайн-кассы. Онлайн-кассы ввели не сразу. Правительство постоянно давало отсрочки бизнесу на покупку и подключение касс нового типа. Последняя закончилась в этом году.

До 1 июля 2021 года без кассы могли работать ИП при таких условиях (ст. 2 закона № ):

  • предприниматель работает самостоятельно и не нанимает сотрудников по трудовому договору;
  • ИП продает продукцию собственного производства, не привлекая наемных сотрудников.

Эта отсрочка касалась именно трудовых договоров, когда работника оформляют в штат. Договоры гражданско-правового характера (ГПХ) к ним не относились.

Например, ИП самостоятельно занимается изготовлением мебели, но иногда привлекает водителя для доставки заказов по договору подряда. До 1 июля 2021 года ИП устанавливать кассу было не нужно.

Есть виды деятельности, в которых вообще можно не применять кассу (ст. 2 закона № ). Вот некоторые из них:

  • кредитные организации;
  • самозанятые — плательщики налога на профессиональный доход;
  • продавцы бахил;
  • пункты приема стеклотары;
  • мастерские по изготовлению ключей и ремонту обуви;
  • сельские аптеки;
  • газетные киоски;
  • дворцы культуры;
  • продавцы овощей на открытой ярмарке;
  • ИП и юрлица, которые работают в отдаленной местности. Удаленная местность — это определенный статус населенных пунктов, его утверждает региональное правительство. Например, согласно постановлению губернатора Ленинградской области, к таким местам относится деревня Нижница в Бокситогорском городском поселении, деревня Толсть в Ефимовском городском поселении и пр.

Как работает онлайн-касса. После расчета с покупателем данные о пробитых чеках записываются на чиповое устройство, встроенное в кассу, которое называется фискальный накопитель (ФН). ФН по интернету мгновенно передает сохраненные данные оператору фискальных данных (ОФД), а оператор передает их в ФНС. Данные отправляются автоматически после формирования чека.

Оператор фискальных данных (ОФД) — организация, которая обрабатывает, хранит и защищает данные кассы на своем сервере. ОФД — посредник между ФНС и предпринимателем и помогает налоговой узнать о нарушениях со стороны продавца. Для работы ОФД должен получить разрешение на обработку фискальных данных (ст. 4.4 закона № ).

Как продавец работает с онлайн-кассой. Перед началом рабочего дня с онлайн-кассой нужно открыть рабочую смену — так продавец уведомляет ОФД. В момент расчета с покупателем продавец должен выдать кассовый чек. В конце рабочего дня нужно закрыть смену на кассе и сформировать отчет о закрытии смены.

Как закон регулирует работу с онлайн-кассами. Существует Федеральный закон № . В нем указаны требования к онлайн-кассе, фискальному накопителю, правила регистрации и снятия с учета, а также правила формирования чеков. Если нарушить требования, будут предупреждения или штрафы.

Проверить кассу или фискальный накопитель на соответствие требованиям закона перед покупкой можно через реестр налоговой. Там же можно узнать, есть ли у ОФД разрешение на обработку фискальных данных, прежде чем заключать с ним договор на обслуживание.

Чтобы найти раздел с реестрами, нужно нажать на «Реестры» на главной странице. Скачайте нужный реестр, кликнув на кнопку «Загрузить»

В скачанном документе вы увидите данные о кассах, с которыми можно работать. Данные своей кассы, например ИНН изготовителя, вы найдете в ее паспорте. Если найдете данные своей кассы в этом реестре, можете спокойно с ней работать. В противном случае покупайте другую

Проверить кассу можно, не скачивая реестр. Спуститесь вниз по главной странице о ККТ, выберите модель аппарата и введите заводской номер, который указан в паспорте или на нижней части корпуса. Если появится такое же сообщение, как на скриншоте, касса поставлена на учет в налоговой

Если кассы нет в реестре, появится такое сообщение

Как бизнес должен обслуживать онлайн-кассу. Пользователь кассы должен менять фискальный накопитель и хранить его в течение 5 лет после замены (п. 2 ст. 5 закона № ). У ФН бывают разные сроки годности: 13, 15 или 36 месяцев. Он покупается отдельно от кассы и стоит от 7 тыс. рублей.

Каждый фискальный накопитель рассчитан на определенное количество записей, например на 250 тыс. Когда память переполнена, ФН также нужно менять, даже если его срок годности еще не закончился.

После покупки кассы и фискального накопителя нужно заключить договор с оператором фискальных данных. Стоимость обслуживания одной кассы у ОФД примерно 3 тыс. рублей в год. Еще онлайн-кассу нужно поставить на учет в налоговой. Сделать это можно в личном кабинете налогоплательщика в разделе «Учет ККТ». Для удаленной регистрации понадобится электронная подпись.

Из-за чего касса блокируется

Если данные о пробитых чеках не поступают в ОФД более 30 дней, в кассе блокируется фискальный накопитель (п. 1 ст. 4,1 закона № ). Без него работать с кассой не получится. Такое правило ввели, чтобы пресечь незаконную деятельность.

Данные могут не поступать в ОФД по нескольким причинам:

  • нет подключения к интернету;
  • технический сбой;
  • не оплачены услуги ОФД;
  • касса или ФН с заводским браком;
  • рабочая смена открыта более 24 часов;
  • закончился срок действия или переполнена память ФН;
  • предприниматель приостановил деятельность.

В течение 30 календарных дней касса будет работать в автономном режиме — данные о пробитых чеках будут храниться на внутренней памяти без отправки в ОФД. Когда 30 дней пройдут, фискальный накопитель заблокируется и пробивать чеки станет невозможно.

Чтобы снять блокировку, нужно возобновить отправку данных. Например, подключиться к интернету, оплатить услуги ОФД или заменить фискальный накопитель. Данные о пробитых чеках отправятся автоматически, и касса продолжит работать, как и раньше.

Чтобы избежать блокировки, нужно регулярно контролировать отправку данных в ОФД: лучше каждый день, но хотя бы раз в неделю. Это можно сделать, если сформировать в кассе отчет о текущем состоянии расчетов или отчет о закрытии смены. Если в поле «Количество непереданных ФД» стоит значение «0», значит, данные всех чеков поступили в ОФД и ОФД это подтвердил.

Еще посмотреть информацию о всех пробитых чеках можно в личном кабинете ОФД.

Отчет о закрытии смены с сайта оператора фискальных данных «СБИС»

Отчет о текущем состоянии расчетов с сайта оператора фискальных данных «СБИС»

За что налоговая может снять кассу с учета

Налоговая может снять кассу с учета в одностороннем порядке, то есть без заявления пользователя, по трем причинам (п. 8, 15, 16, 18 ст. 4.2 закона № ).

Причина № 1. Кассу исключили из реестра. Все кассы, с которыми можно работать в России, содержатся в специальном реестре ФНС. В нем указаны модель, идентификационный номер и другие сведения.

Нельзя работать с кассой, которой нет в реестре, иначе будет штраф: для ИП — от выручки, но не менее 10 тыс. рублей, для юрлиц — и минимум 30 тыс. рублей (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если кассу исключили из реестра и налоговая прислала уведомление о снятии кассы с учета, предприниматель должен в течение 30 календарных дней предоставить в ФНС фискальный накопитель для считывания данных. Нужно показать налоговой возможные доходы с той даты, когда кассу исключили из реестра. Если не сделать этого в срок, могут предупредить или оштрафовать: ИП — от 1,5 до 3 тыс. рублей, организацию — до 10 тыс. рублей (п. 5 ст. 14.5 КоАП).

Вернуться в реестр можно, если устранить нарушения. Если прежнюю кассу не получится поставить заново на учет, придется купить новую.

Причина № 2. Закончился срок действия фискального накопителя. Например, предприниматель временно не работает, выключил кассу и забыл о том, что срок фискального накопителя заканчивается, или не перерегистрировал кассу после замены ФН.

Продлить срок действия ФН невозможно, даже если кассу не использовали. Его нужно менять, а затем перерегистрировать ККТ. О том, что фискальный накопитель нужно сменить, ОФД обычно сообщает пользователю заранее.

Если срок действия ФН истек более месяца назад, налоговая может снять кассу с учета в одностороннем порядке. Но она должна уведомить пользователя об этом минимум за месяц. В итоге у продавца есть пара месяцев, чтобы заменить фискальный накопитель (письмо ФНС № АБ-4-20/2278@).

В этом случае предоставить все фискальные данные в налоговую нужно в течение 60 дней после снятия кассы с учета. Чтобы возобновить продажи, нужно купить новый ФН и перерегистрировать кассу.

Причина № 3. ИП или организация прекратили свою деятельность. Если компания ликвидирована, подавать отдельное заявление на снятие кассы с учета не обязательно. Налоговая сделает это самостоятельно.

Что будет с кассой, если временно не работать

Иногда кассу не используют, когда останавливают деятельность. Например, в магазине идет ремонт или предприниматель временно не работает по личным обстоятельствам. Пауза может продлиться от недели до нескольких месяцев. В этом случае снимать кассу с учета и расторгать договор с ОФД не обязательно. Специально уведомлять кого-то о временном бездействии ККТ также не нужно.

Главное — отправить все данные о пробитых чеках в ОФД и получить подтверждение. Проверить отправку можно в личном кабинете ОФД или в отчете о текущем состоянии расчетов. А чтобы налоговая не стала подозревать, будто вы скрываете доходы, нужно каждый день, как обычно, открывать и закрывать смену. За время простоя вы ничего не продаете, значит, и штрафа за то, что не применяете кассу, не будет.

Что запомнить о блокировке онлайн-касс

  1. Если касса не передает данные о пробитых чеках в ОФД более 30 дней, фискальный накопитель блокируется. Чтобы снять блокировку, достаточно возобновить передачу данных.
  2. Основные причины блокировки фискального накопителя:
    • нет подключения к интернету;
    • технический сбой;
    • у кассы заводской брак;
    • закончился срок действия или переполнена память ФН.
  3. Перед временным простоем кассы отправьте все данные в ОФД и получите подтверждение. Чтобы налоговая не подумала, будто вы скрываете доходы, каждый рабочий день открывайте и закрывайте смену на ККТ.
  4. Если кассу исключат из реестра, завершится срок действия фискального накопителя или компанию ликвидируют, налоговая может снять ККТ с учета в одностороннем порядке, без заявления пользователя.
  5. Регулярно контролируйте отправку данных в ОФД. Посмотреть информацию о пробитых чеках можно в личном кабинете ОФД или сформировав отчет о текущем состоянии расчетов.
  • О банке
  • Реквизиты
  • Тарифы и документы
  • Вакансии
  • Раскрытие информации
  • Финансовым организациям
  • English
  • Контакты

© 1995–2021, ПАО БАНК «СИАБ». Базовая лицензия №3245 от 10.12.2019.
196 084, г. Санкт-Петербург, Черниговская ул.,
д.8, лит. А, пом. 1-Н

Как работает онлайн-касса

Во втором квартале 2019 года завершится последний (третий) этап перехода на онлайн-кассы субъектов, ведущих хозяйственную деятельность на территории РФ. С июля все юридические и физические лица-предприниматели, кроме описанных во 2-й ст. нормативного акта 54-ФЗ, обязаны при осуществлении операций использовать современные контрольно-кассовые машины. В статье мы расскажем о том, как работает онлайн-касса, функционирует ли устройство при отключенном интернете, расскажем о ККТ ведущих производителей — компаний «Атол» и «Эвотор».

Онлайн-кассы: что это, как работает

Онлайн-касса — что же это за устройство и как работает? Это электронная вычислительная техника, которая работает так же, как и аппарат старого образца (формирует, печатает чеки и отчеты), но вместо ЭКЛЗ касса обеспечивает запись документов на фискальный накопитель, а также имеется доступ в интернет, что позволяет передавать информацию об операциях ОФД. Для законных продаж хозяйствующие субъекты должны использовать только оборудование, информация о котором внесена сотрудниками ИФНС в общероссийский перечень.

Требования, предъявляемые к современным контрольно-кассовым машинам, прописаны в нормативном акте 54-ФЗ.

Согласно четвертой статье данного закона, ККМ должна:

  • иметь уникальный номер, присвоенный заводом-изготовителем и нанесенный им на корпус модели, электронную схему (ЧРВ) для учета текущего времени, даты, других хронометрических сведений, а также сетевую карту для связи с интернетом;
  • обеспечивать формирование, печать, передачу документов в ФНС, нанесение на чек QR-кода, создание электронного аналога кассовой квитанции, обмен информацией с оператором ФД.

Полный перечень требований к устройствам доступен по ссылке.

Алгоритм осуществления продаж с применением современной контрольно-кассовой техники следующий:

  • кассир формирует квитанцию вручную — при помощи сканера линейных или двумерных штрихкодов выбирает товарную позицию, указывает кол-во реализуемых единиц, подтверждает правильность внесенных данных и общую сумму;
  • ФН создает фискальный признак документа, данные чека сохраняются в памяти накопителя;
  • касса через интернет отправляет сведения об операции ОФД, получает от него подтверждение об успешной проверке квитанции и ее передаче в ИФНС;
  • ответственный сотрудник принимает от клиента оплату (электронные платежные средства, наличность), печатает на ККМ чек, выдает его покупателю.

Посетитель вправе попросить электронный аналог кассовой квитанции. Для этого он должен сообщить кассиру свой e-mail или телефонный номер.

Аренда онлайн-кассы МТС касса 5

Аренда онлайн-кассы МТС касса 7

Работает ли онлайн-касса без интернета?

Современные ККМ оснащены модулями для беспроводной связи с интернетом, разъемами для подключения интернет-кабеля и (или) гнездами для SIM-карты. Аппараты обеспечивают обмен сведениями с ФНС.

Но работает ли онлайн-касса без интернета? Да. Если заведение (магазин, кафе, салон и прочее) расположено вдали от коммуникационных линий, тогда его собственник должен приобрести и установить современную контрольно-кассовую технику, но может не обмениваться сведениями с ответственным органом в онлайн-режиме (вторая статья 54-ФЗ). Для этого, при постановке кассы на налоговый учет, ее владелец обязан указать в анкете особый параметр регистрации: машина предназначена для эксплуатации исключительно в автономном режиме — без интернета и отправки чеков ОФД.

Если же на торговой точке пропал стационарный интернет, а подключение к альтернативной Wi-Fi или мобильной сети невозможно, тогда контрольно-кассовая техника в течение 30 дней может работать без интернета. Если касса не передает сведения в ИФНС более указанного срока, накопитель перестает формировать фискальный признак, блокирует работу кассового аппарата.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Как работает автономная онлайн-касса?

Автономная кассовая машина — устройство, которое функционирует без подключения к персональному компьютеру или другому гаджету, оснащено встроенным принтером чеков, аккумуляторной батареей, интерфейсом для беспроводной связи с Сетью (Wi-Fi, 2G/3G-модем, Bluetooth) и (или) слотом для SIM-карты.

Как же работает автономная онлайн-касса? ККМ функционирует по тому же принципу, что и остальное кассовое оборудование нового образца (алгоритм описан в предыдущем блоке). При этом, благодаря наличию аккумулятора, аппарат определенное время может работать без электричества. Автономную кассу могут использовать ритейлеры для выездной торговли. Небольшие и легкие (весом до 1,1 кг.) мобильные устройства подходят для владельцев бизнеса, занятых курьерской доставкой, перевозками, обслуживанием и ремонтом автомобилей:

  • ПТК MSPos-K — оснащена сканером матричных штрихкодов, аккумулятором. Связь с интернетом — через Bluetooth, WiFi, 2G/3G-модем.
  • Меркурий 180Ф — снабжена гнездом для SIM-карты, Wi-Fi и Bluetooth, GSM, интернет-разъемом, аккумуляторной батареей (до 72 ч. автономного функционирования).
  • Кассатка 7 mini — оснащена считывателем пластиковых карт с магнитной полосой, сканером 1D и 2D-кодов, USB-разъемом, слотом на 2 SIM-карты, интерфейсами Wi-Fi и Bluetooth, гнездом для интернет-кабеля, аккумулятором.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Как работает онлайн-касса Эвотор для ИП и компаний: видео, описание

«Эвотор» — компания, которая с 2016 года выпускает современную ККТ, утилиты для расширения их функционала, другие сопутствующие продукты. Команда организации создала эко-систему, которая подходит для автоматизации микро-, малого и среднего бизнеса: личный кабинет, облачный сервис, смарт-терминал, блог, сайт службы поддержки, маркетплейс, а также канал на YouTube, где сотрудники выкладывают полезное для ИП и предприятий видео о том, как работает онлайн-касса Эвотор.

На рынке представлены такие модели смарт-терминалов Эвотор, как 5, 7.2, 7.3, 10. Также компания предлагает коммерческим структурам готовые решения для эквайринга — VISA, и реализации подакциза — Алко.

На смарт-терминале Эвотор продажи ведутся в одноименной вкладке главного меню:

  • выбирают реализуемые товарные единицы при помощи сканера или вводят вручную из базы данных;
  • проставляют количество продаваемых изделий, применяют скидку;
  • формируют чек.

После этого терминал отправляет информацию оператору фискальных данных. В течение 2-5 секунд приходит подтверждение об отправке чека в налоговую — кассир принимает оплату, печатает квитанцию, которую передает покупателю.

Как работает онлайн-касса Атол для ИП?

Атол — один из основных изготовителей ККМ, работающий на рынке IT-технологий и кассового оборудования для автоматизации бизнеса с 2001 г. Техника компании отличается надежностью, широким функционалом, приятным дизайном. Производитель предлагает модели различных ценовых категорий.

Для индивидуальных предпринимателей, собственников небольшого бизнеса, подойдут следующие модели: Атол 91Ф, Атол 92Ф.

В заведениях со средним потоком посетителей можно установить следующие машины: POS-система Атол Sigma 5, POS-система Атол Sigma 7. Полный перечень устройств размещен здесь.

Как работает онлайн-касса Атол для ИП?

Для примера возьмем Атол 91Ф. Перед началом использования модели необходимо войти в меню в режиме администрирования и выбрать подходящий вариант подключения к интернету: 3G-модем, Wi-Fi, проводной интернет, доступ к Сети через персональный компьютер. Для этого:

  • нажмите несколько раз кнопку «С» на клавиатуре;
  • выберите роль администратора в открывшемся окне и введите пароль;
  • пройдите в раздел настроек;
  • активируйте строку интерфейсов и «Канал ОФД»;
  • выберите нужное подключение и активируйте его.

Осуществлять продажи можно только после открытия смены в главном меню (F1). Далее касса работает по следующему принципу:

  • сотрудник вводит номенклатуру и количество реализуемых единиц (вручную или при помощи сканера);
  • аппарат сохраняет данные на ФН, который генерирует фискальный признак;
  • документ уходит оператору ФД, а оттуда в налоговую;
  • приходит сообщение об успешном обмене сведениями с оператором (в течение нескольких секунд);
  • кассир принимает оплату, печатает чек и при необходимости выдает посетителю сдачу.

В конце смены (длится не более суток) нужно создать отчет о ее закрытии: активировать кнопку F2, войти в качестве администратора, нажать на соответствующую строку в главном меню и подтвердить выбор.

Онлайн-касса для интернет-магазина: зачем нужна и как подключить

Онлайн-касса удобна предпринимателю тем, что не придётся вести паспорта версий контрольно-кассовой машины и журнал учёта вызовов кассового специалиста. Менять фискальную память аппарата можно реже, а зарегистрировать кассу в налоговой можно без технического центра за 15 минут.

Покупатели получают более совершенную защиту прав потребителя: все чеки хранятся в электронном виде, а если клиент потерял или выбросил чек, то можно получить его копию на сайте налоговой. Но в большей степени эта процедура нужна налоговой — проверки будут проводиться реже и быстрее, а контролировать бизнес станет легче с помощью электронных чеков. В статье рассказываем, как подобрать и подключить подходящую онлайн-кассу, чтобы получать онлайн-платежи и не нарушать закон.

  • Закон обязал ритейлеров подключать онлайн-кассу
  • Какие бывают онлайн-кассы
  • Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина
  • Как работает онлайн-касса при оплате на сайте или курьеру
  • На что ещё обратить внимание при выборе кассы
  • Как подключить онлайн-кассу: пошаговый план

Закон обязал ритейлеров подключать онлайн-кассы

При онлайн-оплате предприниматель обязан выдать покупателю фискальный чек. Раньше это было проблемой, так как выдача электронных чеков не регулировалась, а выдать бумажный за оплату подписки на рассылку было невозможно.

Теперь отправить электронный чек клиенту можно сразу после оплаты заказа, а бумажный не выдавать. Чтобы всё сделать правильно, получите от покупателя email-адрес или номер телефона, куда отправить электронный чек. Поля для такой информации можно предусмотреть в форме заказа. Так интернет-магазин не попадёт на штрафы — торговля без онлайн-кассы обойдётся минимум в 30 тысяч рублей.

Какие бывают онлайн-кассы

Список реестра ФНС постоянно обновляется. Сейчас он содержит 194 модели касс, но не все они подходят ритейлерам. Основные отличия онлайн-касс — функциональность и цены.

Их можно разделить на:

  • автономные
  • облачные
  • POS-терминалы
  • фискальные регистраторы

Автономные — классический вариант. Такие кассы подойдут для малого бизнеса, розничной торговли и курьерских служб. Способны работать от аккумулятора, подключаются к сети через Wi-Fi, SIM-карту или Bluetooth. Они не интегрируются с компьютером, имеют небольшую скорость печати чека, а вводить позиции товаров придётся вручную.

Онлайн-кассы нового образца способны работать в двух режимах: с передачей данных ОФД или без неё. В первом случае данные об операциях передаются по интернету. Во втором, автономном режиме все данные об операциях записываются на фискальный накопитель. После заполнения ФН ритейлер сдаёт накопленные в нём данные в налоговую.

Фискальные регистраторы. Выглядят как мини-принтеры без клавиатуры и дисплея. Могут работать только при подключении к компьютеру с установленной на нём кассовой программой. Подойдут для крупных магазинов с большим ассортиментом. Быстро печатают чеки, используют память компьютера, но не работают без подключения. Фискальные регистраторы могут применяться в составе онлайн-кассы, но для того, чтобы передавать данные в ОФД, придётся приобрести ещё и фискальный накопитель.

Облачные кассы. Подойдут только для оплаты онлайн в интернет-магазине. Их можно не покупать в собственность, избежав проблем с хранением и обслуживанием. Онлайн-кассы находятся в специальных дата-центрах, а ритейлеры арендуют их. К кассе можно подключаться через интернет и пользоваться ей как приложением. Всё техническое обслуживание берёт на себя облачный сервис.

POS-система. Готовый комплекс оборудования, который автоматизирует торговлю.

  • кассовый терминал
  • онлайн-касса
  • сканер штрихкодов
  • торговое ПО

Подойдёт магазину с большим ассортиментом и потоком клиентов. С ним можно загружать товары и цены, отслеживать печать ценников, добавлять акции и скидки.

Как работает онлайн-касса?

Принцип работы онлайн-кассы

Главное отличие ККТ нового образца от старых касс – наличие фискального накопителя. Он представляет собой отдельное устройство, имеющее свой номер и определенный срок службы. На фискальном накопителе хранится вся информация о финансовых операциях за конкретный промежуток времени. С него сведения передаются в Федеральную налоговую службу. По сути, ФН заменяет устаревшую контрольную ленту – ЭКЛЗ.

Процесс оформления покупки с помощью ККТ нового образца выглядит следующим образом:

Покупатель оплачивает товар или услугу.

Устройство формирует чек.

Документ сохраняется на фискальном накопителе.

Аппарат обрабатывает данные, формирует фискальный признак и передает сведения оператору.

ОФД принимает чек, сохраняет его, проверяет подлинность информации и пересылает на кассу уведомление о получении документа.

Далее оператор отправляет сведения в Федеральную налоговую службу.

При необходимости продавец выдает клиенту электронный чек, переслав его на почту или при помощи смс-оповещения.

С введением онлайн-касс общая схема взаимодействия кассира и покупателя не меняется. Однако появляется преимущество использования устройств. Оно состоит в том, что все процессы оплаты полностью автоматизированы, происходят быстрее и лучше контролируются.

До введения в обязательное использование онлайн-касс устройства старого образца печатали чеки в двойном экземпляре, один из которых оставался у продавца и вкладывался в отчет о работе ККТ в его смену. Поэтому Федеральная налоговая служба могла получать информацию о деятельности компании только после непосредственной проверки торговой точки. При онлайн-кассах процесс контроля над работой предприятия существенно упростился, благодаря чему ФНС не нужно устраивать такие частые проверки, как это было ранее. Тем более, не требуется хранить множество контрольных лент – все данные о продажах сохранены на сервере ОФД, и их можно проверить в любой момент.

Нюансы работы онлайн-кассы

Стоит знать, что при введении в деятельность предприятия ККТ необходимо соблюдать сроки передачи данных о финансовых операциях в ФНС. Ранее они не регламентировались так строго. Так, начиная рабочий день, продавец должен создать отчет об открытии смены, а завершая его – пробить информацию о закрытии. Это необходимо сделать в течение 24 часов с момента начала работ. Если нарушить данные сроки, программа заблокирует функцию создания чеков. Это приведет к остановке работы компании и штрафам.

Еще одним нюансом в работе с кассами нового образца является их функционирование в автономном режиме. При отключении интернета ККТ может некоторое время работать без доступа к сети, сохраняя сведения об оплате на фискальный накопитель. В подобном режиме устройство может действовать не более 30 дней. После истечения этого срока касса автоматически блокируется. Для введения оборудования в работу потребуется обращение в ФНС для передачи данных о платежах.

Фискальный накопитель имеет определенный срок службы в зависимости от системы налогообложения компании, где он используется. Так, для льготных режимов время использования ФН составляет 36 месяцев, ЮЛ и ИП на совмещении – 13 месяцев. Фискальные накопители необходимо хранить в течение 5 лет после окончания срока службы.

Подключение онлайн-касс и порядок их модернизации

Для соответствия требованиям закона касса должна быть зарегистрирована в реестре ФНС. Также необходимо обеспечить устройству бесперебойное соединение с интернетом. Кроме того, требуется подключение к оператору фискальных данных, с помощью которого все сведения о платежах передаются в налоговую.

Кроме покупки новых устройств можно доработать кассовую технику старого образца, если это предусмотрено ее производителями. Модернизируемые аппараты имеют возможность подключения к сети Интернет и вход для фискального накопителя. Все более современные модели позволяют произвести доработку. Модернизация кассовой техники обойдется в несколько раз дешевле по сравнению с приобретением устройств. Например, новая касса стоит в среднем 20 000 рублей. Апгрейд техники старого образца – около 6 000 рублей.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Adblock
detector