Как заполнить форму 4-ФСС по беременности и родам?

Работодатели обязаны перечислять в ФСС страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и в налоговую — на случай временной нетрудоспособности или материнства сотрудников. Что это такое и каковы основные принципы ее составления, рассмотрим в данной статье.

Нередко компании возмещают из соцстраха суммы выплаченных своим работникам пособий. Это возможно, если взносы были перечислены в большем объеме, чем вернулось пособиями. В таких случаях нужно представлять фонду промежуточную отчетность.

Назначение промежуточного отчета

С помощью промежуточного отчета в ФСС работодатель имеет возможность вернуть на расчетный счет суммы, выплаченные работникам за счет соцстраха. Взносы и расходы отражаются в отчетности по взносам, которую сдают в ИФНС. Исключение — работодатели в регионах с действующим пилотным проектом, где все расходы оплачивает сразу ФСС. Они не могут воспользоваться возмещением.

Промежуточный отчет составляется при совершении подобных выплат в первом или втором месяце отчетного периода (квартала). Подавать отчет для возмещения имеет смысл, когда по предварительным расчетам страхователя по итогам квартала общая сумма взносов к уплате будет ниже, чем общая сумма выплаченных пособий.

Если выплата пособий за счет соцстраха произошла в третьем месяце отчетного периода, промежуточный отчет не составляется. Все расходы могут быть выплачены на основании квартального отчета.

Возмещение расходов ФСС в 2020 году

С 2017 года взносы на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ) перешли под контроль ФНС, за ФСС остались только отчисления от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (НСиПЗ). В связи со сменой администрирующих органов указанные взносы отражаются в разной отчетности:

• ВНиМ — в составе нового единого расчета по взносам в налоговую службу;
• НСиПЗ — по форме 4-ФСС в фонд соцстраха.

В 2020 году возмещение по взносам осуществляет Соцстрах. Если переплата образовалась после 1 января 2017 года, то в ФСС подаются:

• заявление на возмещение по форме, рекомендуемой к использованию письмом ФСС от от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029;
• справка-расчет, содержащая информацию о начисленных, возмещенных, уплаченных взносах на ВНиМ;
• копии подтверждающих расходы документов.

Эти формы разработаны в ФСС и приведены в Письме ФСС РФ от 07.12.2016 N 02-09-11/04-03-27029. Форматов для этих документов нет, поэтому формы подаются на бумаге. Форму 4-ФСС подавать не нужно, поскольку с 2017 года в ней нет сведений по больничным.

Обратите внимание: в отношении взносов на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ) промежуточных отчетов в фонд соцстрахования сдавать не нужно.

Если переплата образовалась за период 2016 года и ранее, то сделать такой отчет в системе Экстерн можно следующим образом: при заполнении в реквизитах формы 4-ФСС нужно очистить поле «Отчетный период» и заполнить поле «Номер обращения за дотацией» нужным номером. Далее отчет распечатывается и подается самостоятельно в Фонд.

В каких случаях подается промежуточный отчет

Отчет составляется только в том случае, если сумма взносов от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (НСиПЗ) по окажется меньше суммы выплаченных работникам за этот период пособий.

При этом отчет заполняется, когда указанные выплаты были в первом-втором месяце отчетного квартала. Если выплаты сделаны в третьем месяце, то понесенные расходы отражаются в квартальном 4-ФСС и промежуточная отчетность не сдается.

Важно! Промежуточный отчет ФСС представляется в фонд, если регион, в котором зарегистрирован работодатель, не включен в пилотный проект ФСС. Участники пилотного проекта передают требуемый перечень документов в ФСС, и выплаты работнику производятся напрямую из фонда, а страхователь при этом перечисляет взносы от НСиПЗ в полном объеме.

Как заполнить промежуточный отчет

Отчет составляется по форме 4-ФСС. По принципу заполнения промежуточный отчет не отличается от стандартного квартального.

Существует несколько особенностей, которые следует учесть при заполнении промежуточной отчетности в ФСС:

1. Нет фиксированной даты для отправки отчета. Он составляется по мере надобности.
2. На титульном листе отчета в поле «Отчетный период» нужно заполнить вторую пару ячеек (после дроби). В ячейках ставится порядковый номер промежуточной отчетности. Если компания сдает ее впервые, нужно поставить код 01.
3. В отчете (в таблицах с помесячными данными) отражаются данные по первому или первому и второму месяцу квартала. Сам отчет подается с января и по месяц, в котором были выплаты пособий.
4. Вместе с отчетом нужно подать заявление, подтверждающие документы (больничные, свидетельство о рождении ребенка и т. п.).

Образец заполнения промежуточного отчета 4-ФСС

Отправьте онлайн промежуточный отчет 4-ФСС без ошибок и прямо сейчас. 14 дней Экстерна в подарок!

Как заполнить отчет 4-ФСС с больничным по беременности и родам

• Как правильно отразить пособие по беременности и родам в 4-ФСС
• Порядок подачи документов на возмещение «декретных» расходов (до 2021 года)
• Итоги

Как правильно отразить пособие по беременности и родам в 4-ФСС

В настоящее время за соцстрахом закреплены полномочия по администрированию только взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Поэтому отчет 4-ФСС содержит сведения лишь об этих взносах и облагаемой ими базе.

Актуальная форма расчета введена приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 (ред. от 07.06.2017). За отчетные периоды 2021 года сдавать нужно эту же форму, но с учетом нюансов, связаных с переходом на прямые выплаты пособий ФСС. И самый главный нюанс в части декретных и прочих социальных выплат — в отчете больше не отражаются суммы пособий к оплате за счет ФСС (не заполняется таблица 3). Однако это не означает, что информация по больничным и декретным не должна присутствовать в отчете.

Согласно ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ пособия, выплачиваемые за счет соцстраха, не облагаются «несчастными» взносами. Таким образом, пособие по беременности и родам попадет в строку 2 таблицы 1 в 4-ФСС, где будет показана в качестве необлагаемой суммы. Также оно войдет и в общую сумму начислений по строке 1 этой же таблицы.

Образец заполнения 4-ФСС за 3 квартал/9 месяцев квартал 2021 года вы можете скачать в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

4-ФСС направляется в органы соцстрахования по окончании каждого отчетного периода (квартала, полугодия, 9 месяцев, года) в срок до 20-го или 25-го числа следующего месяца — в зависимости от способа представления.

Сроки сдачи 4-ФСС в 2021 году см. здесь.

Порядок подачи документов на возмещение «декретных» расходов (до 2021 года)

До 2021 года расходы на декретные пособия и прочее соцобеспечение отражались в таблице 3 формы 4-ФСС.

Кроме того, их указывали в подаваемом в налоговую в срок до 30-го числа месяца после окончания каждого квартала едином расчете по страховым взносам. В нем показывали суммы начисленных за отчетный период взносов, в т. ч. и на ВНиМ (приложение 2 к разделу 1). При осуществлении выплат по страховым случаям заполнялось приложение 3 к разделу 1, где приводилась расшифровка расходов, связанных с больничными и декретными выплатами:

После того как налоговики принимали отчет, страхователь в случае превышения расходов над начисленными взносами мог обратиться в соцстрах с заявлением о возмещении средств на выплату страхового обеспечения.

К заявлению прилагались:

• справка-расчет;
• расшифровка расходов;

Формы справки и расшифровки рекомендованы письмом ФСС от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029.

• копия больничного с расчетом величины пособия по БиР;
• справки по форме 182-Н с предыдущих мест работы сотрудницы (если она меняла место работы в расчетном периоде).

Также соцстрах обычно просил:

• копию трудовой книжки;
• табели учета рабочего времени.

В ходе проведения камеральной проверки инспекторы ФСС могли запросить и дополнительные документы. Если никаких нарушений не было выявлено, соцстрах возвращал средства на расчетный счет страхователя.

Какие действия и документы для оплаты декретных требуются от работодателя с 2021 года, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Итоги

Пособие по беременности и родам отражается в 4-ФСС исключительно в качестве сумм, не облагаемых взносами на страхование от НС и ПЗ. Приводить в отчете расходы на оплату декретных с 2021 года не нужно.

Рубрики

Современный предприниматель

Валерия Кузнецова

Алексей Шершавин

Как заполняется отчетность в соцстрах?

Кто представляет ведомость 4 ФСС РФ?

Как определяются показатели?

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам составляется по форме-4 ФСС РФ, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 6 ноября 2009 г. № 871н. Бланк предназначен для отчетности по двум видам страховых взносов:

– взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, установленные Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ);

– взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, порядок уплаты которых регулируется Федеральным законом от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ).

Расчет по страховым взносам предоставляют предприниматели, которые нанимают работников по трудовым договорам. Если коммерсант принимает сотрудников только по гражданско-правовым договорам, то отчет 4 ФСС нужно представить, если данные договоры предусматривают уплату коммерсантом взносов по страхованию от несчастных случаев (ст. 3, 6, 17 Закона № 125-ФЗ), в таком случае вы будете заполнять форму 4 ФСС только в части уплаты взносов на «травматизм».

Годовой расчет по страховым взносам необходимо сдать до 15 января 2011 года, то есть последний приемный день – 14 января.

Представить расчет можно в бумажном виде (лично, через представителя или по почте) или по каналам электронной связи. Для подготовки Расчета удобно использовать электронный портал ФСС. После регистрации на нем можно заполнить форму-4 ФСС РФ и проверить правильность ее составления в автоматическом режиме.

Общие правила заполнения

В форме заполняются все предусмотренные показатели. В каждую строку и соответствующие ей графы вписывается только один показатель. В случае отсутствия каких-либо сведений в соответствующей строке (графе) ставится прочерк. Ведомость составляется нарастающим итогом с начала года, данные указываются в рублях и копейках.

Расчет подписывается предпринимателем с указанием фамилии, имени, отчества и заверяется печатью (при наличии). Отчет составляется в двух экземплярах: первый остается в соцстрахе, второй (с отметкой фонда) возвращается коммерсанту.

Титульный лист расчета содержит основные данные о страхователе. В адресной части указывается фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, его регистрационный номер (код страхователя, указанный в извещении, которое выдается при регистрации в фонде).

В поле «Код подчиненности», состоящем из пяти ячеек, вписывается код отделения соцстраха. Коммерсанты подают расчет по форме-4 ФСС РФ в территориальное отделение ФСС по месту жительства.

Ведомость 4 ФСС разбита на 3 раздела. Раздел I (таблицы 1 – 4, предназначен для фирм и ИП, работающих на общей системе налогообложения. Здесь отражаются взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Раздел II (таблицы 5 – 7) заполняют страхователи, применяющие специальные режимы. Раздел III (таблицы 9 – 13) предназначен для расчета по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев. Если коммерсант совмещает обычный и специальный режимы, он должен вести раздельный учет и заполнять I и II разделы. Раздел III заполняют все.

Общий режим налогообложения

В разделе I перед таблицей 1 указывается шифр, определяющий категорию плательщика: 041, 051, 061 или 071. Ниже пишется среднесписочная численность работающих, в том числе женщин и работающих инвалидов. Величина определяется в соответствии с указаниями по заполнению статистических форм, утвержденными приказом Росстата от 12 ноября 2008 г. № 278.

Таблица 1 состоит из двух частей. В первой – информация о начисленных взносах и средствах, полученных из фонда. Во второй – данные о расходах на обязательное социальное страхование работников. По строке 1 указывается задолженность по уплате страховых взносов в фонд на начало года. В отчетах за 2010 год в этой строке ставится прочерк. По строке 2 отражается сумма страховых взносов, начисленная за отчетный период с разбивкой по месяцам четвертого квартала. Рассмотрим заполнение отдельных показателей на примере.

Предположим у предпринимателя на общем режиме по трудовому договору работают 2 сотрудника с окладами 20 000 руб. Взносы на обязательное социальное страхование уплачиваются по ставке 2,9 процента. Вид деятельности ИП относится к третьему классу профессионального риска, и взносы по травматизму начисляются по ставке 0,4 процента. В третьем квартале был оплачен больничный лист одному сотруднику в сумме 16 230 руб. Данные за 2010 год о начисленных суммах заработной платы, социальных пособий и страховых взносов представлены в таблице 1.

Таблица 1

Данные о начисленных суммах заработной платы, социальных пособий и взносов

Всего за 2010 год

Заработная плата (ФОТ)

Страховые взносы (2,9%)

Страховые взносы (0,4%)

На 1 октября у ИП начислено взносов 8994,79 руб. За каждый месяц IV квартала начислялось по 1160 руб. Эти данные отражаются в графе 1 таблицы 1, а общая сумма 12 474,76 руб. (8 994,79 + 1160 + 1160 + 1160) – в графе 3.

Сумма взносов, начисленных по результатам выездных и камеральных проверок, отражается по строке 3 с разбивкой «На начало квартала» и «За отчетный квартал (месяцы)». Взносы, доначисленные за прошлые годы, пишутся по строке 4. В отчете за 2010 год в этой строке будет прочерк, она заполняется, начиная с 2011 года. Если какие-то суммы не будут подтверждены документами (например, нет больничного листа в обоснование выданного пособия), то контролеры потребуют вернуть неподтвержденную величину. Она показывается по строке 5.

Когда у бизнесмена выданные пособия превышают начисленные взносы, он может обратиться в фонд за возмещением разницы. Полученные от соцстраха суммы попадут в строку 6. Если бизнесмен переплатил взносы, то за возвратом он обращается в фонд. Если будет принято положительное решение, излишне перечисленные суммы указываются по строке 7 независимо от того, возвращены они на расчетный счет ИП или зачтены в счет погашения его задолженности по пеням и штрафам.

В нашем случае по строкам 3, 4, 5, 6 и 7 будут прочерки, так как в 2010 году не было сумм, подлежащих отражению по этим строкам. В строке 8 подводится итог: сумма строк 1 — 7. Эта строка равна 12 474,79 руб.

Показатели в строках 12 – 14 указывают на наличие переплаты в фонд на начало года. Здесь пишутся данные на 1 января отчетного года и сведения в этих строках не меняются в течение всего года. В отчете за 2010 год в этих строках будут прочерки.

По строке 15 показываются выплаты работникам, которые компенсируются соцстрахом: на начало IV квартала (1 октября) и с разбивкой по месяцам (октябрь, ноябрь, декабрь). Данные берутся из строки 16 графы 4 таблицы 2. У нас в примере коммерсант выплачивал пособие в III квартале, иных выплат в течение года не было, значит, выданная сумма — 16 230,00 руб. пишется в графе 3 (общая сумма) и в графе 1 в поле «На начало квартала», в остальных строчках будут прочерки.

В строку 16 попадут перечисленные в соцстрах суммы. Здесь опять идет разбивка: на начало IV квартала и по месяцам. Отражаются уплаченные суммы, что должно подтверждаться платежками. Здесь же записываются даты и номера платежных поручений и соответствующие им суммы. В примере коммерсант на начала квартала из начисленных сумм фактически уплатил 7834,79 руб. В IV квартале перечислено 4640 руб., из них в октябре 2320 руб. (взносы за сентябрь и октябрь), в ноябре и декабре по 1160 руб.

По строке 17 «Списано» отражается списанная сумма задолженности страхователя в соответствии с решением ФСС, принимаемым на основании постановления Правительства РФ от 17 октября 2009 г. № 820 или иными нормативными актами, принимаемыми в отношении недоимки. По строке 18 суммируются показатели строк 12, 15 – 17. В примере величина будет равна 28 704,79 руб.

Последними в таблице заполняются строки 9 – 11 и 19 – 20. По строке 9 или 19 отражается задолженность фонда перед страхователем или страхователя перед фондом на конец отчетного периода соответственно. Если величина по строке 18 больше строки 8, разница указывается в строке 9. Она покажет задолженность фонда перед бизнесменом на конец отчетного периода. Из нее по строке 10 выделяется задолженность из-за превышения расходов по соцстрахованию, по строке 11 – переплата взносов.

В нашем примере эта сумма равна 16 230 руб. (28 704,79 – 12 474,79), то есть фонд должен страхователю, и эта сумма отражается в строке 9. Эта сумма образовалась в результате выплат на цели обязательного социального страхования, поэтому сумма вписывается также в строку 10. Когда значение в строке 8 больше, чем в строке 18, разница указывается в строке 19. Это будет долг бизнесмена перед соцстрахом.

Таблица 2

Таблица 1 ведомости 4 ФСС РФ «Расчеты по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (фрагмент)

В таблице 2 обобщаются расходы по обязательному страхованию. Здесь расшифровываем показатель строки 15 таблицы 1 раздела I.

В графе 3 по строкам 1 – 4, 14 указывается количество оплаченных дней, по строкам 7 – 13 – число произведенных выплат, по строкам 5, 6, 15 – количество пособий. В графе 4 отражаются расходы нарастающим итогом с начала года, зачтенные в счет начисляемых взносов.

По строке 1 в графе 1 указывается число пособий, выданных за прошедший год, оно будет соответствовать количеству больничных листов, полученных от работников. В графе 3 указывается число календарных дней, за которые выплачивалось пособие. Обратите внимание, отражаются только дни, которые оплачивает фонд. Согласно статье 3 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, первые 2 дня болезни оплачивает коммерсант из собственных средств. С 3-го дня пособие выдается за счет средств фонда. Это правило касается только бизнесменов на обычном режиме. В строке 2 указываются такие же данные, но по совместителям.

Далее следует информация о пособиях по беременности и родам, пособиям женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности, пособиям при рождении ребенка и по уходу за ребенком. Итог подводится в строке 16, где показывается сумма строк 1, 3, 5 – 7, 14, 15.

В таблице 2 мы указываем сумму пособия по временной нетрудоспособности 16 230 руб. по строке 1 в графе 4. В графе 1 пишется 1, в графе 3 – количество оплаченных дней болезни за счет средств соцстраха – 15. В строку 16 вписывается общая сумма – 16 230 руб.

Таблица 3

Таблица 2 расчетной ведомости 4 ФСС РФ «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (фрагмент)