Как заполнять кассовую книгу ИП

Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
Кассовая книга состоит условно из двух частей:
- титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
- основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Кассовая книга (форма КО-4)

Кассовая книга — это документ, в котором отражаются все операции по кассе — то есть с наличными деньгами. Это учетная ведомость, которую ведет организация или ИП при выдаче и приеме наличных средств в кассе.

Законодательство предписывает вести кассовую книгу всем юридическим лицам и ИП, которые работают с «наличкой». Ее заполняет специальный сотрудник, обычно — кассир или бухгалтер.

Бланк кассовой книги имеет номер КО-4, он утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Как вести кассовую книгу? Это можно делать:

в электронном виде в программе учета (1С, Контур Бухгалтерия и другие).

Заполнение кассовой книги вручную

Купить саму книгу можно в профильных киосках в налоговых инспекциях, а также в ряде магазинов канцелярских товаров. Покупая готовую книгу, можно быть уверенным, что она оформлена должным образом. А именно: прошнурована и пронумерована. Перед началом работы общее количество листов необходимо написать на последней странице, там же ставятся подписи главбуха, руководителя и печать компании или ИП (если печать в организации или у предпринимателя есть — с недавних пор она стала необязательной и применяется по усмотрению хозяйствующего субъекта).

В книгу каждый день вносятся все записи о приеме и выдаче денег. Каждый лист кассовой книги поделен на две равные части — оригинал и копия. Оба они заполняются кассиром (копию обычно делают под копирку) и нумеруются одним и тем же номером. Разница в том, что один является неотъемлемой частью книги, а второй отрывается по итогам дня. Это ежедневный отчет кассира, который он передает своему непосредственному руководителю.

В конце дня кассовая книга возвращается бухгалтеру или руководителю для сверки и утверждения.

Заполнение кассовой книги в электронном формате

Все бухгалтерские программы содержат возможность заполнения книги электронно, ведь это — важный учетный документ. Основные принципы ее ведения — такие же, как и при заполнении от руки. Главное, что нужно помнить, — книгу заполняют по каждой операции приема или выдачи денег, своевременно и полностью.

Обычно кассовые книги в программах выполнены в виде удобных для заполнения форм. По окончании рабочей смены кассир ее распечатывает, подписывает и относит бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами за день.

Можно вести кассовую книгу и без использования программного обеспечения, например — делая записи в MS Excel. Это не так удобно, но привычно и не требует затрат на бухгалтерский софт. В этом случае ежедневная распечатка заполненных листов также должна совершаться по окончании рабочего дня.

Раз в год из распечатанных листов нужно сформировать саму книгу — прошить, подсчитать и написать общее количество листов, после чего поставить подписи и печать (аналогично ручному заполнению).

Бланк кассовой книги (форма КО-4)

Как правильно прошить кассовую книгу?

Видеоролик (длительность 1,5 минуты) подготовлен специалистами Интернет-бухгалтерии «Мое дело».

Ответственность за нарушение правил ведения кассовой книги

Штрафы могут быть наложены за отсутствие кассовой книги в организации или ИП или за ее неправильное ведение. Такая ответственность предусмотрена КоАП РФ. Штрафы составляют:

на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.

Кассовая книга для ИП и правила ее заполнения

Ведение кассовой книги одно из требований кассовой дисциплины. В ней учитываются все поступающие и выданные денежные средства. Записи в кассовой книге осуществляются на основании приходного и расходного кассового ордера.

Кассовая книга ведётся двумя способами:

записи делаются на бумаге собственноручно или при помощи технических средств. В этом случае заверяется личными подписями ответственных лиц и печатью;
учёт ведётся с помощью компьютера в электронном виде и заверяется электронной подписью.

Кассовая книга заводится в единственном экземпляре и включает в себя все финансовые операции с наличными деньгами в независимости от количества видов деятельности и систем налогообложения, используемых для ведения бизнеса.

Стоит заметить, что с 01.06.2014 с индивидуальных предпринимателей снимается обязанность по ведению кассовой книги на основании Указа Центробанка под номером 3211-У. Они должны иметь отчётность в виде расчётных и платёжных ведомостей в случае наличия наёмных рабочих для выплаты заработной платы и других вознаграждений.

В данном указании идёт речь о предоставлении права каждому ИП не вести кассовую книгу, но оно не запрещает её иметь для удобства бухгалтерского учёта. Если у предпринимателя она была до даты принятия указа, он может ее вести и дальше. Только теперь ни один контролирующий орган не может ее потребовать.

В настоящее время для ИП кассовая книга считается вспомогательным инструментом в организации своей финансовой деятельности и учёта движения наличных денежных средств. Поэтому знание как заполнять кассовую книгу ИП все равно остаётся актуальным.

Основные правила оформления кассовой книги

Данный документ является формой отчётности при проведении операций с наличностью, поэтому он имеет стандартный вид и единые правила оформления. Они заключаются в следующем:

оформление начинается с титульного листа, где указываются реквизиты предприятий и индивидуальных предпринимателей. Здесь же должны быть указаны даты начала и конца периода, на который кассовая книга была заведена;
каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита;
книга заводится в течение одного календарного года и не может переходить на следующий год.

Ответственность за правильное заполнение соответствующих разделов кассовой книги лежит на кассире или бухгалтере объекта малого бизнеса. В случае отсутствия данных должностей её может вести сам предприниматель или директор предприятия. Если была совершена ошибка при заполнении документа нельзя её, исправлять корректором или любыми другими способами. Необходимо аккуратно зачеркнуть и поставить подпись и заверить её печатью. Если в течение рабочего дня движение наличных денежных средств через кассу не производилось никаких записей делать не нужно.

Порядок заполнения кассовой книги

Кассовая книга ИП на УСН и других системах налогообложения имеет единую форму и вид. Если предприниматель решил её оформлять ему необходимо, воспользоваться следующей инструкцией и строго следовать определённому порядку.

Заполнение титульного листа

В данном разделе необходимо указать полное название в соответствии с документами, свидетельствующими об открытие ИП. Также указывается ОКПО присвоенное Росстатом, если оно отсутствует необходимо поставить прочерк. Затем следует указать название отдела, заполняющего книгу, при его отсутствии ставится прочерк. На этой странице необходимо указать время, в период которого книга будет действовать. Важно помнить, что период действия кассовой книги не может превышать одного календарного года, также нельзя ставить дату начала и дату окончания периода в разных годах.

Как заполнить кассовый лист

Кассовая книга ИП имеет те же пункты что и для ООО, поэтому для предпринимателей, решивших сменить форму правовой ответственности, никаких различий не будет.

Кассовый лист начинается с записи, в которой указывается число, месяц, год заполнения, а также порядковый номер подшитого листа. Затем указывается остаток в кассе, который перешёл с предыдущего дня. Далее вносится вся информация за рабочий день в соответствии с выписанными приходными и расходными кассовыми ордерами. Она включает в себя номера ПКО и РКО и корреспондирующие счета. При этом необходимо учитывать, что для денежных средств, поступающих в кассу и расходуемых сумм, есть отдельные графы, и при заполнении прихода в графе расход оставляется пустое место. Прочерки ставить не надо.

По завершении рабочего дня необходимо подсчитать итоговые суммы всех операций и записать в соответствующих графах для денег, которые поступили в кассу, и те, что были выданы из неё.

Далее следует указать остаток, переходящий на следующий день, при этом необходимо отдельно указать суммы, предназначенные для выплаты пособий, стипендий и заработных плат. В конце листа кассир, оформивший его, ставит подпись с фамилией и инициалами. Затем лист подписывает бухгалтер, который проверил правильность оформления кассовой книги и тоже указывает свою фамилию и инициалы.

Каждый предприниматель сам вправе решать должен ли ИП вести кассовую книгу. И если он решился на ведение этой документации лучше делать это с соблюдением всех правил по оформлению. Поэтому необходимо знать, как правильно подшить листы кассовой книги.

Правила сшивания кассовой книги

Кассовая книга должна иметь пронумерованные листы от первого до последнего без исключения. Затем их прошнуровывают или прошивают и заверяют подписью директора или бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяются печатью.

Сам процесс сшивания не займёт много труда и времени главное сделать все предельно аккуратно и правильно. Понимать, как подготовить документ не менее важно, чем знать, как заполнять кассовую книгу ИП. Для начала проверьте перед сшиванием правильность всех листов и расположение листов в соответствии с порядковым номером. Затем прошейте их таким образом, чтобы узелки были со стороны последнего листа и наклейте на них белые прямоугольники из бумаги. На приклеенных прямоугольниках должно быть написано, сколько листов заверено печатью, поставлена роспись бухгалтера или директора. Все надписи и подписи, сделанные на прямоугольнике, заверяются печатью.

Должен ли ип ежедневно заполнять кудир, чтобы не вести кассовую книгу

«Главная книга», 2014, N 20

С лета ИП освобождены от оформления кассовых ордеров и кассовой книги, если в соответствии с налоговым законодательством они ведут учет доходов (доходов и расходов), иных объектов налогообложения либо физических показателей (последнее — для ИП на ЕНВД) . ИП на УСНО, на ОСНО и на патенте ведут такой учет в книгах учета доходов и расходов (КУДиР) .

Сразу скажем: на наш взгляд, выделенное условие означает, что ИП должен на деле вести такой учет, а не просто быть в принципе, по НК РФ, обязанным его вести . Поэтому если предприниматель вдруг по каким-то причинам налоговый учет вообще не ведет, то ПКО, РКО и кассовая книга у него должны быть. Иначе — штраф за неоприходование наличных (под которым понимается невнесение записей о составленных за день РКО и ПКО в кассовую книгу ) по ч. 1 ст. 15.1 КоАП.

Другое дело, что далеко не все ИП, которые ведут налоговый учет, заполняют КУДиР ежедневно. Многие делают это время от времени, например раз в месяц или раз в квартал, в зависимости от количества операций. И у них возникает вопрос: грозит ли штраф за неоприходование наличных, если на момент кассовой проверки в КУДиР нет записей о каких-то последних операциях с наличными, отраженных в других документах (например, Z-отчетах, журналах кассира-операциониста, чеках ККТ)? А бывает, что какой-либо доход по ошибке или даже намеренно учтен в книге не в том отчетном периоде.

ФНС еще в июле дала инспекциям указание не проверять полноту оприходования наличных у ИП .

Однако под козырек взяли не все инспекции. Наша читательница сообщила: предпринимателя, у которого она ведет учет, все-таки проверили и оштрафовали по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за неоприходование выручки из-за того, что суммы некоторых доходов не были занесены в книгу учета доходов и расходов. Видимо, инспекторы на местах понимают Указание Банка России так: от ведения кассовой книги освобождены только те ИП, которые ежедневно записывают в КУДиР подлежащие отражению в ней на этот день доходы и расходы, то есть ведут КУДиР в режиме заполнения кассовой книги. Посмотрим, законен ли в таких ситуациях штраф за неоприходование наличных и вправе ли налоговики вообще теперь приходить к ИП с проверками полноты учета выручки.

Пункты 4.1, 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание).
Статья 346.24, п. 1 ст. 346.53, п. 2 ст. 54 НК РФ.
Постановление 14 ААС от 30.06.2014 N А05-2033/2014.
Абзац 3 п. 4.6 Указания.
Письмо ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 (п. 2).

Проверка наличной выручки у ИП

Правомерна ли такая проверка? Да, правомерна. Ведь на законодательном уровне полномочия по проведению проверок полноты учета предпринимателями выручки у инспекций никто не отбирал . Не внесены изменения и в Административный регламент таких проверок, который предусматривает их проведение у ИП тоже . Обычно налоговики совмещают проверку полноты оприходования выручки с проверкой применения ККТ.

При проведении проверки инспекторы обязательно требуют КУДиР — это им предписывает сделать Регламент . В частности, налоговики сверяют записи в журнале кассира-операциониста с записями в книге учета доходов и расходов .

Предпринимателям не нужно отказываться представить КУДиР для такой проверки. Несмотря на то что эта книга заполняется для исчисления налоговой базы, она все же имеет отношение к предмету проверки , так как является доказательством того, что предприниматель ведет налоговый учет доходов и расходов и поэтому правомерно пользуется освобождением от оформления кассовых ордеров и кассовой книги. За отказ представить КУДиР по требованию проверяющих инспекция через суд попробует оштрафовать ИП на 300 — 500 руб. .

Пункт 1 ст. 7 Закона от 21.03.1991 N 943-1; п. 1 ст. 7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
Пункт 1 Административного регламента, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н (далее — Регламент).
Подпункты «с», «т», «у», «ф» п. 29 Регламента.
Пункт 37 Регламента.
Пункт 30 Регламента.
Статья 19.7 КоАП РФ.

КУДиР — не замена кассовой книги

Теперь покажем, что ни отсутствие в КУДиР записей о доходах и расходах за последние дни, ни учет некоторых доходов не в том периоде, в котором следовало бы, нельзя расценить как неоприходование наличных. Дело в том, что заполнение КУДиР в таком же режиме, в каком следует заполнять саму кассовую книгу (то есть ежедневно регистрировать все подлежащие отражению на эту дату операции ), вовсе не является условием освобождения от ведения последней. И вот почему.

Во-первых, Указание хотя и устанавливает ведение налогового учета как условие освобождения от ведения кассовой книги, но ничего не говорит о ежедневной регистрации данных такого учета. Поэтому достаточно, чтобы ИП вел его по правилам, установленным налоговым законодательством. Ни НК, ни Порядки заполнения КУДиР на ОСНО, УСНО и патенте не требуют ежедневного заполнения КУДиР. В Порядках есть требования:

непрерывности ведения КУДиР . Это вовсе не означает ежедневной записи всех доходов и расходов. Речь идет всего лишь о том, что учет ведется за все время работы ИП — от его госрегистрации в качестве предпринимателя до регистрации прекращения им предпринимательской деятельности;
хронологической последовательности отражения операций . То есть операции нужно фиксировать в той последовательности, в которой они совершаются, что не имеет отношения к моменту внесения записей в книгу.

Также в налоговом законодательстве, в отличие от кассовых правил, существуют налоговые и отчетные периоды. Налог либо авансовые платежи по налогу по итогам таких периодов рассчитываются на основе КУДиР. То есть для соблюдения налогового законодательства достаточно, чтобы доходы и расходы были отражены в КУДиР на момент истечения срока уплаты налога (авансовых платежей по налогу). Более того, если книга ведется на компьютере, то распечатать и подписать ее следует только по окончании налогового периода .

Во-вторых, КУДиР в принципе не может служить заменой кассовой книги, так как в ней не должны отражаться некоторые операции с наличными, подлежащие внесению в кассовую книгу (например, получение займа). В КУДиР попадают только те операции, которые сопровождают появление у ИП облагаемых доходов и учитываемых в налоговых целях расходов.

В-третьих, ИП на вмененке вообще не обязаны вести в налоговых целях учет доходов и расходов (у них учет — это отражение физических показателей в декларации по ЕНВД), но, несмотря на это, и они освобождены от ведения кассовой книги. Значит, ежедневная регистрация доходов не является необходимым условием для такого освобождения.

Абзац 4 п. 4.6 Указания.
Пункт 1.2 Порядка (Приложение N 2 к Приказу Минфина России от 22.10.2012 N 135н) (далее — Порядок N 2); п. 1.2 Порядка (Приложение N 4 к Приказу Минфина России от 22.10.2012 N 135н) (далее — Порядок N 4); п. 2 Порядка, утв. Приказом Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002.
Пункт 1.1 Порядка N 2; п. 1.1 Порядка N 4.
Пункт 1.4 Порядка N 2; п. 1.4 Порядка N 4; п. 7 Порядка, утв. Приказом Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

Когда возможен штраф за неоприходование

Подведем итог. Штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за неоприходование наличных для не ведущего кассовую книгу ИП на ОСНО, УСНО или патенте если и возможен, то только при условии, что:

имеется наличная выручка;
вообще отсутствуют записи в КУДиР за налоговый (отчетный) период на момент истечения срока уплаты налога (авансовых платежей по налогу) за этот период. Тогда получается, что в указанном периоде он обязан был составлять ПКО, РКО и вести кассовую книгу;
не истек срок давности привлечения к административной ответственности, который составляет 2 месяца .

Есть неясность с тем, от какого момента отсчитывать эти 2 месяца. При длящемся нарушении (то есть при таком действии или бездействии, которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей ) двухмесячный срок отсчитывают с момента обнаружения нарушения, а при недлящемся — с момента совершения.

Например, срок уплаты аванса по «упрощенному» налогу по итогам I квартала — 25 апреля. На этот момент у применяющего УСНО ИП не заведена КУДиР или в ней вообще нет записей. Значит, налоговики могут решить, что в I квартале у ИП была обязанность составлять кассовые ордера и регистрировать их в кассовой книге. И если ИП этого не делал, то ИФНС может оштрафовать его за неоприходование наличных:

(если) считать нарушение недлящимся — при обнаружении его до 26 июня;

(если) считать нарушение длящимся — в течение 2 месяцев с даты его обнаружения (независимо от того, сколько времени прошло с момента нарушения до момента обнаружения).

В пользу первого варианта — вывод ВАС о том, что неоприходование наличных не является длящимся нарушением, поэтому срок давности отсчитывают с того конкретного дня, за который не оприходованы наличные . Этот подход взяли на вооружение и суды . Однако все они рассматривали дела не об отсутствии кассовой книги вообще, а о том, что наличные не были отражены в кассовой книге в день их получения.

У нас же нарушение — неоприходование наличных — выражается в отсутствии сразу и КУДиР за отчетный (налоговый) период на момент истечения срока уплаты налога (авансового платежа по налогу), и записей за какой-либо день этого периода в кассовой книге. Так что нельзя исключать, что в таком случае суд сделает вывод: нарушение — длящееся. Такой прецедент уже есть .

Если КУДиР заполнена, но в ней не показаны какие-то отдельные доходы или расходы либо они показаны не в «своем» периоде, то это нарушение налогового, а не кассового законодательства. И за это инспекция может оштрафовать ИП:

(или) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов — если доходы и расходы не попали в КУДиР два раза и более в течение года;

(или) за неуплату налога — если в результате неучета дохода или расхода возникла недоимка .

Статья 4.5 КоАП РФ.
Пункт 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 N 5.
Постановление Президиума ВАС РФ от 31.01.2006 N 10196/05.
Постановления 2 ААС от 31.07.2014 N А29-1732/2014; 7 ААС от 26.08.2013 N А02-626/2013; 8 ААС от 03.07.2013 N А75-1194/2013; 9 ААС от 22.01.2014 N 09АП-42313/2013, от 26.06.2013 N 09АП-16230/2013; Решение Мосгорсуда от 18.09.2013 N 7-2520/13.
Постановление 14 ААС от 30.06.2014 N А05-2033/2014.
Пункты 1, 2, 3 ст. 120 НК РФ.
Статья 122 НК РФ; Определение КС РФ от 18.01.2001 N 6-О.

Кассовая книга для индивидуального предпринимателя

Предприниматели должны вести учет движения денежной наличности наряду с предприятиями других форм собственности. Учет предполагает документальное оформление поступления, выдачи денежных средств, сдачи наличности в учреждение банка.

Обязанность ведения кассовой книги предпринимателями

В 2014 году законодательством внесены изменения в порядок ведения предпринимателями кассовой книги. На основании Указания Центробанка от 11.03.2014г. за № 3211-У ИП освобождены от ведения кассовой книги. Нововведение законодательства не означает отказа от ведения учета наличных денежных средств, но допускает отсутствие точного учета и исключает проверки кассы налоговыми органами.

Требование законодательства состоит в обязательном учете физических показателей деятельности предпринимателя, на основании которых начисляются налоги. Данное указание можно в первую очередь применить к учету специальных режимов налогообложения ИП.

Преимущественное количество активно работающих ИП продолжают вести журнал и оправдательные документы. Если предприятие использует общую систему налогообложения или имеет значительные денежные обороты, неведение кассовой книги может привести к потере данных или, что также вероятно, сокрытию средств недобросовестными сотрудниками.

Прямое указание на отсутствие необходимости вести кассовую книгу предпринимателям на ОСН отсутствует. Кроме того, если ИП имеет зарегистрированную технику ККТ, в этом случае ведение журнала необходимо. Проверка ведения учета ККМ производится одновременно с контролем поступления денежных средств в операционную кассу ИП. Если журнал вести правильно, проверка имеет положительный результат.

Послаблением в учете операций воспользовались только предприниматели, имеющие:

малые обороты денежной наличности;
отсутствие численности работников;
незарегистрированный ККМ, используемый в качестве способа учета движения наличности.

Простота заполнения книги и сопровождающих документов позволяет предпринимателю использовать журнал для контроля операций. Если самостоятельно сложно разобраться в порядке движения документов, подсказать, как правильно заполнять формы, могут специалисты – налоговые консультанты обслуживающих учет компаний.

Отличие кассы от ККМ

В учете денежной наличности различают средства, полученные с использованием контрольно-кассовой техники и операционную кассу предприятия. Если ИП имеет зарегистрированную в установленном порядке ККМ, денежная наличность поступает операционисту с выпиской документа о приеме – чека, иной формы.

По окончании кассовой смены наличность по отчету кассира вносится в операционную кассу предприятия. Кассир оформляет операцию приходным кассовым ордером. При отсутствии официально зарегистрированного ЭКЛЗ денежная наличность может не сдаваться в кассу по окончании рабочего дня (вариант, используемый ИП на ЕНВД при расчетах с населением в розничной торговле).

Общие положения о журнале

Предприниматель может вести только одну книгу. На титульном листе необходимо указать основные реквизиты предпринимателя. Второй экземпляр не допускается и заводится на предприятии только по окончании предыдущего экземпляра. Вести кассовую документацию и книгу поручают одному лицу:

Ответственность за ведение документа возлагается на кассира – материально ответственное лицо. С сотрудником, помимо трудового договора, заключается соглашение о полной материальной ответственности.
При уходе в отпуск или возникновении иного разрешенного законодательством случая отсутствия вести кассовую документацию разрешается другому сотруднику. Документы и наличность передают правильно, по акту. Право ведения журнала определяется приказом ИП.

При наличии нескольких торговых точек выручка вносится по приходным кассовым ордерам после их закрытия. Если точек значительное количество, допускается взнос в операционную кассу по одному приходному ордеру, составляемому старшим кассиром. К документу прилагается реестр с подробной разбивкой по точкам.

Внимание! Заполнять кассовую книгу необходимо в четкой хронологии событий. Операция должна быть занесена в день движения средств – прихода или расхода.

Журнал может составляться в электронном или ручном варианте. Выбор того, как вести форму, определяется в добровольном порядке и в зависимости от оборотов ИП. Для малых размеров выручки ручная форма не менее удобна, чем электронный вариант.

Ручная форма ведения кассовой книги

При ручном заполнении документ до начала его ведения нумеруется, прошивается и заверяется подписью ИП. При нумерации страниц используется сквозной способ проставления номеров. Если предприниматель использует печать, на скрепляющем прошивку листке ставится печать, конец которой должен попасть на журнал.

При ручном заполнении документа:

Исключаются помарки, подчистки и исправления записей. Требование распространяется как на листы кассовой книги, так и на оправдательные формы, подтверждающие движение денежных средств. При возникновении неверной записи лист перечеркивается по диагонали с записью поверх линии в форме «испорчено» или ином аналогичном варианте.
По окончании кассового дня бухгалтерский работник должен вывести остатки денежной наличности. Величина остатка переходит на следующий день и служит начальной суммой листа.

В форме указывается количество подшитых приходных и расходных ордеров. Документы первичного учета необходимо вести и подшивать отдельно. Книга состоит из 2-частей – вкладыша и отчета кассира, который подлежит подшивке одновременно с формами первичного учета.

Электронная форма ведения журнала

При электронном ведении документ необходимо распечатывать по периодам. Предприятие в форме ИП самостоятельно определяет периодичность в зависимости от количества документооборота. После распечатывания документа его необходимо сшить и подписать в установленном порядке.

Электронная форма достаточно удобна и имеется во всех сопровождающих учет бухгалтерских программах. Преимущества электронной формы:

Отсутствует необходимость подсчета дебетовой и кредитовой части документа с выводом сальдо.
Перенос остатков производится автоматически.
Нет необходимости нумерации листов. Функция задается автоматически.
В программе можно задать правильные проводки для дальнейшего формирования данных.
При заполнении нет необходимости записи фамилий, инициалов сотрудников и их паспортных данных для первичного учета. Показатели вносятся единожды в справочники программы.

Если вести форму в автоматическом режиме, исключаются ошибки, на поиск и устранение которых тратится значительное количество времени. Хранение журнала осуществляется по правилам, определенным для форм первичного учета.

Важно! Книга подлежит хранению в течение 5-ти лет. По окончании срока создается комиссия по уничтожению документа и производится утилизация по письменному акту. Акт необходимо продолжать хранить бессрочно.