Какой срок хранения счетов-фактур?

Правила хранения электронных документов в организации и у ИП

Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Общие принципы

Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.

Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

Организация хранения электронных документов

В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила):

Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).

Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).

Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).

Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;

при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.

Особенности хранения электронных счетов-фактур

Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Хранение счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (п. 10 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@)

Храните подлинники!

Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.

Так, ФНС России не раз подчеркивала, что замена подлинника документа его электронным скан-образом (копией) не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа. В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Электронный скан-образ, даже будучи подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон, подписавших оригинал, останется лишь копией (Письма ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@, от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

В связи с этим напомним, что «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) вводит следующие понятия:

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (п. 23 — 25) определено, что экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Совсем недавно Правительством РФ внесен в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов). Если он со временем станет законом, это расширит возможности для маневрирования в сфере организации хранения документов. Могут быть на законодательном уровне разрешены конвертация электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания), а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. Это позволит хранить исходный документ один год, а весь оставшийся срок хранения – преобразованный документ равнозначный подлиннику. Безусловно, речь не идет о банальном копировании. Например, электронный дубликат бумажного документа согласно законопроекту будут получать так:

1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).

2. В дубликате будут в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа.

3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.

4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.

Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.

Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Макрос

портал для бухгалтеров

Срок хранения счета фактуры

  • Справочник
  • 23.11.2019
  • от автора admin

НК РФ о сроках хранения счетов-фактур

Срок хранения счетов-фактур (и бумажных, и электронных) – не менее четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Срок начинает исчисляться с первого числа квартала, следующего за тем кварталом, в котором вы в последний раз использовали счет-фактуру при расчете НДС и для составления отчетности (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

Например, если вы выставили отгрузочный счет-фактуру, то четырехлетний срок его хранения исчисляйте с первого числа квартала, следующего за тем, в котором вы отразили этот счет-фактуру в книге продаж и уплатили по нему налог (п. п. 1, 3 Правил ведения книги продаж).

А при получении счета-фактуры от продавца срок хранения исчисляйте с первого числа квартала, следующего за тем, в котором вы заявили весь вычет или его последнюю часть (если вычет вы заявляли частями).

Заканчивается срок хранения счета-фактуры в соответствующее число и месяц четвертого года. То есть если срок исчисляется с первого числа второго квартала, то истечет он первого числа второго квартала четвертого года. Если последний день срока выпадет на выходной или нерабочий праздничный день, последним днем срока будет следующий за ним рабочий день (п. п. 3, 7 ст. 6.1 НК РФ).

Сколько хранить продавцу и покупателю

В 2019 году продавец хранит выставленные им счета-фактуры:

  • на отгрузку – четыре года со дня окончания квартала, в котором он зарегистрировал в книге продаж этот счет-фактуру и отразил в декларации по НДС начисление налога;
  • на аванс – четыре года со дня окончания квартала, в котором он зарегистрировал этот счет-фактуру в книге покупок и отразил в декларации по НДС вычет налога, исчисленного при получении аванса.

В 2019 году покупатель хранит полученные им счета-фактуры:

  • на отгрузку – четыре года со дня окончания квартала, в котором он зарегистрировал в книге покупок этот счет-фактуру и отразил в декларации по НДС вычет налога;
  • на аванс – четыре года со дня окончания квартала, в котором он зарегистрировал этот счет-фактуру в книге продаж и отразил в декларации по НДС восстановление налога, принятого к вычету при перечислении аванса. Если покупатель не принимал НДС с аванса к вычету, то авансовый счет-фактуру можно не хранить.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц). Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558). Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 перечня № 558).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф от 5 до 10 тыс. руб. предусмотрен для должностных лиц ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).

Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Подробнее об обязанности ведения журнала счетов-фактур читайте в материале «Журнал учета счетов-фактур: кому он потребуется».

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2019 года, отсчет срока хранения начнется с 01.10.2019.

О том, как правильно заполнить декларацию по НДС, читайте в материале «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются и для их хранения устанавливаются одинаковые сроки. Такой подход объясняют тем, что добровольное увеличение срока хранения (согласно п. 1 ст.29 закона № 402-ФЗ срок хранения накладных составляет 5 лет и превышает срок хранения счетов фактур) закону не противоречит. Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

  • их поступления после окончания налогового периода;
  • наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
  • выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Об особенностях электронного счета-фактуры читайте .

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 4 года (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

См. также «Как правильно хранить электронные счета-фактуры?»

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году

Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)

Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)

(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)

Инвентарная карточка ОС

5 лет после выбытия ОС

Приказы по основной деятельности

До закрытия компании

Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)

Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО

До закрытия компании

До закрытия компании

Документы по налогам

Регистры налогового учета

Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)

Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде

Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте

Книги покупок и продаж с доп листами

Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН

До закрытия компании

Акт сверки с ИФНС

Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу

в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков

Документы по страховым взносам

Платежки на перечисление взносов

Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

Годовой – до закрытия компании

Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)

До закрытия компании

Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)

Хранить вместе с отчетом

Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)

До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)

Личная карточка и копии документов работника*

— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;

— 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

Трудовой договор и дополнения к нему

Приказы по кадрам

Табель учета рабочего времени

Больничный лист и расчет по нему

График отпусков работников

1 год после использования

До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Не спешите избавляться от счетов-фактур, их срок хранения продлили

Приказом Росархива установлены новые требования к обеспечению сохранности учетных документов. Для каждого из них установлен срок хранения.

Приказ №236 Федерального архивного агентства

Федеральное архивное агентство (Росархив) выпустило Приказ №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Приказ вступил в силу 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому и бухгалтерскому учету.

Ранее периоды архивации бухгалтерских документов были регламентированы Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статьей 29 был установлен срок 5 лет. Отдельные требования применялись к документации, которую требовалось хранить бессрочно, в том числе, когда по объективным причинам содержание в архиве продлевалось.

Однако в 2020 году следует соблюдать новые сроки, руководствуясь приказом Росархива.

Таблица сроков хранения бухгалтерских документов

Увеличено время хранения счет-фактур, в соответствии с новыми требованиями они могут быть уничтожены только спустя 5 лет после окончания отчетного года. Книги учета доходов и расходов при УСН нужно будет хранить всего 5 лет, а не бессрочно.

Также в новом Перечне появились сроки хранения следующих документов:

  • годовых и квартальных расчетов по страховым взносам — 50/75 лет;
  • справок об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справок о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет;
  • карточек индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов — 6 лет.
документ прежние сроки новые сроки
расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года) 6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет
справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах 5 лет, часть документов нужно хранить постоянно 10 лет после возмещения ущерба
счет-фактура 4 года 5 лет
книги учета доходов и расходов на усн до ликвидации 5 лет
справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций 5 лет
справки о состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
переписка о реструктуризации налоговой задолженности 6 лет
реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет

Файловый архив электронных документов для вашей компании

На протяжении всего срока хранения документ должен быть доступным для чтения, читабельным и имеющим юридическую силу.

Файловый архив электронных документов позволяет поддерживать полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде, начиная с подготовки электронных версий документов, и заканчивая утилизацией единиц хранения по истечении соответствующих сроков.

Архив удобно использовать, определять назначение документов, проверять целостность их комплекта и корректность электронных подписей, формировать печатные формы, проводить автоматизированную экспертизу электронной подписи, формировать опись документов в архиве.

Создайте свой архив электронных документов в программе Файловый архив. С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Подробнее о том, как организовать хранение электронных документов: описание, тарифы, интеграция с Контур.Диадок и Контур.Экстерн вы можете узнать у наших менеджеров, заполнив форму:

Новые сроки хранения документов в организации в 2021 году

18 февраля 2020 года руководитель Федерального Архивного Агентства (Росархива) подписал Приказ N 236 об обновлении списка типовой управленческой документации. Он изменяет нормативные сроки, предусмотренные для обязательного хранения документации по различным видам учета – налогового, кадрового и бухгалтерского. Рассмотрим внесенные изменения более детально.

Сроки хранения по видам документации

Специалисты Росархива подготовили разъяснения, в которых изложены изменения 2020 года, внесенные в правила хранения, которые подлежат обязательному выполнению в 2021 году. В частности, декларации по налогам и счета-фактуры юридических лиц требуется хранить дольше. Корректировки в сроках хранения остальных документов приводятся ниже.

Документы учета налогов:
  • счета-фактуры – увеличение на год – с 4-х до 5-ти;
  • сведения о доходах персонала, предоставляемые в налоговые органы – снижение до 5 лет (ранее документы требовалось хранить 75 лет);
  • учетные книги по доходам и расходам хозяйствующих субъектов (ИП и ООО) на упрощенке — снижение до 5 лет, до внесения изменений предусматривалось постоянное хранение;
  • расчеты по взносам на страхование сотрудников юрлиц– увеличение до 50/75 лет в зависимости от даты времени составления документации (соответственно — с 2003-го и до 2003-го года);
  • карточки индивидуального учета выплат по страховым взносам – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки продлены до 50/75 лет (определяется по принципу, аналогичному описанному выше для расчетов по страховым взносам);
  • декларации по налогам и обязательным сборам, предоставляемые в ФНС – увеличение с 5 до 6 лет;
  • переписка с налоговыми органами в случае несогласия налогоплательщика со сведениями инспекторов – увеличение с 5 до 6 лет.
Документация бухучета
  • документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах – увеличение до 10 лет при условии возмещения ущерба. В случае возбуждения уголовных дел документация хранится до момента принятия итогового решения;
  • документы о выплате зарплаты и прочих выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки возрастают до 50/75 лет в зависимости от времени составления документов по описанному выше принципу.
Документы кадрового делопроизводства
  • приказы о вынесении дисциплинарных взысканий и документы, на которых они основаны – снижение на 2 года — с 5-ти до 3-х;
  • заявки о потребности в иностранных сотрудниках – снижение с 5 до 1 года;
  • документы о текущем состоянии ТБ и ОТ на предприятии, а также мерах по его улучшению – снижение до 5 лет;
  • учетные карточки, книги, базы данных по отпускам, журналы — увеличение с до 5 лет;
  • документы учета аварий и несчастных случаев на производстве – снижение до 45 лет;
  • графики выхода персонала в отпуск – увеличение с 1 до 3 лет.

Действующее законодательство предусматривает особые требования к хранению документов бухучета. Для этого необходимо оборудовать отдельное помещение, в котором расположились бы шкафы или сейфы. Перечень нормативных требований к планировке таких хранилищ приведен в Правилах, утвержденных Приказом №526, изданным Минкультуры 31 марта 2015 года. С целью более эффективного управления хранением организация имеет возможность создать собственный архив. Исходя из объема документации, архив структурно оформляется самостоятельным административным подразделением, либо состоит в службе делопроизводства.

Нормативные сроки хранения документации

В результате внесенных изменений актуальные сроки хранения наиболее распространенных разновидностей учетных документов – по налогам, бухгалтерии и кадрам – приобрели следующий вид.

Налоговая документация:
  • документы, обосновывающие сведения налоговых деклараций – как минимум, 4 года;
  • расчеты и декларации по налогам, обязательным взносам и сборам – как минимум, 6 лет;
  • счета-фактуры, выписанные в адрес контрагентов – 5 лет;
  • журнал учета оформленных счетов-фактур – как минимум, 4 года с даты внесения последней записи;
  • книги учета покупок и продаж (вместе с дополнительными листами к ним) – как минимум, 4 года с момента последней записи;
  • документы для подтверждения убытка или обоснованности уменьшения налогооблагаемой базы на УСН – на все время пользования льготой.
Бухгалтерская документация:
  • первичная документация – как минимум, 5 лет по завершению отчетного периода;
  • регистры бухучета –как минимум, 5 лет (дополнительное требование – проведение проверки или ревизии по отчетному году);
  • внутренняя документация по учетной политике –как минимум, 5 лет (срок начинается календарным годом последнего использования документов).
Кадровая документация:
  • по персональному составу компании (при оформлении до 2003 года) – 75 лет с момента составления;
  • по персональному составу компании (при оформлении с 2003 года) – 50 лет с момента составления;
  • не включенная в номенклатуру личных дел по предприятию – 75 лет;
  • на премировании работников компании – как минимум, 5 лет;
  • коллективные трудовые соглашения – как минимум, 10 лет;
  • штатное расписание по предприятию – до закрытия юридического лица или прекращения им деятельности;
  • календарный график выхода персонала в отпуск– как минимум, 3 года с даты прекращения действия документа;
  • личная кадровая документация на сотрудника (оригиналы) – до непосредственного востребования, как максимум — 75/50 лет (с учетом времени оформления).

Действия после завершения срока хранения

Если срок хранения документации подошел к концу, она уничтожаются. Для этого предварительно составляется акт, где перечисляются названия и количество документов на утилизацию. Такие акты подписывают члены комиссии, которую утверждает директор организации. Комиссия фиксирует либо уничтожение бумаг, либо их передачу на переработку. К акту прикрепляется накладная, по которой документы уничтожались или отправлялись на утилизацию. Дальнейшее хранение актов и накладных осуществляется в организации.

Уничтожение документов может осуществляться двумя способами:

  • передача в утилизацию (переработку), которая подкрепляется оформлением накладной. В ней указывается дата передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельное уничтожение– сжигание, измельчение шредером, выбрасывание в качестве бытовых отходов и т.д.

Особенности нормативных сроков хранения документов налогового учета

С начала 2020 года правила хранения налоговой документации регламентируются не только требованиями Налогового кодекса, но и положениями нормативных актов Росархива. Исходя из подпункта 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, подобные документы должны храниться, как минимум, 4 года.

Исчисление срока производится с даты завершения года, в котором были закрыты регистры налогового учета. На отдельные категории налоговой документации распространяют действие дополнительные нормативные акты, устанавливающие более длительные сроки хранения, чем 4 года. В этом случае необходимо следовать их требованиям.

Особенности хранения документов бухучета

Хранение этой группы документов регламентировано № 402-ФЗ, принятым 6 декабря 2011 года. Статья 29 Федерального закона определяет продолжительность нормативного срока хранения всей бухгалтерской документации, равную 5 годам.

Исключение составляют те документы бухучета, которые должны быть сохраняться, пока организация ведет свою деятельность. Пункт 1 ст. 29 устанавливает конкретные сроки по всем видам бухгалтерских документов. Они соответствуют действующим правилам государственного архивного дела. Поэтому с 18 февраля 2020 года сроки устанавливаются Федеральным Архивным Агентством. Они не должны быть меньше 5 лет.

Особенности хранения кадровой документации

При определении сроков хранения документов кадрового делопроизводства необходимо руководствоваться п. 8 раздела II Приказа Росархива №236. Сюда относится документация следующего характера:

  • различные виды договоров – трудовые, гражданско-правовые, авторского заказа;
  • личные карточки персонала организации;
  • оригиналы персональной документации, не востребованные сотрудниками при прекращении трудовых отношений.

Нормативное время хранения кадровой документации, оформленной до наступления 2003 года, составляет 75 лет. Документы, составленные с начала января 2003 года, необходимо хранить не менее 50 лет. Впервые определены сроки хранения для некоторых категорий документов кадрового учета:

  • о взысканиях дисциплинарного характера– 3 года;
  • заявления о предоставлении документов, касающихся работы – как оригиналов, так и копий — 1 год;
  • документы учета вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте – 45 лет.

Работодатели имеют право хранить в организации копии личных документов только в случае получения согласия на обработку персональных данных со стороны сотрудника.

Санкции за нарушение хранения

Организации, нарушившие правила хранения документации, наказываются в соответствии с положениями НК и Кодекса об административных правонарушениях РФ. Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф в размере 10 тыс. руб., если налогоплательщик не сумеет предоставить учетные документы за налоговый период. В случае, если организация не предоставляет учетную документацию за несколько периодов, штраф возрастает до 30 тыс. руб. Если эти действия привели к снижению налогооблагаемой базы, то Федеральная налоговая служба вправе применить дополнительные санкции, размер которых составляет 20%от общей суммы недополученных налоговых отчислений, но не менее 40 тыс. руб.

Статье 15.11 КоАП РФ предусматривает административную ответственность должностных лиц за грубые нарушения правил хранения и учета бухгалтерской документации. В качестве наказания применяется штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. В случае повторного нарушения сумма штрафа возрастает в два раза. В ряде случаев применяется дисквалификация должностных лиц сроком на 1-2 года. Статья 13.20 КоАП РФ устанавливает штрафные санкции в размере от 300 до 500 руб., которые выносятся в качестве наказания при нарушении правил хранения документации в архиве.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО