Можно ли счета-фактуры на аванс составлять один раз в месяц?

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 26.11.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Как заполнить счет-фактуру Новые требования в 2021 году

С 1 июля 2021 года планировался ввод системы прослеживаемости товаров. Прослеживаемость – это контроль оборота определенных импортных товаров с момента их ввоза до розничной продажи, списания в производство или экспорта.
Согласно ФЗ от 09.11.2020 № 371-ФЗ у компаний и ИП, участвующих в обороте прослеживаемых товаров, определились новые обязанности:

— представлять в ИФНС отчеты об операциях с прослеживаемыми товарами
— отражать сведения о прослеживаемых товарах в счетах-фактурах.

В чем загвоздка

Чтобы система прослеживаемости товаров стала действовать по факту, Правительство РФ должно утвердить:

— Положение о национальной системе прослеживаемости товаров

— Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости.

Вот в этом как раз проблема: указанные документы еще не опубликованы официально. Поэтому организации и ИП должны дождаться Постановления Правительства.

В случае ненадлежащего исполнения обязательств в течение переходного этапа участников системы не будут наказывать.

Обновленную форму счета-фактуры нужно составлять с 01.07.21.

Счет-фактура на аванс выдается при получении аванса на товар или услугу. То есть на ее основании покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный ему продавцом. Оформить её нужно в течение 5 дней со дня получения товара или услуги. Стандартно используют два экземпляра: один остается у продавца, второй передают клиенту.

До 01.07.21 счет- фактуру можно было делать в двух видах: либо на бумаге, либо в электронном формате. Но после указанной даты для некоторых ситуаций электронные счет-фактуры станут обязательными.

Форму и правила заполнения счет-фактуры утвердили Постановлением Правительства № 534 от 2 апреля 2021 г. Её используют все плательщики НДС, а новые пункты в табличной части заполняют только участники системы прослеживаемости товаров.

Как заполнить счет-фактуру на аванс

— нужно указать дату и номер документа

— название, ИНН, КПП, адрес продавца и покупателя

— информацию о товаре: название и характеристики, данные о том, что внесен аванс

— общее наименование, если не ясно, какие конкретно товары или услуги предоставляются

— налоговую ставку, которую применяет продавец

— сумму налога и сумму аванса.

Подписать документ может сотрудник, который имеет право подписи: руководитель, бухгалтер либо другой сотрудник, уполномоченный на это документально, или в соответствии с должностью.

Когда не составляют счет-фактуру на аванс

— если период изготовления товаров, выполнения работ или предоставления услуг превышает 6 месяцев

— товар или услуга не облагается НДС или ставка 0%

— продавец товаров или поставщик услуг освобожден от НДС по статье 145 НК РФ.

Что нового в порядке заполнения счета-фактуры?

С 1 июля продавец при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, должен выставить в адрес покупателя счет-фактуру в электронном виде (п. 1.1 ст. 169 НК РФ, редакция от 01.07.2021).

В счете-фактуре появились новые графы и строки:

— графа «Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости»

— графа «Количество товара, подлежащего прослеживаемости в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости»

— строка 5а, в которой нужно указать реквизиты документа об отгрузке товаров соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре.

Что учесть при заполнении

1. В графе 1 следует зафиксировать порядковый номер строки с товарами или услугами. Их наименование переместили в графу 1а. А в 1б стоит код вида товара (указывается при вывозе за пределы РФ на территорию государства — члена ЕАЭС).

2. В графе 11 нужно указать номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости. Или номер декларации, если импортного товара нет в списке прослеживаемых.

3. Графы 12 и 12а — это код и условное обозначение количественной единицы товара.

4. Графа 13 — количество прослеживаемого товара.

По непрослеживаемым товарам новые графы 12-13 не заполняют. В бумажных счет-фактурах эти графы можно вообще не формировать, а в электронном — поставить прочерки.

Какие есть исключения

Электронный вариант счета-фактуры не нужен:

— при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, физлицам для их личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд;

— при реализации товаров, которые подлежат прослеживаемости, гражданам, зарегистрированным в качестве самозанятых;

— при реализации и перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта);

— при реализации и перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории России на территорию другого государства — члена ЕАЭС.

Как зарегистрировать авансовый счет-фактуру

Согласно п.2 приложения 5 Постановления Правительства № 1137 авансовые счета-фактуры можно регистрировать в книге продаж и покупок. Покупатель вносит данные документа в книге покупок, а поставщики — в книге продаж.

Принимается как наличный, так и безналичный расчет. Только в случае с безналичным расчетом данные об авансе не вносятся в книгу закупок.

Какие проводки необходимо произвести при получении аванса

— выделить НДС из суммы поступления и сделать проводку по его начислению к уплате

— подготовить счет-фактуру в течение 5 дней

— зарегистрировать полученный документ в книге продаж, указав при этом тот квартал, в котором поступили средства

— в день отгрузки по полученному авансу необходимо повторно выставить счет-фактуру

— поставить к оплате НДС, начисленный с отгрузки

— НДС на сумму предоплаты необходимо направить на вычет

— счет-фактуру на аванс зарегистрировать в книге покупок

— отгрузочную счет-фактуру зарегистрировать в книге продаж.

Как отражается авансовый счет-фактура в книге продаж

Продавец составляет 2 копии документа. Одну отдает покупателю, вторую оставляет у себя и регистрирует ее в книге продаж. Регистрацию необходимо произвести в день выдачи счета-фактуры, но не позднее 5-дневного срока с даты получения аванса.

Какие проводки производят при перечислении аванса у покупателя

— НДС из авансового счета необходимо принять к вычету

— направить к вычету НДС по поступившим ТМЦ в счет аванса

— восстановить налог на аванс.

Как отражается авансовый счет-фактура в книге покупок

При получении данного документа необходимо внести его в книгу покупок тем кварталом, в рамках которого он получен. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его заполнения. Если были допущены ошибки, такая счет-фактура регистрации не подлежит. В этом случае необходимо запросить корректировку у продавца.

Авансовый счет-фактура отличается от отгрузочного документа: нужно указывать меньше данных, и может показаться, что требования к ним более низкие. Но стоит помнить, что это документ, и он не менее важен при вычете НДС. Поэтому мы подготовили бланк счета-фактуры, который вы можете использовать в работе. Скачайте его здесь.

Корректировочный счет-фактура или исправленный: когда и какой документ оформить

Вносить исправления в счета-фактуры нельзя. Для устранения ошибок следует оформлять:

• корректировочные счета-фактуры (корректировки)
• исправленные (исправительные). В некоторых случаях ошибки разрешено оставлять.

Как поступать в той или иной ситуации, читайте в этой статье.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Корректировка или исправление

Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется дополнительно к первоначальному документу. Другими словами, КСФ не может существовать отдельно от исходного счета-фактуры. Составлять корректировку следует в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров, работ, услуг, переданных имущественных прав (абз. 3 п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней с даты составления первичного документа (договора, соглашения или пр.), подтверждающего согласие покупателя на изменения. Таким образом, корректировочный документ необходимо оформлять в случаях изменения цены по причине скидки или др., изменения количества товаров вследствие недопоставки, обнаружения брака и т.п.

Обращаем внимание, корректировочные счета-фактуры выставляются исключительно при взаимном согласии сторон, что подтверждается соответствующими первичными документами. Если покупатель не согласен с фактическими условиями поставки, то корректировочные документы не оформляются. В зависимости от ситуации производятся возврат, обратная реализация, допоставка или др. Как правило, порядок действий в подобных ситуациях оговаривается в договоре между сторонами.

Исправленный счет-фактура (ИСФ) – это новая версия (экземпляр) первоначального документа (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137). Он расценивается как новый самостоятельный документ, который может существовать без первоначального. В отличие от корректировочного счета-фактуры ИСФ присваивается номер и дата первичного счета-фактуры, а в строке «1а» указываются порядковый номер и дата исправления.

Чтобы выставить исправление, сторонам не требуется заключать соглашение на вносимые в документ изменения. Вместе с этим действующее законодательство России не определяет сроки для оформления ИСФ. Исправленные счета-фактуры выставляются в случаях неправильного указания ставки налога, арифметической ошибки, опечатки и т.п.

Ошибки в счетах-фактурах, а также в корректировочных счетах-фактурах, которые не мешают налоговым органам идентифицировать стороны сделки (продавца, покупателя), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, ставку и сумму налога, разрешено не исправлять (абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137). Такими ошибками могут быть строчные буквы вместо заглавных, лишние символы (запятые, тире и т.п.), опечатки в индексе или обозначении единиц измерения и др. К сожалению, действующее законодательство РФ не определяет исчерпывающий список ошибок, которые допускается не исправлять.

Поскольку исправить счет-фактуру можно лишь составив новые документы, возникает вопрос, что делать, если ошибки допущены в корректировочном или исправленном документах? Как выставить повторную корректировку или внести поправки в исправленный счет-фактуру? Разбираемся дальше.

Исправляем исправленный счет-фактуру

Предположим, что после выставления счета-фактуры мы обнаружили опечатку в наименовании покупателя, которая препятствует налоговым органам его идентифицировать, и вместо ООО «Мельница» указали ООО «Мыльница». Создаем новую версию первоначального документа – Исправление 1. Оформляем документ согласно Приложению N 1 к постановлению Правительства N 1137.

После выставления исправленного документа выясняем, что кроме ошибки в наименовании покупателя, также была допущена опечатка в ИНН контрагента, которую мы не заметили и не поправили в Исправлении 1. В этом случае создаем еще один экземпляр документа – Исправление 2, в котором отражаем правки в наименовании и ИНН покупателя.

Количество создаваемых версий счета-фактуры не ограничено требованиями действующего законодательства РФ. Новые версии документа также создаются в случаях обнаружения опечаток и арифметических ошибок в предыдущих версиях, т.е. в исправленных счетах-фактурах.

Исправляем корректировочный счет-фактуру

Оформить новый экземпляр документа можно как для первоначального, так и для корректировочного счета-фактуры. В случае обнаружения арифметической ошибки или опечатки необходимо выставить исправленный корректировочный счет-фактуру (ИКСФ) (п. 6 Приложения 2 к постановлению Правительства РФ N 1137).

В новом экземпляре КСФ не допускается изменение показателей, указанных в строках «1» и «1б» корректировочного счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка «1а», где указывается порядковый номер и дата исправления.

При повторном обнаружении ошибки в первоначальном КСФ или при повторном допущении ошибки уже в исправленном необходимо выставить новое исправление, которое будет новой версией первоначального корректировочного документа.

Как быть, если меняется цена или количество товаров (работ, услуг) в момент, когда выставлена уже новая версия счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры?

Корректируем исправленный счет-фактуру

Допустим, у первоначального счета-фактуры существует версия, т.е. выставлен исправленный документ. Спустя некоторое время в табличной части уже исправленного счета-фактуры находим ошибку (изменилась цена товаров вследствие скидки). Покупатель согласен на изменения, что подтверждено соответствующим дополнительным соглашением к договору. В этом случае поставщику следует выставить корректировочный счет-фактуру к последней версии первоначального документа, т.е. к Исправлению 1.

Примечание. Корректировочный счет-фактура всегда выставляется к последней версии первоначального счета-фактуры, т.е. к последнему исправлению.

Корректируем корректировочный счет-фактуру

На практике встречаются ситуации, когда требуется составить корректировку к корректировочному документу (повторная корректировка) либо дважды и более раз скорректировать первоначальный счет-фактуру. Рассмотрим подробнее.

А. Повторная корректировка

Повторная корректировка может потребоваться в случае повторного изменения стоимости товаров (работ, услуг). Тогда оформляется новый корректировочный счет-фактура к ранее выставленной корректировке. В соответствии с письмом Минфина РФ от 26.05.2015 № 03-07-09/30177 в новый КСФ переносятся соответствующие данные из предыдущего КСФ (в строку А (до изменения) повторного КСФ переносятся сведения из строки Б (после изменения) предыдущего КСФ). В строке «1б» новой корректировки указать номер и дату предыдущего корректировочного счета-фактуры.

Б. Повторная корректировка первоначального документа

В корректировочный счет-фактуру переносят только те сведения, в отношении которых осуществляется изменение цены и/или уточнение количества (п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137).

Предположим, что нам необходимо уточнить количество товара, указанное в строках «1» и «5» первоначального счета-фактуры. Выставляем корректировку. Все стандартно. Спустя время поставщик предлагает скидку по товарам, отраженным в строках «2» и «4» первоначального счета-фактуры. В этом случае выставить корректировочный документ к предыдущей корректировке не получится, поскольку речь идет не о повторном корректировании, а о корректировании других сведений документа.

Таким образом, если изменение цены или количества товаров (работ, услуг) произошло в разное время и оформлено разными первичными документами, то на каждое изменение необходимо составить отдельный корректировочный счет-фактуру. Другими словами, к одному счету-фактуре можно составить один или несколько корректировочных документов (письмо Управления ФНС по УР от 19.11.2015 N 16-3-02/17851@).

В практике существуют более сложные кейсы, когда на исправление выставляется корректировка, которая в свою очередь также имеет новые версии, и другие. Такое «смешанное» исправление встречается крайне редко. Рассмотрим ситуацию, вероятность столкнуться с которой достаточно высока.

Исправляем повторную корректировку

Понятно, что сложные кейсы складываются из нескольких простых, рассмотренных выше. Подробно останавливаться на простых сценариях не будем, просто обозначим происходившие события: выставили счет-фактуру, по причине уточнения количества некоторых товаров оформили корректировочный документ, который спустя время был скорректирован еще раз вследствие предоставления скидки (повторная корректировка). После повторного корректирования в первоначальном счете-фактуре и во всех корректировочных обнаружили опечатку в адресе покупателя, которая однозначно помешает налоговым органам идентифицировать компанию.

В такой непростой ситуации мы вынуждены выставить два исправительных документа: первый к первоначальному счету-фактуре, в который перенести исходные сведения о количестве и ценах; второй – к последнему корректировочному счету-фактуре, в котором уже следует отразить скорректированные сведения.

Чтобы не запутаться, какой документ и в какой ситуации оформлять, достаточно запомнить два несложных правила:

1. Корректировочный счет-фактура выставляется в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров (работ, услуг, переданных имущественных прав), исправленный счет-фактура – при обнаружении арифметической ошибки или опечатки.
2. Правильное заполнение корректировочных и исправленных документов зависит от того, к какому документу они составляются. Будьте предельно внимательны при выборе документа-основания для исправлений.

Обращаем внимание, правила исправления счетов-фактур одинаковы для бумажных и электронных оригиналов. Если ранее на бумаге допускались вычерки, то сейчас поправить счет-фактуру можно исключительно с помощью составления новых документов – корректировок и исправлений.

Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Какие ошибки бухгалтеры допускают чаще всего при формировании и учете авансового счета-фактуры?

Любые нарушения правил заполнения документов, используемых для расчета НДС, чреваты неприятностями. Это связано тем, что декларация по налогу проверяется ИФНС в автоматическом режиме. Проверка происходит не только по внутренним контрольным соотношениям – сопоставляются данные покупателей и продавцов. Поэтому крайне важно, чтобы они были идентичными.

Продолжая тему распространенных ошибок при оформлении и регистрации счетов-фактур, которые затем попадают в книги покупок и продаж, а также в декларацию по НДС, расскажем о частых нарушениях по сделкам с предоплатой. Также приведем верный порядок заполнения счетов-фактур и их регистрации в книгах покупок и продаж.

Оформление счета-фактуры на аванс поставщиком

В соответствии с пунктом 3 статьи 168 Налогового кодекса, счет-фактура на аванс должен быть выставлен не позднее 5 дней с момента получения поставщиком предоплаты. Оформить документ нужно в двух экземплярах, один из которых направить покупателю, а второй зарегистрировать в своей книге продаж.

Казалось бы, все предельно просто. Однако зачастую бухгалтеры допускают досадные ошибки при формировании счета-фактуры на аванс.

Первая из них – невыставление документа каждый раз при получении аванса от покупателя в пределах периода. Бухгалтеры порой считают, что счет-фактуру можно выставить раз в месяц или в квартал на общую сумму полученной от покупателя предоплаты. Однако это неверно — на каждую полученную сумму должен быть свой счет-фактура, выставленный не позднее 5 дней с момента ее получения.

Еще одна нередкая ошибка – невыставление счета-фактуры на аванс, если отгрузка происходит в том же квартале. Статьи 168 и 169 НК РФ требуют, чтобы в 5-дневный период после получения предоплаты выставлялся «авансовый» счет-фактура, а в тот же срок после отгрузки – счет-фактура «на отгрузку».

К слову, существуют разъяснения Минфина (письма от 12.10.2011 № 03-07-14/99, от 06.03.2009 № 03-07-15/39 ) по поводу ситуации, когда отгрузка произошла в течение 5 дней после получения аванса. Чиновники считают, что в этом случае выставлять авансовый счет-фактуру не нужно — достаточно выписать документ при отгрузке. В то же время ФНС в своих письмах (от 10.03.2011 № КЕ-4-3/3790, от 15.02.2011 № КЕ-3-3/354@) высказывала противоположную позицию. Поэтому на всякий случай многие бухгалтеры предпочитают выставлять авансовый счет-фактуру и тогда, когда между получением предоплаты и отгрузкой проходит не более 5 дней.

Когда счет-фактуру на аванс не выставляют

Счет-фактура на аванс не выписывается в следующих случаях:

• если операция не подлежит обложению НДС в соответствии со статьей 149 НК РФ;
• если поставщик применяет освобождение от уплаты налога согласно статье 145 НК РФ;
• если операция облагается НДС по «нулевой» ставке;
• если аванс был перечислен в счет будущей поставки товаров с длительным циклом производства (более 6 месяцев) в соответствии с пунктом 1 статьи 154 НК РФ.

Ошибки в реквизитах

Счет-фактура является основанием для вычета НДС покупателем. Если поставщик допустил в документе ошибки, то в этом праве контрагенту могут отказать. При этом Минфин неоднократно разъяснял, что основанием для отказа в вычете могут быть лишь ошибки, препятствующие идентификации покупателя, продавца, объекта сделки, его цены, а также ставки и суммы НДС. Но чтобы покупателю не пришлось отстаивать свою правоту перед налоговым органом, лучше подобных ошибок не допускать и заполнять реквизиты счета-фактуры правильно.

Прежде всего указывается номер счета-фактуры и дата его составления. Отметим, что авансовые документы нужно нумеровать в общем хронологическом порядке с отгрузочными счетами-фактурами. В строках перед табличной частью указывается полное или сокращенное наименование покупателя и продавца, их ИНН и КПП. В строках 3 и 4 авансового счета-фактуры (Грузоотправитель и Грузополучатель) ставится прочерк.

Важно правильно указать в строке 5 номер и дату платежки, по которой получен аванс. В строке 7 указывается наименование валюты «Российский рубль» и ее код 643.

В табличной части счета-фактуры на аванс заполняются графы 1, 7, 8 и 9. В остальных следует поставить прочерки. Если аванс перечислен в счет будущей поставки товара с одновременным выполнением определенных работ (например, продажа оборудования и его монтаж), то в графе 1 указывается и товар, и описание работ. Зачастую предоплата перечисляется не за какой-то конкретный товар, в целом под продукцию поставщика. В этом случае в графе 1 указывается общая группа товаров, например, кондитерские изделия, канцелярские товары.

Заполнение поставщиком книг продаж и покупок

Авансовый счет-фактуру поставщик регистрирует в книге продаж с кодом вида операции 02. Сделать это нужно в том же периоде, в котором получена предоплата. В графе 11 указывается номер платежки, а графы 4-6, 14-16 и 19 остаются незаполненными.

В течение 5 дней после осуществления отгрузки в книге продаж регистрируются отгрузочный счет-фактура. При этом в графе 11 в качестве документа, подтверждающего оплату, указывается платежка на аванс.

Вместе с тем выставленный ранее авансовый счет-фактура должен быть отражен в книге покупок с кодом операции 22. В графе 7 следует указать информацию из того же платежного документа, по которому был получен аванс.

Как покупателю следует заполнить книгу покупок

Для покупателя счет-фактура — крайне важный документ. Только при его наличии, верном заполнении и регистрации можно получить вычет входного НДС.

После перечисления аванса и получения от поставщика соответствующего счета-фактуры, документ следует зарегистрировать в книге покупок. Сделать это нужно в том квартале, в котором перечислен аванс. Графы 4, 6, 8 и 9, а также с 10 по 12, не заполняются, а в графе 7 отражаются данные о платежке на аванс.

Когда авансовый счет-фактура получен, НДС с предоплаты можно заявить к вычету. Но можно этого не делать, а подождать, пока будет произведена отгрузка, и заявлять НДС к вычету уже с отгрузочного счета-фактуры. Однако если выбран первый путь, ранее вычтенный по авансовому счету-фактуре НДС придется восстановить. Сделать это нужно в том периоде, когда товары, работы или услуги, под которые переводилась предоплата, получены и оприходованы. Если же НДС с аванса не заявлялся к вычету, то и восстанавливать нечего.

Когда получен отгрузочный счет-фактура, его также следует зарегистрировать в книге покупок. Сделать это можно после того, как полученные по нему товары, работы или услуги приняты к учету. Однако сразу регистрировать документ не обязательно — это можно сделать в любой из периодов в течение трех лет с момента оприходования товаров. Такой возможностью пользуются тогда, когда хотят заявить к вычету входной НДС по этим товарам в одном из следующих кварталов.

Учет облагаемых и необлагаемых НДС операций покупателем

НДС по товарам, работам и услугам, которые используются для осуществления деятельности как облагаемой, так и необлагаемой НДС, должен учитывается раздельно. Устанавливающий это правило пункт 4 статьи 170 НК РФ умалчивает о необходимости применять этот подход в отношении предоплаты, которая переведена в счет поставки таких товаров. Таким образом, предоплата в этом случае регистрируется в книге покупок общей суммой. Также всю ее можно заявить к вычету.

Когда товар, в счет которого переводилась предоплата, будет получен, принятый к вычету НДС следует восстановить. Далее он должен учитываться раздельно. Та часть, которая соответствует облагаемым НДС операциям, принимается к вычету. Остальная сумма налога списывается на увеличение стоимости товара.

В заключение упомянем еще одно обстоятельство. Бухгалтеры нередко допускают ошибки в вычетах по авансовому счету-фактуре при выборочном подходе к их заявлению. Если вы всегда заявляете (либо не заявляете) вычет НДС с предоплаты, то процесс отработан до автоматизма. Если же применяете выборочный подход, то каждый раз при получении отгрузочного счета-фактуры следует проверять, вычитался ли НДС с соответствующего аванса. Иначе легко не заметить ошибки, и ваша декларация по НДС не пройдет автоматическую проверку ИФНС.

Вправе ли общество составлять сводный счет-фактуру на предварительную оплату (аванс) по всем физическим лицам с периодичностью месяц/квартал?

Н. А. Яковлева
автор ответа, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Общество является плательщиком НДС и принимает от физических лиц платежи (картой, наличкой, банковским переводом). При этом за квартал платежей около 1 тысячи.

При отгрузке общество составляет сводную счет-фактуру по всем физическим лицам. Обособленный учет по каждому физическому лицу не ведется.

Вправе ли общество составлять сводный счет-фактуру на предварительную оплату (аванс) по всем физическим лицам с периодичностью месяц/квартал при условии, что клиентам выдается кассовый чек?

Ответ

Общество может составлять сводный счет-фактуру на предварительную оплату (аванс) по всем физическим лицам с периодичностью месяц/квартал, как установит.

Обоснование

Вы можете составлять сводные счета-фактуры сразу на несколько операций с физлицами (например, в один счет-фактуру вы можете включить услуги, оказанные физлицам за месяц или за квартал). В таких счетах-фактурах в строках 4, 6, 6а и 6б поставьте прочерки (Письма Минфина России от 18.11.2020 N 03-07-09/100514, от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).

Счета-фактуры на реализацию товаров (работ, услуг) физлицам можете составлять в одном экземпляре» (Извлечение: Готовое решение: Счет-фактура физическим лицам (КонсультантПлюс, 2021)).

«Согласно подпункту 1 пункта 3 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения (за исключением в том числе операций по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав лицам, не являющимся налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, по письменному согласию сторон сделки на несоставление налогоплательщиком счетов-фактур).

Поскольку физические лица не являются налогоплательщиками налога на добавленную стоимость и, соответственно, этот налог к вычету не принимают, в отношении операций по оказанию услуг физическим лицам, подлежащих налогообложению налогом на добавленную стоимость, возможно составить счет-фактуру в одном экземпляре на все операции, совершенные в течение календарного месяца (квартала). При этом на основании Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137, в таком счете-фактуре в строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН/КПП покупателя» проставляются прочерки» (Извлечение: Вопрос: О составлении, подписании и регистрации в книге продаж счетов-фактур при оказании физлицам услуг по договорам аренды и найма. (Письмо Минфина России от 18.11.2020 N 03-07-09/100514)).

Н. А. Яковлева
автор ответа, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению