Можно ли учесть для прибыли аренду автомобиля в командировке?

Учет командировочных расходов для налогообложения в вопросах и ответах

Дополнительные услуги гостиниц должны быть обусловлены производственной направленностью

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы на наем жилого помещения и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли в качестве командировочных расходов, определен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, в него включены в том числе расходы на наем жилого помещения.

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (Письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

При этом, как и другие расходы для учета по налогу на прибыль, затраты по оплате дополнительных услуг гостиниц должны быть не только документально подтверждены и экономически обоснованы, но и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Например, положением о командировках.

Таким образом, организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль расходы на платные услуги в гостинице, в частности на аренду сейфа, но при условии их производственной направленности (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). К примеру, гостиничный сейф использовался работником для хранения важных документов организации, которые ему нужны для выполнения задания в командировке.

Одновременно следует отметить, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Перечень расходов на командировки, суммы возмещения которых не подлежат налогообложению, содержится в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. На суммы оплаты стоимости услуг по аренде сейфа для командированного работника указанные положения п. 3 ст. 217 НК РФ не распространяются. Следовательно, суммы оплаты стоимости платных услуг, предоставляемых гостиницей по аренде сейфа, для командированного работника подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308).

Затраты организации на аренду квартиры для командированных работников будут «прибыльными» расходами только за период ее использования

Если для компании такая аренда квартиры обходится дешевле, чем компенсация командированным сотрудникам затрат на оплату гостиницы, то такие расходы на аренду будут экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ) и их можно учесть при исчислении налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в качестве документального подтверждения этих расходов, в том числе необходимы заключенный договор аренды (субаренды), документы, под- тверждающие оплату арендных платежей и акт приемки-передачи арендованного имущества (письма Минфина России от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067).

Кроме того, в обязанности арендатора входит и несение затрат на содержание арендованного имущества, если иное не установлено договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Следовательно, расходы на оплату коммунальных услуг за арендуемую квартиру тоже будут экономически обоснованными.

А значит, и аренду, и коммунальные платежи можно учесть в расходах за весь период действия договора аренды. При этом Минфин России считает, что учесть затраты на аренду такой квартиры можно только за период, когда она фактически использовалась для проживания командированных работников.

По мнению финансистов, расходы в виде арендной платы за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803, от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). Специалисты финансового ведомства также указали, что суммы арендной платы включаются в расходы на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в квартире командированных работников. Такими документами, к примеру, могут быть командировочное удостоверение, проездные, отчет о командировке.

В отношении коммунальных платежей контролирующие органы придерживаются такого же подхода: их можно учесть в «прибыльных» расходах только за время, когда в квартире жили командированные работники (письма Минфина России от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802, УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@, от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Для подтверждения расходов на проезд по электронным билетам документы об оплате не нужны

Организация вправе обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных билетов (Письмо Минфина России от 26.07.2018 № 03-03-06/1/52555).

Расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322, письма Минфина России от 15.10.2014 № 03-03-07/51936, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273). Расходы на приобретение авиабилета подтверждаются маршрут/квитанцией электронного билета и посадочным талоном (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@).

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки.

Этим реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне организации необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письмо Минфина России от 28.02.2019 № 03-03-05/12957). Когда расходы на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета подтверждены вышеуказанными документами, то для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, свидетельствующих об оплате билета, в том числе выписки по оплате банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 14.01.2014 № 03-03-10/438, направленное Письмом ФНС России от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897).

Расходы работника на каршеринг в командировке могут быть учтены в «прибыльных» расходах

Для целей исчисления налога на прибыль расходы на каршеринг в виде платы за бронирование и аренду (включая поездку и режим ожидания) можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документами, подтверждающими расходы работника на каршеринг, являются (письма УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@, Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742):

• договор каршеринга (ст. 643 ГК РФ);
• документы, подтверждающие оплату услуг каршеринга: кассовый чек или БСО, выписка с банковского счета (п. 2 ст. 1.2 Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
• документы, подтверждающие факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке. Например, служебная записка, в которой указана цель поездки, детальный отчет каршеринговой компании о поездке.

При этом если организация возмещает работнику расходы, связанные с нарушением им законодательства и (или) условий договора каршеринга, то такие расходы для целей исчисления налога на прибыль не учитываются, поскольку они не признаются экономически оправданными расходами организации (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сюда относятся, например:

• штрафы за нарушение правил дорожного движения, за неправильную парковку (п. 2 ст. 270 НК РФ);
• штрафы за порчу автомобиля, утерю документов, курение в салоне;
• расходы на эвакуацию и оплату спецстоянки автомобиля при нарушении правил парковки.

Продолжение статьи «Учет командировочных расходов для налогообложения в вопросах и ответах» в следующем номере журнала ПРАВОсоветник.
Вы узнаете как оформить командировку работника на его личном автомобиле для исчисления налога на прибыль, облагается ли компенсация за прерванный отпуск НДФЛ и страховыми взносами и можно ли считать затраты на командировку, в случае не заключения контракта, экономически оправданными и учесть их при исчислении налога на прибыль.

Можно ли учесть для прибыли аренду автомобиля в командировке?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

ООО применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Общество планирует заключить с самозанятым гражданином договор аренды автомобиля без экипажа. Данный гражданин в настоящее время работает генеральным директором в другой организации.
Можно ли учесть в расходах при УСН затраты на аренду автомобиля у самозанятого? Будет ли организация являться налоговым агентом по НДФЛ при уплате арендных платежей физическому лицу?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация может учесть для целей налога на прибыль расходы на аренду автомобиля у плательщика НПД при наличии чека и при их соответствии общим условиям для признания расходов, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
На организацию, заключившую договор с плательщиками НПД, не возлагаются обязанности налогового агента по НДФЛ.

Обоснование вывода:

Налог на прибыль

Договор аренды, заключенный с физическим лицом, является договором гражданско-правового характера и регулируется гражданским законодательством.
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
Порядок, условия и сроки выплаты арендных платежей определяются договором аренды транспортного средства без экипажа (п. 1 ст. 614, ст. 625 ГК РФ). В таком договоре целесообразно указать, что арендодатель применяет режим НПД, и обязать его незамедлительно уведомлять заказчика об изменении данного статуса.
Согласно ст. 247 НК РФ для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, прибылью в целях гл. 25 НК РФ признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, которые определяются в соответствии с указанной главой.
Расходами согласно п. 1 ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Исходя из п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.
Затраты по договору аренды автомобиля могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии, что он используется организацией в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть документально подтверждены и экономически обоснованны.
Если целью заключения договора аренды являются действия налогоплательщика (арендатора), связанные с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ могут рассматриваться в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 24.11.2017 N 03-03-06/1/77850).
Для документального подтверждения расходов на аренду необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе заключенный договор аренды, график арендных платежей, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества (смотрите, например, письма Минфина России от 31.10.2016 N 03-03-06/1/63543, от 24.03.2014 N 03-03-06/1/12764, от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559).
При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей для целей налогообложения прибыли не требуется, если иное не предусмотрено договором (письма Минфина России от 25.03.2019 N 03-03-06/1/20067, от 15.11.2017 N 03-03-06/1/75483, от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118, УФНС России по г. Москве от 17.10.2011 N 16-15/100085@).
Согласно ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ (далее — Закон 422-ФЗ) при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации услуг, являющихся объектом налогообложения налогом на профессиональный доход (далее — НПД), налогоплательщик обязан с использованием мобильного приложения «Мой налог» и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию сформировать чек и обеспечить его передачу заказчику. Поэтому чек необходим для подтверждения произведенных организацией-заказчиком затрат. В нем указывается в том числе наименование реализуемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг и ИНН заказчика (п. 1 ст. 252 НК РФ, пп. 6, 8 ч. 6 ст. 14 Закона N 422-ФЗ; п. 2 письма ФНС России от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@).
Организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у физических лиц, являющихся плательщиками НПД, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем) в порядке, предусмотренном ст. 14 Закона N 422-ФЗ (ч. 8 ст. 15 Закона N 422-ФЗ). Чек может быть передан покупателю (заказчику) в электронной форме или на бумажном носителе (чч. 3, 4 ст. 14 Закона N 422-ФЗ).
Таким образом, организация может учесть для цели налога на прибыль расходы на аренду автомобиля у плательщика НПД при наличии чека и при их соответствии общим условиям для признания расходов, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
При этом утрата физическим лицом права на применение специального налогового режима НПД или аннулирование налоговым органом его постановки на учет в качестве налогоплательщика НПД не является основанием для непризнания в составе расходов затрат, осуществленных (понесенных) покупателем (заказчиком), при условии наличия чека, подтверждающего оплату товаров (работ, услуг) и соответствующего требованиям ст. 14 Закона N 422-ФЗ (письмо ФНС России от 16.04.2019 N СД-4-3/7089@).
Следует также учитывать, что применение положений о налоге на профессиональный доход в рассматриваемой ситуации возможно только в случае отсутствия трудовых отношений организации-арендатора с самозанятым в настоящий момент и в течение двух предшествующих лет (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона N 422-ФЗ), а также при соблюдении других ограничений, установленных Законом N 422-ФЗ). Работа самозанятого в другой организации не препятствует применению данного специального налогового режима.
Кроме того, положения Закона N 422-ФЗ не предусматривают запрета на применение специального налогового режима НПД для физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по предоставлению в аренду транспортного средства без экипажа как физическим, так и юридическим лицам, при условии соблюдения других норм Закона N 422-ФЗ (письмо Минфина России от 17.02.2020 N 03-11-11/10799).
Подтвердить постановку физического лица на учет в качестве плательщика НПД и его право на применение спецрежима можно двумя способами:
— плательщики НПД могут сами сформировать в мобильном приложении «Мой налог», а также в веб-кабинете «Мой налог», размещенном на официальном сайте ФСН России (https://npd.nalog.ru/web-app/), справку о постановке на учет физического лица в качестве налогоплательщика, применяющего специальный налоговый режим НПД;
— информацию о постановке на учет в качестве плательщика НПД можно получить на сайте ФНС в сервисе «Проверить статус налогоплательщика НПД (самозанятого)» (письмо ФНС России от 19.04.2019 N СД-4-3/7496@, информация Управления Федеральной налоговой службы по Челябинской области от 24.10.2019 «О справках по налогу на профессиональный доход»).

НДФЛ

В общем случае полученные физическими лицами — арендодателями (наймодателями) доходы от сдачи в аренду (внаем) имущества являются объектом налогообложения по НДФЛ и подлежат налогообложению в порядке, установленном главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ (ст. 41 НК РФ, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ, п. 1 ст. 210 НК РФ).
Согласно подп. 1 п. 1 и п. 2 ст. 227 НК РФ физические лица, зарегистрированные в установленном законодательством порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, самостоятельно исчисляют налог на доходы физических лиц исходя из сумм доходов, полученных от осуществления такой деятельности, в порядке, установленном ст. 225 НК РФ.
При этом на основании ч. 8 ст. 2 Закона N 422-ФЗ физические лица, применяющие специальный налоговый режим НПД, освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения налогом на профессиональный доход (письма Минфина России от 10.09.2020 N 03-11-11/79652, от 17.02.2020 N 24-03-08/10748, от 13.08.2019 N 03-11-11/61078). Следовательно, на организацию, заключившую договор с плательщиком НПД, не возлагаются обязанности налогового агента.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Как в учете арендатора отражать операции по договору аренды автомобиля, заключенному с юридическим или физическим лицом;
— Энциклопедия решений. НПД: Особенности уплаты отдельных налогов, страховых взносов и применения специальных налоговых режимов;
— Энциклопедия решений. Заключение гражданско-правового договора с самозанятыми лицами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коренева Ольга

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Краткосрочная аренда авто в командировке

При направлении работников в командировки работодатель возмещает им расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ). Как видите, компания имеет полное право компенсировать работнику стоимость краткосрочной аренды автомобиля в командировке.

Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль при наличии их документального подтверждения. При этом НДФЛ с суммы возмещения удерживать не надо. Расскажем подробнее.

Налог на прибыль

Перечень командировочных расходов, принимаемых к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль, установлен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и является открытым. Как и любые другие расходы, признаваемые при исчислении налога на прибыль, затраты на командировки должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговый кодекс не определяет виды первичных документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком расходы, а также порядок их оформления, но требует их соответствия законодательству РФ.

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой. Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налога на прибыль в виде услуг каршеринга может являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Отметим, что налоговики не возражают против учета в расходах по налогу на прибыль затрат командированного сотрудника на услуги каршеринга при наличии соответствующего документального подтверждения (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@). Давайте посмотрим, какими документами можно подтвердить осуществленные расходы (оплату) и факт использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке.

При оказании услуг каршеринга взаимодействие с клиентом осуществляется посредством мобильного приложения. За оказанные услуги средства автоматически списываются с банковской карты, привязанной к личному кабинету мобильного приложения. При этом в соответствии с требованиями п. 5 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» клиенту на электронный адрес направляется кассовый чек.

На наш взгляд, распечатка этого чека и будет являться документом, подтверждающим понесенные расходы. Косвенно это подтверждается письмами Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, в которых финансисты признали возможным подтверждение расходов командированного работника на такси кассовым чеком, выданным водителем по окончании поездки.

Что касается подтверждения факта использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке, таким документом, по нашему мнению, может быть отчет командированного сотрудника, в котором им указаны маршруты поездок на арендованном автомобиле. Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ затраты можно обосновать документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При этом в случае оплаты работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

В письме от 28.01.2019 № 13-11/011687@ специалисты УФНС России по г. Москве указали, что Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. В связи с этим суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в этих целях, а также документы, подтверждающие оплату аренды автомобиля. В иных случаях данные расходы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Отметим, что Минфин России придерживается аналогичной позиции в отношении обложения НДФЛ сумм возмещения работнику его расходов на оплату такси в командировке (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180).

Аренду автомобиля в командировке можно учесть в расходах

Письмо Управления ФНС по г. Москве № 13-11/011687@ от 28.01.2019

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Расходы организации на командировку включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на основании авансового отчета работника, утвержденного руководителем.

В бухгалтерском учете затраты на командировку полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов. Конкретный порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, в организации нужно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом.

Что включают в командировочные расходы?

Командированному работнику оплачивают (ст. 168 ТК РФ):

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

В частности, расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

УФНС по г. Москве от 28 января 2019 г. № 13-11/011687 разрешила учитывать затраты на каршеринг в расходах по налогу на прибыль.

Каршеринг: как подтвердить расходы?

Услуга каршеринга – это предоставление транспортных средств в краткосрочную (до 24 часов) аренду на основе поминутной тарификации физическим лицам для целей, не связанных с осуществлением такими лицами предпринимательской деятельности.

Получается, возникают расходы непосредственно на саму аренду, а также на горюче-смазочные материалы.

Подтверждением затрат работника на каршеринг будет авансовый отчет, к которому он должен приложить договор аренды, документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения.

Об авансовом отчете

Напомним, работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет (форма № АО-1) и представить его бухгалтеру (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У).

К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.). Бухгалтеру нужно проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

При отсутствии подтверждающих документов командировочные расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. На их сумму нужно начислить страховые взносы и НДФЛ.

Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен пунктом 3 статьи 217 НК РФ. К ним относят, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

При этом чиновники отметили, что Трудовой кодекс и статья 217 Налогового кодекса не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Поэтому оплату организацией аренды автомобиля или стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок не нужно облагать НДФЛ. Данные расходы относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением работника трудовых обязанностей.

Поделиться

Распечатать

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Расходы на личный автомобиль ИП на УСН «Доходы минус расходы»

Часто ИП на УСН «Доходы минус расходы» используют личный автомобиль в бизнесе. Разберёмся, можно ли учесть расходы на его покупку и содержание при расчёте налога.

Расходы на покупку личного автомобиля

Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.

Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.

Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:

• «Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
• «Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).

Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.

Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Расходы на использование автомобиля

Вы можете включить затраты на эксплуатацию автомобиля — прежде всего, на покупку топлива — в расходы на УСН, если вы ездили на нём по делам бизнеса. Если вы занимаетесь транспортными перевозками, затраты относятся к материальным расходам, а если другим бизнесом — к расходам на служебный транспорт.

Чтобы учесть затраты на покупку бензина, обычных чеков с заправки недостаточно. Нужно подтвердить маршрут поездок — обычно для этого используют путевые листы. Форма путевых листов утверждена только для автотранспортных предприятий. Если у вас другой бизнес, придумайте собственную форму.

Вероятно, что у налоговиков может возникнуть мнение о том, что расходы на топливо ИП должны укладываться в нормы, установленные «Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждёнными распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р. Поэтому ИП лучше ознакомиться с этим документом и соотноситься с его нормами.

Учёт в УСН расходов на бензин отстоять проще, чем затраты на его покупку личного автомобиля, но всё же риск спора с налоговой сохраняется. Однажды арбитражный суд запретил учитывать такие расходы ИП-юристу: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.02.2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34. Там речь идёт не о налогоплательщике УСН, но аргументы суда универсальны — автомобиль не является основным средством, поэтому затраты на его использование в расходы включаться не должны.

Другие расходы на эксплуатацию, например, на мойку или охраняемую стоянку, ещё с большей вероятностью могут вызвать вопросы налоговой. Поэтому с ними лучше совсем не рисковать.

Статья актуальна на 04.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур