Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Минтруд России разъяснил особенности выдачи трудовой книжки работникам, отказавшимся от ее ведения

sgorin / Depositphotos.com

Согласно ст. 2 Федерального закона Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» каждый работник до 31 декабря 2020 г. включительно обязан сделать выбор относительно того, будет ли работодатель продолжать вести его бумажную трудовую книжку или перейдет на предоставление ему сведений о трудовой деятельности. Воля работника должна быть выражена в соответствующем письменном заявлении. Если работник отказывается от продолжения ведения его бумажной трудовой книжки, то работодатель должен внести в нее запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности и выдать трудовую книжку на руки работнику (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150).

Однако ни закон, ни иные нормативные документы, регулирующие порядок ведения трудовой книжки, не содержат информации о том, какую именно формулировку должен использовать работодатель для внесения указанной записи. Связанные с этим затруднения кадровиков постарался разрешить Минтруд России. В своем письме специалисты ведомства предложили такую формулировку: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

В книге учета движения трудовых книжек чиновники предложили делать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

Также в Минтруде указали, что заявление о выбранном способе подается работником только после выдачи работодателем уведомления, что, впрочем, на наш взгляд, из закона не следует.

«Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.»

В ведомстве также со ссылкой на ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ утверждают, что работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день подачи заявления. Однако в соответствующей норме (да и вообще в законе) никак не оговариваются сроки выдачи трудовой книжки в такой ситуации. Это даже позволяет некоторым специалистам полагать, что в данном случае можно по аналогии применять норму ст. 62 ТК РФ, устанавливающую 3-дневный срок на выдачу работнику трудовой книжки для целей обязательного социального страхования (см., например, консультацию Роструда).

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

ЭТК – это раздел в общей базе данных в электронной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.

Сохранить ли бумажную книжку или полностью перейти на ЭТК – выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных ПФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте ПФР и в его бумажной трудовой книжке.

Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.

«Электронная трудовая книжка» — неофициальное название. В законе говорится о «сведениях о трудовой деятельности», и в кадровых документах нужно писать именно так.

Плюсы ЭТК

  • Проще нанимать сотрудников дистанционно: необязательно приглашать человека из другого региона в офис для оформления на работу — всё можно сделать онлайн.
  • Ниже риск ошибок в сведениях, поскольку работник сам может их проверить – это в его интересах.
  • Сотрудник не может втайне от вас оформить вторую трудовую книжку.
  • Вы не отвечаете за сохранность трудовых книжек работников.
  • Меньше бумажной отчётности и больше свободного места в архиве.

Минусы ЭТК

  • ЭТК потребуют отчётности в электронной форме и стабильного интернета.
  • Вы не можете посмотреть саму электронную книжку будущего сотрудника – только выписку из неё из базы данных ПФР, которую он предоставит вам при трудоустройстве. Гипотетически соискатель может утаить от вас опыт работы до 2020 года, отражённый в бумажной трудовой.
  • Если часть сотрудников оставит бумажную трудовую книжку, придётся делать двойную работу.

Что делать при переходе на новый формат

Вы должны:

  • Как и до реформы, предоставлять отчёты в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.
  • При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в ПФР не позже, чем на следующий день после издания приказа.
  • По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период – до 2020 года.

Вы можете:

  • После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки – вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
  • Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы – он обязан вам их предоставить.

Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.

Как перейти на ЭТК

До 30 июня 2020 года письменно уведомите персонал о том, что книжки теперь будут электронными, а также об их праве сохранить бумажную версию.

До 31 декабря соберите с работников заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажной книжки.

Возможно, что при переходе на ЭТК вам придётся поменять ряд локальных актов, например, правила внутреннего трудового распорядка. Сделайте это до конца 2020 года.

Обеспечьте стабильный интернет и зарегистрируйтесь в сервисах, через которые будете подавать сведения о работниках. Вы можете отчитываться через электронный Кабинет страхователя на сайте ПФР или использовать систему электронного документооборота, если уже подаёте отчёты через неё.

Если работник не успевает подать заявление до 31 декабря 2020 года

Если до конца этого года сотрудник находится на больничном, в декрете, в отпуске или по каким-то ещё причинам отсутствует и не может написать заявление, он вправе сделать это потом после возвращения на работу или при трудоустройстве на новое место. Однако вы всё равно обязаны сообщить ему о переходе на ЭТК: заказным письмом, по электронной почте с уведомлением или любым другим способом в письменной форме.

Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК, если я работодатель?

Нет, все без исключения работодатели обязаны перейти на электронные книжки.

Можно ли оформить сотруднику ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку?

Только по инициативе работника, если он захочет оставить стандартную книжку и напишет заявление.

Не потеряют ли сотрудники стаж работы при переходе на ЭТК?

Нет, стаж никуда не денется. Сведения о работе останутся в старой книжке. Сотрудник может запросить у вас справку о работе у вас или выписку у ПФР, например, через личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда.

Работники не хотят переходить на ЭТК – вести двойную отчётность?

Да. Вам придётся подавать сведения в ПФР по новой форме, а также дополнительно делать записи в бумажные трудовые книжки работников.

В бумажной книжке я мог увидеть все прежние места работы кандидата. Видны ли они в ЭТК?

В ЭТК — нет. Запросите эту информацию у кандидата – он обязан вам её предоставить при трудоустройстве.

Я временно перевожу работника на другую должность. Надо ли делать запись в ЭТК?

Нет. В ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке кадров закон не обязывает.

Сотрудник работает у меня по совместительству. Кто должен подавать отчёт в ПФР – я или основной работодатель?

Оба. Основной работодатель подаёт сведения о своём месте работы, а вы – о своём.

У моей организации изменилось название. Нужно ли менять сведения в ЭТК всех работников?

Нет. В ЭТК вносятся данные только о деятельности конкретного сотрудника. Об изменениях регистрационных данных вы сообщаете в Пенсионный Фонд — дублировать информацию не нужно.

10 cамых важных вопросов о трудовой книжке

С 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа.

1. Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если работник не подаст никакого заявления до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

2. В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

3. В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан работодатели должны будут представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа (если в истекшем месяце происходили кадровые изменения).

С 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения.

4. Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована как система учёта и обработки персональных данных высокого уровня и соответствует всем требованиям в области защиты информации. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

5. Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР по электронным каналам связи.

6. Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

· работодателю (по последнему месту работы);

· в территориальном органе Пенсионного фонда России;

· в многофункциональном центре (МФЦ).

7. В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки идентичны.

8. Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

9. При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

10. Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке, если ранее написано заявление о выборе электронного варианта?

Если подано заявление о выборе электронной формы внесения сведений о трудовой деятельности, то бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки, далее информация предоставляется только в электронном виде. Возврат к ведению трудовой книжки на бумаге в этом случае не предусмотрен.

Официальный портал
городской Думы и Администрации города
Ростова-на-Дону

Можно ли выдавать трудовую книжку на руки?

  • 1 Выдача трудовой книжки на руки работнику
  • 2 Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику
  • 3 Подводим итоги

Сотрудник обратился к работодателю с просьбой выдать ему оригинал трудовой для оформления пенсии. Обычно ее отдают при увольнении, в последний рабочий день. Разберемся, возможна ли выдача оригинала трудовой книжки и в каких случаях.

Выдача трудовой книжки на руки работнику

Трудовая книжка — документ строгой отчетности, содержащий информацию о трудовом стаже, местах работы, поощрениях, переводах и увольнениях работника. В соответствии с ТК РФ сотрудник имеет право на получение от работодателя документов, связанных с работой, в том числе трудовой книжки.

На руки сотруднику может выдаться:

  • Оригинал трудовой книжки.

Законом предусмотрено всего 2 случая выдачи оригинала трудовой книжки: при увольнении и при достижении пенсионного возраста в связи с запросом ПФР. Выдача оригинала по иным причинам законом не разрешена.

  • Копия трудовой книжки.

Включает в себя все листы книжки, заверенные должным способом. Как правило, копия книжки требуется при получении кредита для предоставления в банк. Подробнее с порядком выдачи копий трудовой книжки и особенностями ее заверения можно ознакомиться в этой статье.

  • Выписка из трудовой книжки.

Оформляется, когда сотруднику необходима информация о конкретном периоде времени, как правило, последнем месте работы. Чаще всего выписка предоставляется при получении загранпаспорта, оформлении различных пособий и льгот, устройстве на работу по совместительству.

Рассмотрим подробнее, в каком порядке и в какой срок нужно выдать сотруднику оригинал трудовой книжки.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Итак, одной из причин выдачи трудовой книжки на руки работнику является ее предоставление в орган обязательного соцстрахования (обеспечения). Это происходит, когда сотрудник достигает пенсионного возраста, и в ПФР для назначения пенсии и подтверждения трудового стажа требуется оригинал трудовой книжки.

Оформление и выдача оригинала трудовой книжки происходит в следующем порядке.

Шаг 1. Получение от сотрудника соответствующего заявления

Заявление составляется в письменной форме. Обязательного бланка этого документа нет, сотрудник может подготовить его самостоятельно или воспользоваться образцом, предоставленным работодателем.

В заявлении укажите:

  • наименование работодателя и ФИО генерального директора (руководителя);
  • ФИО, должность, адрес и контактные данные сотрудника, запрашивающего трудовую книжку.
  • название документа (заявление о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения);
  • просьбу о предоставлении оригинала трудовой книжки;
  • причину и место предоставления трудовой книжки;
  • дату составления документа и подпись сотрудника, его составившего.

Далее заявление передается на утверждение руководителю.

Шаг 2. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек

Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек обезопасит работодателя от возможных последствий в случае утери работником трудовой книжки. Напомним, что за нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц компании и ИП;
  • от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.

Шаг 3. Выдача оригинала трудовой книжки работнику

Выдать книжку сотруднику необходимо не позднее 3 рабочих дней с даты получения заявления от работника. За нарушение срока выдачи документа работодателя также могут привлечь к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Выдать и оригинал, и копию трудовой книжки работодатель обязан бесплатно. Получить книжку может не только работник, но и его представитель по доверенности. Нотариально заверять ее необязательно.

Вернуть трудовую книжку работодателю сотрудник обязан не позднее 3 календарных дней с даты возврата ее территориальным отделением ПФР.

Получение трудовой книжки на руки

Получить трудовую на руки работник может в нескольких случаях — при увольнении, для нужд социального страхования и при переходе на формирование данных о стаже в электронном виде. Документ выдается строго по заявлению и под расписку.

  • Обзор законодательства за период с 29 ноября по 5 декабря
  • Как составить договор с волонтером
  • Составляем техническое задание на проведение СОУТ
  • Добровольный квалификационный экзамен
  • Тарифная сетка по разрядам на 2022 год

Общие правила

По закону, владельцем трудовой книжки является работник, но хранится она у работодателя и выдается по заявлению. Обычно отдел кадров — это то место, где можно получить трудовую книжку, но в некоторых организациях ее хранят в бухгалтерии или в сейфе в кабинете руководителя.

Если работнику необходимо подтвердить стаж или факт трудоустройства, ему готовят копию либо выдают оригинал под расписку. Но оригинал разрешат забрать из организации только в исключительных случаях:

  • при расторжении договора, в последний рабочий день (п. 41 постановления правительства РФ № 225);
  • для предоставления в государственные структуры с целью оформления пенсионных выплат (ст. 62 ТК РФ);
  • при переходе на формирование данных о стаже в электронном формате.

Получение для нужд социального страхования

Работники часто обращаются за бумагами, подтверждающими стаж, для предоставления в Пенсионный фонд в процессе оформления пенсии. В этом случае выдается только оригинал, копии чиновникам не подойдут. Поскольку документ о рабочей деятельности — один из важнейших, определены правила, как забрать трудовую книжку на время для предоставления ее в государственные организации.

Чтобы работодатель не потерял бланк, от работника требуется написать заявление на выдачу. Обращение рассматривают не более трех дней, но отказать в выдаче не могут. Если ваше заявление для ПФР проигнорировали и не выдали ее, вы вправе пожаловаться в Роструд.

Но сначала обратите внимание, как надо написать заявление. Обязательно укажите причину обращения — «для предоставления в Пенсионный фонд РФ в связи с оформлением пенсии», дату. Лично подпишите обращение.

После того как работа с бумагами в государственном учреждении завершена, их следует возвратить работодателю в течение трех рабочих дней.

Получение при увольнении

По статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать сотруднику документ о его стаже в день увольнения лично в руки. Бланк получают в отделе кадров предприятия без каких-либо прошений, расписываются в получении в книге учета.

Некоторым работникам, фактическое место работы которых находится на большом расстоянии от офиса, интересно, как взять трудовую книжку в отделе кадров, чтобы не ездить далеко только ради какой-то подписи. В этом случае возможна отправка документов по почте, если работник не против такого вида доставки.

Сотрудник пишет в организацию письмо-заявление на пересылку его бумаг почтой. Унифицированной формы для такого обращения нет, но традиционные правила сохраняются:

  • заявитель указывает Ф.И.О. и должность;
  • выражает согласие на пересылку бумаг почтой;
  • ставит дату и подпись.

На основании полученного заявления сотрудник отдела кадров подготовит документ к пересылке его владельцу. Учтите, что почтовое отправление обязательно должно быть с описью вложения. В противном случае работодателя привлекут к ответственности и обяжут выплатить бывшему работнику компенсацию за потерю документа. Это подтверждается судебными решениями, в том числе Апелляционным определением Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник согласился на пересылку документов по почте. Но в письме ничего не было. Работодатель не смог доказать, что отправил документы, поскольку у него имелась только квитанция об отправке, но описи вложения не было. В такой ситуации суд решил, что компания должна выплатить бывшему сотруднику компенсацию, поскольку несет ответственность за сохранность бумаг о стаже и рабочей деятельности подчиненного.

Получение за умершего работника

Если по каким-то причинам сотрудник умер, договор с ним расторгают. Но в таком случае написать заявление о выдаче трудовой книжки при увольнении лично человек не сможет. За него обращаются родственники. Им выдадут оригинал:

  • при личном обращении;
  • при направлении работодателю заявления на пересылку почтовым отправлением.

Образец заявления на получение документа за умершего работника

Получение после перехода на электронные книжки

С 01.01.2020 работодателей обязали подготовиться к переходу на формирование данных о рабочей деятельности и стаже в электронном виде. До конца года (31.12) компании должны выяснить, кто из сотрудников сохраняет бумажные документы, а кто переводит их в электронный формат. Но пока не все понимают, можно ли взять трудовую книжку у работодателя, если сотрудник согласен отказаться от бумажного варианта. В законе на этот счет сказано, что забрать бумаги не только можно, но и нужно, поскольку работодатель более не несет ответственность за ее сохранность. Раз традиционный документ о стаже компания больше не ведет и не заполняет, его возвращают владельцу. Отдельное заявление в таком случае не требуется.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО