Порядок проведения инвентаризации БСО

Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)

  • Учет БСО
  • Как происходит инвентаризация БСО
  • Акт инвентаризации бланков строгой отчетности: образец
  • Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности
  • Как оформить недостающий БСО при инвентаризации
  • Итоги

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.07.2019 года для расчетов с покупателями обязательны к использованию только электронные БСО, печать которых осуществляется с применением обновленных касс, способных передавать информацию о взаиморасчетах с покупателями налоговикам в режиме онлайн. БСО, отпечатанные типографским способом, вправе применять лишь ИП без наемных сотрудников.

Учет БСО

К бланкам строгой отчетности относятся следующие документы: квитанции, бланки удостоверений, дипломов, лицензий, приглашений, чековых, квитанционных книжек, страховых полисов, свидетельств, сертификатов, абонементы, билеты, путевки. Они должны быть отпечатаны типографским способом, иметь машиночитаемую шестизначную нумерацию, обладать необходимой степенью защиты и содержать обязательные реквизиты.

Предприятия обязаны осуществлять контроль расходования бумажных бланков по наименованиям, сериям и номерам. Учет ведется на забалансовом счете 006 по каждому виду и местам хранения в условной оценке. Акции, облигации и другие ценные бумаги, бланки трудовых книжек должны учитываться таким же порядком.

В мае страховая компания ООО «Квинт» заказала в типографии 5 000 бланков страховых полюсов на общую сумму 10 000 руб. без НДС. Передача бланков оформлена актом приемки-передачи БСО. Бланки в количестве 1 000 штук поступили на ответственность бухгалтера-кассира.

Бухгалтер предприятия отразил эту операцию следующим образом:

  • Дт 10 Кт 60 — 10 000 — приняты к учету документы по фактической себестоимости изготовления.
  • Дт 006 — 10 000 — полученные бланки отражены на забалансовом счете.
  • Дт 26 Кт 10 — 2000 — стоимость выданных БСО включена в состав расходов.
  • Кт 006 — 2000 — оформлена выдача под отчет на основании заборно-контрольного листа.

Регистрируются бланки в специальной книге, которую необходимо пронумеровать и прошнуровать. Книга должна быть скреплена печатью и заверена подписью руководителя и главного бухгалтера. За образец можно взять форму по ОКУД 0504045, утвержденную приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н для государственных предприятий.

БСО должны храниться в условиях, которые препятствуют их порче и хищению.

Подробнее об учете и хранении бланков вы можете узнать из статьи «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».

Как правило, инвентаризация БСО проводится вместе с инвентаризацией кассы. Подробно о нюансах проведения ревизии денежных средств и документов рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Как происходит инвентаризация БСО

Провести инвентаризацию БСО нужно перед подготовкой годовой отчетности, при выявлении хищения, порчи БСО, в случае чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, при реорганизации или ликвидации предприятия. Также в обязательном порядке ревизия бланков проводится при смене лиц, на ответственность которых поступили документы.

Порядок, который следует соблюдать при проведении инвентаризации, описан в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Решение о проведении инвентаризации БСО, принимаемое исполнительным органом предприятия, оформляется распорядительным документом.

Ознакомиться с правилами составления приказа, а также увидеть образцы вы сможете в статье «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».

В период проведения инвентаризации БСО создается комиссия, утверждаемая руководителем в количестве не менее 3 человек. В состав ее могут включаться работники администрации, бухгалтерии, внутренние аудиторы или специалисты независимых аудиторских организаций.

Результаты инвентаризации БСО могут быть признаны недействительными, если не все члены комиссии, назначенные приказом руководителя, и лица, на ответственность которых поступили БСО, будут присутствовать при инвентаризации.

В ходе инвентаризации комиссия осуществляет пересчет бланков документов, сверяет их со списком для установления их фактического наличия. Ревизия бланков осуществляется отдельно в отношении каждого лица, на ответственность которого поступили БСО.

Список бланков содержится в инвентаризационной описи или акте. В одной из граф приводятся данные бухгалтерского учета, а в другой комиссия записывает фактическое наличие БСО.

Пересчет бланков документов и их сверка с данными учета производятся отдельно по каждому виду БСО с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения БСО.

С помощью инвентаризации БСО проверяется правильность данных текущего учета и выявляются ошибки, приходуются неучтенные БСО, контролируется их сохранность.

Инвентаризационная опись и акт заверяются подписями комиссии и лицами, на чью ответственность поступили проверяемые бланки документов.

При обнаружении расхождений составляются сличительные ведомости.

Для оформления результатов инвентаризации возможны два варианта: фиксировать результаты ревизии в самостоятельно разработанных на предприятии формах или использовать унифицированные, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которые можно скачать на нашем сайте:

  • приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНВ-22);
  • инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (унифицированная форма ИНВ-16).
  • акт инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма ИНВ-15);
  • сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ИНВ-19).

При применении самостоятельно разработанных форм их образцы должны быть утверждены руководителем предприятия и содержать обязательные реквизиты, которые установлены законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Узнать о требованиях к самостоятельно разработанным формам первичных документов вы сможете из материала «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Результаты работы комиссии оформляются документами, оформленными в количестве 2 или 3 (если происходит смена материально ответственных лиц) экземпляров.

Акт инвентаризации бланков строгой отчетности: образец

Акт инвентаризации бланков документов используют для отражения результатов ревизии фактического наличия бланков.

Предприятие может использовать акт унифицированной формы ИНВ-15 либо самостоятельно разработанный и утвержденный руководителем.

Для помощи в разработке собственной формы акта приводим образец.

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности

При указании в учетной политике предприятия использования для оформления результатов инвентаризации формы ИНВ-16 сведения о бланках регистрируются в этом документе.

В описи указывается: наименование, вид, категория документа, код по ОКЕИ и единица измерения, номер, серия, номинальная стоимость, фактическое количество, наличие по данным бухгалтерского учета, результат (излишек, недостача).

Как оформить результаты ревизии ТМЦ в бухучете, узнайте здесь.

Как оформить недостающий БСО при инвентаризации

В случае, когда комиссия вскрыла недостачу бланков документов, следует выяснить причину, взять объяснение с лица, на чью ответственность поступили документы. В случае необходимости на виновных лиц необходимо наложить взыскание.

При инвентаризации БСО, поступивших на ответственность бухгалтера-кассира Ивановой Т. В. в ООО «Полет» выявлена недостача одного бланка квитанции.

ООО «Полет» для оформления инвентаризационных действий использует бланки унифицированных форм, о чем содержится упоминание в учетной политике организации.

От бухгалтера-кассира получено объяснение о причинах недостачи:

«Недостача одного бланка квитанции об оплате ветеринарных услуг возникла вследствие его порчи. Я неверно заполнила квитанцию, а затем уничтожила, не составив акт о списании бланка».

Материально ответственное лицо Бухгалтер-кассир Иванова Т. В.»

Решение руководителя ООО «Полет»: провести для бухгалтера-кассира Ивановой Т. В. инструктаж по учету квитанций.

Если бы бухгалтер-кассир Иванова Т. В. потеряла БСО, такой инцидент надо было оформить специальным актом. Как оформить акт об утере БСО, узнайте здесь.

Итоги

Инвентаризация БСО является необходимым условием контроля их поступления, расходования и хранения. Учет ведется по видам, сериям, номерам, и количеству.

«ОТРАСЛЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ БЮДЖЕТНОГО УЧЕТА В СИСТЕМЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (утв. Минздравсоцразвития РФ) (Часть 1)

16.5. Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и отражение в учете ее результатов

В сроки, установленные руководителем учреждения здравоохранения, а также при смене кассиров производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации ПКО, РКО, отчет кассира.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства и денежные документы сданы в бухгалтерию и все денежные средства и денежные документы, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Если при проведении инвентаризации (ревизии) хотя бы один член инвентаризационной комиссии отсутствует, то результаты инвентаризации признаются недействительными.

Инвентаризационная комиссия проверяет достоверность данных бюджетного учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Во время проведения инвентаризации (ревизии) операции по приему и выдаче денежных средств не производятся.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге.

В условиях автоматизированного ведения Кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе учреждения здравоохранения, отражаются в Инвентаризационной описи наличных денежных средств.

В Инвентаризационной описи наличных денежных средств указываются: сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения здравоохранения фактически и по учетным данным цифрами и прописью; сведения о результатах инвентаризации — недостачах и излишках.

Результаты инвентаризации фактического наличия денежных документов, находящихся в кассе учреждения здравоохранения, отражаются в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов.

В Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов указываются: сведения о наличии денежных документов фактически и по учетным данным с указанием наименования, кода денежного документа, его серии, номера, цены, количества и суммы; сведения о результатах инвентаризации — недостачах и излишках.

Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии и кассиром, ответственным за сохранность ценностей, и доводится до сведения руководителя учреждения здравоохранения.

Один экземпляр Описи передается в бухгалтерию учреждения здравоохранения, второй — остается у кассира.

При смене кассира Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается кассиру, сдавшему ценности, второй — кассиру, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Подчистки и помарки в Инвентаризационной описи не допускаются.

Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и кассиром.

При выявлении недостачи или излишков ценностей в кассе в Описи указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В случае, когда при инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием денежных средств и денежных документов и учетными данными, оформляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации.

В Ведомости фиксируются установленные расхождения с данными бюджетного учета: недостачи или излишки в количественном и суммовом выражении.

Ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в РКО или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Такая сумма рассматривается как недостача денежных средств в кассе учреждения здравоохранения и подлежит взысканию с кассира.

Типовые записи по отражению в бюджетном учете результатов инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов:

Инвентаризация БСО

В сфере бытовых услуг, которые оказывают организации и предприниматели, довольно широкое применение по настоящее время имеют БСО. Основная цель такого документа – это замена кассового чека. Процедура оформления БСО является довольно простой, однако, несмотря на это, для данных бланков предусмотрен особый порядок учета и инвентаризации. В статье рассмотрим как проводится инвентаризация БСО.

Что такое БСО

БСО или бланк строгой отчетности представляет собой документ, которым подтверждается оплата денежными средствами. Данный документ является так называемой заменой кассового чека. При оказании услуг населению на БСО оформляют проездные документы, талоны, абонементы, путевки, квитанции, а также и др.

Важно! Большая часть предпринимателей с июля 2021 года обязаны использовать электронные документы, печать который осуществляется с применением кассовых аппаратов. Соответственно, и в проведении инвентаризации БСО они не нуждаются. А использовать БСО могут те предприниматели, у которых право на работу без ККТ сохранилось до 1 июля 2021 года.

Порядок использования и учета БСО

БСО должны быть напечатаны в типографии и иметь обязательные реквизиты, шестизначную нумерацию, а также необходимую степень защиты. Контроль за расходованием бланков ведется по наименованию, сериям и номерам документов. Учет их осуществляется на забалансовом счете 006. Регистрация БСО осуществляется в специальной книге, которая должна быть прошнурована и пронумерована. После этого книга заверяется подписями директора и главного бухгалтера, а также печатью компании. В качестве образца можно использовать форму ОКУД 0504045, разработанную для государственных учреждений.

Важно! Хранить БСО следует в определенных условиях, позволяющих избежать их порчу или хищение.

Обязанностью руководителя компании является организация сохранности БСО. Для этого он должен создать определенные условия хранения, позволяющие защитить бланки от порчи и хищения. Для хранения БСО могут выделяться металлические сейфы, шкафа, либо специальное помещение. По завершении рабочей смены место хранения бланков должно опечатываться или опломбировываться.

Инвентаризация БСО

Инвентаризацию БСО проводят в следующих случаях:

  • перед составлением бухгалтерской годовой отчетности;
  • в случае порчи, хищения БСО;
  • при возникновении ЧС, стихийных бедствий;
  • при реорганизации и ликвидации компании;
  • если меняются ответственные за документы лица.

При этом инвентаризация может быть обязательной, а также инициированной руководителем компании. Но независимо от того, что явилось причиной проведения проверки, обязательным условием для признания инвентаризации состоявшейся является составление инвентаризационной описи (ИНВ-16). В данном документе не допускается наличие ошибок, исправлений или подчисток. Инвентаризационная ведомость должна содержать следующее:

  • наименование компании;
  • основания для проведения инвентаризации;
  • номер и дату документа;
  • подпись ответственного лица о передаче в бухгалтерию документов;
  • фактические данные о наличии бланков и сверка с данными бухучета;
  • итоги проверки;
  • подписи всех членов комиссии, а также материально-ответственных лиц.

Порядок проведения инвентаризации БСО

Важно! Инвентаризация БСО проводится на основании распоряжения руководителя компании, которое оформляется в виде приказа.

Инвентаризация БСО проводится на основании Приказа Минфина №49 «Об утверждении методических указаний и инвентаризации имущества и финансовых обязательств». БСО могут хранится как в кассе, так и вне ее. В первом случае их инвентаризацию проводят вместе с ценностями, которые хранятся в кассе. Если бланки хранятся вне кассы, то инвентаризацию их проводят раздельно от кассы (Читайте также статью ⇒ Инвентаризация перед годовой отчетностью).

Основные этапы проведения инвентаризации

Этапы проведения инвентаризации Что в себя включает
1 этап: Издание приказа об инвентаризации БСО, утверждение инвентаризационной комиссии Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации, в котором определяются:

Комиссия по проведению инвентаризации БСО

На период проведения инвентаризации приказом руководителя создается специальная инвентаризационная комиссия, в состав которой могут включаться: представители администрации компании, сотрудники бухгалтерии, в также внутренние или независимые аудиторы. Если в инвентаризации принимают участие не все члены комиссии, то ее результаты могут быть признаны недействительными.

Как проводится проверка

При проведении инвентаризации БСО происходит подсчет БСО и сверка полученных значений с данными учета. Это позволяет установить фактическое наличие бланков. Проверка проводится по каждому лицу, под ответственностью которого находятся БСО, а также по каждому виду бланков и по отдельному месту хранения. В инвентаризационную ведомость или акт вносятся результаты проверки. При этом в одной графе ведомости указываются данные бухучета, а в другой комиссией заносится фактическое наличие бланков. В ходе инвентаризации БСО происходит проверка правильности учета бланков, выявляются ошибки и неучтенные бланки. Кроме того, инвентаризация позволяет проконтролировать сохранность документов.

Важно! Опись и акт при инвентаризации заверяют члены комиссии, а также лица, ответственные за проверяемыми БСО.

Если в ходе инвентаризации выявляются какие либо отклонения (например, излишки или недостача), то составляются сличительные ведомости.

Документы для проведения инвентаризации БСО

В ходе проведения инвентаризации БСО компания составляет следующие документы:

  1. Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22).
  2. Инвентаризационная опись ценных бумаг и БСО (форма ИНВ-16).
  3. Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15).
  4. Сличительная ведомость результатов (форма ИНВ-19).

Перечисленные формы документов являются унифицированными. Также организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы документов. В этом случае бланк должен содержать необходимые реквизиты, а его форма утверждена руководителем компании.

При инвентаризации обнаружилась недостача БСО

При инвентаризации БСО может выявиться их недостача. В этом случае необходимо выяснить причину недостачи. С лица, ответственного за данные документы, следует взять соответствующее объяснение. Виновные лица подлежат наказанию в виде взыскания.

Рассмотрим на примере. ООО «Континент» проводила инвентаризацию БСО, в ходе которой была выявлена недостача БСО об оплате за услуги. Ответственным лицом за данный документ является бухгалтер Петрова О.П., с которой было получено объяснение о причинах произошедшего. Она пояснила, что недостача бланка связана с его порчей без составления акта о списании документа.

Инвентаризация БСО в 1С

Для инвентаризации БСО в 1С следует зайти во вкладку Материальные запасы, далее выбрать – Бланки строгой отчетности, а затем «Инвентаризация БСО». И создаем новый документ. В документе указываем дату инвентаризации и вид первичного документа. Счет будет определен уже автоматически. После этого следует нажать на кнопку «Заполнить по данным бухгалтерского учета». При этом по остаткам будет заполнена автоматически табличная часть документа.

Если фактические остатки сходятся с данными бухгалтерского учета, то при помощи стрелок данные переносятся в таблицу с данными фактического учета. Далее нужно перейти на вторую вкладку «Члены комиссии». Нажимаем на «Заполнить состав комиссии». После этого подготовленный документ следует сохранить и провести. Данный документ можно при необходимости распечатать.

Заключение

Таким образом, пока организации и предприниматели не перешли на онлайн кассы и продолжают использование БСО, они должны соблюдать определенный порядок и учета и проведения инвентаризации. Она необходима для выявления недостачи или излишек, а также устранения нарушений и наказания виновных лиц.

Шпаргалка для бухгалтера: инвентаризация БСО

Чтобы проверить реальное наличие бланков документов с определенной степенью защиты (далее – БСО), а также подтвердить соответствие их фактического наличия с данными бухгалтерского учета, периодически проводится инвентаризация. Процесс проведения такой проверки должен осуществляться по определенным правилам, предусмотренным учетной практикой и нормативными документами. Как и когда следует проводить инвентаризацию БСО, рассмотрим в материале.

Инвентаризация БСО в местах их хранения проводится комиссией организации в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

Периодичность проведения инвентаризации БСО – не менее 1 раза в год (п. 8 Инструкции № 180).

Примечание. По решению руководителя организации количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено.

Сроки проведения инвентаризации БСО устанавливаются руководителем организации.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация БСО проводится не ранее 1 ноября (п. 7 Инструкции № 180).

Проведение инвентаризации обязательно в т.ч. (п. 2 ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон № 57-З):

– при реорганизации или ликвидации организации;

– при смене материально ответственных лиц (далее – МОЛ);

– при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

– при возникновении чрезвычайных ситуаций;

– в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по примерной форме согласно приложению 1 к Инструкции № 180, в котором назначаются председатель и члены инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения инвентаризации и причина ее проведения.

До начала проверки фактического наличия активов приходные и расходные документы или отчеты о движении БСО должны быть сданы в бухгалтерию (бухгалтеру).

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_________​» (дата)», что является основанием для определения остатков активов к началу инвентаризации по учетным данным (п. 21 Инструкции № 180).

МОЛ дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Ситуация. При смене МОЛ проведена инвентаризация БСО

В организации 29.10.2020 (последний рабочий день) увольняется оператор ЭВМ. Данное лицо являлось МОЛ за учет БСО.

01.10.2020 ему были выданы БСО:

– ТН-2 (ПЭВМ) серии АВ с № 5032451 по № 5032700 (в количестве 250 номеров);

– ТТН-1 (ПЭВМ) серии НВ с № 2792631 по № 2792800 (в количестве 170 номеров).

При смене МОЛ приказом руководителя установлено провести инвентаризацию БСО по состоянию на 28.10.2020. Инвентаризация проводится с 09:00 до 12:00.

Перед началом проведения инвентаризации МОЛ указало, что на 09:00 28.10.2020 использованы БСО:

– ТН-2 (ПЭВМ) серии АВ с № 5032451 по № 5032503 (в количестве 53 номера);

– ТТН-1 (ПЭВМ) серии НВ с № 2792631 по № 2792658 (в количестве 28 номеров).

Расхождение фактического наличия БСО с данными бухгалтерского учета не установлено.

Проверка фактического наличия БСО производится (п. 59 Инструкции № 180 Инструкции по БСО):

1) по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров;

2) по каждому месту хранения, за которое отвечает МОЛ.

Данные о наличии БСО вносятся в инвентаризационную опись. Форма данного документа приведена в приложении 18 к Инструкции № 180. Однако при недостатке содержащейся в утвержденной форме информации организация может принять к учету самостоятельно разработанную и утвержденную в соответствии с законодательством форму (часть третья п. 23 Инструкции № 180).

Инвентаризационная опись подписывается бухгалтером и членами инвентаризационной комиссии.

Рассмотрим документальное оформление инвентаризационной описи БСО согласно приложению 18 к Инструкции № 180 (см. пример заполнения).

Бухгалтерский учет БСО ведется бухгалтерией организации в стоимостном и количественном выражении. Коммерческие организации, ведущие бухгалтерский учет, БСО должны отражать на счете 10 «Материалы» и одновременно на забалансовом счете 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты».

В случае наличия виновных лиц, не обеспечивших сохранность БСО в местах хранения, стоимость испорченных и (или) аннулированных БСО отражается следующими бухгалтерскими записями (п. 25 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196):

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – К-т 10 «Материалы», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию» и др.;

– одновременно списание бланков конкретных серий и номеров отражается по расходу забалансового счета 006.

Стоимость испорченных и (или) аннулированных БСО отражается так:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Справочно: к бланкам документов с определенной степенью защиты относятся:

  • квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов;
  • товарно-транспортная накладная;
  • товарная накладная;
  • счет-справка.

К документам с определенной степенью защиты относятся:

– акцизная марка для маркировки алкогольных напитков;

– акцизная марка для маркировки табачных изделий;

– акцизная марка для перемаркировки алкогольных напитков с поврежденными акцизными марками;

– контрольная марка для маркировки алкогольных напитков, маркированных акцизными марками, выводимыми из обращения;

– контрольный (идентификационный) знак;

– контрольный знак, предназначенный для маркировки сопроводительных документов на ввозимые (вывозимые) алкогольную продукцию, непищевую спиртосодержащую продукцию и непищевой этиловый спирт;

– контрольный знак, предназначенный для маркировки сопроводительных документов, оформленных в соответствии с законодательством на нефтяное жидкое топливо;

– специальная марка для маркировки табачных изделий, обращенных в доход государства;

– специальная марка, предназначенная для маркировки алкогольных напитков, задержанных или изъятых правоохранительными и контролирующими органами, а также конфискованных либо обращенных в доход государства иным способом.

К печатной продукции относятся:

1) книга замечаний и предложений;

2) книга учета проверок.

Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 06.07.2011 № 912.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.

Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути.

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение.

ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад, где вы бесплатно сможете:

  • Скачать пустые бланки и заполненные образцы ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-6, ИНВ-19, ИНВ-26, ТОРГ-16
  • Заполнять и печатать документы онлайн (это очень удобно)
  • Вести учет товаров, оформлять продажи и проводить инвентаризации прямо с мобильного

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте здесь.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

После регистрации вы бесплатно получите:

  • Полный набор документов для инвентаризации: ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-6, ТОРГ-16 и другие.
  • Доступ в МойСклад — сервис для учета товаров, в котором инвентаризацию можно быстро провести со смартфона, а пересортицу — снизить с помощью автоматической проверки комплектации.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО