Порядок списания дебиторской задолженности

Списание учреждением дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию, осуществляется в соответствии с требованиями гражданского, бюджетного законодательства, а также законодательства о бухгалтерском учете.

Нереальные ко взысканию долги списываются в бюджетном учете по каждому возникшему обязательству в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств, на основании:

данных проведенной инвентаризации с приложением первичных документов;
письменного обоснования с приложением документов, подтверждающих нереальность взыскания данной задолженности;
согласования с главным распорядителем бюджетных средств и органом, организующим исполнение бюджета;
приказа (распоряжения) руководителя учреждения.

В результате возникновения дебиторской задолженности происходит отвлечение средств из хозяйственного оборота учреждения, поэтому необходимо принимать все возможные меры по ее своевременному взысканию. Учреждение вправе списать дебиторскую задолженность с баланса либо после ее погашения, либо после ее признания безнадежной.

Основания прекращения обязательств установлены главой 26 Гражданского кодекса. В частности, обязательство может быть прекращено исполнением (ст. 408 ГК РФ), предоставлением взамен исполнения отступного (уплатой денег, передачей имущества и т.п.) (ст. 409 ГК РФ), зачетом встречного однородного требования (ст. 410 ГК РФ), новацией (ст. 414 ГК РФ).

ГК РФ установлены следующие основания признания дебиторской задолженности безнадежной:

истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
прекращение обязательства в соответствии с гражданским законодательством вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);
прекращение обязательства в соответствии с гражданским законодательством на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);
прекращение обязательства смертью гражданина (ст. 418 ГК РФ);
прекращение обязательства в соответствии с гражданским законодательством вследствие ликвидации организации (ст. 419 ГК РФ).

Общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 196 ГК РФ). По общему правилу течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ). Таким образом, по обязательствам с установленным в договоре сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения.

Для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (ст. 197 Гражданского кодекса). Срок исковой давности и порядок его исчисления не могут быть изменены соглашением сторон (ст. 198 ГК РФ). С истечением срока исковой давности по главному требованию истекает срок и по дополнительным требованиям (неустойка, залог, поручительство и т.п.) (ст. 207 ГК РФ).

В соответствии с п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам, срок исполнения которых не определен, течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства. При этом согласно п. 2 ст. 314 ГК РФ в случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства. Обязательство, не исполненное в разумный срок, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении.

Списание дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности может быть произведено, если этот срок не прерывался и не приостанавливался. В соответствии со ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

В п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 12, 15 ноября 2001 г. N 15/18 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности» разъяснено, какие действия могут свидетельствовать о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности:

признание претензии;
частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга и (или) сумм санкций;
частичное признание претензии об уплате основного долга, если последний имеет под собой только одно основание, а не складывается из различных оснований;
уплата процентов по основному долгу;
изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или рассрочке платежа);
акцепт инкассового поручения.

Кроме того, подписание акта сверки задолженности, которое является письменным подтверждением признания наличия задолженности, также может служить основанием для признания срока исковой давности прерванным. Такие выводы содержатся, например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 17.04.2008 N А19-10386/07-44-Ф02-989/08, постановлении ФАС Поволжского округа от 04.09.2008 N А57-8471/2007. Факт истечения срока исковой давности является достаточным для признания задолженности безнадежной.

Ликвидация организации — это прекращение ее деятельности как юридического лица без перехода прав и обязанностей другим лицам. Гражданским законодательством предусмотрен ряд обязательных процедур в процессе ликвидации для удовлетворения требований кредиторов. Ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим существование после внесения об этом записи в единый государственный реестр юридических лиц (п. 8 ст. 63 ГК РФ). С этого момента кредиторы такой организации могут списать ее долги в состав безнадежных.

Если в отношении организации-должника открыта процедура конкурсного производства, задолженность, включенная в реестр требований кредиторов, списывается после признания судом организации банкротом и исключения ее из Единого государственного реестра юридических лиц (разъяснения порядка списания безнадежной дебиторской задолженности в целях налогообложения прибыли содержатся в письмах Минфина России от 17.03.2009 N 03-03-06/1/149, от 11.04.2008 N 03-03-06/1/276).

Дебиторская задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об окончании исполнительного производства по причине отсутствия у должника имущества, на которое может быть обращено взыскание, безрезультатности всех принятых судебным приставом-исполнителем допустимых законом мер по отысканию его имущества, может быть признана безнадежной (письмо Минфина России от 30.03.2009 N 03-03-06/1/199).

Списание дебиторской задолженности, нереальной для взыскания, осуществляется в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств. В рамках своих полномочий главный распорядитель бюджетных средств вправе установить порядок согласования подведомственными бюджетными учреждениями списания нереальной ко взысканию дебиторской задолженности в качестве одного из мероприятий предварительного ведомственного финансового контроля (ст. 158 БК РФ).

Для того, чтобы списать с баланса безнадежную дебиторскую задолженность, учреждению прежде всего нужно провести инвентаризацию расчетов. Документом, регламентирующим общий порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

В ходе инвентаризации расчетов наличие задолженности контрагента должно быть подтверждено соответствующими документами:

договором с покупателем (заказчиком), поставщиком (подрядчиком);
накладной на отгрузку продукции, актом приемки-передачи выполненных работ, услуг;
платежными документами на перечисление предварительной оплаты поставщику, не выполнившему своих обязательств и др.

У учреждения, не сохранившего первичные учетные документы, подтверждающие величину дебиторской задолженности, отсутствуют основания для ее списания. Учреждения обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бюджетного учета и бюджетную отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Результаты инвентаризации расчетов оформляются в Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Таким образом, для согласования списания дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию, учреждение представляет главному распорядителю бюджетных средств Инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторам с приложением документов, подтверждающих наличие задолженности (первичные документы) и невозможность ее взыскания (акт государственного органа о прекращении обязательства, уведомление об исключении должника из ЕГРЮЛ, постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства по причине невозможности взыскания долга с организации-должника и другое).

Нереальные ко взысканию долги определяются и списываются в бюджетном учете по каждому возникшему обязательству на основании:

данных проведенной инвентаризации;
письменного обоснования;
согласования с главным распорядителем бюджетных средств и органом, организующим исполнение бюджета;
приказа (распоряжения) руководителя учреждения.

Список литературы

Гражданский кодекс РФ.
Бюджетный кодекс РФ.
О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.
О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности: постановление Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 12, 15 ноября 2001 г. № 15/18.
Приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Письмо Минфина России от 17.03.2009 N 03-03-06/1/149.
Письмо Минфина России от 11.04.2008 N 03-03-06/1/276.
Письмо Минфина России от 30.03.2009 N 03-03-06/1/199.

А.Н. Суховерхова,
Ю.А. Кошелева,
эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ

Статья опубликована в журнале
«Бухгалтерский учет в бюджетных и
некоммерческих организациях» № 13 июль 2010 год.

Дебиторская задолженность в бюджетной сфере: как квалифицировать, списать или восстановить

эксперт по учету в организациях бюджетной сферы, координатор образовательных программ в бюджетной сфере в Контур.Школе

Про отражение в учете учреждения дебиторской задолженности, которую невозможно вернуть

Дебиторская задолженность — это денежные средства или имущество, которые дебитор должен учреждению. Долг перед учреждением мог появиться из-за невыполнения условий контракта, гражданско-правового договора, излишней выдачи денежных сумм под отчет, ошибки в расчете заработной платы и т.д.

Дебиторскую задолженность можно разделить на четыре типа:

Долгосрочная — задолженность, срок исполнения которой на отчетную дату больше 12 месяцев, при этом срок погашения еще не наступил и требовать оплаты учреждение не вправе.
Просроченная — задолженность, которую контрагент, сотрудник или другой дебитор не погасил в установленный срок. Например, если срок оплаты по контракту 01.11.2021, 2 ноября задолженность будет считаться просроченной. При этом у учреждения еще остается возможность взыскать такой долг: дебитор не прекратил деятельность, не признан пропавшим без вести, срок исковой давности не прошел и пр.
Сомнительная — это просроченная задолженность, которую еще можно взыскать, но у учреждения нет уверенности, что в течение срока исковой давности дебитор погасит долг, или задолженность, не соответствующая критериям актива, например он признан неплатежеспособным или идет процедура банкротства.
Безнадежная — также просроченная задолженность, которую невозможно взыскать. В частности, дебитор прекратил деятельность или прошел срок исковой давности.

Как определить срок исковой давности дебиторской задолженности

Как мы видим из определений задолженности, во многом ее определяет срок исковой давности.

По общему правилу срок исковой давности — три года.

Срок исковой давности начинается тогда, когда задолженность становится просроченной. Срок может быть приостановлен, если дебитор совершил какие-то действия для признания своего долга.

Пример. Контрагент подписал акт сверки или предложил изменить условия контракта: предоставить ему рассрочку или отсрочку платежа.

По обязательствам, у которых не определен срок исполнения или определен моментом востребования, срок исковой давности начинается со дня, когда учреждение предъявило дебитору требование об исполнении долга.

В некоторых случаях срок давности может быть сокращен или, наоборот, увеличен .

Пример. Сотрудник причинил ущерб работодателю — последний может обратиться в суд по спорам о возмещении только в течение одного года со дня обнаружения задолженности.

Если срок исковой давности прерывался, далее считайте его заново. Время до прерывания в новый срок не включайте. Это следует из ст. 196, 197, 200, 203 и 392 ГК РФ.

Как признать и оформить сомнительную задолженность

После того как дебиторская задолженность становится просроченной, комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов может признать ее сомнительной. Также в том случае, если задолженность не соответствует критериям актива, то есть учреждение не ждет возвращения денег или имущества от дебитора в течение трех лет, не определены экономическая выгода и полезный потенциал долга.

Чтобы признать задолженность сомнительной, комиссия учреждения оформляет документ.

Например, акт или решение, которые будут основанием для списания долга. Унифицированной формы такого документа на данный момент нет, поэтому разработайте его самостоятельно и закрепите в учетной политике.

Основания, когда учреждение может признать задолженность сомнительной:

Контрагент находится на стадии ликвидации или банкротства.
Должник исключен из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, его не удалось разыскать.
Дебитор участвует в качестве должника в исполнительном производстве или в судебных спорах по аналогичным делам.
У должника нет активов для погашения долга или есть задолженности по налогам, взносам, штрафам и пр.

Все основания, когда учреждение будет признавать задолженность сомнительной, пропишите в учетной политике или отдельном внутреннем локальном документе. Там же укажите документы, на основании которых задолженность можно признать сомнительной и далее списать с балансового учета.

Сомнительную задолженность спишите с балансового учета и отразите на забалансовом счете 04 « Сомнительная задолженность». На забалансе сомнительную задолженность учитывайте до тех пор, пока:

дебитор не вернет долг — в этом случае восстановите задолженность на балансе;
учреждение не признает задолженность безнадежной — спишите с забаланса .

Чтобы списать задолженность, оформите документы:

Решение (акт, протокол, постановление) о признании задолженности сомнительной.
Инвентаризационную опись (ф. 0504089).
Документы, подтверждающие основания для признания задолженности сомнительной: д оговор с датой исполнения долга, документы, подтверждающие стадии ликвидации, банкротства, финансовых затруднений или судебных процессов контрагента, и пр.

Это следует из ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 339 Инструкции № 157н, п. 11 СГС «Доходы», п. 20, 35, 36 СГС «Концептуальные основы» , Писем Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171 , от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347.

Как признать и оформить безнадежную задолженность

Учреждение может признать просроченную дебиторскую задолженность безнадежной или нереальной к взысканию , если:

И стек срок исковой давности.
Обязательства прекращены из-за невозможности их исполнения, например при стихийных бедствиях и ЧС.
Обязательства прекращены на основании акта органа госвласти или органа местного самоуправления.
Дебитор-гражданин умер или организация-должник ликвидирована.

Если обязательства должника переходят на другое лицо, такая задолженность не может считаться безнадежной.

Все основания и документы для признания задолженности безнадежной также пропишите в учетной политике или другом внутреннем документе, например в положении о признании задолженности сомнительной или безнадежной.

Документами, подтверждающими, что долг невозможно взыскать с дебитора, могут быть судебные решения о признании смерти или ликвидации должника, копии актов госорганов и пр.

Безнадежную дебиторскую задолженность спишите с балансового учета. За балансом ее учитывать не нужно.

Чтобы списать задолженность , оформите документы:

Решение (акт, протокол, постановление) о признании задолженности безнадежной.
Инвентаризационную опись (ф. 0504089).
Документы, подтверждающие основания для признания задолженности безнадежной: договор с датой исполнения долга, документы, подтверждающие смерть или ликвидацию должника, и пр. Мы писали об этом выше.

Это следует из п. 339 Инструкции № 157н, ст. 161 БК РФ, ст. 196, 416-419 ГК РФ, п. 20, 35, 36 СГС «Концептуальные основы», Писем Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347.

Как списать сомнительную или безнадежную дебиторку

1. Переведите задолженность по расходам с некоторых счетов на счет 209 34.

Дебиторская задолженность по доходам и расходам может числиться на счетах 205 00, 206 00, 207 00, 208 00, 209 00, 303 00 и пр.

В течение года дебиторскую задолженность по расходам со счетов 206 00 и 208 00 нужно перевести на счет 209 34 «Расчеты по доходам от компенсации затрат» в следующих случаях:

Учреждение расторгло договор (контракт), по которому перечислило аванс, и ведет претензионную работу.
Сотрудник отказывается вернуть долг по авансовому отчету или уже уволен.
Сотрудник уволился, не отработал дни отпуска, на нем числится переплата отпускных.
Учреждение выплатило излишние суммы денег сотрудникам, которые они отказываются вернуть.

Если сотрудник не оспаривает долг и продолжает работать в учреждении, задолженность не переводите на счет 209 00.

Задолженность со счетов 303 00, 205 00 и 209 00 не переводите.

В конце года казенные учреждения должны перевести дебиторку на счет 209 36 «Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет»:

2. Спишите сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность с баланса на финансовый результат текущего года: по расходам на счет 401 20 273, по ущербу и иным доходам — на счет 401 10 173.

3. Отразите сомнительную дебиторскую задолженность за балансом.

4. Спишите сомнительную дебиторскую задолженность с забаланса, если комиссия признала ее безнадежной, а также если учреждение возобновило процедуру взыскания или дебитор вернул долг.

5. Восстановите задолженность на балансе, если дебитор вернул долг или учреждение возобновило процедуру взыскания.

Такие проводки даны в п. 78, 80, 82, 86 Инструкции № 162н, п. 94, 98, 102, 106, 109, 110, 152 Инструкции № 174н, п. 97 , 101 , 105 , 109 , 112, 113 , 180 Инструкции № 183н, п. 339 Инструкции № 157н.

Как правильно списать «дебиторку»?

В начале июня Минфин России объяснил коммерсантам, как правильно списывать дебиторскую задолженность. Чиновники рассказали и о порядке признания безнадежности долгов.

В письме от 9 июня 2020 года № 03-03-06/1/49480 Минфин России сообщил, что согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном периоде, среди последних могут быть и суммы безнадежных долгов.

Если в компании сформирован резерв по сомнительным долгам, но на погашение задолженности не хватило средств резерва, то такие долги, по мнению Минфина, также могут быть отнесены к внереализационным расходам. Напомним, чтобы долг был признан безнадежным, он должен соответствовать одному из условий, приведенных в пункте 2 статьи 266 НК РФ.

Срок исковой давности для признания задолженности безнадежной

Но прежде всего, чтобы признать долг безнадежным, компании нужно дождаться окончания срока исковой давности. Порядок исчисления такого срока регулируется подразделом 5 «Сроки. Исковая давность» части 1 Гражданского кодекса. Обратите внимание, если долг признан безнадежным, то его можно учесть в составе внереализационных расходов того отчетного периода, в котором истекает его срок исковой давности (п. 7 ст. 272 НК РФ).

Признание безнадежного долга по такому основанию, как окончание установленного срока исковой давности, может быть произведено вне зависимости от предпринятых компанией мер по принудительному взысканию средств с контрагента.

Основания для признания задолженности безнадежной

Рассмотрим другие основания для признания задолженности безнадежной.

Итак, учесть долг во внереализационных расходах можно, если наступает одно из следующих обстоятельств:

истекает срок исковой давности,
должник ликвидирован и/или исключен из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо,
судебный пристав вынес постановление об окончании производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью получения денег.

На основании проведенной инвентаризации дебиторская задолженность с истекшим сроком давности, а также задолженность, нереальная к взысканию, списывается в расходы. Делается это за счет средств созданного резерва по сомнительным долгам либо на финансовые результаты.

Учет безнадежной задолженности

В бухгалтерском учете создание резерва по сомнительным долгам является обязанностью компании. Она не вправе выбирать, создавать резерв или нет. Не формировать его можно только в случае, если имеется стойкая уверенность в том, что долг будет погашен.

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Выбор читателей

Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года

Изменения трудового законодательства с 2022 года: важное для бухгалтера и директора

Основные и льготные тарифы страховых взносов на 2022 год

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Списание дебиторской задолженности

Ранее мы уже обсуждали списание кредиторской задолженности. Сегодня поговорим о списании дебиторской задолженности. В порядке учета таких фактов хозяйственной жизни много общего, но есть и некоторые особенности.

Содержание статьи:

1. Списание дебиторской задолженности

2. Документы для списания дебиторской задолженности

3. Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

4. Списание дебиторской задолженности проводки

5. Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

6. Списание дебиторской задолженности при УСН

1. Списание дебиторской задолженности

Напомним, что списание дебиторской задолженности происходит в тех случаях, когда контрагент по тем или иным причинам не может выполнить свои обязательства. Если задолженность с высокой степенью вероятности не будет погашена, она признается безнадежной.

Классический случай — контрагент не поставляет товары, работы, услуги в течение длительного времени, не смотря на то, что получил предоплату. Длительность в этом случае подразумевает превышение срока исковой давности.

Стандартный срок исковой давности — 3 года. Срок начинает исчислять со дня, когда контрагент не выполнил свои обязательства, при том, что срок исполнения уже наступил.

Срок может прерываться:

в случае составления акта сверки,

при внесении изменений в договор (включая изменении о признании суммы долга, либо об увеличении сроков исполнения обязательств),

обмена письмами между сторонами. Письма могут содержать запрос по уточнению суммы долга, предложение увеличить срок возврата долга, либо подписать соглашение о погашении долга частями и другие аналогичные предложения.

при частичном погашении задолженности,

в некоторых других случаях.

При прерывании срока по любым основаниям, течение срока исковой давности начинает исчисляться заново.

Другой случай — компания не может исполнить свои обязательства, так как ликвидирована, либо исключена из реестра юридических лиц.

Нельзя списать дебиторскую задолженность в следующих случаях:

при реорганизации контрагента, по которому числится дебиторская задолженность, т.к. долг переходит к правопреемнику (ст. 58 ГК РФ, Письмо Минфина РФ от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52041),

при исключении организации из ЕГРЮЛ, но только в том случае, когда нет возможности ликвидировать организацию из-за недостатка средств на ликвидацию (п. 5 ст. 21.1 Федерального закона № 129-ФЗ, Письмо Минфина РФ от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1525),

при исключении организации из ЕГРЮЛ из-за недостоверных сведений об организации (п. 5 ст. 21.1 Федерального закона № 129-ФЗ, Письмо Минфина РФ от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1525).

в случае, когда контрагент — индивидуальный предприниматель (ИП) исключен ЕГРИП. Сразу списать задолженность нельзя. Ведь ИП отвечает по своим долгам всем своим имуществом как физическое лицо.

Следует дождаться либо признания его банкротом, либо судебного решения о невозможности взыскания с бывшего ИП денежных средств в связи с тем, что не удалось выяснить его местонахождение. Сразу задолженность списывают, если получена информация о смерти ИП. Об этом — в письме Минфина РФ от 27.04.2017 № 03-03-06/1/25384.

2. Документы для списания дебиторской задолженности

Списание дебиторской задолженности оформляется по результатам инвентаризации расчетов.

Если есть встречная задолженность, нужно сначала погасить ее, чтобы определиться с суммой задолженности,

Документы для списания дебиторской задолженности (п. 77 Приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»):

письменное обоснование (бухгалтерская справка),

приказ (решение) руководителя о списании дебиторской задолженности.

Документы для списания дебиторской задолженности могут содержать и отдельную бухгалтерскую справку по забалансовому учету списанной задолженности.

3. Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

До того, как говорить о списании задолженности, напомним об обязанности создавать резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете. Такая обязанность установлена п. 70 Положения № 34н.

Резерв по сомнительным долгам может не формироваться только в том случае, когда есть четкая уверенность, что долг будет возвращен (Письмо Минфина РФ от 27.01.2012 № 07-02-18/01).

Бухгалтерская проводка по формированию резерва:

Дебет 91.02 Кредит 63.

В бухгалтерском учете под создание резерва подпадает вся безнадежная дебиторская задолженность, а не только та, которая образовалась в результате взаимоотношений с покупателями.

В учетной политике компании должна быть прописана методика создания резерва по сомнительным долгам в БУ.

При созданном резерве списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете заключается в уменьшении на сумму списания резерва по сомнительным долгам.

Если зарезервированной суммы по данному договору не достаточно, разница относится на прочие расходы.

4. Списание дебиторской задолженности проводки

Списание дебиторской задолженности проводки :

Дебет 63 Кредит 60 (62, 76 и т.п.) — списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам.

Дебет 91.02 Кредит 60 (62, 76 и т.п.) — списание дебиторской задолженности в случае не перекрывающей задолженность суммы резерва, либо в случае, когда резерв не создавался.

Пример 1.

В компании «Зебра» сформирован резерв по сомнительным долгам компании «Залив» на сумму 480 тыс. руб. Задолженность не погашена, срок исковой давности прошел, принято решение о списании полной суммы задолженности в размере 600 тыс. руб.

В учете будет отражено следующее:

Дебет 63 Кредит 62 — 480 000,00 — списание дебиторской задолженности за счет резерва,

Дебет 91.02 Кредит 62 — списание остатка дебиторской задолженности, не перекрытой резервом.

Следующие проводки некоторые делают, следуя рекомендациям контролирующих органов, при списании любой дебиторской задолженности:

Дебет 007 — сумма убытка по списанному долгу отражена за балансом,

Кредит 007 — аннулирована запись учета списанного долга по истечение 5 лет с даты списания задолженности.

Учтите, что по правилам Положения № 34н (п. 77), то за балансом нужно учитывать убыток от списанной задолженности только в том случае, когда списание происходит из-за неплатежеспособности контрагента (есть постановление пристава об окончании исполнительного производства). Именно в этом случае есть некоторая вероятность, что дела контрагента наладятся, и он когда-нибудь погасит задолженность.

При списании выданного аванса (НДС был принят к вычету), дополнительно делается проводка:

Дебет 76.ВА Кредит 68.02 — восстановлен НДС с аванса, ранее взятый к вычету.

В случае списание аванса, по которому не состоялась отгрузка, без восстановления НДС (операция не противоречит НК РФ, но не нравится контролерам) проводки будут несколько иные. Рассмотрим на примере.

Пример 2.

Был уплачен аванс в сумме 360 000,00, в т.ч. НДС — 60 000,00. НДС взят к вычету.

При списании задолженности:

Дебет 91.02 «Прочие расходы» — 360 000,00 — просроченная задолженность в полной сумме,

Дебет 76.ВА Кредит 91.01 — 60 000,00 — сумма восстановленного НДС учтена в доходах.

5. Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

В налоговом учете безнадежные долги признаются убытками. В соответствии с п. 2 ст. 265 убытки приравниваются к внереализационным расходам. Списываются они либо за счет резерва, либо непосредственно включаются в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 25 НК РФ).

С 2017 года в НК РФ действует правило, что сомнительным долгам признается только та часть дебиторской задолженности, которая превышает встречную кредиторскую задолженность налогоплательщика.

В налоговом учете (НУ) создание резерва по сомнительным долгам – это право, а не обязанность налогоплательщиков.

При формировании резерва учитываются только суммы расчетов с покупателями, которые не обеспечены гарантийными обязательствами.

Если компания по налогу на прибыль применяет метод начисления, учесть списанную дебиторскую задолженность в расходах, уменьшающих базу по налогу, можно.

Списанная дебиторская задолженность (включая НДС) отражается во внереализационных расходах.

Порядок списания тот же, что и для бухгалтерского учета. Об определении сроков списания задолженности в налоговом учете по правилам 25 главы НК РФ Минфин РФ подробно разбирал не один раз, например, в своем письме от 11.12.2020 № 03-03-06/1/108754.

По мнению контролирующих органов, если списывается долг физического лица (при полном или частичном погашении обязательств), организация должна выступить налоговым агентом по Налогу на доходы физических лиц и удержать, а затем перечислить в бюджет НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 19.03.2018 № 03-04-06/16933). База для расчета налога — экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга.

Просроченную дебиторскую задолженность можно списать в текущем периоде и в некоторых случаях, когда пропущен срок списания. Но должны быть соблюдены следующие условия:

неотражение списания дебиторской задолженности привело к переплате налога на прибыль в бюджет,

в текущем налоговом периоде получена прибыль,

к моменту подачи декларации не истек трехлетний срок возврата или зачета переплаты.

Такой порядок содержится в письме ФНС РФ от 01.12.2020 № СД-4-3/20120@.

Учтите, что списание дебиторской задолженности в налоговом учете может вызвать дополнительные вопросы контролеров.

Важно при оформлении списания приложить к акту все документы, подтверждающие реальность долга: договора, счета, «закрывающие документы» (накладные, акты на оказание услуг и т.п.), акты сверок. Не будет лишним сохранить и переписку, связанную с заключением и исполнением договора, задолженность по которому списывается.

6. Списание дебиторской задолженности при УСН

Списание дебиторской задолженности при УСН, увы, невозможно. Это относится как к объекту налогообложения «доходы», когда вообще никакие расходы не учитываются в налоговом учете (ст. 346.18), так и к объекту налогообложения «Доходы минус расходы» (в ст. 346.16 закрытый перечень расходов, подходящий вид расходы в статье отсутствует). Об этом более подробно — в Письмах Минфина РФ от 23.06.2014 № 03-03-06/1/29799, от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274.

Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете компаний, применяющих УСН, при этом происходит в обычном порядке.

Мы с вами рассмотрели списание дебиторской задолженности в налоговом учете и общие правила такого списания для целей бухгалтерского учета. Если остались вопросы, задайте их в комментариях ниже.

Подписывайтесь на наш инстаграм и телеграм

Порядок списания дебиторской задолженности

Какую задолженность можно списать
Как документально оформить списание безнадежной дебиторской задолженности
Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете
Списание дебиторской задолженности в налоговом учете
Итоги

Какую задолженность можно списать

Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.

Обратите внимание! «Закрытие» ИП не делает его долг безнадежным.

Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.

Если две компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту. Если компания-партнер всё равно осталась вам должна, эти деньги признаются нереальными к получению, и можно осуществить списание просроченной дебиторской задолженности.

Итак, вы узнали, что компания-должник обанкротилась (или ее исключили из реестра юрлиц позже 1 сентября 2014 года). В таком случае вы понимаете, что вернуть долг не удастся. Как списать дебиторскую задолженность, по которой заканчивается срок исковой давности?

По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться или приостанавливаться.

Срок исковой давности прерывается, если (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43):

должник принял и расписался в акте сверки;
прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
заплатил проценты или неустойку;
фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство.

Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Срок исковой давности приостанавливается по основаниям, предусмотренным ст. 202 ГК РФ, в частности, на период, когда стороны проводят предусмотренную законом процедуру разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.). Также срок давности не течет, пока осуществляется судебная защита нарушенного права (ст. 204 ГК РФ). Когда соответствующие обстоятельства заканчиваюся, срок давности продолжает свое течение (а не отсчитывается заново).

Подробнее о том, как проходит списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, читайте в статье «Как списать безнадежную дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности».

Как документально оформить списание безнадежной дебиторской задолженности

Итак, вы определили, что есть нереальные к получению по перечисленным выше причинам деньги. Для списания дебиторской и кредиторской задолженности нужно составить приказ об инвентаризации долга, а ее результаты занести в форму ИНВ-17. Затем руководитель издает приказ о ликвидации долга фирмы на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки, в которой следует привести размер задолженности, описание ситуации, почему задолженность стала безнадежной, ссылку на номер и дату акта инвентаризации.

ВАЖНО! Списанные долги налоговики проверяют особенно тщательно, поэтому необходимо приложить к акту инвентаризации задолженности историю ее возникновения и документы, подтверждающие реальность сделки: договоры, накладные, счета, акты оказанных услуг, акты сверок, а также основание для признания долга безнадежным (например, выписку из ЕГРЮЛ или постановление судебного пристава).

Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Формирование резерва в учете отражается по кредиту счета 63 в корреспонденции со счетом 91.

При списании задолженности за счет резерва делается запись: Дт 63 Кт 62 (76 или другие счета по учету задолженности перед вашей организацией) — списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам.

Если долг больше резерва, то разница относится на счет прочих расходов: Дт 91.2 Кт 62 (или другой счет по учету дебиторской задолженности).

Аналогичной проводкой (Дт 91.2 Кт 62) списывают задолженность, которая стала безнадежной внезапно и не резервировалась (например, контрагента ликвидировали, и фирма узнала об этом уже по факту ликвидации).

Списанный долг в течение 5 лет следует учитывать по дебету счета 007 в полной сумме. И только по истечении этого срока он списывается окончательно.

Хранить документы, подтверждающие факт списания дебиторской задолженности, для целей бухучета нужно не менее 5 лет со дня списания просроченной задолженности перед вашей компанией. На счете 007 должен вестись аналитический учет в разрезе каждого контрагента.

О нюансах списания дебиторской задолженности в различных ситуациях подробно рассказано в Готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Списать в расходы нереальную к получению дебиторку могут только организации, считающие налог на прибыль методом начисления. Соответственно, упрощенцы и плательщики ЕНВД учесть безнадежный долг в расходах не могут (письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274). Индивидуальные предприниматели на ОСНО также не вправе провести процедуру списания дебиторской задолженности.

В отличие от бухгалтерского учета в налоговом формирование резерва по сомнительным долгам — это право, а не обязанность организации. То есть для целей налогообложения алгоритм ликвидации дебиторки зависит от того, был ли создан резерв для сомнительных долгов. Если он есть, то предприятие осуществляет списание дебиторской задолженности за счет резерва, а непокрытую резервом часть долга относит на внереализационные расходы.

Все подробности по списанию безнадежной дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Если резерв не сформирован, то списание дебиторки производится на внереализационные расходы. Расход признается по мере наступления даты самого раннего события:

истек срок исковой давности;
в реестре юрлиц появилась запись о прекращении работы должника;
поступили документы от судебных приставов.

Подтверждающие документы для целей налогового учета следует хранить не менее 4 лет.

Если вы заплатили аванс поставщику, а затем признали этот долг безнадежным, то принятый к вычету НДС нужно восстановить.

Однако в этом вопросе есть определенные нюансы, изучить которые можно в нашей статье «Как учитывать суммы НДС при списании дебиторской задолженности».

ВАЖНО! Если компания приняла решение признать долг физического лица безнадежным и после списания дебиторской задолженности отнести его на расходы, нужно перечислить с суммы задолженности налог на доходы физических лиц. С точки зрения чиновников, в этом случае физлицо получает выгоду от экономии на расходах, а агентом по НДФЛ должна выступить компания. Об этом, в частности, пишут Минфин России в письме от 19.03.2018 № 03-04-06/16933 и ФНС России в разъяснении от 31.12.2014 № ПА-4-11-27362.

Итоги

Процесс списания дебиторской задолженности несложен, но строго регламентирован. Его нарушение чревато претензиями налоговых инспекторов и доначислением налога на прибыль либо штрафов за ошибки в учете. Поэтому перед тем как списать дебиторскую задолженность, убедитесь, что проведена инвентаризация и издан соответствующий приказ.

Однако все же советуем не увеличивать расходы предприятия путем списания дебиторской задолженности и приложить максимум усилий для ликвидации дебиторки контрагента, предложив ему, например, рассрочку или реструктуризацию долга.