Порядок списания и уничтожения печатей

Акт об уничтожении печати и штампа

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

  • износ,
  • порча,
  • устаревание,
  • ликвидация или реорганизация фирмы,
  • изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

  1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
  2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
  3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
  4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

  • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
  • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
  • специалист кадрового отдела,
  • юрист,
  • секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

  • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
  • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

  • номер, место и дату создания акта,
  • название организации,
  • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
  • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
  • причину уничтожения печати или штампа,
  • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
  • время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)

  • В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
  • Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
  • Итоги

В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?

На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:

  • Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
  • Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
  • Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).

Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.

ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.

Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.

ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.

Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.

Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

  • осуществить уничтожение печати самостоятельно;
  • поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

  1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
  2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

Итоги

Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.

Уничтожение печатей и штампов

Печать — это атрибут государственных организаций и коммерческих субъектов, используемый для удостоверения подлинности документов. На клише наносится наименование организации и ее адрес, другие изображения предприятие вправе выбирать самостоятельно.

Штампы применяют для подтверждения определенной информации, чтобы ускорить процесс оформления официальной бумаги. Наиболее распространенные варианты надписей — «проверено», «оплачено», «контроль», «для пропусков», «канцелярия» другие.

В каких случаях печати и штампы уничтожаются?

Законодательством определен порядок составления приказа об уничтожении печатей и штампов и остальных документов, подтверждающих факт ликвидации. Устройства для удостоверения информации и подлинности подписей подлежат списанию и физическому разрушению в нескольких случаях:

  • износ или порча предмета;
  • реорганизация предприятия (в этом случае заказывается новая печать);
  • ликвидация учреждения;
  • изменение реквизитов;
  • потеря или кража.

Таким образом, уничтожение печатей и штампов организации производится в строго определенных случаях и при наличии веских оснований.

Законодательные нормативы уничтожения клише

Перед списанием печати и штампа необходимо уточнить, существует ли определенный регламент на региональном уровне. Если в регионе установлен определенный порядок, ликвидацию необходимо проводить в рамках местного законодательства. При отсутствии специальных нормативов фирма вправе провести уничтожение печатей и штампов организации на основании правил внутреннего распорядка.

Для этих целей на предприятии составляется положение, в котором указан порядок учета, хранения, списания и ликвидации предметов, используемых юридическим лицом в организации документооборота.

В документе указано, где хранится печать, кто несет ответственность за ее сохранность, как происходит передача предмета во временное пользование при отсутствии уполномоченного лица.

В журнале учета содержится дата, когда поступили удостоверяющие инструменты, ФИО получателя, итоги ежегодной ревизии с фиксацией образца оттиска. Проверку проводит комиссия по уничтожению печатей и штампов, куда входит директор (или его заместитель), начальник отделка кадров или другие сотрудники, указанные в соответствующих нормативных документах. По факту проверки составляется справка, в которой отражается фактическое состояние удостоверяющих предметов (клише).

Как уничтожают печати (порядок)

Внутренний приказ уничтожения печатей и штампов определяет, как именно происходит процесс списания и ликвидации на предприятии. Для этого предусмотрено несколько способов:

  • непосредственно организацией;
  • специальной мастерской;
  • органом по учету печатей.

Особые требования определены в отношении уничтожения гербовых печатей. Контроль над процессом ликвидации осуществляет лично генеральный директор. После проведения описи предметов, подлежащих уничтожению, печати помещают в специальный кейс, который опечатывают и отправляют на хранение в сейф руководителя до момента ликвидации.

При самостоятельной ликвидации предметов приглашаются члены комиссии, при которых производится физическое разрушение клише, по его результатам составляется акт списания печати и штампов. В документе обязательны: место и дата уничтожения, кто входит в комиссию, основание для ликвидации удостоверяющих предметов, а также выбранный способ.

Так, например, печати из полимерных материалов и резины разрезаются на мелкие фрагменты или сжигаются, металлические клише подвергаются шлифовке либо опиливаются перекрестными линиями. Все, кто входит в комиссию по уничтожению печатей и штампов, подписывают акт, после чего документ подшивается в папку. На его обратной стороне проставляются оттиски уничтоженных клише.

Если изделия ликвидируются сторонней организацией, необходимо составить заявление (подписывает руководитель), приложить копию паспорта руководителя и приказа о его назначении, доверенность ответственному сотруднику и копию его гражданского паспорта, выписку из реестра юридических лиц (заверенную нотариусом). По уничтожении печати ООО, ИП или АО заказчику передается соответствующий акт с оттисками уничтоженных предметов.

Ликвидация печати ИП и ООО

Уничтожение печати ИП происходит по такому же алгоритму, как на предприятиях. Проще всего подать заявление в фирму, где был изготовлен предмет. В присутствии заказчика печать будет уничтожена, затем составлен акт (с проставлением оттиска), внесена запись в электронный реестр об исключении печати из обращения.

Этот документ необходимо подать в ИФНС по месту регистрации. Уничтожение печати при ликвидации ООО как и других коммерческих структур, является исключительно важным моментом. Ликвидация удостоверяющего инструмента исключит возможность его неправомерного использования другими лицами, а следовательно, защитит руководителя от ответственности.

Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Бюджетный учет

Печати и штампы подлежат учету в составе нефинансовых активов учреждения. В зависимости от конкретных характеристик печати и штампы могут отражаться в учете как в качестве основных средств, так и в качестве материальных запасов.

Напомним, что условия отнесения конкретных видов имущества к объектам основных средств приведены в п.п. 38, 39, 41 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н).

Подготовка и принятие решения о списании имущества осуществляются профильной комиссией учреждения, действующей на постоянной основе (п. 34 Инструкции N 157н).

Итогом работы комиссии являются оформленные в установленном порядке и подписанные членами комиссии Акты о списании объектов имущества, которые подлежат утверждению, а также согласованию в определенных действующими нормативными правовыми актами случаях.

Согласно требованиям п. 51 Инструкции N 157н отражение в бухгалтерском учете выбытия объекта основных средств осуществляется по завершению мероприятий (в том числе уничтожения), предусмотренных при принятии решения о списании объекта основных средств по иным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации, в том числе по основанию морального и физического износа объекта основных средств, нецелесообразности дальнейшего использования объекта основных средств, его непригодности, невозможности или неэффективности его восстановления.

При этом в силу п. 52 Инструкции N 157н отражение в бухгалтерском учете выбытия объекта основных средств допускается только после наступления следующих событий:

— утверждения руководителем учреждения решения о списании (выбытии) объекта основного средства, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, — при наличии согласования этого решения с органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя и (или) собственника имущества;

— реализации мероприятий, предусмотренных Актом о списании.

Формы первичных документов (Актов о списании), используемых бюджетными учреждениями для отражения в учете выбытия объекта основных средств, перечислены в п. 12 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н).

В то же время стоимость печатей и штампов, как правило, не превышает 3000 рублей.

В соответствии с положениями п. 373 Инструкции N 157н учет находящихся в эксплуатации учреждения объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением, осуществляется за балансом на счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации».

Этим же пунктом предусмотрено, что выбытие объектов основных средств с забалансового учета, в том числе в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи и (или) принятия решения о их списании (уничтожении), производится на основании Акта (Акта приема-передачи, Акта о списании) по стоимости, по которой объекты были приняты к забалансовому учету.

При этом указаний о применении конкретной формы акта о списании объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно ни Инструкция N 157н, ни Инструкция N 174н не содержат.

В этой связи напомним, что согласно п. 6 Инструкции N 157н субъект учета вправе локальными нормативными актами, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета, утверждать формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их оформления формы документов. При этом утвержденные субъектом учета формы документов должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные п. 7 Инструкции N 157н.

Таким образом, учреждению в составе учетной политики следует закрепить форму акта, применяемую для списания печатей и штампов стоимостью до 3000 рублей включительно. Указанная форма может быть как унифицированной, так и самостоятельно разработанной в учреждении с содержанием обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Если печати и штампы учитываются учреждением в качестве материальных запасов, в соответствии с п. 114 Инструкции N 157н операции по их выбытию (в том числе по основанию списания) должны оформляться на основании надлежаще оформленных первичных (сводных) учетных документов, перечисленных в п. 36 Инструкции N 174н.

Иными словами, списание с учета печатей и штампов бюджетного учреждения следует осуществлять в соответствии с требованиями положений Инструкции N 157н на основании соответствующих Актов о списании.

При этом с учетом специфики рассматриваемых нефинансовых активов в акте на списание в обязательном порядке в качестве мероприятия, предусматривающего дальнейшую судьбу списываемых печатей и штампов, должно быть предусмотрено мероприятие по их уничтожению.

Единого порядка регламентирующего уничтожение печатей и штампов, на законодательном уровне не установлено. Порядок уничтожения печатей и штампов может предусматриваться региональными*(1) или ведомственными*(2) нормативными актами. Если же такого порядка не установлено, учреждение может самостоятельно закрепить его в своем внутреннем документе. Например, это может быть положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении.

В данном положении можно предусмотреть в том числе и способы уничтожения печатей и штампов (например самостоятельно учреждением; специальной штемпельно-граверной мастерской; органом по учету печатей), формы и сроки хранения актов об уничтожении печатей и штампов и т.п.

Уничтожение печатей и штампов, как правило, производится специализированной комиссией, которая создается приказом руководителя учреждения и предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

При уничтожении печатей и штампов без привлечения сторонних организаций комиссия учреждения определяет технологический способ уничтожения печатей и штампов: изделия из каучука, резины разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями.

Составленный при уничтожении печатей и штампов акт утверждается руководителем. При этом в акте следует указать:

— время и место уничтожения печатей и штампов;

— наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

— заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;

— подписи членов комиссии.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы Московской области 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

23 сентября 2014 г.

*(1) Смотрите постановление Администрации Надеждинского муниципального района Приморского края от 15.07.2009 N 580 «Об утверждении Положения о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов».

*(2) Смотрите приказ министерства здравоохранения Волгоградской области от 19.04.2013 N 1053 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Волгоградской области».

Уничтожение печатей, штампов

«Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2012, N 11

При изготовлении новых печатей и штампов старые подлежат уничтожению. Необходимость замены печатей возникает вследствие их физического износа, изменения наименования или типа учреждения, его реорганизации и по другим причинам. В статье предлагаем ознакомиться с порядком уничтожения старых печатей и штампов и документальным оформлением этой операции.

При возникновении необходимости уничтожения печатей и штампов следует узнать, не утвержден ли порядок их уничтожения региональными нормативными актами. Если такой порядок установлен в регионе, нужно производить уничтожение печатей и штампов в соответствии с этим порядком. Если же такого порядка на региональном уровне не установлено, то учреждение должно самостоятельно закрепить его в своем внутреннем документе. Например, это может быть положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов (его образец приведен ниже).

Операция по уничтожению печатей и штампов сводится к их физическому уничтожению и документальному оформлению этого факта.

При этом руководителем учреждения (если у него имеются полномочия на это) выбирается способ уничтожения печатей и штампов. Так они могут быть уничтожены:

  • учреждением самостоятельно;
  • специальной штемпельно-граверной мастерской;
  • органом по учету печатей.

Уничтожение печатей и штампов учреждением самостоятельно. Для того чтобы уничтожить печати и штампы, в учреждении приказом руководителя назначается специальная комиссия. В присутствии всех членов комиссии печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей (штампов);
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);
  • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями, сошлифованием их поверхностей и иным способом);
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

Уничтожение печатей и штампов сторонней организацией. При таком способе уничтожения печати и штампы передаются в соответствующий орган по учету печатей или специальную штемпельно-граверную мастерскую. Вместе с печатями и штампами передается комплект документов:

  • заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
  • ксерокопия паспорта руководителя и копия приказа о его назначении, заверенная вышестоящей организацией;
  • доверенность от руководителя учреждения на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
  • ксерокопия паспорт лица, ответственного за уничтожение печати;
  • выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
  • документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение);
  • иные документы.

По уничтожении печатей и штампов учреждению передается акт, на обороте которого проставляется их оттиск.

Приведем образец Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении и приказа о его утверждении.

  1. Руководителям структурных подразделений обеспечить исполнение требований, установленных Положением.
  2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Руководитель учреждения ____________ (подпись)

Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении 1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», Постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и иных нормативных правовых актов действующего законодательства РФ.

1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей, печатей структурных подразделений, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве.

2. Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам применяются печати с воспроизведением Государственного герба РФ (далее — гербовые печати).

Гербовые печати изготавливаются в количестве двух мастичных и одной малой гербовой выжимной металлической. Решение об изготовлении гербовых печатей принимает руководитель учреждения.

2.2. Гербовая мастичная печать должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

2.3. Изготовление гербовой печати осуществляется специальными штемпельно-граверными мастерскими, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.4. Для оформления документов структурных подразделений Учреждения применяются печати структурных подразделений (приводится перечень названий печатей, содержащих краткое наименование соответствующего структурного подразделения, изображенное в центре печати, например печать «Отдел кадров», «Для финансово-хозяйственных операций», «Канцелярия», «Административно-хозяйственный отдел»).

2.5. Организация изготовления печатей и штампов осуществляется через административно-хозяйственный отдел по заявкам руководителей структурных подразделений по согласованию с руководителем учреждения.

Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению руководителя учреждения.

3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности

3.1. Учет всех изготовленных печатей и штампов должен вестись в книге учета печатей и штампов с проставлением в ней их оттиска. Листы книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.2. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей (штампов), их выдачи структурным подразделениям приказом руководителя учреждения из числа работников назначается ответственное лицо.

3.3. Выдача печатей (штампов) структурным подразделениям и должностным лицам производится под расписку в книге учета печатей и штампов.

3.4. Руководители структурных подразделений своими распоряжениями назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей (штампов), устанавливают персональную ответственность этих работников за полученные печати (штампы), а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании.

3.5. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту. Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения.

3.6. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику под подпись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

3.7. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания не допускаются.

3.8. В случае утраты печати (штампа) работники немедленно сообщают об этом руководителю соответствующего структурного подразделения.

По фактам утраты печатей (штампов) или нарушений в их использовании руководитель структурного подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя учреждения.

3.9. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год, как правило, комиссией, назначаемой для проверки наличия секретных документов. Результаты проверки отражаются в акте.

Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

4. Порядок использования печатей (штампов)

  • доверенностях;
  • заключаемых договорах;
  • актах (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.);
  • заданиях (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
  • представлениях и ходатайствах (о награждении государственными наградами и т.д.);
  • гарантийных письмах (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);
  • командировочных удостоверениях;
  • доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;
  • поручениях (бюджетных, банковских, платежных, на получение денежных средств в банке и т.д.);
  • реестрах (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства, и т.д.);
  • бухгалтерских и статистических отчетах;
  • сметах расходов;
  • справках (о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
  • извещениях по централизованным выплатам;
  • уведомлениях о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
  • путевых листах автомобилей;
  • иных документах, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.

4.2. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче заведующей канцелярией для уничтожения и списания с учета.

5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом руководителя учреждения. В составе комиссии должно быть не менее трех человек, одним из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.

5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы работником, ответственным за учет и хранение печатей и штампов, составляется акт с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов.

5.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается руководителем учреждения.

5.5. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в коробку и опечатываются председателем комиссии. Коробка хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.

5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

5.7. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических — путем спиливания. В акте об уничтожении печатей (штампов) проставляются подписи всех членов комиссии. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

5.8. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в книге учета.

5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах учреждения, а затем уничтожаются в установленном порядке.

6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение их использования

6.2. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

К Положению прикладываются оттиски печатей и штампов, применяемых в делопроизводстве.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО