Расходы на переговоры нормируются для прибыли

Учет представительских расходов

Далеко не все расходы, связанные с деловыми встречами и переговорами, можно учесть при расчете налога на прибыль как представительские. Мнения судов и налоговых инспекторов по вопросу квалификации тех или иных затрат расходятся.

Налоговым законодательством установлен четкий перечень расходов, классифицируемых как представительские 1 . Данный перечень, в частности, включает расходы:

• на проведение официального приема или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа;
• транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При этом не относятся к представительским затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Все представительские расходы нормируются * . Сумма принимаемых расходов не может превышать норматив, равный четырем процентам от расходов на оплату труда. Однако прежде чем рассчитывать норматив, необходимо принять решение, можно ли классифицировать конкретный вид расхода как представительский. Поможет в этом книга «Годовой отчет — 2013».

Представительские или прочие?
На практике организации сталкиваются со многими разновидностями затрат, которые потенциально могут быть включены в состав представительских расходов. Например затраты на визовую поддержку и проживание деловых партнеров, прибывших на официальную встречу. Сможет ли компания признать данные расходы? Официальная позиция контролирующих ведомств такова: «расходы на оформление виз деловым партнерам и представителям руководящего органа, а также оплата их проживания в период проведения официальных мероприятий не относятся к представительским расходам» 2 . Их аргумент: данный вид затрат не указан в перечне представительских расходов, приведенном в статье 264 Налогового кодекса. Тем не менее арбитражные суды подходят к данному вопросу менее формально. Многим компаниям удается доказать, что расходы на проживание прибывших на мероприятие партнеров или владельцев (руководителей) компании могут включаться в представительские расходы 3 .
Кроме того, некоторые суды признают, что, даже если расходы на проживание нельзя отнести к представительским затратам, их можно учесть в составе прочих расходов. Основание — подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса 4 .

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 8 ноября 2005 г. № Ф09-4994/05-С7
Затраты по оказанию содействия в приеме делегации , по мнению инспекции, являются представительскими, но документально не подтверждены (п. 1.7 решения инспекции).
Удовлетворяя требования предприятия в данной части, суды первой и апелляционной инстанций исходили из того, что указанные затраты обоснованны и документально подтверждены, соответствуют подп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса.
Вывод судов правильный, соответствует материалам дела и действующему законодательству.

Итак, учитывая положительную судебную практику, полагаем, что в общем случае организация может включать данный вид затрат в состав представительских расходов.

Расчет норматива для списания расходов
Показатель, необходимый для расчета норматива (т. е. сумма выручки или расходы на оплату труда), становится известен компании лишь по окончании отчетного года. При этом подобные затраты могут быть понесены значительно раньше (например в начале года). Поэтому нужно ежеквартально корректировать сумму представительских расходов, признаваемых при расчете базы по налогу на прибыль.
Кроме того, на конец I квартала, полугодия и 9 месяцев у фирмы могут возникнуть суммы недосписанного «входного» НДС по представительским расходам.

Пример
В 1 м полугодии отчетного года фирма оплатила представительские расходы в размере 35 400 руб. (в т. ч. НДС — 5400 руб.). Расходы на оплату труда за этот период — 360 000 руб.
Сумма представительских расходов, принимаемая при налогообложении прибыли, составит:
360 000 руб. x 4% = 14 400 руб.
Сумма «входного» НДС, принимаемая к вычету по представительским расходам, будет равна:
14 400 руб. x 18% = 2592 руб.
При отражении данных затрат в учете делают записи:
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 5400 руб. — учтен «входной» НДС по представительским расходам;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
– 30 000 руб. (35 400 – 5400) — отражены представительские расходы;
ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68
– 3120 руб. ((30 000 руб. – 14 400 руб.) x 20%) — учтен отложенный налоговый актив;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 2592 руб. — частично принят к вычету НДС по представительским расходам.
За 9 месяцев отчетного года расходы на оплату труда — 620 000 руб.
Сумма представительских расходов, принимаемая при налогообложении прибыли, составит:
620 000 руб. x 4% = 24 800 руб.
Сумма «входного» НДС, принимаемая к вычету по представительским расходам, будет равна:
24 800 руб. x 18% = 4464 руб.
В отношении представительских расходов компании следует досписать НДС в сумме:
4464 – 2592 = 1872 руб.
В связи с увеличением суммы представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, размер отложенного налогового актива уменьшится на:
3120 руб. – (30 000 руб. – 24 800 руб.) x 20% = 2080 руб.
Операции по досписанию суммы НДС и уменьшению размера отложенных налоговых активов будут отражены записями:
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 1872 руб. — досписана сумма НДС по представительским расходам;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09
– 2080 руб. — уменьшена сумма отложенных налоговых активов по представительским расходам.

Сноски:
1 п. 2 ст. 264 НК РФ
2 письма УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748, от 12.04.2007 № 20-12/034115, Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235
3 пост. ФАС МО от 06.04.2009 № А40-42258/08-111-127, ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008 С5-14
4 пост. ФАС МО от 23.05.2011 № Ф05-4094/11, ФАС УО от 08.11.2005 № Ф09-4994/05 С7

Нормирование представительских расходов

predstavitelskie_rashody.jpg

Похожие публикации

Нормирование представительских расходов носит обязательный характер и регламентируется НК РФ. Это необходимо для правильного расчета налоговой базы по налогу на прибыль. Если не соблюсти предельные величины включаемых в расчет издержек, величина налога на прибыль будет занижена. К представительскому виду затрат относятся расходы, связанные с организацией переговорного процесса с бизнес-партнерами (включая трансфер до места встречи сторон, завтраки и обеды, услуги переводчиков).

Расходы могут быть признаны в учете как составляющая представительских издержек, если обсуждение деловых вопросов носило официальный характер. Судебная практика показывает, что расширение указанного перечня затрат допускается. Такой вывод можно сделать на основании Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27).

Минфин в своем Письме от 25.03.2010 г. № 03-03-06/1/176 обозначил, что в качестве представительских затрат можно признавать и расходы на продукты питания, на спиртные напитки, если это использовалось в процессе переговоров и было необходимо для получения экономической выгоды. В то же время, в Письме Минфина от 12.05.2010 г. № 03-03-06/1/327 по чаю, кофе и продуктам питания, предназначенным для регулярного угощения представителей контрагентов (экспедиторов и т.п.), введен запрет на отнесение их стоимости в состав представительских издержек. Обоснование – угощение клиентов не является формой деловых переговоров.

Нормы представительских расходов

Представительский тип затрат для целей налогообложения переносится на статью прочих издержек. В каждом налоговом периоде величина признаваемых представительских трат напрямую зависит от средств, выделенных на оплату труда персонала компании. Чем выше фонд оплаты труда, тем большую сумму представительских затрат можно зачесть при расчете налога на прибыль. Если в налоговом учете эти издержки должны причисляться к прочим тратам в пределах «плавающего» лимита, то в бухгалтерском учете они подлежат отражению полностью в составе расходов, связанных с обычными видами деятельности.

Представительские расходы нормируются в размере 4% от общих затрат, направленных на оплату труда в отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расчет по итогам года должен вестись накопительно. Если за один квартал не удалось учесть всю сумму произведенных затрат, то в следующем квартальном интервале можно включить остаток издержек (если позволяет лимит в новом квартале).

Самостоятельно устанавливать норму расходов субъекты хозяйствования не уполномочены, всем организациям необходимо придерживаться фиксированных 4%, привязанных к расходам, понесенным в связи с оплатой труда наемного персонала. Если компания совмещает ОСНО с ЕНВД, то при определении фонда оплаты труда надо ориентироваться только на ту часть зарплаты, которая относится на работников, реализующих свою трудовую функцию в сфере деятельности ОСНО.

Например, в 1 квартале 2018 года ООО «Звон» показало расходы по оплате труда в размере 879 058 рублей. В феврале 2018 года в конференц-зале были проведены переговоры между ООО «Звон» и ООО «Тенд» о подписании контракта на поставку оборудования. На организацию встречи было потрачено 44 580 рублей.

Представительские расходы нормируются с привязкой к зарплатным издержкам. Расчет лимита признания этих затрат в составе прочих на 1 квартал устанавливает предел в 35 162,32 рубля (879 058 х 4%). Бухгалтер может уменьшить налоговую базу по прибыли в 1 квартале за счет представительских издержек только в сумме 35 162,32 рублей. Остаток понесенных расходов 9 417,68 рублей (44 580 — 35 162,32) в налоговом учете 1 квартала не будет признан, но его можно зачесть при определении нормы представительских затрат за полугодие.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Главное, чтобы шарик был с логотипом Или как учесть сувениры в налоговом учете

При работе на общей системе налогообложения главными для налогового учета той или иной хозяйственной операции, как правило, бывают вопросы: можно ли признать расходы и нужно ли начислять НДС. Если к расходам отнести можно, то к каким. Если НДС начисляется, то можно ли заявлять вычет. Давайте разберем с таких позиций ситуацию, когда фирма перед Новым годом закупила и раздала новогодние сувениры.

Реклама или представительские

Как правило, фирма распространяет разнообразные сувенирные мелочи, чтобы информировать о себе. Для этого закупают пакеты, блокноты, авторучки, зонты и др., а перед Новым годом и елочные игрушки.

Но что самое главное – на них должна быть символика вашей компании.

Рассмотрим несколько ситуаций.

Сувениры передаются неопределенному кругу лиц, например, клиентам. В этом случае речь идет о рекламе.

В случае рекламы расходы на приобретение или изготовление сувениров при расчете налога на прибыль можно учесть в составе прочих расходов – расходов на рекламу. Особенностью рекламных расходов является то, что некоторые из них нормируются. В частности, в размере не более 1% выручки от реализации (без НДС) учитываются (подп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ):

• затраты на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных кампаний;
• расходы на иные виды рекламы (например, затраты на разработку и распространение рекламных писем, открыток, этикеток, фирменных пакетов и т. п.).

Как раз наша ситуация.

Стоимость сувенирной продукции с символикой организации, которая передается в соответствии с обычаем делового оборота в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества представителям других организаций, учитывается при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в качестве расходов на рекламу. Об этом говорится в письме УФНС России по г. Москве от 30 марта 2008 г. № 20-12/041966.2.

Важно, чтобы передача не происходила в ходе переговоров. Круг получающих определен составом участников совещания. Поэтому расходы уже нельзя будет отнести к расходам на рекламу.

В этом случае расходы учесть можно, но как представительские. Но и в этом случае на всей передаваемой продукции обязательно должна быть символика компании. Об этом также написано в письме московских налоговиков. Также не забывайте, что и представительские расходы нормируются. Их включают в состав прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Расходы в виде стоимости сувениров, не содержащие логотипа организации и безвозмездно передаваемые организациям-контрагентам, не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ) (см. письмо Минфина от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

От того, является ли передача сувенирной продукции рекламой или нет, зависит и начисление НДС.

Если это реклама, то НДС начисляют по правилам, которые применяются при раздаче рекламной продукции (письмо ФНС от 25 апреля 2007 г. № ШТ-6-03/348@):

• если стоимость единицы 100 рублей и меньше, облагать ли НДС раздачу такой продукции или воспользоваться освобождением, компания вправе решить сама;
• если стоимость единицы свыше 100 рублей, то при раздаче такой продукции НДС придется начислить (при этом становится возможным вычет входного налога).

НДС придется начислить и при безвозмездной передаче сувениров в качестве представительских расходов. Безвозмездная передача товаров является реализацией и включается в налоговую базу по НДС, причем независимо от стоимости единицы.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Итак, главные выводы:

Раздача сувениров может быть признана либо рекламными, либо представительскими расходами, но только при обязательном нанесении символики компании. В обоих случаях придется начислить НДС и получить право на вычет входного налога. Есть исключение – НДС можно не начислять, если стоимость единицы продукции меньше 100 рублей и вы приняли такое решение (вычета НДС в этом случае не будет). И не забудьте: кроме документов от поставщиков вам потребуются внутренние бумаги (о проведении рекламной акции, смета и отчет о представительском мероприятии).

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Деловые встречи. Как обосновать представительские расходы

Проведение деловых встреч с контрагентами и потенциальными партнерами все офисных стен уже полностью стало обычаем делового оборота. Однако такие мероприятия требуют затрат и лучше чтобы эти расходы можно было потом включить при расчете налога на прибыль.

Какие расходы относят к представительским

В соответствии с абзацем 1 пункта 2 статьи 264 НК РФ к представительским расходам относят:

• буфетное обслуживание;
• услуги переводчиков.
• доставку участников к месту проведения мероприятия и обратно;
• официальный прием и обслуживание участников;

Расходы на отдых, развлечение, профилактики лечения заболеваний, нельзя считать представительскими (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При расчете налога прибыль так же не учитываются затраты на развлекательную программу и проживание гостей (письмо Минфина России от 01.12.11 № 03-03-06/1/796).

Представительские затраты в целях налогообложения признают в размере 4 процентов от суммы расходов на заработную плату. Расходы, которые превысили этот норматив при расчете налога на прибыль учитывать нельзя (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Из кодекса не ясно как отличить официальное мероприятие от обычной встречи с клиентами (п. 2 ст. 264 НК РФ). Ведь если встреча с контрагентами не носит официального характера, то расходы по ее проведению не учитываются для целей налогообложения. Так же нельзя учесть расходы если нет документов, которые подтвердят проведение официальных деловых переговоров.

Какими документами подтвердить затраты

Чиновники Минфина в своем письме от 08.05.14 № ГД-4-3/8852 поясняют, чтобы налогоплательщик смог учесть представительские расходы при расчете налога на прибыль, он должен их подтвердить документально. Для этого нужно представить налоговикам следующие документы:

• приказ руководителя компании о проведении деловой встречи;
• смета расходов на мероприятие;
• программа деловой встречи;
• первичка, подтверждающая расходы, связанные с деловой встречей.

Так же, помимо вышеуказанных документов, компании целесообразно оформить отчет о представительских расходах. В документе нужно указать название деловой встречи, ее цель и результаты, дату и место проведения мероприятия, а также перечень представительских расходов. Не будет лишним зафиксировать состав участников встречи. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании. Все затраты, которые перечислили в отчете нужно подкрепить первичными документами.

Судебная практика

В одном из дел налоговые инспекторы сняли представительские затраты по дилерской конференции несмотря на то что компания представила им сценарий мероприятия, протокол его проведения, а также анализ продаж по клиентам, присутствующим на конференции, и реестр заключенных с ними договоров. Однако суд встал на сторону налогоплательщика и подтвердил правомерность спорных расходов (постановление ФАС Московского округа от 27.02.12 № А40-49520/11-20-208).

В другом деле налогоплательщик представил налоговикам документы, которые подтверждают представительские затраты:

• приказ о порядке расходования средств на представительские цели;
• акты об отнесении затрат к представительским;
• приказ о нормах на представительские расходы;
• служебные записки о выделении денег на прием делегаций;
• меморандум, подписанный по итогам встреч и переговоров;
• протоколы встреч, совещаний и согласования условий поставки;
• письма организаций, участвующих в переговорах.

Однако, инспекторы все равно решили снять расходы , так как не смогли идентифицировать представителей контрагентов. Суд принял сторону компании. Он заявил что представительские затраты документально подтверждены (постановление АС Волго-Вятского округа от 22.12.14 № Ф01-5056/2014).

Как доказать что расходы направлены на получение дохода

Нормы НК РФ не указывают перечень расходов, которые налогоплательщик вправе отнести к представительским. Однако налоговики сами ограничивают их круг. Например, они считают, что к представительским затратам нельзя отнести спиртные напитки и кальян. Но такие расходы вполне соответствуют обычаям делового оборота. На встречах и пьют и курят.

Суды не согласны с инспекциями и подтверждают правомерность расходов на алкоголь. Так как эти затраты нужны чтобы поддерживать сотрудничество с контрактом. Следовательно, она направлены на извлечение дохода (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.13 № А55-14189/2012). ФАС Уральского округа в своем постановлении от 10.11.10 № Ф09-7088/10-С2 указал, что налогоплаельшик сможет доказать правомерность расходов на алкогольные напитки если представит следующие документы:

• авансовые отчеты;
• сметы;
• товарные и кассовые чеки;
• акты о списании представительских расходов;
• служебные записки.

Так же налоговики против учета расходов на визовую поддержку, оплату проезда и проживания деловых партнеров. Их позицию поддерживает и Минфин. Компания не вправе учесть затраты на проживание гостей, прибывших на официальную встречу, поскольку такие расходы отсутствуют в кодексе (письмо от 01.12.11 № 03-03-06/1/796).

При выстраивании защиты компании стоит указать, что понятие «обслуживание», отмеченное в пункте 2 статьи 264 НК РФ, имеет широкий смысл. К обслуживанию можно отнести, в том числе и обеспечение представителей контрагентов жильем. Так же чиновники Минфина в своем письме от 05.06.15 № 03-03-06/2/32859 отметили, что к представительским расходы можно также отнести затраты на проведение переговоров с физлицами, как фактическими, так и потенциальными клиентами компании.

Необязательно спросить о составе представительских расходов. Потенциально спорные затраты можно включить в состав прочих расходов. Тогда их нормировать не придется. Главное, чтобы эти расходы очевидным образом были направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вычет НДС по представительским расходам

Если компания учла представительские расходы при расчете налога на прибыль, она вправе по ним принять к вычету НДС . Так как представительские расходы при налогообложении прибыли можно учитывать в пределах нор, входной НДС тоже нужно нормировать (п. 7 ст. 171 НК РФ, письмо УФНС по г. Москве от 09.12.09 № 16-15/130757). Сверхнормативный НДС по представительским расходам принять к вычету нельзя (п. 2 ст. 170 НК РФ).

Однако налоговый период по НДС – квартал. Значит, сверхнормативный НДС компания может принять к вычету в следующем периоде. Главное, чтобы расходы по налогу на прибыль вошли в установленный лимит в следующем квартале.

В НК РФ не указано как рассчитывать НДС к вычету в части нормируемых расходов. Поэтому налогоплательщику нужно закрепить алгоритм расчета в учетной политике.

Если представительские расходы относятся к деловым встречам, чтобы принять НДС к вычету по этим затратам нужно соблюсти условия (ст. 169, 171, 172 НК РФ). А именно, получить оформленный счет-фактуру. Если спор дойдет до суда, то арбитры будут оценивать обоснованность вычетов НДС исходя из реальности расходов на деловые встречи.

Представительские расходы

Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

Состав представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

переговоров с представителями других компаний и клиентами — физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К таким расходам относятся, в частности, затраты:

на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

на буфетное обслуживание во время мероприятия;

на услуги переводчиков во время мероприятия.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

время и место проведения мероприятия;

состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Представительские расходы и налог на прибыль

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» — Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).

Пример. Расчет суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли

На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.

Расходы организации на оплату труда составили:

за I квартал — 500 000 руб.;

за II квартал — 600 000 руб.

Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.) x 4%).

Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:

• в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;

Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Ужин с клиентом за счет компании

Читатель Виктор спрашивает:

Веду переговоры с крупным клиентом. Чтобы подписать договор на выгодных условиях, хочу устроить ужин в ресторане. Я могу заплатить деньгами компании?

Отвечаем: да, на общей системе налогообложения. Главное — доказать, что ужин был для целей бизнеса

Расходы на ужин с партнером относятся к представительским расходам. Закон говорит, что можно пригласить текущего или потенциального партнера на завтрак, обед или ужин, чтобы поговорить о сотрудничестве.

Не все расходы на ужины с партнерами считаются представительскими. Для этого у ужинов должны быть такие признаки:

приезжают представители других компаний или совета директоров. Можно пригласить клиента, поставщика или участника совета директоров. Насчет клиентов-физлиц четкого мнения нет: в одном письме Минфин говорил, что их можно относить к представительским, в другом — что нельзя.

Мы считаем, что расходы на мероприятия с клиентами-физлицами рискованно относить к представительским расходам. Налоговая может их оспорить. Это относится к расходам на прием сотрудников компании из других городов и филиалов. Нельзя за деньги компании купить коньяк и хамон в офис для сотрудников и сказать, что иногда приезжают клиенты и тоже будут это есть и пить;

В представительские расходы можно включить:

• стоимость завтрака, обеда или ужина, напитков, обслуживания;
• доставку к месту мероприятия;
• услуги переводчиков.

Закон не запрещает проводить ужины с партнерами где захочется: в офисе, ресторане или загородном доме.

По закону представительские расходы можно учитывать при расчете налога на прибыль. Правда, берут их не целиком, а по нормативу 4% от расходов на зарплату.

Компания за год платит сотрудникам 2,4 млн рублей. Значит может учесть столько представительских расходов: 2,4 млн рублей * 4% = 96 000 рублей.

Представительские расходы нельзя принять к расходам по упрощенке «доходы минус расходы». Их нет в перечне Налогового кодекса.

Чтобы учитывать представительские расходы при расчете налогов, их нужно подтвердить.

Как подтвердить

Нельзя просто взять, потратить деньги компании, а потом учесть эти расходы при расчете налогов. Сначала расходы надо доказать. Для этого составляют документы:

• приказ руководителя о расходах и целях этих расходов. Формулировка примерно такая: «Чтобы подписать договор, приказываю провести мероприятие в таком ресторане. Бюджет мероприятия — такой. Со стороны компании будут Коновалов и Мирошниченко. Во вложении — утвержденная смета от ресторана на мероприятие»;
• смету представительских расходов. Например, можно взять смету из ресторана;
• первичные документы. Подойдет договор с рестораном или кейтеринговой компанией, товарные и кассовые чеки;
• отчет о представительских расходах.

В отчете надо указать:

• цель мероприятия и результаты. Нужно указать, если после переговоров в ресторане подписали контракт или договорились о большой поставке;
• дату и место мероприятия;
• программу мероприятия. Например, ужин будет проходить в таком ресторане, время примерно такое;
• состав участников со стороны партнера, перечисляют по именам;
• состав принимающей стороны;
• расходы.

Налоговая любит оспаривать представительские расходы в суде и требовать доплаты налогов. Тут правило такое: компания должна не просто прогулять деньги, а получить результат для работы, например заключить договор. Тогда суды чаще всего встают на сторону компании.

Налоговая подала на компанию в суд и заявила, что она необоснованно приняла к расходам 13 463 рубля на алкогольные напитки и цветы. У налоговой были и другие претензии, но нам тут важны только расходы.

Суд с налоговой не согласился. Цветы и алкоголь были нужны для переговоров, чтобы договориться о поставке сырья. Без этого у компании закончилось бы сырье и деятельность остановилась. Переговоры всё спасли.

А алкоголь можно?

Минфин в письме сказал, что алкоголь можно включать в представительские расходы, если это предусмотрено обычаями делового оборота:

Суть такая: если принято на переговорах с этими партнерами выпивать, то надо покупать спиртное. А что ни сделаешь ради успешного бизнеса.

Налоговая не всегда соглашается, что спиртные напитки были необходимы для переговоров, приходится это доказывать в суде.