С 1 октября меняются правила наложения штрафа за СЗВ-М

Как избежать штрафа за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Из нашей статьи вы узнаете:

Форма СЗВ-М содержит только ФИО сотрудников, их ИНН и СНИЛС. Это очень простой отчёт, в котором, тем не менее, часто допускают ошибки или вообще забывают сдать. Как итог — штрафы, и чем больше штат, тем суммы этих штрафов внушительнее. Расскажем, как оспорить штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М.

Какие могут быть штрафы по отчётности СЗВ-М

Как избежать штрафа, если не сдали СЗВ-М

Штрафные санкции за несдачу СЗВ-М можно обжаловать, обратившись в ПФР или в суд. Добиться полной отмены штрафа возможно, если доказать, что вашей вины в опоздании со сдачей отчёта нет. Можно привести следующие аргументы:

ПФР не отправил уведомление об ошибках

При обнаружении ошибок в форме СЗВ-М Пенсионный фонд должен в течение 5 дней направить страхователю уведомление об устранении ошибок или отрицательный протокол. Если фонд составил акт об обнаружении правонарушения, суд может отменить штраф .

Пример решения в пользу страхователя: Постановление 19 ААС по делу № А48-108/2019b.

Страхователь сам исправил ошибки

Если страхователь заметил ошибки в СЗВ-М раньше, чем ПФР, он может сам их исправить и подать отменяющую или дополняющую форму после установленного срока. Пример решения в пользу страхователя: Постановление АС ПО от 11.12.2017 № Ф06-27663/2017.

Но если в отчёте не указан какой-то сотрудник, избежать штрафа будет непросто. Есть судебные решения в пользу страхователей: Постановление АС ПО от 25.04.2018 № Ф06-31604/2018.

Но есть решения, в которых суд признаёт такие сведения не дополняющими, а новыми, и оставляет штраф: Постановление АС ДВО от 28.02.2018 № Ф03-154/2018. Это решение основано на Инструкции по ведению персонализированного учёта.

Просрочили не по своей вине

Не зависящими от страхователя обстоятельствами считаются, например, отключение электричества и неисправность сетевого оборудования. Пример решения в пользу страхователя: Постановление АС ВВО по делу № А28-11249/2016.

Технические ошибки на стороне ПФР

Дата сдачи отчётности по ТКС — это дата, когда отчёт принят оператором. Поэтому если ПФР принял отчёт уже после установленного срока сдачи, а страхователь отправил его вовремя, штраф получится отменить. Доказательством послужит справка о приёме отчёта оператором электронной отчётности.

Если штраф не отменят полностью, его могут снизить за счёт смягчающих обстоятельств.

Основания для смягчения штрафов за отчётность СЗВ-М

К смягчающим обстоятельствам могут отнести:

• Небольшой период просрочки. Таковым считается период не больше 16 дней.
• Первое нарушение. Тем, кто прежде не допускал нарушений, на первый раз могут значительно снизить штраф.
• Отсутствие задолженности по уплате страховых взносов. Если плательщик на хорошем счету, ему могут пойти навстречу и уменьшить сумму санкций.
• Технические неполадки: отсутствие связи, электричества, сбои программного обеспечения и так далее. Зачастую штрафы полностью отменяют.
• Тяжёлые жизненные обстоятельства лиц, от которых в силу должностных обязанностей зависит сдача СЗВ-М.

В таблице приведены обстоятельства, которые суд счёл смягчающими.

Как избежать штрафа за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Для того чтобы не платить штраф, лучше не нарушать сроки и правила заполнения отчёта СЗВ-М. Это ежемесячный отчёт, его сдают до 15 числа месяца, следющего за отчётным. Если 15 число выпадает на выходной день, можно отчитаться в ближайший следующий рабочий день.

Отчёт лучше всего подготавливать и направлять в ПФР не в последний день срока сдачи, а хотя бы за 2-3 дня до этого. Это минимизирует риски опоздания, например, по причине технических сбоев.

При заполнении отчётности необходимо внимательно проверять данные о каждом сотруднике. Даже после того, как передача документации завершена. Если найти ошибку раньше, чем её заметит ПФР, и направить отменяющую или дополняющую форму, штраф отменят.

Если штрафа избежать не удалось, и его сумма существенна, можно обжаловать решение ПФР через суд. В обращении укажите смягчающие обстоятельства или аргументы, подтверждающие, что вашей вины в просрочке нет. Судебная практика подтверждает, что судьи часто снижают размер штрафных санкций при наличии логичных аргументов.

При сдаче отчётности по форме СЗВ-М и других, наиболее комфортно чувствуют себя те работодатели, которые используют для подготовки и проверки отчётности веб-сервис «Астрал Отчёт 5.0». Все актуальные обновления устанавливаются без участия пользователя. Умный редактор отчётов предупредит об ошибках и подскажет, как их исправить. А своевременное напоминание о сроках сдачи отчётности избавит от необходимости подавать «уточненку», судиться или платить штрафы.

Заключение

СЗВ-М — простой отчёт, но не стоит недооценивать его значимость. За ошибки или несвоевременную сдачу отчёта грозит штраф, причём чем больше штат, тем больше его сумма.

Даже если ПФР назначил штраф, его можно оспорить, обратившись в сам фонд или в суд. Часто штраф отменяют или значительно снижают его сумму.

Если же страхователь решает добровольно уплатить штраф, важно помнить о том, что платёжное поручение имеет ряд особенностей и нюансов в графах:

• назначения платежа;
• КБК (всегда проверяйте, что был указан именно КБК для штрафов, полученных от ПФР);
• ОКТМО (ставите тот код, который определён для вашей компании Росстатом).

В остальных полях, кроме КБК и ОКТМО, проставьте по одному нулю. В графе «Назначение платежа» лучше указать максимум информации для идентификации платежки: номер регистрации компании в качестве страхователя и реквизиты документа о наложении штрафа на организацию или требования о его оплате.

Узнайте больше о сдаче отчетности в ПФР в нашей статье.

Отчетность за 9 месяцев 2021 года. СЗВ-М: сдаем, уточняем, исправляем

✅ Что и когда представляем в ПФР

Организации-страхователи должны представлять в ПФР сведения о страховом стаже застрахованных лиц (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования») и сведения о самих застрахованных лицах (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ): СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-Стаж.

— СЗВ-Стаж сдаем уже в следующем году: не позднее 1 марта 2022 года;

— СЗВ-ТД представляют по итогу кадровых мероприятий (прием, увольнение, перевод и др.);

— СЗВ-М нужно сдать всем страхователям.

В СЗВ-М укажите всех работников, в том числе тех, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, по которым страховые взносы будут начислены (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

15 апреля 2021 года Правление ПФР своим постановлением № 103п утвердило форму СЗВ-М, электронный формат представления СЗВ-М утвержден постановлением Правления ПФР № 1077п от 7 декабря 2016 года.

СЗВ-М представляется за каждый месяц (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ), срок представления – не позже 15 октября, форму подайте в отделение ПФР по месту регистрации страхователя-организации (п.п. 1, 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

✅ Ответственность наступит, если…

Если опоздать со сроком сдачи или представить сведения с ошибками (неполные и/или недостоверные) – неотвратимо последуют санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ, информация ПФР от 24.03.2016).

Если численность застрахованных лиц 25 человек и более – СЗВ-М представляется в электронной форме. Иначе снова штраф, 1000 руб. (абзац 3 п. 2 ст. 8, ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Если количество застрахованных лиц не превышает 24 человек – СЗВ-М можно представить на бумаге.

За названные нарушения предусмотрена и административная ответственность (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ): штраф для должностного лица составит от 300 до 500 руб.

Обратите внимание на приказ Минтруда от 22.04.2020 г. № 211н, утверждающий Инструкцию о порядке ведения персонифицированного учета. В Инструкции указаны случаи освобождения работодателей от ответственности за ошибки и неточности в СЗВ-М.

Согласно п. 40 Инструкции № 211н, ответственность не наступает, если:

— уточненные (исправленные) сведения работодатель представил в течение 5 рабочих дней с даты получения уведомления от органа ПФР об устранении ошибок;

— работодатель самостоятельно выявил ошибки в СЗВ-М (до обнаружения их фондом) и подал уточненные (исправленные) сведения.

Но не все так радужно: абз. 4 п. 40 Инструкции № 211н прямо указывает, если ошибка работодателя, которую он сам обнаружил, заключается в не указании сведений о физлицах в исходной СЗВ-М, ответственности не избежать.

Вывод: если вы забыли кого-то из сотрудников включить в СЗВ-М, не торопитесь вносить исправления, лучше дождаться уведомления из ПФР.

✅ Ситуации из практики

1️⃣ Застрахованное лицо было уволено 1 числа месяца. При подготовке СЗВ-М ошибочно не указали уволенного. В конце месяца обнаружена ошибка, сдали «дополняющую» СЗВ-М, ожидали штраф. Но сотрудники ПФР посоветовали отменить «дополняющую» СЗВ-М (представить «отменяющую» форму на «дополняющую») и дождаться Уведомления об устранении ошибок на основе сверки СЗВ-М и СЗВ-ТД. Итог: пришло Уведомление, сдали дополняющую форму, штрафа не было.

2️⃣ Трудовой договор с физлицом подписан 25 сентября, дата начала работы – 1 октября. В СЗВ-М за сентябрь уже включаем данные об этом физлице. В ст. 61 ТК РФ указано, что трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено законодательством или самим договором. Если в трудовом договоре, подписанном 25 сентября, нет указаний об иной дате начала действия, он вступает в силу 25 сентября.

3️⃣ С физлицами заключен договор подряда на август-сентябрь 2021 г., работы будут приняты и оплачены в октябре. В СЗВ-М укажите данных физлиц и в августе, и в сентябре, в период действия договора гражданско-правового характера (ГПХ), несмотря на то, что оплачены работы будут в октябре. В соответствии с Законом № 27-ФЗ дата выплаты денежных средств не влияет на включение сведений о застрахованных физлицах в форму СЗВ-М, важен только срок действия договора ГПХ. В октябре подрядчиков в СЗВ-М уже не отражаем, так как договор завершен.

✅ Не только ПФР ждет СЗВ-М

Помимо представления формы в ПФР, организация должна выдать копию СЗВ-М сотрудникам в следующих случаях:

— если застрахованное лицо попросит страхователя выдать копию СЗВ-М (срок исполнения такой просьбы – не позднее пяти календарных дней со дня обращения);

— при увольнении (прекращении договора ГПХ). Выдайте СЗВ-М работнику в день увольнения (в день прекращения договора ГПХ), даже если он не попросит об этом.

При этом в выдаваемой СЗВ-М должны содержаться сведения только одного застрахованного лица. Сведения об остальных лицах удалите из формы, чтобы не нарушать требования ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 52-ФЗ «О персональных данных» и ст. 86 ТК РФ.

Попросите работника подтвердить факт получения копии сведений – распиской в получении или подписью на экземпляре СЗВ-М, остающемся в организации.

✅Отчетность в ПФР: без проблем с сервисами Такском

Не допустить ошибок в заполнении и сдаче отчетных документов поможет Такском.

Во-первых, вам не придется следить за новостями об обновлениях – все формы отчетности, представленные в сервисах Такском, актуальны и отвечают последним изменениям законодательства.

Во-вторых, при заполнении форм отчетности вы видите текстовые подсказки по их заполнении – очень удобно, чтобы не обращаться за помощью к дополнительным интернет ресурсам.

В-третьих, во всех сервисах Такском для отчетности через интернет встроена автоматическая система проверки на ошибки, которая не даст вам отправить некорректно заполненный отчет или отчет с пропущенными полями.

Узнать подробнее о преимуществах электронной отчетности и подобрать тарифный план вы можете здесь.