Срок хранения путевых листов на предприятии

Срок хранения путевых листов на предприятии

Срок хранения путевых листов в организации

Для чего предназначен путевой лист

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

  1. Название и номер официальной бумаги.
  2. Время, в течение которого она действует.
  3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
  4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
  5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Как уничтожить путевые листы

Процедура уничтожения путевых листов зависит от решения экспертной комиссии. Она созывается по истечении срока хранения документации. Проведенная экспертиза помогает понять, какие документы необходимо оставить для дальнейшего хранения, а от каких можно избавиться с чистой совестью.

Если предприятие не передает путевые листы в государственные службы и муниципальные учреждения, комиссию создают в организации самостоятельно. Членами комиссии могут стать сотрудники экономического отдела, бухгалтерии и руководствующее звено организации.

По результатам проведенной экспертизы составляют протокол. Если документацию уничтожают, заполняются акты выделения документов для списания. Это решение всегда утверждается руководством организации.

Так, лучше, если списанные документы уже успела проверить налоговая служба. Тогда в будущем их точно не затребуют. Если вдруг такое и произойдет повторно, у вас всегда есть объяснение отсутствия путевых листов – их списали по причине предварительной проверки и истечения срока давности хранения. Конечно, налоговым инспекторам это может не понравиться, но по закону предъявить претензии они вам не смогут.

С 1 марта путевые листы надо заполнять по-новому

На какой срок можно выдать путевой лист

Сейчас путевые листы можно оформлять на срок от одного дня до месяца. В период действия многодневного путевого листа водитель вправе ездить в разные рейсы и смены. Для этого необходимо, чтобы были проставлены все необходимые отметки и указаны пункты следования.

С 1 марта путевые листы нужно будет оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов.

Что поменялось в сведениях о ТС и водителе

Можно будет не заверять штампами показания одометра и записи о медосмотре водителя. Достаточно подписи ответственных лиц.

Если за смену водитель совершает несколько рейсов, то вместо отметок о предрейсовом контроле состоянии ТС будут ставиться отметки о предсменном контроле.

Напомним, с 21 декабря прошлого года предрейсовый и предсменный контроль обязательны для:

· организаций и ИП, которые осуществляют перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.

Если организация или ИП использует для своих нужд только легковые автомобили, проводить такой контроль и, соответственно, делать отметку в путевом листе не требуется.

Чем грозят нарушения

Если путевой лист составлен с нарушениями, налоговики могут отказать в признании расходов на ГСМ.

Кроме того, виновных могут привлечь к ответственности по ст. 12.31.1 КоАП(коммерческих перевозчиков — по ч. 3 ст. 14.1 КоАП).

Приказ Минтранса России от 21.12.2018 N 467

Интересные статьи:

Составные части журнала Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой…

Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в…

Что представляет собой больничный лист Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина,…

Ст. 363 НК РФ. Порядок и сроки уплаты налога и авансовых платежей по налогу Главная>Налоговый…

Правила хранения Они, пожалуй, единственный натуральный продукт, который природа поставляет уже с готовой упаковкой —…

Срок хранения путевых листов

26.02.2018

О сроках хранения документов

Почему это важно?

Дело в том, что любая проверка автошколы со стороны любого ведомства, прежде всего опирается на предъявленную в ходе проверки документацию. В Предписании на проведение проверки всегда обозначен перечень документов, который должен быть предъявлен, при этом как правило, присутствует фраза «..и другие, необходимые для достижения результатов проверки, документы». Это мы все с Вами знаем. Однако, многие не знают другого.

В соответствии с Кодексом об Административных правонарушениях (КоАП), наказание не может быть наложено, если с момента обнаружения совершенного административного правонарушения прошло больше 3-х месяцев. Это не касается т.н. «длящихся правонарушений», но они, как правило, составляют значительное меньшинство. Подробно порядок наложения наказания описан в книге «Директору автошколы. Доступно и просто о законах». Из сказанного, прямо вытекает, что если в распоряжении проверяющих будут документы, характеризующие деятельность автошколы только за последние три месяца, то и круг возможных претензий с их стороны к деятельности автошколы значительно снизится.

С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора – два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП. Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации. Обратимся к действующему законодательству.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» в статье 6 части 3 устанавливает, что Правительством РФ специально определяется уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Во исполнение этого положения закона, Правительством РФ установлено, что эта функция возлагается на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194. В связи с этим отменен ранее действовавший «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

В новом приказе Минкульта перечислены более 1000 позиций различного рода типовых управленческих документов, сам Перечень размещен в виде таблицы более чем на 250-ти страницах, поэтому приводить его здесь нет никакой возможности и необходимости. Скажем только, что Перечень носит общий характер, не конкретизирован под отдельные виды деятельности и поэтому может служить только ориентиром для написания для каждой отдельно взятой организацией своих локальных нормативных актов, регулирующих внутренний документооборот. При этом, конечно, такие локальные акты не должны противоречить Приказу Минкульта, в котором установлены общие принципы утверждения сроков хранения внутренних документов.

Для того, чтобы понять эти принципы, следует все-таки дать себе труд познакомиться с полным текстом приказа. В этой статье мы разберем подходы только к учебной, кадровой и бухгалтерской документации.

Бухгалтерская документация. Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены в соответствии с требованием статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Под бухгалтерской документацией при этом понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации. Одновременно с этим Налоговый кодекс предписывает обеспечивать сохранность данных налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Кадровая документация. В соответствии со статьей 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу организации подлежат хранению в общем случае не менее 75-ти лет. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом.

Срок хранения путевых листов

Здесь все гораздо запутаннее. Дело в том, что понятие «учебная документация» не формализовано ни в одном нормативном документе. Более того, поскольку организация образовательного процесса, в соответствии с законом «Об образовании в РФ» относится к исключительной компетенции самой образовательной организации, то и структура и перечень конкретной учебной документации разрабатывается и утверждается самой образовательной организацией. Соответственно, ею же и утверждаются сроки хранения используемой учебной документации. Правда, выше мы говорили, что в этом отношении локальные акты организации не могут противоречить Приказу Минкульта. Что же предполагает утвержденный Приказом Минкульта Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения»?

Большая часть Перечня посвящена организационно-распорядительной, кадровой и материально-финансовой сторонам деятельности организации. Среди этого списка есть позиции, соблюдение которых является обязательным для всех действующих хозяйствующих субъектов.

Конечно в первую очередь это учредительные, уставные, регистрационные, разрешительные документы. С ними в общем-то все ясно. Обратим внимание на позиции не слишком очевидные.

Так Перечень предписывает хранить Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности – постоянно. Таким образом, можно допустить, что в образовательной организации Приказы о формировании групп или об утверждении индивидуального графика обучения слушателя, о допуске к итоговой аттестации, о присвоении профессии и квалификации, о выдаче Свидетельства должны храниться в автошколе постоянно. Впрочем, поскольку конкретных наименований документов Перечень не предлагает, ничто не мешает сформировать этот перечень документов слегка по другому, о чем несколько ниже.

Перечень однозначно предписывает иметь и постоянно хранить в организации штатное расписание и штатные расстановки. Причем, если штатные расписания хранятся только текущие, то штатные расстановки хранятся 75 лет после каждого изменения в них. Также 75 лет хранятся Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.

5 лет, после прекращения действия лицензии должны хранится копии актов, заключений, предписаний по результатам проверок по лицензированию и вся переписка с лицензионным органом по вопросам лицензирования. Столько же хранятся журналы, книги учета (регистрации) проверок, журналов, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний.

3 года хранятся отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности.

Прейскуранты, ценнники, тарифы на продукцию и услуги хранятся только текущие.

Обратите внимание. Срок хранения всех хозяйственных договоров и актов об их выполнении, в том числе и договоров оказания платных услуг – 5 лет с момента их завершения.

Новацией является требование хранить в течении 5-ти лет документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте.

Важным с точки зрения проведения проверок является требование хранить в течении 5-ти лет табели (графики), журналы учета рабочего времени. Впрочем, большим вопросом является законность интереса к этим документам проверяющих, не представляющих государственную инспекцию по труду. Из Перечня узнаем, что графики предоставления отпусков хранятся 1 год, а карточки учета отпусков – 3 года.

Отдельный раздел посвящен хранению документов по охране труда и технике безопасности. В силу его объемности имеет прямой смысл с ним познакомиться непосредственно. Там же обращает на себя внимание требование хранить в течение 5-ти лет переписку о проведении медицинских осмотров работников.

Различные документы по аттестации сотрудников хранятся от 1 года до 15 лет. Документы о повышении квалификации и переподготовке сотрудников должны храниться до 5-ти лет.

Как уже отмечалось, общих требований к срокам хранения учебной документации Перечень не устанавливает. Однако частный случай профессиональной образовательной деятельности – повышение квалификации, в нем приведен. Прямого отношения к другой образовательной деятельности, например к профессиональному обучению, эти требования не имеют, однако следует иметь в виду, что если разрешение спорной ситуации переносится в суд, то суд вполне может руководствоваться правилом т.н. «аналогии закона» и применить сказанное, в том числе и к деятельности автошкол.

Прежде чем рассуждать, как следует действовать, посмотрим что предписывает Перечень по отношению к организациям, осуществляющим повышение квалификации.

Постоянному хранению подлежат:

— Примерные образовательные программы;

— Учебные планы, программы, задания;

10 лет должны храниться стенограммы лекций преподавателей;

5-ти летнему сроку хранения подлежат:

— Договоры о повышении квалификации работников;

— Ведомости учета часов работы преподавателей;

— Списки лиц, окончивших учебные заведения;

— Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений.

3 года хранятся:

— Графики работы учебных заведений;

— Книги учета контрольных работ.

1 год и не больше могут храниться:

— Курсовые и контрольные работы слушателей;

— Журналы учета занятий;

— Книги, журналы учета посещения занятий;

— Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов.

Если организация принимает решение об использовании в учебном процессе путевых листов (напомним, что это требование для автошкол не является обязательным. См. Справочник «Директору автошколы. Доступно и просто о законах»), то оформленные путевые листы должны храниться не менее 5-ти лет и регистрироваться в журнале учета путевых листов по форме № 8 (Постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78), который также хранится не менее 5-ти лет с момента выдачи последнего путевого листа.

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию согласно Перечню Минкульта рекомендуется хранить в течение 1-го года.

Попробуем сделать некоторые выводы.

Первое и основное. Если Вы полны решимости стоять исключительно на правовых позициях, отстаивая их в том числе и в возможных судах, то можете смело утверждать, что сроки хранения учебной документации в системе профессионального обучения не установлены ни одним нормативным актом. Если Вы хотите выбить из рук проверяющих всякие аргументы в пользу их взгляда на хранение документов, возьмите на вооружение приведенный выше Приказ Минкульта и, ссылаясь на него, разработайте свой внутренний нормативный локальный акт о порядке ведения, сроках хранения и порядке утилизации учебно-распорядительной документации. При этом Вам ничто не мешает подойти к делу творчески, в чем-то повторить Приказ Минкульта, а в чем-то, отступив от него, сделать все так, как Вам это будет удобно. Исходите из принципа разумности. Конечно, нельзя избавляться от документов, имеющих отношение к еще не выпущенным Вами слушателям, хоть бы они и учатся у вас уже целый год. С другой стороны, не упускайте из виду сказанное выше. Наказать Вас можно только за нарушение, которое допущено Вами за последние три месяца. Поэтому, не слишком раздражая проверяющих, вполне можно предоставлять им возможность изучать документы полугодичной (максимум годичной) давности.

И еще. Налицо достаточно типичная для нашего законодательства ситуация. Хотя Приказ Минкульта требует хранить, например, договоры целых 5 лет после их окончания, никаких санкций за нарушение этого требования ни предусмотрено. То же относится и пункту «Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности». Во-первых, никто не пояснил, что это такое и может быть не в Ваших интересах раскрывать какую-то информацию. Словом, с одной стороны, Приказ Микульта дает вполне определенные ориентиры в вопросах хранения внутренних документов, предоставляя при этом возможность проявить определенную гибкость, чем не грех грамотно воспользоваться.

Сроки хранения путевых листов

Срок хранения путевых листов — 5 лет по ст. 553 перечня, утвержденного приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Но в некоторых случаях — 50 или 75 лет.

  • Обзор законодательства за период с 29 ноября по 5 декабря
  • Как составить договор с волонтером
  • Составляем техническое задание на проведение СОУТ
  • Добровольный квалификационный экзамен
  • Тарифная сетка по разрядам на 2022 год

Зачем хранить путевые листы

Путевой лист — это первичный учетный документ, отражающий информацию о работе транспортного средства и сотрудника организации — водителя. Он служит для оформления факта хозяйственной жизни предприятия, фиксирует его. Поэтому путевой лист нужен для осуществления бухгалтерского учета. Хранение путевок обеспечивает доступность зафиксированных данных при составлении отчетности, осуществлении проверок.

В течение установленного срока хранить первичку обязательно по действующему законодательству, то есть минимальный срок хранения оформленных путевых листов (не типографских пустых форм, их хранить допускается до утраты актуальности) утверждает действующее законодательство.

В ст. 29 402-ФЗ указано, что необходимо обеспечивать хранение первички, это обязанность налогоплательщика, которой он не вправе пренебрегать.

В ст. 2 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ) введено понятие путевки. Указано, что это документ, служащий для учета и осуществления контроля за ТС и водителем.

Путевка подтверждает право водителя на управление ТС, принадлежащего организации или ИП, содержит данные о рабочем задании и его выполнении, прохождении медосмотров и т. д.

  • для учета хозяйственной операции, осуществления бухгалтерского учета;
  • для подготовки отчетности;
  • для осуществления контроля за работой транспортных средства, водителей;
  • для подтверждения фактов хозяйственной жизни предприятия в случае их оспаривания в суде;
  • для проведения логистических исследований, анализа хозяйственной деятельности.

Основная причина — обязанность по закону.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить путевой лист. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сколько времени хранить

Конкретный срок хранения путевых листов в организации как первички установлен в ст. 29 402-ФЗ. Этот же срок подтвержден в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019.

Отдельно установлен специальный срок для путевок, являющихся единственным документом, подтверждающим работу сотрудника во вредных или опасных условиях труда. Его хранить нужно дольше — 50 или 75 лет. 50 — если документ окончен делопроизводством до 01.01.2003, 75 — в случае окончания делопроизводством позже 01.01.2013.

В соответствии со ст. 29 403-ФЗ, хранение первички организуется таким способом, чтобы обеспечить безопасные условия, исключающие защиту от изменений. Другие требования к хранилищу не введены, предприятие определяет их самостоятельно (отдельный шкаф, сейф, полка, в помещении архива). В случае ликвидации первичная документация передается в государственный архив по 125-ФЗ.

Для чего нужен путевой лист и как его заполнить

Путевой лист — что это, для чего и как его заполнить читайте далее в нашей подборке материала.

Итак, путевой лист. Так называют документ, который выдается водителю транспортного средства. Предназначение путевого листа заключено в учете маршрута автомобиля, пробега и расхода ГСМ.
Имея путевой лист водитель может рассчитывать на компенсацию средств потраченных на обслуживание автомобиля и прочую работу.

Путевой лист — необходимый в бухгалтерии документ, подтверждающий производственные расходы на обслуживание транспорта и приобретение ГСМ. Также он нужен для контроля и учета времени работы водителя, эксплуатации транспортного средства, его маршрута движения и использования в предпринимательской деятельности.

Выдается путевой лист в организациях эксплуатирующих:

  • собственные транспортные средства;
  • арендованные транспортные средства.

Как заполняется путевой лист

В любой организации бухгалтер должен знать и уметь правильно выписать и заполнить путевой лист на транспортное средство.

Правила выписки путевого листа

Путевой лист выписывается:

  • на 1 день;
  • на 1 поездку.

Если транспортным средством пользуются несколько водителей, то путевой лист оформляется на каждого в отдельности.

На легковые и грузовые автомобили выписываются разные персональные путевые листы.

Заполнение путевого листа. Как заполнить путевой лист и что нужно обязательно указать:

  1. Дата и код. На путевом листе необходимо указать дату поездки и код для начисления компенсации в бухгалтерии.
  2. Марка транспортного средства. В путевом листе обязательно указывается марка автомобиля, а также прицепа и его гаражный номер.
  3. ФИО водителя с личными данными. Путевой лист оформляется на конкретного водителя, поэтому нужно указать его полные ФИО и личные данные.
  4. Количество рейсов.
  5. Протяженность маршрута.
  6. Топливо и ГСМ. В листке пишется требуемое для рейса количество ГСМ и топлива. Если имеется остаток от прошлых рейсов, его также необходимо отметить в листе.
  7. Состояние здоровья водителя. Отметка о состоянии допущенного к рейсу водителя ставится обязательно.
  8. Показания спидометра транспортного средства.
  9. Время. В путевом листе отражаются записи: выезда машины из гаража, прибытия на место забора груза или пассажиров, с указанием адреса. А также время прибытия на место выгрузки.
  10. Описание объекта перевозки.
  11. Доставка груза грузополучателю с указанием времени доставки
  12. Время прибытия в гараж.

Важно! Документ регистрируется бухгалтером предприятия, либо самим руководителем организации. Срок хранения путевых листов, как и прочих бухгалтерских документов – не менее пяти лет.

Цены на слуги смотрите здесь:

Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов – типовая форма, которая используется на предприятиях, имеющих на балансе транспортные средства. В статье разберем, является ли Журнал обязательным для ведения, как правильно заполнить документ, кто ответственен за его ведение.

Для чего необходим Журнал учета движения путевых листов

Согласно действующему законодательству, все субъекты хозяйственной деятельности, на балансе которых находятся транспортные средства, обязаны вести учет расходов топлива на основании записей в путевых листах. Данное обязательство присваивается как организациям и предприятиям, так и физическим лицам, зарегистрированным в форме ИП.

Для систематизации документооборота в части составления и обработки путевых листов используют специальный документ – Журнал учета движения путевых листов. Он предназначен для контроля сроков передачи путевых листов диспетчеру и их последующего предоставления в бухгалтерию для списания расходов топлива.

Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов

С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.

Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.

Форма Журнала учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов (форма №8) заполняется на унифицированном бланке, утвержденном постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г. В отличие от бланка путевого листа, который в силу законодательный нововведений в последние годы претерпел некоторые изменения, форма №8 Журнала учета движения путевых листов остается неизменной с момента введения документа в 1997 году.

Если компания принимает решение о необходимости ведения Журнала, то этот факт должен быть зафиксирован в учетной политике, вместе в выбранной формой документа (стандартной или модифицированной).

Ответственный за ведение Журнала

Действующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.

Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.

Как правильно вести Журнал

В настоящее время законодательство не выдвигает каких-либо четких требований относительно ведения Журнала, в связи с чем порядок оформления документа остается на усмотрение предприятия. Ниже представлен алгоритм действий для составления и заполнения Журнала, подготовленный с учетом общих нормативных рекомендаций:

Шаг-1. Выбор формы Журнала

На подготовительном этапе компания принимает решение относительно формы, в соответствие с которой будет составлен Журнал учета движения путевых листов. Фирма вправе:

  • использовать унифицированную форму №8, утвержденную постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.;
  • модифицирован форму №8, дополнив ее новыми графами и удалив ненужные позиции;
  • разработать абсолютно новую форму документа в соответствие с особенностями внутреннего документооборота компании.

Шаг-2. Выбор ответственного лица

Прежде, чем переходить к утверждению формы документа, руководству предприятия следует выбрать сотрудника, который будет заниматься заполнением Журнала. Это может быть работник, чья деятельность непосредственно связана с оформлением путевых листов (диспетчер либо начальник транспортного отдела, один из водителей, т.п.), так и сотрудник другого подразделения (деловод, работник архива, т.п.).

Шаг-3. Отражение порядка заполнения Журнала в учетной политике

После выбора формы Журнала и утверждения ответственного за его ведение лица, данная информация отражается в учетной политике либо в ином документе, который регламентирует внутренний документооборот предприятия (например, Порядок ведения внутреннего документооборота). Данные о порядке ведения Журнала отражается в виде отдельного раздела, с указанием следующей информации:

  • дата начала использования Журнала (например, Журнал обязателен для заполнения с 01.01.2021 г.);
  • утвержденная форма Журнала (может быть оформлена в качестве приложения к Порядку либо к учетной политике);
  • лицо, ответственное за ведение Журнала (должность, структурное подразделение);
  • особенности составления Журнала (документ составляется на 1 год, полугодие, квартал, месяц, т.п.);
  • порядок заполнения Журнала (срок передачи путевых листов от водителя к диспетчеру, от диспетчера – бухгалтеру).

Шаг-4. Использование Журнала

После вступления в силу учетной политики, Журнал следует вести в утвержденном порядке:

  1. Ответственный сотрудник (к примеру, диспетчер транспортного отдела) начинает ведение Журнала, а именно подписывает его (указывает период и дату начала ведения) и нумерует страницы.
  2. Водители ежедневно (еженедельно) заполняют путевые листы, после чего передают их диспетчеру, который, в свою очередь, фиксирует сдачу документов в Журнал. При передаче путевого листа диспетчеру водитель ставит в Журнале свою подпись и текущую дату.
  3. Получив путевые листы от водителей, диспетчер передает их в бухгалтерию. Факт передачи каждого документа фиксируется подписью бухгалтера и диспетчера, с указанием текущей даты.
  4. Приняв путевые листы от диспетчера, бухгалтер отражает в учете расходы на списание топлива в соответствие с установленными нормами.

Передача путевых листов диспетчеру, а в последующем – в бухгалтерию, осуществляется в соответствие со сроками, утвержденными в учетной политике. К примеру, водители ООО « Магнат» обязаны передать путевые листы за неделю не позже следующего понедельника. При этом обязанность диспетчера – внести данные в Журнал и передать бухгалтерию путевые листы за отчетный месяц не позже 5-го числа следующего месяца.

Шаг-5. Сшив и хранение Журнала

По окончанию Журнала, документ сшивается и передается в архив для хранения. Срок хранения Журнала в общем порядке составляет 5 лет.

Образец заполнения

Рассмотрим пример. Согласно учетной политике ООО «Флагман», водители ТС передают путевые листы за прошедшую неделю диспетчеру транспортного отдела в срок не позже понедельника следующей недели. Диспетчер передает путевые листы за период с 1-го по 15-е число отчетного месяца в срок до 20-го числа отчетного месяца. Путевые листы отражаются в Журнала движения путевых листов.

Бланк Журнала учета движения путевых листов можно скачать здесь⇒ Журнал учета движения путевых листов.

Можно ли вести Журнал учета движения путевых листов в электронном виде

Согласно действующему законодательству, за организацией сохраняется право ведения Журнала в электронном виде. В данном случае, аналогично общему порядку, предприятию необходимо в учетной политике:

  • форму Журнала;
  • ответственное лицо;
  • порядок заполнения документа.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО