Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

  • Как выдать трудовую книжку в 2021 году
  • Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
  • Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
  • Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
  • Итоги

Как выдать трудовую книжку в 2021 году

В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

  1. Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
  2. Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
  3. Отдайте бумажный документ сотруднику — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления об отказе от ведения трудовой книжки, а если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то не позднее даты увольнения (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
  4. По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в случае, когда он решил продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления или перерасчета пенсии). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете. При выдаче на руки трудовой в других случаях, обязательно все задокументируйте и подстрахуйтесь.

Суд: не отправляйте работнику трудовую книжку по почте без описи вложения

GrigoryLugovoy3 / Depositphotos.com

Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Каких-либо требований к порядку пересылки трудовой книжки почтой в случае, если работник дает на это согласие, трудовое законодательство не содержит (в отличие, например, от Федерального закона от 30 ноября 2011 г. № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

Тем не менее, как показывает практика, во избежание последующих споров с работником работодателю следует делать это заказным письмом с описью вложения. В ином случае может быть затруднительно доказать факт направления работнику трудовой книжки. Именно такая ситуация возникла в ходе рассмотрения Свердловским областным судом дела по иску работника о взыскания работодателя компенсации за задержку трудовой книжки (определение Свердловского областного суда от 7 сентября 2018 г. по делу № 33-15689/2018).

Работодатель утверждал, что отправил работнику трудовую книжку по почте после получения от него соответствующего заявления. В подтверждение данного факта работодатель представил суду копию квитанции с почты и копию страниц журнала учета движения трудовых книжек. Однако суд данные доказательства не убедили. Судьи отметили, что почтовая квитанция не содержала информации о том, что конкретно пересылалось отправителем. Были указаны лишь количество мест и вес отправления. Учитывая показания работника, который утверждал, что трудовая книжка в данном почтовом отправлении отсутствовала, суд посчитал факт ее пересылки работнику недоказанным.

Отметим, что это не первый случай, когда работодатели сталкивались с проблемами при доказывании факта направления работнику трудовой книжки в отсутствие описи вложения (апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 ноября 2015 г. по делу № 33-3014/2015, апелляционное определение СК по гражданским делам Ростовского областного суда от 3 апреля 2014 г. по делу № 33-4619/2014, апелляционное определение Московского городского суда от 30 ноября 2012 г. № 11-25435/12). Вместе с тем оценка доказательств является безусловной прерогативой суда. Само по себе отсутствие описи вложения не означает, что суд поставит под сомнения слова работодателя об отправке работнику трудовой книжки (апелляционное определение СК по гражданским делам Иркутского областного суда Иркутской области от 17 декабря 2013 г. по делу № 33-10037/2013). Тем не менее, для работодателя все же безопаснее озаботиться оформлением такой описи при направлении работнику трудовой книжки почтой.

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении

В этой статье расскажу о том, к каким последствиям для работодателя может привести задержка выдачи работнику трудовую книжку.

В последнее время участились случаи, когда при увольнении работника работодатель не выдает ему трудовую книжку в последний день работы, мотивируя это тем, что трудовая книжка:

находится в другом офисе работодателя (актуально для крупного бизнеса с большим количеством филиалов, когда все трудовые книжки всех работников находятся в одном структурном подразделении организации);

будет выдана после проведения инвентаризации или сдачи работником обходного листа;

другим причинам или вообще без указания причин.

В таких случаях, как правило, имеют место и другие нарушения трудового законодательства:

трудовая книжка без согласия работника направляется по почте;

в журнале учета движения трудовых книжек личная подпись работника о получении трудовой книжки при увольнении отсутствует;

в личную карточку работника не вносится соответствующие записи и не удостоверяются подписью работника.

Когда работодатель не несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

По правилам стати 84.1 Трудового кодекса РФ (ТК) и пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в последний рабочий день с внесенной в нее записью об увольнении.

Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки когда:

в последний день работы работник отсутствует на рабочем месте (временная нетрудоспособность, отпуск (с последующим увольнением), прогул, осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы или при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности);

работник отказался от получения трудовой книжки и такой отказ оформлен надлежащим образом;

работодатель направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (со дня направления такого уведомления).

Когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодателю необходимо:

Зафиксировать такую ситуацию (составить акт об отказе в получении трудовой книжки или отсутствии на рабочем месте, внести соответствующую отметку в табель учета рабочего времени и пр.).

Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. При этом лучше направлять уведомления на все имеющиеся у работодателя адреса проживания (регистрации) работника. Такие действия будут свидетельствовать о принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки.

Если от работника письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте не поступит, то ее следует хранить до момента выдачи работнику (в течение 75 лет).

Во всех других случаях работодатель несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. Какую ответственность несет работодатель?

Ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки

Действующее законодательство не только не дает работодателю право удерживать трудовую книжку в качестве залога с целью оказания на работника определенного воздействия, но и возлагает ответственность за такие действия.

Согласно статье 21 ТК работник имеет право на возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда.

Материальная ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки

По правилам статьи 232 ТК сторона трудового договора, причинившая ущерб другой стороне, обязана возместить этот ущерб. При этом надо иметь в виду, что расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения сторон этого договора от материальной ответственности, предусмотренной ТК.

По правилам статьи 234 ТК при задержке в выдаче трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника работодатель несет материальную ответственность за незаконное лишение работника возможности трудиться.

Важно знать, что Трудовой кодекс РФ не делает принципиального различия между несвоевременной выдачей трудовой книжки и внесением в нее неправильной формулировки увольнения для целей применения материальной ответственности к работодателю. Данные обстоятельства в любом случае препятствуют работнику устроиться на новую работу, и, следовательно, работодатель должен возместить ему полученный ущерб. Из этого правила есть исключения, к примеру, если работник увольнялся по собственному желанию, а в трудовую книжку внесена запись о расторжении трудового договора по соглашению сторон, то такая формулировка не препятствует работнику устроиться на новую работу, и, соответственно, материальной ответственности у работодателя не возникает.

В соответствии с частью 8 статьи 394 ТК, если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, работнику должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.

В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки, поэтому:

работник восстанавливается на работе;

ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействителной;

о новом дне увольнения работника издается приказ работодателя;

в трудовую книжку вносится запись о новой дате увольнения.

Компенсация морального вреда за задержку выдачи трудовой книжки

Порядок возмещения морального вреда установлен статей 237 ТК, в соответствии с которой такой вред, причиненный неправомерными действиями или бездействием работодателя работнику, возмещается ему в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.

По правилам, изложенным в статье 1099 ГК, компенсация морального вреда осуществляется независимо от подлежащего возмещению имущественного вреда.

При определении размеров компенсации морального вреда в судебном порядке суд обязан принять во внимание степень вины нарушителя и иные заслуживающие внимания обстоятельства, учесть степень физических и нравственных страданий, связанных с индивидуальными особенностями работника, которому причинен вред, а также требования разумности и справедливости.

Административная ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ на работодателя, не выдавшего вовремя трудовую книжку, может быть наложен административный штраф:

на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 рублей;

на ИП — от 1 000 до 5 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Что делать при задержке выдачи трудовой книжки?

Если вам не отдают трудовую книжку по указанным выше основаниям, то действия работодателя неправомерны, поэтому вы можете:

Написать в адрес работодателя заявление о выдаче вашей трудовой книжки, зарегистрировав заявление с отметкой на копии даты, ФИО, подписи и должности лица, принявшего заявление или отправьте это заявление по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью почтового вложения.

2.1. С жалобой в Государственную инспекцию по труду (ГИТ). ГИТ обязана разобраться и дать вам письменный ответ в течение месяца, хотя этот ответ и может оказаться формальной отпиской;

2.2. С жалобой в районную прокуратуру (по месту нахождения работодателя). Как показывает практика, обращение в прокуратуру гораздо эффективнее, чем обращение в ГИТ;

2.3. В суд с иском об обязании работодателя выдать трудовую книжку и о компенсации за лишение возможности трудиться. При этом надо иметь в виду, что:

2.3.1. обратиться в суд можно в течение трех месяцев с момента увольнения;

2.3.2. по вашему заявлению (при условии принятия судом решения в вашу пользу) суд взыскивает расходы, связанные как с самой задержкой в выдаче трудовой книжки, так и другие расходы (например, проезд, оплата услуг юриста по составлению иска и участию в суде и пр.).

Статья написана и размещена 7 сентября 2013 года. Дополнена —

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2021

Полезные ссылки по теме «Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении»

Правомерность переноса выходного дня с 26 на 31 декабря 2020 года решением главы региона

Каневской ЦЗН разъясняет порядок увольнения дистанционного работника

02 Августа 2021 16:12

Прекратить трудовой договор с дистанционным работником можно по общим основаниям, так же, как и с другими сотрудниками (ст. 77 ТК РФ).

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ч. третья ст. 312.1 ТК РФ). Это значит, что, когда вы решаете уволить такого сотрудника в связи с сокращением численности (штата), убедитесь, что он не относится к категории, которую запрещено увольнять. Например, на попечении работника находятся несовершеннолетние дети, которых он воспитывает без родителей (ст. 261 ТК РФ). Выясните, имеет ли он преимущественное право на то, чтобы остаться на работе (ст. 179 ТК РФ).

Обратите внимание на то, что дистанционный работник не перемещается вместе с организацией. Следовательно, с ним нельзя расторгнуть трудовой договор в связи с отказом от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (п. 9 ч. первой ст. 77 ТК РФ).

Помимо общих оснований в трудовом договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные основания увольнения по инициативе работодателя, которых в Трудовом кодексе РФ нет (ч. первая ст. 312.5 ТК РФ). Они должны иметь четкие, ясные и конкретные формулировки, чтобы избежать спорных ситуаций и двоякого толкования условий договора.

Кроме того, дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя обязательно должны быть связаны с функциями, обязанностями сотрудника. Практика выработала несколько типичных оснований увольнения дистанционного работника, которые наиболее часто включают в трудовые договоры. Это, в частности:

– неоднократное, более трех раз, несоблюдение сроков выполнения порученной сотруднику работы или несоответствие ее результатов требованиям, закрепленным в трудовом договоре;

– неоднократное, более трех раз, нарушение сроков представления отчетов о выполненной работе;

– отказ сотрудника от использования в работе средств защиты информации, предоставленных или рекомендованных работодателем, и др.

Представляется крайне сложным уволить дистанционных работников за прогул, что объясняется невозможностью доказать сам факт прогула. Характер дистанционной работы предполагает выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Здесь главным условием является использование сотрудником сети Интернет для взаимодействия с организацией (ч. первая ст. 312.1 ТК РФ). Фактически характер дистанционных трудовых отношений приближен к договору возмездного оказания услуг, когда оплачивается результат работы, а не время, затраченное на ее исполнение. Дистанционный работник вправе самостоятельно определять режим рабочего времени и времени отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. первая ст. 312.4 ТК РФ). То есть все зависит от того, какой режим рабочего времени и его контроля установлены трудовым договором для дистанционного работника.

Нередко возникает ситуация, когда необходимо обеспечить участие дистанционного сотрудника в производственном процессе одновременно с работниками на стационарных рабочих местах. Тогда в трудовом договоре можно конкретизировать режим рабочего времени (ч. первая ст. 312.4 ТК РФ). Например, установить пятидневную рабочую неделю (40 часов) с двумя выходными днями. В таком случае работодатель может уволить сотрудника за прогул при условии, что будет соблюдена процедура такого увольнения (ст. 84.1, 193 ТК РФ).

Прекращение трудового договора с удаленным сотрудником можно оформить как традиционным способом (на бумаге), так и электронным. Бумажный вариант заключается в обмене документами через обычную почту посредством заказных писем с уведомлением об их вручении адресату (гл. 49.1 ТК РФ). На практике многие работодатели приглашают дистанционного работника приехать в офис, чтобы подписать необходимые бумаги.
Если дистанционный работник и работодатель договорились о взаимодействии путем обмена электронными документами, они оба должны иметь усиленные квалифицированные электронные подписи (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ, ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). При этом каждая из сторон обязана направлять другой подтверждение о получении ею электронных документов. Срок для отправки подтверждения устанавливается трудовым договором (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ).

Удаленный работник присылает вам заявление на увольнение в электронном виде, заверив его усиленной квалифицированной подписью. Приказ об увольнении направляется ему также в форме электронного документа (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ).

Однако даже при наличии усиленных квалифицированных подписей полностью отказаться от составления документов на бумаге не получится. Работодатель обязан выслать дистанционному работнику заказным письмом с уведомлением о вручении бумажную копию приказа об увольнении, оформленную надлежащим образом (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ). Причем сделать это нужно непосредственно в день прекращения трудового договора.

Дата составления приказа и день увольнения могут совпадать с датой отправки приказа по электронной и обычной почте, поскольку сотрудник предварительно был ознакомлен с документом в электронной форме.

Если на дистанционного работника велась трудовая книжка, то при увольнении необходимо внести в нее соответствующую запись, которая оформляется в общем порядке. В случае, когда расторжение договора происходит по дополнительным основаниям, укажите не только пункт и часть статьи Трудового кодекса, но и пункт трудового договора.

Затем получите от сотрудника согласие на отправку трудовой книжки по почте в форме электронного документа с электронной подписью или в бумажном виде (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ). В день увольнения выслать сотруднику трудовую книжку заказным письмом с уведомлением (п. 36 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек)). Если же он присутствует в день увольнения в офисе, выдать трудовую книжку на руки.

Если трудовая книжка направляется дистанционному работнику с его согласия по почте, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно сделать об этом отметку (п. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Помимо трудовой книжки запись об увольнении вносится в личную карточку сотрудника, которого нужно ознакомить с ней под роспись (п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Соблюсти это требование возможно путем обмена электронными документами (ч. пятая ст. 312.1 ТК РФ). Такой вариант приравнивается к ознакомлению сотрудника под личную роспись. Программное обеспечение, применяемое для кадрового учета, должно позволять ведение личных карточек в электронном виде.

В последний день работы сотрудника выплатите ему окончательный расчет, выдайте справку о сумме заработка и специальных периодов за текущий и два предшествующих увольнению года (ч. пятая ст. 80 ТК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если выдать справку лично невозможно, отправьте работнику уведомление о том, что он должен либо сам явиться за справкой в бухгалтерию, либо написать письмо о том, что желает получить ее по почте.

Если дистанционному работнику понадобятся документы, связанные с работой, то заявление об их выдаче он может отправить работодателю в электронном виде (ч. четвертая ст. 84.1, ч. шестая ст. 312.1 ТК РФ). Работодатель в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления должен выслать копии запрошенных документов, заверенные надлежащим образом (ч. восьмая ст. 312.1 ТК РФ). По просьбе работника эти копии можно направить заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа.

Центр занятости населения Каневского района

Если уволенный работник не получил трудовую книжку, ответственность на работодателе

26 апреля 2021, 12:15

Что делать, если трудовая книжка работника, который уволен, осталась в кадровой службе, ответили в Гоструда.

Так как ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации, представительства иностранного субъекта хозяйствования согласно п. 4 постановления Кабинета Министров Украины от 27.04.1993 г. № 301 «О трудовых книжках работников» (дальше — Постановление № 301).

Согласно п. 3 Постановления № 301 трудовые книжки должны храниться на предприятиях, в учреждениях и организациях, в представительствах иностранных субъектов хозяйствования, а при увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в журнале учета.

В день увольнения работника предприятие обязано осуществить с ним полный расчет и выдать ему трудовую книжку с записью об увольнении под расписку в журнале учета (ст. 47 Кодекса законов о труде, дальше — КЗоТ); Постановление № 301, п. 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работниковутвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 г. № 58, дальше — Инструкция № 58).

Следить за изменениями законодательства легко в LIGA360. Это комплекс информационно-аналитических продуктов, который предоставляет доступ к актуальной базе законодательства и законопроектов, присылае сообщения об изменениях в них. А еще вы получите разъяснение экспертов к НПА. Оцените преимущества LIGA360, заказав тестовый доступ.

Потому руководителю необходимо выяснить, по каким причинам после увольнения работника его трудовая книжка осталась на предприятии.

Причин может быть несколько, как и вариантов их решения

Возможно, случилось так, что работник в день увольнения отсутствовал на работе

В таком случае владелец или уполномоченный им орган в день увольнения направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только по письменному согласию работника.

Саму же трудовую книжку отправлять по почте без письменного согласия сотрудника нельзя.

Уведомление желательно направлять заказным письмом с отметкой о вручении отправления работнику с описанием вложения. Поскольку, в случае возникновения трудового спора, у работодателя будет дополнительное доказательство относительно отсутствия его вины в задержке выдачи работнику трудовой книжки.

Можно запросить от работника его согласие на пересылку трудовой книжки средствами почтовой связи, с указанием почтового адреса, на который необходимо направить трудовую книжку

Получив от работника такое согласие с указанием адреса, работодатель, руководствуясь п. 4.2 Инструкции № 58, направляет работнику трудовую книжку по адресу, указанному работником.

Другой вариант — работнику был предоставлен отпуск с дальнейшим увольнением. В день увольнения он на предприятие не пришел.

Алгоритм действия аналогичен описанному выше.

Еще случай : работник не получил трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием в день увольнения на работе по различным причинам, и передал заявление с просьбой выдать его трудовую книжку родственникам.

В таком случае работнику необходимо оформить доверенность для получения трудовой книжки родственниками.

Выдавать трудовую книжку под расписку ближайшим родственникам (без доверенности) можно только в случае смерти сотрудника (п. 4.3 Инструкции № 58).

Кроме обязательства выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, законодательством установлена ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях иную ответственность (п.4 Постановления № 301).

Если задержка в выдаче трудовой случилась по вине работодателя, тогда придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 235 КЗоТ, п.4.1 Инструкции № 58).

В этом случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенную запись о дне увольнения признают недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58.

Что делать работодателю, когда все же не удалось вручить трудовую книжку уволенному работнику?

В этом случае следует руководствоваться нормами п. 6.2 Инструкции № 58. В соответствии с этой нормой, трудовые книжки и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в заведении отдельно от других трудовых книжек работников, которые находятся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а после окончания указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

Получите бесплатный 2-недельный тест премиум-функций LIGA360. Это комплекс информационно-аналитических продуктов для защиты бизнеса. Позволяет проверить контрагентов, защитить недвижимость от рейдерства, автоматически оповещает об изменениях законодательства. Успейте заказать тестовый доступ до 28 апреля здесь.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО