Журнал доходов и расходов у ИП на упрощенке

КУДиР для ИП и ООО в 2021 году

КУДиР – книга учета доходов и расходов, которую обязаны вести:

  • ИП на УСН, ОСН, ПСН, ЕСХН. То есть все, кроме плательщиков ЕНВД и тех ИП, кто применяет новый налоговый режим НПД.
  • Организации на УСН.

КУДиР можно вести самостоятельно, т.е. вручную. Тем не менее при большом количестве доходно-расходных операций, в целях экономии времени и во избежание ошибок при заполнении КУДиР, лучше использовать предназначенные для этого программы или онлайн-сервисы.

Подача и заверение КУДиР

Сдавать КУДиР в налоговую инспекцию не нужно. Кроме того, отменено обязательное заверение книги учета доходов и расходов в налоговом органе. Однако, прошитая и пронумерованная КУДиР должна быть обязательно. Штраф за ее отсутствие для ИП – 200 рублей, для организаций – 10 000 рублей.

Бланки КУДиР

В зависимости от системы налогообложения в 2021 году используются следующие бланки книги учета доходов и расходов:

  • КУДиР для УСН (подходит для ИП и организаций);
  • КУДиР для ОСН;
  • КУДиР для ЕСХН;
  • КУД (книга учета доходов) для ПСН.

Заполнение КУДиР

Основные правила ведения КУДиР:

  1. На каждый налоговый период заводится новая книга учета доходов и расходов.
  2. Каждая операция заносится в хронологическом порядке отдельной строкой и подтверждается соответствующим документом (договор, чек, накладная, платежное поручение и т.п.).
  3. Пополнение счета и увеличение уставного капитала доходами не признаются и, соответственно, в КУДиР не заносятся.
  4. КУДиР может применяться в бумажном или электронном виде. При ведении книги в электронном виде по окончании налогового периода КУДиР необходимо вывести на бумажные носители.
  5. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и подтверждена подписью руководителя и печатью (при наличии).
  6. Незаполненные разделы КУДиР также распечатываются и сшиваются в общем порядке.
  7. При отсутствии деятельности, прибыли или расходов ИП и организации должны иметь нулевую КУДиР.

Инструкция и образцы заполнения КУДиР

Ниже представлены инструкция и образцы КУДиР на УСН (подойдет также для ПСН и ЕСХН, поскольку они очень похожи и являются более простыми в заполнении).

Образцы заполнения КУДиР на УСН

Посмотреть заполненный образец КУДИР на УСН вы можете по этой ссылке.

Посмотреть заполненный пример нулевой КУДИР на УСН вы можете по этой ссылке.

Инструкция по заполнению КУДиР на УСН

Титульный лист

Поле «Форма по ОКУД» не заполняется.

В поле «Дата» записывается год, месяц и число начала ведения книги (т.е. дата первой записи в КУДИР).

Поле «ОКПО» заполняется, если у Вас есть информационное письмо из Росстата, в котором указан данный номер.

В поле «Объект налогообложения» указываются «Доходы» или «Доходы, уменьшенные на величину расходов».

Помимо этого не забудьте указать:

  • год, за который заполняется КУДИР;
  • название ООО либо ФИО ИП;
  • ИНН и КПП для ООО или ИНН для ИП (предусмотрены два разных поля);
  • юридический адрес ООО либо адрес места жительства ИП;
  • номера расчетных счетов и название банков, в которых они открыты (если есть).
Раздел I. Доходы и расходы

Содержит четыре таблицы (по одной на каждый квартал). Каждая таблица состоит из 5 граф (столбцов).

ГРАФА №1. Порядковый номер записи.

ГРАФА №2. Дата и номер первичного документа, подтверждающего доход либо расход.

  1. Если средства поступили в кассу, то записывается дата прихода и номер кассовго отчета, который составляется в конце каждой смены (бывший Z-отчет). Например, 15.01.2021, ФД № 54 (отчет о закытии смены).
  2. Если средства пришли на расчетный счет, то записывается дата прихода и номер платежного поручения или выписки банка. Например, 15.01.2021 п/п №100 либо 15.01.2021 выписка банка №100.
  3. Если средства поступили по бумажным БСО (бланку строгой отчетности) (если по закону кассу можно не применять), то под каждый такой выданный бланк не обязательно делать отдельную строку в КУДИР. Вместо этого можно записать дату рабочего дня и оформить ПКО, в котором перечислить номера всех выписанных БСО за этот день (при этом в графу 4 заносится сумма средств по этим БСО). Например, 15.01.2021 ПКО №100. Группировать БСО можно, только если они выписаны в течение одного дня.

Обратите внимание! Применять бумажные бланки строгой отчетности вместо кассовых чеков запрещено. БСО должны формироваться с применением ККТ. Однако если ИП использует отсрочку до середины 2021 года или бизнес вовсе освобожден от ККТ, то бумажные БСО можно применять в качестве документа, подтверждающего расчет.

  • Если был сделан возврат средств за товар или услугу, то в графу 4 заносится сумма возврата со знаком минус, а в графе 1 записывается дата фактического возврата и номер платежного поручения или кассового чека на возврат (номер ФД).
  • Обратите внимание! Суть указания номера документа в графе 2 КУДиР в том, чтобы идентифицировать операцию и при необходимости в любой момент ее найти. Ранее отчет о закрытии смены (Z-отчет) имел номер. Сейчас вместо него можно использовать реквизит «номер фискального документа» — ФД. Однако у каждой кассы своя нумерация ФД. Поэтому если у вас несколько ККТ, рекомендуется помимо ФД указывать реквизит ФН (фискальный накопитель) или номер кассового аппарата.

    При расходе (только для УСН «Доходы минус расходы») записывается дата расхода и номер первичного документа, которым может быть: накладная, платежное поручение, кассовый отчет, товарный чек (если разрешена работа без ККТ) и прочее. Например, 15.01.2021 ФД №53 (чек на возврат), 15.01.2021 товарная накладная №55, 15.01.2021 п/п №55, 15.01.2021 ФД №55 (отчет о закрытии смены) и т.д.

    Обратите внимание, что расходы на покупку товаров для их последующей перепродажи заносятся только после их реализации.

    ГРАФА №3. Содержание операции.

    Данная графа не обладает слишком большой важностью.

    Примеры заполнения при доходе:

    • Поступление в кассу. Оплата по договору №100/АА от 10.01.2021 за оказание рекламных услуг.
    • Получен аванс от покупателя «ООО «Фирма» в счет предстоящей поставки товара по договору № 100/АА.
    • Получен доход. Торговая выручка за 15.01.2021.
    • Возврат средств покупателю по договору № 100/АА от 15.10.2020.

    Примеры заполнения при расходе (только для УСН «Доходы минус расходы»):

    • Перечислен аванс работникам.
    • Перечислена заработная плата.
    • Перечислен НДФЛ с заработной платы.

    ГРАФА №4. Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы.

    Обратите внимание, что при возврате средств покупателю, сумма записывается в данный столбец со знаком минус. Т.е. не в расходы (графа №5), а именно в доходы (графа №4).

    ГРАФА №5. Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы. Заполняются только ИП и организациями на УСН «Доходы минус расходы».

    В «Справке к разделу I» заполняется:

    • на УСН «Доходы» только строка 010 за весь год;
    • на УСН «Доходы минус расходы» строки 010, 020 за весь год и строки 040, 041 (если суммы не отрицательные).
    Раздел II. Расчет расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов

    Заполняется только на УСН «Доходы минус расходы», если в налоговом периоде были расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов.

    Основные средства – это объекты имущества, которые ИП и ООО используют в течение длительного времени (больше 12 месяцев) при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг. Например, здания, земельные участки, машины, оборудование, инструменты и пр.

    Нематериальные активы в отличие от основных средств не имеют материальной формы и являются результатом интеллектуальной деятельности. Например, права на изобретение, товарные знаки, авторские права и т.п.

    Раздел III. Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу

    Заполняется только на УСН «Доходы минус расходы», если были убытки в прошлом или текущем налоговом периоде, которые можно перенести на следующий период.

    Раздел IV. Расходы уменьшающие сумму налога (авансовые платежи по налогу)

    Заполняется только на УСН «Доходы».

    На первый взгляд данный раздел может показаться очень сложным для заполнения, но на самом деле все очень просто. В нем указываются страховые взносы в размере уплаченных сумм. ИП указывают уплаченные страховые взносы за себя, исходя из стоимости страхового года. ООО и ИП-работодатели также указывают уплаченные страховые взносы за физических лиц.

    Для заполнения данного раздела удобно использовать калькулятор страховых взносов ИП, который поможет вам рассчитать фиксированные взносы ИП за любой период (к примеру, поквартально).

    Заполненные образцы данного раздела доступны по ссылкам выше.

    Раздел V. Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога (авансовые платежи по налогу)

    Заполняется только на УСН «Доходы», в случае если ИП является плательщиком торгового сбора.

    Как правильно прошить КУДиР

    Книга учета доходов и расходов при УСН в 2020 — 2021 годах

    • Книга учета доходов и расходов: форма
    • Книга учета доходов и расходов при УСН: принципы отражения дохода
    • Книга учета доходов и расходов для ИП и организаций: особенности отражения операций при переходе с общего режима налогообложения
    • Книга доходов и расходов: бланк при совмещении двух режимов
    • Книга доходов при УСН 6%
    • Где скачать бесплатно книгу доходов и расходов 2020-2021 годов
    • Итоги

    Книга учета доходов и расходов: форма

    То, что на упрощенке книгу доходов и расходов вести нужно, закреплено в ст. 346.24 НК РФ.

    Существует два вида книги учета доходов и расходов: для «упрощенцев» и налогоплательщиков на патентной системе налогообложения. Обе формы утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н.

    Этот же приказ содержит тексты инструкций по заполнению обоих видов книг. Книге учета доходов и расходов, применяемой «упрощенцами» (организациями и ИП), посвящены приложения 1 (форма книги) и 2 (порядок заполнения, далее — Порядок).

    Подробно ознакомиться с правилами ведения бухучета при УСН можно в статье «Порядок ведения бухгалтерского учета при УСН».

    Книга учета доходов и расходов при УСН: принципы отражения дохода

    Согласно ст. 346.24 НК РФ книга доходов и расходов предназначена только для учета операций в рамках упрощенного режима. Из этого следует вывод, что отражать операции, связанные с получением денежных средств или имущества, которые в соответствии со ст. 346.15 НК РФ не являются доходом для целей налогообложения по УСН, в книге учета доходов и расходов не требуется.

    Организация «Сизиф» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». В 1-м квартале у организации были доходы в виде выручки от реализации товаров, а также расходы в виде оплаты аренды занимаемого помещения и покупки товаров. Кроме того, в банке был получен кредит на пополнение оборотных средств.

    Доход, образовавшийся в результате поступления выручки, так же как и расходы, следует отразить в книге учета доходов и расходов в даты, соответствующие операциям.

    Сумму же кредита вносить в книгу не надо, поскольку согласно подп. 10 п. 1 ст. 251, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ кредитные средства объект налогообложения не формируют.

    Книга учета доходов и расходов для ИП и организаций: особенности отражения операций при переходе с общего режима налогообложения

    Особенности внесения в книгу учета доходов и расходов операций организациями и индивидуальными предпринимателями, которые переходят на УСН с общего режима налогообложения, оговорены нормами п. 1 ст. 346.25 НК РФ.

    Денежные средства, полученные до перехода на УСН по договорам, которые выполняются после перехода на УСН, подлежат отражению в книге доходов и расходов.

    Если же доходы были включены в налоговую базу по налогу на прибыль, то отражать их не надо, даже если они получены после перехода на УСН.

    Не требуется отражать в книге учета доходов и расходов расходы, которые согласно ст. 346.16 НК РФ не уменьшают размер налоговой базы по единому налогу.

    Книга доходов и расходов: бланк при совмещении двух режимов

    Некоторые налогоплательщики совмещают два режима: УСН и ЕНВД. В таком случае книга учета доходов и расходов по УСН не должна содержать ни доходов, соответствующих ЕНВД, ни расходов по нему.

    Это подтверждает письмо Минфина России от 29.10.2004 № 03-06-05-04/40. Авторы письма основываются на положениях п. 8 ст. 346.18 НК РФ. Поскольку изменения в этот пункт не вносились, выводы, изложенные в письме, актуальны по сей день.

    Кроме учета доходных и расходных операций в книге рассчитывается налоговая база и определяется размер убытков прошлых периодов, которые ее уменьшают (ст. 346.24 НК РФ, пп. 2.6–2.11, 4.2-4.7 Порядка).

    А вот налог к уплате в книге учета доходов и расходов не рассчитывается — для этого предназначена налоговая декларация.

    Книга доходов при УСН 6%

    Если налогоплательщик, предпочтя работу на УСН, выбрал объект «доходы», в перечне операций следует указывать:

    • выплаты, которые разрешены п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ для уменьшения суммы налога (пп. 5.1-5.7 Порядка);
    • расходы в виде субсидий в рамках господдержки малого и среднего бизнеса;
    • расходы в виде выплат для стимуляции занятости безработных граждан (графа 5 разд. I, абз. 3–6 п. 2.5 Порядка).

    Согласно абз. 7 п. 2.5 Порядка другие расходы налогоплательщики с объектом «доходы» могут вносить в книгу учета доходов и расходов по собственной инициативе. При их отсутствии разрешается не заполнять справку к разд. I, разд. II, разд. III, а также графу 5 разд. I (абз. 2 п. 2.5, пп. 2.6, 3.1, 4.1 Порядка).

    Эксперты К+ подготовили образец заполнения книги учета доходов и расходов организации на УСН с объектом «доходы» за 2020 г. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и переходите к образцу.

    Где скачать бесплатно книгу доходов и расходов 2020-2021 годов

    Начиная с 2018 года налогоплательщики, применяющие УСН, для учета доходов и расходов должны использовать бланк книги доходов и расходов в редакции приказа Минфина России от 07.12.2016 № 227н. Этот НПА дополнил форму КУДИР разделом V, в котором отражается сумма торгового сбора, уменьшающая сумму единого налога по УСН для плательщиков УСН с объектом «доходы». Этим же приказом утверждены в изменения в Порядке заполнения КУДИР, как касающиеся заполнения этого раздела, так и содержащие технические правки.

    Узнайте, какой грозит штраф (ответственность) за неведение, отсутствие заверения (регистрации) и непредставление налоговому органу книги учета доходов и расходов. Получите бесплатный доступ к системе КонсультантПлюс.

    Чистый бланк книги доходов и расходов 2020-2021 года можно в удобном формате бесплатно скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

    Итоги

    Все упрощенцы, независимо от выбранного объекта налогообложения, заполняют I раздел КУДИР. Заполнение других разделов КУДИР обусловлено тем, какой объект налогообложения, «доходы» или «доходы минус расходы», применяет плательщик упрощенного налога. Для упрощенцев с объектом налогообложения «доходы» с 01.01.2018 КУДИР дополнена еще одним разделом, в котором отражаются уплаченные суммы торгового сбора.

    Нарушения и ошибки в книге учета доходов и расходов

    Своевременное исправление нарушений и ошибок ведения книги учета доходов и расходов позволит избежать претензий со стороны проверяющих по поводу включения в налоговую базу отдельных доходов и расходов.

    Екатерина Шестакова,
    к. ю. н., генеральный директор компании «Актуальный менеджмент»

    Экспертиза статьи:
    Елена Королева,
    служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
    налоговый консультант

    Фирмы на УСН ведут новую форму книги учета доходов и расходов (далее — Книга) 1 с 2013 года. Рассмотрим выявленные за налоговый период и наиболее часто встречаемые нарушения и ошибки, возникающие при ее ведении, а также порядок их исправления в случае, когда компания применяет объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».

    Распространенные нарушения и ошибки

    Основным нарушением является несвоевременное отражение или неотражение в учете доходов и расходов. В результате него бухгалтер или руководитель компании нередко просто забывают показать какую-либо операцию в Книге и, следовательно, не могут подтвердить при налоговой проверке свои расходы, даже если есть первичные документы.

    Это подтверждает и арбитражная практика. Так, ВАС РФ счел правильными доводы суда первой инстанции, который указал 2 , что «первичка», представленная заявителем, не подтверждает расходы. Судьи оценили эти документы и не сочли возможным принять их в обоснование расходов, мотивируя свое решение отсутствием спорных хозяйственных операций в Книге. Не были приняты во внимание и доводы заявителя о возможности внести в Книгу исправления. ВАС РФ сослался на то, что такие доводы не свидетельствуют о неправильном применении нижестоящими судами норм права. К аналогичному выводу пришел и ФАС Восточно-Сибирского округа 3 . По мнению судей, отсутствие сумм в Книге, отраженных в представленных первичных документах, не позволяет сделать вывод о том, что расходы действительно понесены.

    Еще одним распространенным нарушением является не отражение в Книге денежных средств, поступающих в кассу организации. Инспекторы выявляют такую преднамеренную ошибку путем проведения контрольных закупок и выигрывают судебные споры. Так, ФАС Московского округа согласился с налоговиками в части доначисления «упрощенного» налога, сославшись на нарушение фирмой порядка признания доходов 4 .

    Постановление Президиума ВАС РФ от 29 июня 2010 г. № 808/10
    Пунктом 2 статьи 346.17 Кодекса предусмотрено, что расходами признаются затраты после их фактической оплаты. Вместе с тем подпунктом 2 пункта 2 названной статьи установлено, что расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, учитываются в составе расходов по мере реализации указанных товаров.

    Таким образом, из данной статьи следует, что если товар приобретен для дальнейшей реализации, расходы на его приобретение подлежат учету при налогообложении не по мере фактической оплаты стоимости этого товара, а по мере реализации его покупателю.

    Поскольку в главе 26.2 Кодекса не содержится норм, которые определяют для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения, момент реализации товаров (работ, услуг), расходы на оплату товаров, предназначенных для дальнейшей реализации, признаются, как прямо указано в подпункте 2 пункта 2 статьи 346.17 Кодекса, по мере реализации указанных товаров.

    Часто встречается неправильное отражение доходов и расходов. Например, многие торговые компании списывают расходы по оплате стоимости приобретенных для дальнейшей реализации товаров единовременно. Однако списывать такие затраты следует по мере дальнейшей реализации товаров, после оплаты их покупателем и передачи последнему права собственности на них 5 . Кроме того, судьи указывают 6 , что затраты на оплату товаров, предназначенных для дальнейшей реализации, признаются в составе расходов при расчете «упрощенного» налога после фактической передачи товаров покупателю, независимо от того, полностью они оплачены или нет.

    Некоторые фирмы не знают, нужно ли отражать расходы на приобретенные товары (работы, услуги) с НДС или без него. По общему правилу, «упрощенцы» не являются плательщиками НДС 7 , поэтому налог необходимо включать в сумму расходов. Если товары куплены для дальнейшей перепродажи, то НДС с их приобретения учитывается в расходах по мере дальнейшей реализации 8 .

    Нередки ошибки заполнения Книги (неверное указание содержания операции, например, из строки не ясно, какая операция в действительности была произведена; неправильное заполнение реквизитов платежных документов и прочее).

    Возможны технические сбои в работе программного обеспечения при ведении Книги или заполнении декларации на ее основе. Если фирма вовремя все подкорректирует и укажет на сбой, у нее больше шансов победить в налоговом споре. Так, судьи приняли позицию компании, согласно которой из за сбоя в программе в декларации за 2010 год была отражена меньшая сумма доходов и расходов. При этом сумма налога, исчисленная к уплате, была отражена верно 9 .

    Рассмотрим ошибки заполнения Книги на примере.

    Пример
    Компания «Актив» (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов») занимается продажей постельного белья. Закупочная цена комплектов на текстильной фабрике — 590 руб. (в т. ч. НДС — 90 руб.) за 1 шт. Фирма впоследствии реализует их по цене 1200 руб. (без НДС) за 1 шт.

    03.02.2014 произведена закупка 120 комплектов на общую сумму:
    120 шт. x 590 руб./шт. = 70 800 руб. (в т. ч. НДС — 10 800 руб.).

    Все комплекты были реализованы 05.02.2014 на сумму:
    120 шт. x 590 руб./шт. = 70 800 руб. (в т. ч. НДС — 10 800 руб.).

    Бухгалтер отразил доходы и расходы следующим образом (см. строку 25 на рис. 1). В данном случае можно выделить следующие ошибки:

    1. Неправильное отражение НДС (забыли включить в расходы).
    2. На основании платежного документа (оплата товара) отражены расходы на товар и оплата (реализация) товара.

    Любое исправление должно быть обоснованным и подтверждаться первичными документами. В большинстве случаев таким документом будет бухгалтерская справка, которую оформляют самостоятельно, указав в ней все обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 ФЗ). Отметим, что образец бухгалтерской справки можно разработать один раз и утвердить приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике.

    Перед внесением исправлений в Книгу составлена бухгалтерская справка (см. рис. 2).
    Порядок исправления ошибок установлен в пункте 1.6 приказа Минфина России от 22.10.2012 № 135н. Исправление любой ошибки (описки) в бумажной Книге подтверждается подписью руководителя и заверяется печатью организации. Руководитель, помимо исправления ошибки, вправе поставить рядом с верными данными надпись «Исправленному верить». Кроме того, указывается дата исправления, без нее не ясно, когда были внесены изменения.

    Бухгалтер и руководитель внесли исправления в Книгу (см. строки 26 и 27 на рис. 1).

    Отметим, что в некоторых случаях корректировки Книги не связаны с ошибками. Например, когда скидка предоставлена продавцом уже после того, как подписан договор, но до момента поступления к нему денег, никаких корректировок в учете у продавца и у покупателя делать не нужно. Если же оплата произведена и покупатель не намерен оставлять ее в качестве аванса под будущие поставки, Книгу придется корректировать. В таком случае продавец на дату возврата денег сторнирует доходы на сумму скидки 10 .

    При исправлении ошибок, относящихся к прошлым налоговым периодам, применяются положения статей 54 и 81 Налогового кодекса, которые устанавливают порядок представления уточненных налоговых деклараций. Кроме исправления ошибки в учете фирма обязана подать уточненную декларацию вместо представленной ранее, если искажения в последней привели к занижению суммы «упрощенного» налога 11 .

    Ответственность
    Вопрос о том, могут ли инспекторы оштрафовать фирму за неправильное ведение Книги, является спорным. Судьи и контролеры считают, что данный документ является налоговым регистром, поэтому следует отвечать 12 . Однако в законодательстве по этому поводу ничего не сказано. Также с 2013 года компании не обязаны заверять Книгу в инспекции 13 .

    3 пост. ФАС ВСО от 01.03.2011 № А78-3971/2010.

    4 п. 1 ст. 367.17 НК РФ; пост. ФАС МО от 04.05.2007 № КА-А40/3180-07.

    5 п. 7 ст. 1, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 21.07.2005 № 101-ФЗ; письма Минфина России от 07.08.2013 № 03-11-06/2/31883, от 24.01.2011 № 03-11-11/12, ФНС России от 24.11.2010 № ШС-37-3/16197@.

    6 пост. Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 № 808/10.

    8 Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 23 августа 2013 г. N 03-11-06/2/34691 «О применении УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов».

    9 пост. ФАС ПО от 25.06.2013 № Ф06-4895/13.

    12 решение ВАС РФ от 08.09.2004 № 9352/04; пост. ВАС РФ от 11.09.2009 № 9513/09, ФАС МО от 17.03.2011 № Ф05-1154/2011, ФАС СЗО от 13.07.2009 № А05-11078/2008; письмо ФНС России от 16.08.2011 № АС-4-3/13352@.

    13 приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н; информационное сообщение Минфина России от 29.12.2012.

    Книга учета доходов и расходов для УСН в 2020 и 2021 году

    Автор статьи — Аналитик в Контур.Бухгалтерии

    Контур.Бухгалтерия — облачная бухгалтерия для бизнеса!

    Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

    Книга учета доходов и расходов — это особый реестр, куда налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), заносят хозяйственные операции для последующего расчета налоговой базы по налогу УСН.

    Зачем нужно вести и нужно ли сдавать КУДиР

    Книга учета доходов и расходов — это особый реестр, куда налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), заносят хозяйственные операции для последующего расчета налоговой базы по налогу УСН. Обязанность вести книгу учета доходов и расходов или КУДиР, как ее часто называют бухгалтеры, установлена статьей 346.24 НК РФ. Она есть и у организаций, и у предпринимателей.

    Ошибки или отказ от ведения КУДиР, может привести к штрафам от 10 000 до 30 000 рублей. А если нарушения приведут к занижению налогооблагаемой базы — штраф в 20% суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 рублей. Это закреплено в статье 120 НК РФ.

    При этом обязанности сдавать КУДиР в налоговую нет. Если налоговики потребуют предоставить Книгу учета доходов и расходов в ходе выездной проверки, тогда вы обязаны предоставить Книгу в бумажном варианте, сшитую, пронумерованную и подписанную (ст. 89, 93 НК РФ). Также КУДиР может понадобиться, чтобы показать расходование средств целевого финансирования, или показать ПФР доходы для определения ставки страховых взносов ИП, или в банке для кредита.

    В какой форме вести КУДиР и когда ее создать

    Новую книгу нужно открывать на каждый налоговый период — календарный год. Если организация создана в течение года, книга открывается со дня создания и до конца года. Вести ее можно в бумажном и электронном виде. От выбора формата зависит порядок оформления:

    • В бумажной книге до начала записей нужно заполнить титульный лист, сшить и пронумеровать страницы, указать количество страниц на последней странице, заверить КУДиР подписью и печатью (при наличии);
    • Электронную книгу в конце налогового периода нужно распечатать, сшить, пронумеровать страницы и указать их количество, заверить подписью и печатью (при наличии).

    Выбранный способ ведения книги можно установить приказом руководителя или закрепить в учетной политике. Многие бухгалтерские программы и веб-сервисы (такие как Контур.Бухгалтерия или Эльба) с разной степенью простоты позволяют вести книгу в электронном виде. В конце года или если налоговая потребует, можно распечатать.

    КУДиР оформляется в одном экземпляре. При наличии обособленных подразделений, книгу формирует головной офис. Данные подразделений в ней отдельно выделять не нужно (ст. 346.24 НК РФ).

    Как заполнять Книгу учета доходов и расходов (КУДиР)

    Форма и порядок заполнения книги утверждены приказом Минфина РФ от 22.10.2012 № 135Н. КУДиР состоит из титульного листа и 5 разделов. Форма книги одинакова и для организаций, и для предпринимателей на УСН. От объекта налогообложения она тоже не зависит — меняется только порядок заполнения.

    Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом «доходы» заполняют 1, 4 и 5 разделы. При этом в первом разделе надо заполнить только графу с доходами.

    Налогоплательщики с объектом «доходы за вычетом расходов» заполняют 1 и 3 разделы. А если есть основные средства (ОС), то и 2 раздел Книги. Дополнительно понадобится справка к разделу 1.

    Общие правила заполнения

    Отражайте в книги хозоперации отчетных и налогового периодов. Все записи вносите в хронологическом порядке на основании первичных документов. Регистрируйте в ней документы о получении или перечислении оплаты, а также подтверждения расходов (платежные поручения, чеки, акты, накладные и пр.) Все показатели указывайте в рублях и копейках.

    Раздел 1 «Доходы и расходы»

    УСН 6% — в первый раздел нужно вносить только деньги, которые поступают на расчетный счет или в кассу организации. Тут же надо указать дату и номер первичного документа: платежного поручения, приходного кассового ордера или выписки кредитной организации. Блок «расходы» для упрощенцев с объектом «доходы» обычно не актуален. В него нужно заносить только:

    • расходы, осуществленные за счет субсидий;
    • расходы, предусмотренные условиями получения выплат на содействие самозанятости безработных и стимулирование создания безработными гражданами новых рабочих мест.

    Это связано с тем, что полученное финансирование можно признать в доходах только по мере расходования. В остальных случаях заполнять графу 5 не обязательно, но и не запрещено. Некоторые доходники делают это, чтобы не терять контроль за расходами.

    УСН 15% — первый раздел заполняйте полностью. Указывайте только те доходы и расходы, которые включаются в налоговую базу по налогу УСН. Прочие доходы и расходы указывать не нужно. Финансовые затраты, которые не связаны с получением прибыли, в Книгу не включайте.

    Как правильно отражать доходы и расходы в разделе 1 подробно описано в статье 346.17 НК РФ. Там же прописан порядок признания доходов и расходов. Согласно нему и нужно заводить в Книгу доходы и расходы.

    Также заполняется справка к разделу 1, где и производится расчет налога. Ее надо составить после подсчета итоговой суммы доходов и расходов, то есть по итогам года.

    В Контур.Бухгалтерию нужно только вносить доходы и расходы — а сервис сам сформирует КУДиР по всем правилам.

    Раздел 2 «Расчет расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов»

    Упрощенцы с объектом налогообложения «доходы за вычетом расходов» заполняют второй раздел КУДиР, где отражается полная информация об основных средствах: дата приобретения, дата ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, остаточная стоимость и другие параметры для расчёта налоговой базы. Сюда можно внести только расходы, подтвержденные документами, которые направлены на покупку (создание) ОС и НМА или на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию, перевооружение.

    Почему так сложно? Стоимость основного средства списывается в расходы равными частями в течение года. Но должны быть выполнены условия, которые и описаны в разделе 2. Основное средство списывается в расходы на последнее число квартала.

    Раздел 3 «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу»

    Этот раздел заполняют только организации и ИП на УСН 15% в том случае, когда в прошедших годах были убытки, которые можно перенести на следующие налоговые периоды в течение 10 лет.

    Указываются суммы убытка за предыдущие годы, если есть. Потом эти данные включаются в справку к разделу 1. Если вы получили убыток в 2020 году, укажите его в Справке к Разделу 1. Третий раздел будет необходимо заполнить только в 2021 году. Если в прошлых периодах убытка не было, раздел можно не заполнять.

    Раздел 4 «Расходы, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21 НК РФ, уменьшающие сумму налога»

    Этот раздел для упрощенцев на «доходах». В нем указывается информация о выплатах страховых взносов за работников и больничных пособий, на которые можно потенциально уменьшить налог УСН с объектом «доходы». ИП в этом разделе указывает и взносы, которые платит за себя.

    Раздел 5 «Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога»

    Этот раздел для упрощенцев на «доходах». Его ввели с января 2018 года. Указывайте в нем суммы торгового сбора или его части, в день уплаты. Сумма сбора вносится на основании официального документа из налоговой, в котором указано, что предприниматель обязан его уплачивать.

    Заполнять раздел надо всем, а не только плательщикам торгового сбора. Если в вашем регионе сбор не введен, укажите в пятом разделе отчетный год, а в показателях проставьте прочерки. Так вы защититесь от претензий инспекторов, ведь по сути без раздела 5 регистр будет не полным.

    А теперь подробнее о практике ведения КУДиР.

    Как отражать доходы в КУДиР

    В общем правиле доходы отражаются кассовым методом: на дату поступления на расчетный счет, в кассу или иным способом.

    Для денег все понятно: есть дата платежного поручения или приходного кассового ордера и сумма. Но если доход поступил в виде имущества: компьютера, например?

    Как учесть натуральный доход в КУДиР

    Натуральный доход в виде имущества, материалов и прочего учитывается по рыночной стоимости. Как ее определять, можно посмотреть в статье 40 НК РФ. Отражать поступление нужно в деньгах на дату передачи имущества. Подтверждающим документом станет накладная или акт на передачу.

    Пример отражения натурального дохода в КУДиР:

    Доходы и расходы

    Регистрация

    Сумма

    Дата и номер первичного документа

    Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

    Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

    Как вести книгу учёта доходов и расходов

    Если вы применяете упрощённую или патентную систему налогообложения, заведите специальную книгу (КУДиР) для записи доходов и расходов бизнеса. Это обязательный документ, который налоговая может запросить при проверке.

    Как оформлять КУДиР

    Каждый год начинается с оформления новой КУДиР. Записи в книгу можно вносить вручную или заполнять её на компьютере и распечатывать по итогам каждого квартала. В конце года книгу нужно прошить и пронумеровать, на последнем листе указать количество страниц, поставить подпись и печать при её наличии. Заверять книгу в налоговой не требуется. Храните заполненную книгу в течение 4 лет и при получении требования предоставляйте налоговикам.

    Правила отражения доходов и расходов в КУДиР при УСН

    В КУДиР нужно записывать лишь те доходы и расходы, которые учитываются при расчёте налога УСН. Причём расходы в книгу нужно включать только в том случае, если вы на УСН «Доходы минус расходы». А на УСН «Доходы» достаточно отражать в книге доходы и уплаченные за ИП и сотрудников страховые взносы.

    Учитывать нужно доходы от продажи товаров, работ или услуг, а также некоторые внереализационные доходы. Запись в КУДиР делайте в день получения оплаты от клиента. В специальной статье вы найдете подробности об учёте доходов в налоге УСН.

    С расходами сложнее. Во-первых, учитывать можно только расходы из статьи 346.16 Налогового кодекса. Во-вторых, это нужно делать в последнюю из дат:

    • дата полной оплаты контрагенту;
    • дата получения от контрагента оплаченных товаров, работ или услуг;
    • дата передачи товара конечному покупателю (если вы покупаете товар для последующей перепродажи).

    Каждая запись в КУДиР подтверждается первичными документами. Это могут быть платёжные поручения, бланки строгой отчётности, товарные или кассовые чеки, акты, накладные и другие.

    Правила отражения доходов в КУДиР на патенте

    В книгу учёта доходов на патенте нужно записывать только доходы от «патентной» деятельности. Учитываются они по тем же правилам, что и доходы на УСН — в день получения оплаты от клиента. Расходы в книгу на патенте включать не нужно.

    Новым ИП — год Эльбы в подарок

    Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

    Как наказывают за нарушение правил ведения КУДиР

    К ведению КУДиР нужно подходить ответственно. За отсутствие книги или недостоверную информацию о доходах и расходах могут оштрафовать.

    По требованию налоговой КУДиР нужно предоставить в течение 10 дней. Если этого не сделать, могут оштрафовать на 200 рублей за каждую непредоставленную книгу.

    Если налоговики при проверке найдут хотя бы два случая неправильного отражения доходов и расходов в КУДиР, грозит штраф от 10 000 до 30 000 рублей. А если это привело к занижению налога, штраф составит 20% от неуплаченной суммы, но не меньше 40 000 рублей.

    Статья актуальна на 04.02.2021

    Получайте новости и обновления Эльбы

    Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Про РКО