Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете

Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете (нюансы)

• Сущность почтовых расходов
• Отражение почтовых расходов в бухучете
• Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»
• Итоги

Сущность почтовых расходов

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте здесь.

Почтовые расходы могут быть представлены:

1. Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
2. Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете

В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

1. Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.

Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».

Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.

Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:

• Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
• Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.

С 2021 года компании обязаны учитывать запасы по новым правилам. Утвержден федеральный стандарт бухучета ФСБУ 5/2019 «Запасы». ПБУ 5/01 и Методические рекомендации по бухучету МПЗ и специнструментов отменены.

Некоторые учетные правила изменены существенно. Перестроиться на новый порядок учета МПЗ вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:

• Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
• Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

1. Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Дт 26 (44) Кт 60 (71).

Как интернет магазину учесть расходы на доставку товара покупателям почтой, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите бесплатный пробный демо-доступ к системе К+ и переходите в материал.

О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Согласно ст. 346.16 НК РФ почтовые расходы упрощенцев относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, и при этом признаются после свершения факта оплаты за них (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Перечень расходов, признаваемых при расчете УСН-налога, см. здесь.

В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.

О нюансах признания упрощенцами отдельных видов расходов узнайте из публикаций:

Контролирующие органы считают, что материальные расходы должны быть учтены точно в момент их оплаты (письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03-11-11/03). Иное может быть расценено как нарушение порядка признания расходов, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.

Итоги

Производя почтовые расходы, организация должна грамотно их учесть, чтобы можно было отнести их в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В противном случае государственные органы могут применить к организации налоговые санкции.

Почтовые марки для отправки писем: бухучет, проводки

Несмотря на повальную «цифровизацию», общение посредством почтовой связи никто не отменял. Почтовые расходы могут быть в работе любой фирмы. Рассмотрим, как отражать в бухучете почтовые марки и списывать расходы в свете ФСБУ 5/2019.

Почтовые марки – это денежные документы

Если кто-то считает, что почтовые марки (а также и маркированные конверты) нужно учитывать как материалы, то он ошибается. Приобретенные почтовые марки – это денежные документы, и они отражаются на счете 50-3.

Как правило, покупкой марок и отправкой корреспонденции занимаются конкретные люди. Их мы называем подотчетниками. Проводки будут такие:

Дебет 71 Кредит 50 (51)

— выданы деньги подотчетнику;

Дебет 50-3 Кредит 71

— марки приняты к учету;

Дебет 71 Кредит 50-3

— выданы марки работнику для отправки корреспонденции;

Дебет 26 (44) Кредит 71

— отражены в расходах по обычным видам деятельности использованные марки.

Расходы на пересылку почтовых отправлений учитываются в составе прочих расходов по мере использования марок, на дату утверждения авансового отчета подотчетного лица.

Что это за расходы

С помощью почтовых отправлений фирма решает множество вопросов. Отдел продаж, например, рассылает потенциальным покупателям рекламные материалы, отдел кадров — различные уведомления сотрудникам, бухгалтерия — акты сверки и выполненных работ, счета-фактуры контрагентам и отчетность в налоговую.

Таким образом, почтовые расходы, включая расходы на почтовые марки, — это затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности.

Поскольку они не связаны непосредственно с производственным процессом, их относят к управленческим расходам.

Как списывать управленческие расходы

С 2021 года компании обязаны учитывать запасы по новым правилам, установленным ФСБУ 5/2019 «Запасы». Исключение – те, кому разрешено вести упрощенный бухучет .

По новому ФСБУ 5/2019 в себестоимость запасов не включаются управленческие расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением (созданием) запасов .

Управленческие расходы — это практически все расходы (за редкими исключениями), которые не относятся к прямым. Они относятся к косвенным расходам.

По новым правилам их нельзя относить на себестоимость продукции, а нужно признавать текущими расходами.

Исходя из того, что с 2021 года запрещено включать в себестоимость управленческие расходы, все организации (кроме тех, которые освобождены от применения ФСБУ 5/2019) обязаны применять метод учета затрат «Директ-Костинг».

Ранее была возможность списывать затраты, накопленные на счете 26 «Общехозяйственные расходы», на счет 20 «Основное производство», включая таким образом управленческие расходы в состав фактической себестоимости продукции.

Теперь же общехозяйственные расходы, накопленные на счете 26, на счет 20 списывать нельзя. Закрывать 26 счет нужно сразу на счет 90.

Помните: списание счета 26 на счет 20 считается ошибкой, которая может существенно исказить показатели бухгалтерского учета и отчетности.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Выбор читателей

Изменения трудового законодательства с 2022 года: важное для бухгалтера и директора

График отпусков на 2022 год с учетом изменений ТК РФ

С 2022 года больничные и декретные пособия автоматически. Что нужно делать бухгалтеру?

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете

7 МИН

Что такое прямые и косвенные затраты

Объясняем, какие траты считаются прямыми и косвенными, зачем их разделять и как они влияют на уплату налога на прибыль.

Какими бывают расходы

Прямые затраты — это то, что потрачено на производство конкретных товаров или услуг. Такие расходы можно включить в себестоимость: например, стоимость сырья и зарплаты сотрудников, которые работали над продуктом.

Косвенные затраты — это расходы, связанные с производством, которые нельзя напрямую включить в себестоимость конкретного вида изделия. Например, зарплаты управленцев и расходы на рекламу.

Ч. 1, 2 ст. 318 НК РФ

Пример

Компания производит и продаёт свечи.

Прямые затраты — 230 000 рублей:

• закупка воска и фитилей;
• зарплаты, страховые и пенсионные взносы за сотрудников, которые делали свечи;
• амортизация оборудования, на котором делают свечи.

Косвенные расходы — 400 000 рублей:

• аренда помещения;
• реклама;
• зарплата уборщиц, бухгалтера, генерального и технического директоров.

По итогам отчётного периода из дохода компании можно вычесть 400 000 рублей (косвенные расходы), а если к этому моменту всю партию свечей удастся продать, то и 230 000 (прямые).

Ч. 2 ст. 318 НК РФ

Выделяют ещё внереализационные расходы. Они не связаны с производством и продажами, но необходимы для работы компании. Среди них могут быть:

• расходы на содержание переданного в аренду имущества;
• проценты по кредитам и ценным бумагам организации;
• потери из-за изменений курсов валют;
• судебные расходы на адвокатов и других представителей;
• неустойки, которые организация выплачивает контрагентам;
• убытки прошлых лет, недостачи.

П. 1 ст. 265 НК РФ
П. 2 ст. 265 НК РФ

Кто должен разделять затраты

С точки зрения налогового учёта, делить расходы на прямые и косвенные обязаны все юрлица на ОСНО, которые работают по методу начисления. Таким компаниям разделение затрат помогает рассчитать налогооблагаемую базу налога на прибыль.

Суть метода начисления в том, что доходы и расходы учитываются не в момент фактического поступления или списания, а после документального подтверждения этих операций. Использовать его обязаны компании, средняя выручка которых за прошедшие 4 квартала составила более 1 млн рублей за квартал без учёта НДС.

Если показатель меньше, можно применять кассовый метод — учитывают доходы и расходы в момент поступления денег в кассу, чтобы сократить кассовые разрывы. Такой вид учёта не могут использовать:

• банки,
• кредитные потребительские кооперативы,
• микрофинансовые организации,
• компании, которыми владеют иностранные организации,
• компании, добывающие углеводородное сырьё на новых морских месторождениях.

Ч. 1 ст. 273 НК РФ

Информацию о затратах отражают и в налоговом, и в бухгалтерском учёте, но делают это по-разному. Перечень прямых затрат, связанных непосредственно с производством, совпадает. Их вычитают из дохода по мере продажи товара с каждым отчётным и налоговым периодом. Например, если товар лежит на складе, но при этом не продан, прямые траты на его производство вычесть из доходов нельзя.

А вот с косвенными затратами сложнее. С точки зрения налогового учёта их вычитают из дохода в период возникновения независимо от того, продан товар или нет. В бухучёте так можно делать не всегда: например, часть косвенных затрат будет включать в себя непроданная готовая продукция; соответственно, до продажи учесть её не получится.

Оптимальная стратегия — минимизировать различия между бухгалтерским и налоговым учётом. При этом все расходы должны быть обоснованы и отражены в документах, иначе споров с налоговой не избежать.

Ч. 1 ст. 252 НК РФ

Косвенные или прямые: как определить

Налоговый кодекс даёт право компаниям самостоятельно решать, как классифицировать расходы, чёткие правила прописаны только для торговли. Для остальных сфер бизнеса в законодательстве обозначены общие критерии распределения.

Например, прямые затраты могут быть такими:

• Материальные. Покупка сырья и полуфабрикатов, затраты на упаковку и оборудование для производства.
• Зарплатные. Зарплата, отпускные и премии сотрудников, которые работали над продуктом.
• Страховые и пенсионные взносы.
• Амортизация. Выраженный в деньгах износ оборудования, которое участвовало в производстве продукта. Это касается и недвижимости, но только если она напрямую связана с работой компании: например, сдаётся в аренду.
• Прочие расходы. Любые другие ресурсы, которые ушли на производство конкретного продукта или услуги.

Ч. 1 ст. 318 НК РФ

К косвенным затратам можно отнести :

• Аренду помещения и оборудования, коммунальные платежи.
• Плату за патент.
• Расходы на исследования рынка и рекламу.
• Оплату труда управленцев и рабочих, которые напрямую не участвуют в производстве, например технического директора или бухгалтера. Сюда же относят оплату больничных листов всех сотрудников.

• Расходы на содержание оборудования или помещения, которые не задействованы в производстве напрямую, а, например, вырабатывают энергию или предназначены для отгрузки товаров.
• Любые другие траты, которые нельзя отнести к созданию определённого продукта. Например, расходы на пожарную безопасность, повышение квалификации сотрудников.

• Представительские расходы.

Как отразить расходы в декларации по налогу на прибыль

Прямые, косвенные и внереализационные расходы прописываются в декларации по налогу на прибыль в каждом отчётном и налоговом периодах. Налоговый период — это год; отчётные — первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.

Ч. 1, 2 ст. 285 НК РФ
Ч. 1 ст. 289 НК РФ

Прямые, косвенные и внереализационные виды затрат вносятся в Приложение № 2 к Листу 2 Декларации в разные строки:

• Прямые расходы: код строки — 10.
• Косвенные расходы: код строки — 40.
• Внереализационные: код строки — 200.

Почтовые расходы

Почтовые расходы

Отодвигая на второй план быстрый Интернет, вспомним о классике: письмах в конвертах с красивыми марками, поздравительных открытках, бандерольках. Как приятно получить их от улыбающегося почтальона. Но чтобы создать такую атмосферу, отправителю придется потратиться на эти приятные мелочи. А как же учесть расходы на знаки внимания и не только? Давайте разберемся.

Наталия Дзюба, налоговый эксперт

Марки, конверты, открытки

Налоговый учет. Для того, чтобы купленные предприятием марки, конверты и открытки в налоговом учете попали в состав расходов, необходимо:

1) иметь первичные документы, подтверждающие расходы на их приобретение, обязанность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и другими документами, установленными разд. II Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) (п. 138.2 НКУ);

2) чтобы расходы на их покупку были связаны с хозяйственной деятельностью (п.п. 139.1.1 НКУ).

Место таким расходам в составе прочих расходов, поэтому признаем их в периоде начисления согласно правилам бухучета (п. 138.5 НКУ). Но отражаем в налоговом учете в зависимости от направления их использования.

Если вы используете марки, открытки и конверты для переписки или иного обмена юридическими, бухгалтерскими и/или налоговыми документами, в том числе и с представителями официальных органов, то такие расходы следует относить к административным (абз. «ґ» п.п. 138.10.2 НКУ). Учитывать их придется в строке 06.1 декларации по налогу на прибыль предприятия.

Если же вы используете марки, открытки и конверты для рекламных целей, например для того, чтобы заявить или напомнить о себе контрагентам, то место расходам на их приобретение в составе расходов на сбыт и рекламу (п.п. 140.1.5, п.п. «г» п.п. 138.10.3 НКУ). Учитывать их придется в строке 06.2 декларации по налогу на прибыль.

Отдельного внимания заслуживают расходы на приобретение/изготовление на заказ поздравительных открыток. У налоговиков бытует мнение, что расходы, связанные с приобретением поздравительных открыток, не относятся к расходам, связанным с осуществлением хозяйственной деятельности.

Однако мы считаем, что плательщик имеет право на расходы по приобретению/изготовлению на заказ поздравительных открыток. Поздравляя контрагентов, а также представителей официальных органов или дружественных компаний с праздниками, плательщик, во-первых, рассчитывает установить с ними более крепкие и долговременные партнерские отношения, которые пойдут только на пользу хоздеятельности, а во-вторых, соблюдает должный имидж предприятия.

Поздравительные открытки можно включить в административные расходы предприятия

Основанием тому вполне может служить п.п. «а» п.п. 138.10.2 НКУ, причисляющий в налоговом учете к административным расходам общие корпоративные расходы, в том числе организационные расходы налогоплательщика. О других вариантах того, как связать такие расходы с хоздеятельностью, читайте в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 99, с. 46 ; 2011, № 98, с. 13 .

Что касается НДС, то при покупке негашеных марок, конвертов и открыток с непогашенными марками уплачивать НДС в составе их стоимости вам не придется. Их поставка не является объектом обложения НДС (п.п. 196.1.4 НКУ), поэтому не будет сопровождаться выпиской налоговой накладной и/или отражением суммы НДС в чеке РРО. На это обращают внимание и налоговики (см. подкатегорию 101.02 БЗ).

«Входной» НДС в составе стоимости конвертов и открыток без марок при наличии налоговой накладной или чека РРО, с выделенной в нем суммой НДС не более 40 грн., предприятие вправе будет отнести в налоговый кредит.

Бухгалтерский учет. Знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками) относятся к бланкам документов строгого учета (п.п. 1.3.2 Правил изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, утвержденных приказами Министерства финансов Украины от 25.11.93 г. № 98, СБУ от 15.11.93 г. № 118, МВД Украины от 24.11.93 г. № 740). Поэтому при оприходовании и списании марок, конвертов и открыток с марками следует использовать типовые формы первичного учета бланков строгой отчетности, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 11.03.96 г. № 67.

Почтовые марки при оприходовании расцениваются не как запасы, а как денежные документы и поэтому учитываются на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте». Одновременно отражают их на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета».

Конверты и открытки следует учитывать на субсчете 209 «Прочие материалы», а те, которые еще и с марками, — с дополнительным отражением на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета».

По мере использования почтовых марок, конвертов и открыток в зависимости от направления такого использования их стоимость относят на расходы (Дт 92, 93, 94) с одновременным списанием с забалансового учета (со счета 08).

Пример 1. Для нужд администрации предприятие закупило конверты с марками на сумму 50 грн., а также заказало изготовление поздравительных открыток с логотипом предприятия. Расходы на изготовление открыток составили 600 грн. (в том числе НДС — 100 грн.).

Таблица 1. Учет расходов на конверты с марками и поздравительные открытки

«Офисные» расходы в учете при УСНО

Пожалуй, ни один офис не обходится без расходов на покупку канцтоваров, питьевой воды, заправку картриджей, почтовые услуги и пр. Но все ли подобные расходы могут быть учтены при УСНО (разумеется, в случае применения объекта налогообложения «доходы минус расходы»)? На какие из этих затрат рискованно уменьшать налоговую базу? Ответим на поставленные вопросы, опираясь на налоговые нормы и правоприменительную практику.

Расходы на покупку воды.

Для обеспечения нормальных условий труда работников «упрощенцы» нередко приобретают бутилированную питьевую воду и, конечно, кулеры. Но вправе ли они учесть эти расходы в налоговой базе по УСНО?

К сведению:

Одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. Об этом сказано в Типовом перечне ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н).

Чиновники Минфина считают, что затраты на приобретение чистой питьевой воды, приобретение и установку кулеров (и аналогичные расходы), связанные с обеспечением нормальных условий труда и мер по технике безопасности, могут быть учтены в налоговой базе лишь плательщиками налога на прибыль – на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, а также при выполнении норм п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письма от 23.03.2020 № 03‑03‑07/22134, от 17.07.2017 № 03‑03‑06/1/45286).

Для целей применения УСНО расходы на обеспечение нормальных условий труда, а именно расходы, связанные с приобретением питьевой воды и кулера, в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены. Следовательно, их нельзя признать в налоговой базе по «упрощенному» налогу. Об этом сказано в письмах Минфина России от 26.05.2014 № 03‑11‑06/2/24963, от 06.12.2013 № 03‑11‑11/53315.

Между тем есть судебное решение, в котором отражена иная позиция по данному вопросу. Так, в Постановлении ФАС УО от 06.10.2008 № Ф09-7032/08‑С3 по делу № А47-15449/05 сказано, что названные расходы (при наличии документального подтверждения) можно учесть при УСНО, поскольку они направлены на обеспечение нормальных условий труда.

Расходы на заправку картриджей.

Затраты на заправку картриджей для оргтехники в перечне разрешенных для учета при УСНО расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) не поименованы.

Вместе с тем в перечне расходов, учитываемых «упрощенцами», предусмотрены материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16), определяемые в соответствии с порядком, установленным для исчисления налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 236.16 НК РФ).

На основании пп. 2 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся, в частности, расходы на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (для проведения испытаний, контроля, содержания, эксплуатации основных средств и в иных подобных целях).

Руководствуясь названными нормами, чиновники Минфина в Письме от 25.12.2015 № 03‑11‑06/2/76408 указали, что «упрощенцы», исчисляющие налог с разницы между доходами и расходами, вправе учесть в налоговой базе расходы на приобретение и заправку картриджей для оргтехники. К чему относится оргтехника – к основным средствам или МПЗ – в данном случае значения не имеет.

Добавим: «входной» НДС по таким расходам «упрощенцы» тоже могут учесть в налоговой базе (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Обратите внимание

Расходы по оплате работ, услуг производственного характера, выполняемых сторонними лицами, принимаются к учету на дату оплаты их поставщикам или проведения зачета взаимных требований. При этом работы уже должны быть выполнены (услуги, соответственно, оказаны) данными лицами (что подтверждается документально). Такое разъяснение содержится в Письме Минфина России от 20.05.2019 № 03‑11‑11/36060.

К расходам, уменьшающим полученные доходы, в рамках УСНО могут быть отнесены затраты на канцелярские товары (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такие расходы принимаются к учету при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Одновременно в составе расходов следует отразить и «входной» НДС по ним (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).Расходы на канцтовары

Пунктом 1 ст. 252 НК РФ установлено, что расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В Письме Минфина России от 11.11.2020 № 03‑11‑11/98199 подчеркнуто: расходы (в том числе на канцелярские товары) могут быть учтены в целях исчисления «упрощенного» налога, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы и на какие цели были произведены.

Расходы на уборку и покупку чистящих (дезинфицирующих) средств.

Затраты на приобретение чистящих, моющих и дезинфицирующих средств в перечне разрешенных для учета при УСНО расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) прямо не поименованы.

Однако контролирующие органы считают, что эти затраты налогоплательщики вправе учесть в налоговой базе по УСНО в качестве материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Такие разъяснения даны, например, в письмах Минфина России от 17.01.2020 № 03‑11‑11/1827, от 16.08.2019 № 03‑11‑11/62254.

Добавим: к расходам на хозяйственные нужды (то есть к материальным) «упрощенцы» могут отнести и затраты на приобретение туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, туалетного мыла и др. Соответственно, они тоже уменьшают налоговую базу при УСНО (см. Письмо Минфина России от 01.09.2006 № 03‑11‑04/2/182).

Таким образом, суммы, потраченные на покупку хозяйственных товаров и предметов бытовой химии, «упрощенцы» могут учесть в налоговой базе по УСНО.

Обозначенные затраты учитываются в составе расходов в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.01.2019 № 03‑11‑06/2/1301).

В части расходов на уборку офисных помещений необходимо пояснить следующее.

Согласно пп. 2 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ затраты на приобретение услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или предпринимателями, и на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика относятся к материальным расходам.

Руководствуясь этими нормами в совокупности с положениями пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, чиновники Минфина полагают, что уборку офисных помещений можно отнести к работам (услугам) производственного характера. То есть такие расходы «упрощенцы» вправе включить в налоговую базу независимо от того, осуществляется уборка штатными сотрудниками «упрощенца» или же привлеченными для этих целей сторонними лицами (см. письма от 13.04.2011 № 03‑11‑06/2/53, от 03.11.2009 № 03‑11‑06/2/235).

Несмотря на то, что официальные органы не возражают против признания расходов на покупку чистящих (дезинфицирующих) средств и на уборку офисных помещений в налоговой базе по УСНО, полностью исключать налоговые риски, связанные с подобными действиями, нельзя. Ведь обозначенные траты прямо не поименованы в перечне разрешенных к учету при УСНО расходов.

Стоимость подписки периодических изданий.

Такие затраты, как оплата стоимости подписки на периодические издания (электронные или бумажные), в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены.

Поэтому указанные расходы в состав расходов, уменьшающих налоговую базу при УСНО, не включаются. Такие разъяснения даны Минфином в письмах от 07.05.2015 № 03‑11‑03/2/26501 и от 28.10.2013 № 03‑11‑11/45487.

Обратите внимание

В судебной практике есть несколько старых решений, в которых суды признали правомерными действия «упрощенцев», учитывавших затраты на подписку в качестве материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Арбитры согласились, что плату за подписку можно учесть в качестве затрат на информационные услуги издательства (см. постановления ФАС ЗСО от 22.01.2007 № Ф04-8976/2006(29957‑А67-40) по делу № А67-19110/05, ФАС ПО от 30.10.2008 по делу № А65-1419/2008).

В соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ «упрощенцы» вправе учесть в налоговой базе расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, услуги связи.Почтовые расходы

Под услугами почтовой связи понимаются действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств (ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176‑ФЗ «О почтовой связи»). Иными словами, почтовыми могут быть, например, расходы:

– на отправку корреспонденции;

– на приобретение почтовых конвертов, марок и маркированных конвертов;

– на аренду почтовых абонентских ящиков;

– на осуществление денежных переводов;

– на отправку товаров почтой.

К сведению

К примеру, затраты на почтовые услуги по переводу денежных средств в виде дивидендов можно учесть в расходах при УСНО, поскольку эти затраты соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ. Косвенным подтверждением сказанному является Письмо Минфина России от 20.03.2015 № 03‑03‑06/1/15525.

По общему правилу почтовые расходы признаются в налоговой базе после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если оплата услуг связи производится заранее (то есть перечисляется аванс), то расходы надо учесть на дату оказания услуг. Например, когда у «упрощенца» заключен договор о комплексном почтовом обслуживании. И, конечно, все затраты на услуги почтовой связи должны отвечать общим условиям признания расходов, то есть должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). «Входной» НДС по почтовым расходам учитывается как отдельный расход (пп. 8 п. 1 ст. 346.16).

Касательно затрат на почтовую доставку покупателям товаров необходимо учесть следующее. Возможность признания в учете таких затрат зависит от того, реализован товар или нет.

Общеизвестно, что «упрощенцы» при определении налоговой базы могут уменьшать полученные доходы:

– на стоимость товаров, приобретенных для дальнейшей реализации (уменьшенную на величину расходов, названных в пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), – такие затраты признаются в расходах по мере реализации указанных товаров;

– на расходы, связанные с приобретением и реализацией указанных товаров, в том числе на расходы по их хранению, обслуживанию и транспортировке (пп. 23 п. 1 ст. 346.16). Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ такие затраты признаются в расходах после фактической оплаты.

В связи с этим при отправке товаров почтой затраты на их пересылку учитываются как расходы, связанные с реализацией товаров, после их оплаты при сдаче товара на почту (пп. 23 п. 1 ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи [1] ).

Однако если покупатель не забрал товары на почте, расходы на их пересылку (в том числе при заказе через Интернет) нельзя учесть в рамках УСНО (см. письма Минфина России от 01.09.2016 № 03‑11‑06/2/51055, от 30.05.2016 № 03‑11‑06/2/31125). Иными словами, если «упрощенец» отправил товар покупателю по почте, но тот его не выкупил и товар вернулся к продавцу, то потраченные на почтовую пересылку деньги продавец не может учесть при исчислении «упрощенного» налога.

[1] Утверждены Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.