Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — применяется для регистрации трудовых договоров, заключенных с сотрудниками организации и дополнительных соглашений к ним.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Раздел III «Трудовой договор»
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Обратите внимание, что в соответствии с п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Оформляем журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение контрактов с работниками на предприятии. Применяется для упрощения учета, поиска и обработки кадрового документооборота.

Зачем нужен журнал

Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.

Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.

В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

  • наименование организации;
  • наименование документа (журнал, книга, реестр);
  • даты заполнения — начало и окончание;
  • данные лиц, ответственных за ведение.

Кто заполняет журнал

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Порядок заполнения журнала

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть стандартные графы и столбцы:

  • наименование, период ведения (если предприятие большое, реестр заводится на каждый год);
  • номер п/п;
  • номер контракта;
  • дата его заключения;
  • фамилия работника;
  • подразделение или отдел, где работает;
  • характер соглашения — срочный или бессрочный.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

  • изменения в соглашении;
  • наличие или отсутствие допсоглашений;
  • основная должность или совместитель;
  • подпись о вручении контракта;
  • другие.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал. Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого контракта.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в отделе кадров есть необязательные журналы и книги учета. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сроки хранения в организации

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. По этому нормативному документу, срок хранения журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

zhurnal_registracii.jpg

Похожие публикации

Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».

Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.

Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.

Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.

Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:

  • Номер п/п;
  • Дата, когда был заключен трудовой договор;
  • Номер трудового договора;
  • ФИО работника;
  • Структурное подразделение, где трудится работник;
  • Должность, на которой трудится работник;
  • Вид работы;
  • Характер работы;
  • Примечания.

Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.

В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: общие особенности, правила заполнения, сроки хранения

Согласно действующему законодательству, любая организация, использующая труд наёмных работников обязана вести и хранить первичную документацию. В первую очередь, это касается трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудниками. Когда штат компании небольшой, учёт такой документации не вызывает сложностей. Однако если в компании трудится несколько сотен человек, быстро найти нужный договор, заключенный с конкретным работником будет проблематично. Решить проблему поможет журнал учёта и регистрации трудовых соглашений.

Кто должен вести журнал

Если руководствоваться буквой закона, то никто. В действующем законодательстве нет ни одной статьи или подзаконного акта, обязывающих руководство компании заводить такой журнал. При этом закон не запрещает это делать по личной инициативе.

Отсюда следует, что заводить журнал регистрации трудовых договоров необязательно, но эта книга сможет существенно облегчить работу менеджера по кадрам. Журнал может пригодиться в таких ситуациях:

  • Решение спорных вопросов, связанных с увольнением сотрудника;
  • Оформление необходимых справок;
  • Оптимизация внутреннего документооборота компании.

Несмотря на то, что ведение такого журнала не является обязательным требованием трудовой деятельности компании, в ряде случаев, его необходимо предъявлять при инспекционных проверках. Это необходимо в ситуациях, когда журнал регистрации договоров и соглашений с работниками заявлен в качестве первичного документа, и утверждён в этом статусе внутренним регламентом предприятия.

Если журнал ведётся, ответственным за его заполнение назначается специалист отдела кадров или другое должностное лицо, уполномоченное работать с такими документами.

Порядок заполнения журнала

Унифицированной формы заполнения закон не предусматривает. Этот нюанс остаётся на усмотрение руководителя компании или сотрудника, занимающегося заполнением журнала. Поэтому вносить записи можно в простую тетрадь или любой журнал.

На титульном листе указываются следующие данные:

  1. Полное наименование организации;
  2. Дата начала и окончания (для последнего значения оставляется свободное место);
  3. Ф.И.О руководителя компании;
  4. Ф.И.О ответственного лица (на усмотрение).

Для удобства поиска нужных данных, страницы нумеруются, а вносимая информация структурируется. Обычно сведения вносятся столбцами, из расчёта, что каждая строчка отводится на одного сотрудника. Пропусков между строками не оставляют.

Наименование столбцов может быть следующим:

  • Фамилия и инициалы работника;
  • Номер договора;
  • Дата заключения;
  • Структурное подразделение;
  • Занимаемая должность;
  • Вид деятельности;
  • Примечания.

По аналогичному принципу заполняется и журнал дополнительных соглашений, если он предусмотрен внутренним регламентом предприятия.

Учитывая, что закон не регулирует форму и порядок заполнения, такие журналы можно вести в бумажном и электронном виде.

Сроки хранения

Здесь применяются общие принципы хранения типовой управленческой документации, утверждённые приложением к приказу Министерства культуры №558. В частности, согласно ст.695 рассматриваемых дополнений, срок хранения журнала в архиве составляет 75 лет.

Ведут журнал обычно в течение года, если иное не предусмотрено уставом компании. Аналогичные требования предъявляются и к электронной версии. Перед списанием такого документа в архив, электронные данные распечатывают на бумажный носитель, прошивают и заверяют подписью руководителя.

При некорректном заполнении, журнал можно закрыть досрочно. Для этого на последней странице указывают причину, по которой ведение документа прекращается раньше срока. Отдельно выписываются номера некорректно заполненных договоров.

Образец Журнала регистрации трудовых договоров:

Образец Журнала регистрации трудовых договоров:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

  • Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
  • Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
  • Как определяются сроки хранения журнала?
  • Итоги

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Как определяются сроки хранения журнала?

Как сами трудовые договоры, так и журналы их регистрации необходимо сохранять в организации в течение нормативно установленных сроков хранения.

Согласно перечню типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Росархива, этот срок для указанных документов составляет (ст. 435, 463 перечня):

  • 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
  • 75 лет — до 01.01.2003.

Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 50/75 лет.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про РКО